嚴(yán)麗容

（漳州市龍文區(qū)步文街道辦事處，福建 漳州 363005）

辦公室文書檔案保存的資料包括行政管理、黨政管理等相關(guān)資料，對(duì)行政單位的整體信息進(jìn)行收集和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)管理工作的全面清晰記錄，部門內(nèi)部成員積極溝通、努力協(xié)調(diào)，才能提升辦公室文書檔案收集與管理的工作效率，以推動(dòng)行政部門的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公室文書檔案特點(diǎn)

辦公室文書檔案是辦公室日常行政管理過程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件資料，無論是辦公室文書檔案的形態(tài)、內(nèi)容以及利用價(jià)值等方面，均表現(xiàn)出與其他檔案顯著的差異和不同，有其自身的管理規(guī)律和特點(diǎn)。

（一）分散性

辦公室文書檔案分散性，指的是其原始記錄的分散性，即，辦公室文書檔案內(nèi)容包括日常行政管理過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料，包括通知、通告、批復(fù)、總結(jié)、合同等等，涉及行政管理類、黨群類等，類型眾多，內(nèi)容分散復(fù)雜，增加了文書檔案收集、管理的難度。

（二）成套性

與其他檔案相比，辦公室文書檔案具有顯著的成套性，所謂成套性，是指從文書檔案所承載著的信息之間的關(guān)聯(lián)性來看，主要表現(xiàn)在辦公室文書檔案是圍繞某項(xiàng)工作、項(xiàng)目或?qū)I(yè)建立起來的文書檔案，體現(xiàn)了完整信息內(nèi)容。

（三）價(jià)值性

辦公室文書檔案是辦公室日常行政管理過程中留下的具有保存價(jià)值的文件資料，文書檔案是行政管理的重要成果及信息源，發(fā)揮著重要的參考、憑證價(jià)值，為行政管理決策及發(fā)展規(guī)劃等提供文字信息參考依據(jù)，對(duì)提升行政機(jī)關(guān)管理決策性和規(guī)劃科學(xué)性發(fā)揮著重要作用。

二、辦公室文書檔案管理方法

（一）提升辦公室文書檔案管理人員的工作意識(shí)

高層領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)對(duì)文書檔案歸納整理工作的重視程度，加強(qiáng)內(nèi)部宣傳，提升工作人員的工作意識(shí)。通過積極的宣傳，使得工作人員對(duì)檔案管理的意義有更加深刻的認(rèn)識(shí)，了解檔案管理的工作性質(zhì)，檔案管理人員的工作更加科學(xué)，非檔案管理人員使用文書資料時(shí)更加規(guī)范，盡量不給相關(guān)工作者添麻煩。適當(dāng)?shù)男麄髯屍渌ぷ魅藛T了解檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作積極性。

（二）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

檔案管理工作需要對(duì)相關(guān)文件及時(shí)記錄、整理，將文書資料納入需要?dú)w檔的范圍內(nèi)，之后還需要定期對(duì)文書資料進(jìn)行核對(duì)，保證檔案內(nèi)容的完整性，將立卷的初始工作與文書處理的結(jié)束工作結(jié)合在一起，為日后開展檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在檔案管理人員中建立樹形結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系，有層級(jí)的科學(xué)管理，對(duì)每一項(xiàng)檔案管理工作分配到人，精準(zhǔn)分工。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理工作者之間的溝通，當(dāng)遇到問題時(shí)可以及時(shí)聯(lián)系，人員之間清楚了解互相的工作內(nèi)容，當(dāng)需要協(xié)調(diào)合作時(shí)，可以準(zhǔn)確找到相關(guān)工作負(fù)責(zé)人，事半功倍。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的人才建設(shè)

當(dāng)前辦公室文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。首先，在人才引進(jìn)上，應(yīng)加大投入力度，適當(dāng)提升相關(guān)人員的招聘條件，同時(shí)增加檔案管理工作者的資薪待遇，以吸引更多優(yōu)質(zhì)的專業(yè)性人才。其次，應(yīng)加強(qiáng)在職人員的技術(shù)培訓(xùn)。單位可以派出部分工作人員，到檔案管理優(yōu)秀的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，選擇適合本單位檔案管理工作的方法進(jìn)行學(xué)習(xí)。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作者也有了更高的要求，請(qǐng)相關(guān)培訓(xùn)人員對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，保證辦公室文書檔案管理人員的技術(shù)水平滿足單位發(fā)展的需要。最后，單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該構(gòu)建辦公室文書檔案管理的考核指標(biāo)，指標(biāo)包含的方面盡可能全面，對(duì)相關(guān)檔案管理工作者進(jìn)行定期和不定期的考核，使得工作人員不易產(chǎn)生懈怠心理，保持較為良好的工作效率。同時(shí)，將工作人員的工作用績(jī)點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將工作效果與工作人員的薪水相掛鉤，提升工作人員的工作積極性。

（四）創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與管理的工作模式

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方法已經(jīng)不適合當(dāng)前大部分單位發(fā)展的需要，很多檔案收集工作被動(dòng)，存在很多遺漏的現(xiàn)象。單位管理人員應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作體系進(jìn)行改革創(chuàng)新。加強(qiáng)檔案管理人員與各個(gè)部門之間的聯(lián)系，以便及時(shí)收集和整理需要?dú)w檔的文書資料。同時(shí)，對(duì)以往的檔案資料進(jìn)行核查，找到缺失和遺漏的標(biāo)記出來，盡可能彌補(bǔ)。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行盤點(diǎn)，找出工作存在的漏洞，實(shí)時(shí)更新工作方案。辦公室文書檔案管理人員應(yīng)將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，利用計(jì)算機(jī)確保信息收集的完整性和準(zhǔn)確性，從而增加檔案管理工作的效率。

（五）增強(qiáng)信息安全意識(shí)

為避免檔案信息遭到泄漏或者破壞，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全意識(shí)。辦公室檔案信息主要包括各個(gè)部門工作進(jìn)度、會(huì)議記錄、員工檔案和病患信息等，都是保證單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要資料。單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)的資料有著很大的保存價(jià)值，并且應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。信息時(shí)代的背景下要將各類資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)將信息以電子形式保存，并且將各項(xiàng)資料分類保存，建立對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息庫，使得單位檔案形成系統(tǒng)和完整的電子信息系統(tǒng)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存的信息經(jīng)過技術(shù)處理加以保存，并且采用加密形式進(jìn)行處理，保護(hù)檔案信息。建立辦公室檔案信息化體系是漫長(zhǎng)過程，也是構(gòu)建信息化辦公室檔案管理平臺(tái)的主要方法。

三、結(jié)語

綜上，辦公室文書檔案管理作為單位行政管理的真實(shí)歷史記錄，也是行政辦公必不可少的重要因素之一，對(duì)協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)性工作提供信息參考等發(fā)揮著極其重要的作用。辦公室文書檔案管理水平直接體現(xiàn)了行政管理效率和水平，要結(jié)合新時(shí)代檔案管理的實(shí)際需要和特點(diǎn)，不斷加強(qiáng)辦公室文書檔案規(guī)范化管理，夯實(shí)文書檔案管理基礎(chǔ)，不斷提升案卷質(zhì)量，加強(qiáng)辦公室文書檔案立卷歸檔指導(dǎo)，不斷提升文書檔案規(guī)范化管理水平，對(duì)發(fā)揮文書檔案利用價(jià)值具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。