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        大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息安全問題及對策

        2021-11-30 08:21:31
        科技經(jīng)濟導(dǎo)刊 2021年22期
        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案管理時代

        李 莉

        (鄭州市第七人民醫(yī)院,河南 鄭州 450016)

        大數(shù)據(jù)技術(shù)自產(chǎn)生之日起,就迅速滲透到社會的各個領(lǐng)域?,F(xiàn)在無論是國家層面還是企業(yè)或者是個人都離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用普遍以后,技術(shù)提升手段也很快。運用了大數(shù)據(jù)技術(shù),生產(chǎn)效率提高了,信息研究速度高,決策更科學(xué),檔案行業(yè)也在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下實現(xiàn)了云計算、跨界存儲,并能夠進行深入數(shù)據(jù)挖掘等工作,以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的云計算,使檔案管理工作的效率大大提高,但伴隨檔案信息化的進程,數(shù)據(jù)安全問題也日益受到重視。

        1.大數(shù)據(jù)對檔案管理產(chǎn)生的影響

        提升檔案保存質(zhì)量:在大數(shù)據(jù)時代之前,我國檔案以紙質(zhì)檔案保存方法為主,部分采用數(shù)字檔案,但是這種保存方法安全風(fēng)險較高,特別是紙質(zhì)檔案容易存在風(fēng)化破損等情況,紙質(zhì)老化以后很難修復(fù),檔案又具有特殊的性質(zhì),不可以任意復(fù)制更改,數(shù)字檔案存儲在硬盤、U盤等空間依舊有一些問題,例如這些移動存儲介質(zhì)空間較小,有時也容易因為格式化等問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)損壞的情況,不過在大數(shù)據(jù)時代,云儲存就很好地解決了這個問題,云存儲使用安全性能很高的專用服務(wù)器,大大提高了檔案的保存質(zhì)量,檔案的保存時間也無限延長。

        提高檔案管理效率:使用紙質(zhì)檔案管理方法,在很長一段時間都是我國檔案的主要管理方式,紙質(zhì)檔案是對信息的原始的精準(zhǔn)記錄,但是隨檔案數(shù)量的增加,檔案的整理和檔案的查詢都很難,會花大量的時間,不利于工作的開展,會影響生產(chǎn)力的提升,而在大數(shù)據(jù)時代,在信息技術(shù)的支持下,建立數(shù)字檔案就使檔案的錄入和管理分類、整理查詢都變得方便快捷,準(zhǔn)確率很高,流程幾乎大部分都是自動化,出錯率極低,因此檔案管理效率大大提升。

        降低檔案管理成本:紙質(zhì)檔案需要使用紙張保管,盡管紙張便宜,但大量使用紙質(zhì)檔案不但會因為紙張用量增加而使成本上升同時占據(jù)的存儲空間也會增加成本,在大數(shù)據(jù)時代檔案管理成本就顯著下降了,使用各種移動介質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)空間存儲數(shù)據(jù),占用空間小,因此消耗的空間成本就很低,特別是現(xiàn)在,一些移動介質(zhì)已經(jīng)能夠進行批量化生產(chǎn),而一臺服務(wù)器的儲存空間也非常大,因此不需要花費大量投資,由于很少使用甚至不使用紙張,也使在紙張方面的成本大大下降,所以在大數(shù)據(jù)的支持下,建立數(shù)字檔案,能夠降低檔案管理成本。

        2.大數(shù)據(jù)時代檔案信息安全管理面臨的形勢

        收集環(huán)節(jié):大數(shù)據(jù)時代,檔案信息的數(shù)量很多,如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而不使用先進的信息技術(shù),無論是信息的整合收集,還是信息的歸類查詢,都會出現(xiàn)很多問題,會出現(xiàn)信息資源被疏漏的情況,大數(shù)據(jù)時代掌握的信息越豐富,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越大,那么得出的科學(xué)結(jié)論就更有使用價值,因此對檔案工作者來說,要想提高信息的儲存量,就必須充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù),利用信息技術(shù)對信息進行收集,不但收集速度快而且準(zhǔn)確率高,收集范圍廣。與一般行業(yè)的信息收集方法不同,檔案大數(shù)據(jù)主要是收集業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù),只有全部掌握大數(shù)據(jù)才能夠使數(shù)據(jù)有利用價值,但是大數(shù)據(jù)時代信息的收集往往通過移動介質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)方式進行采集,這個環(huán)節(jié)也容易出現(xiàn)一些安全問題,例如數(shù)據(jù)意外損壞、數(shù)據(jù)遺失以及數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)運過程中被非法獲取等情況。

        整理環(huán)節(jié):數(shù)據(jù)收集完以后需要進行整理、做好分類,然后才能夠使其具有利用價值,否則面對雜亂無章的數(shù)據(jù),即便計算機分析技術(shù)很先進,也無法理清頭緒,從而得出科學(xué)結(jié)論,計算機技術(shù)對按檔案的整理工作有很好的提高作用,能夠提高整體的效率,但是大數(shù)據(jù)時代也可能出現(xiàn)安全問題,計算機病毒極為隱秘,不易被發(fā)現(xiàn),很容易在數(shù)據(jù)采集以及整理階段與文件附在一起,然后引起破壞作用,導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)錯誤或者消失,而且病毒具有傳播性,危害極大,在大數(shù)據(jù)時代可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速擴散到其他部門和其他存儲器,如果原始信息損壞,那么,它的損失是不可估量的,即便已經(jīng)整理好的信息,因為病毒的原因也會導(dǎo)致重新工作,浪費了人力物力財力,使大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案的優(yōu)勢被拉低。

        保管環(huán)節(jié):數(shù)據(jù)采集后經(jīng)過整理就可以儲存起來,雖然數(shù)據(jù)保管過程中很少被外界所直接獲取,但是由于大數(shù)據(jù)時代,數(shù)據(jù)的儲存往往在云空間或者是移動介質(zhì)中,也可能存儲在不輕易移動的光盤和硬盤中,不過,儲存介質(zhì)會受到病毒的攻擊,網(wǎng)絡(luò)空間也會受到黑客的攻擊,由于大數(shù)據(jù)時代,大信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)無縫對接,因此黑客極容易通過網(wǎng)關(guān)攻入檔案信息管理系統(tǒng),獲取數(shù)據(jù)或破壞數(shù)據(jù),從而使檔案管理工作受到嚴重的影響,有時由于硬件故障也會導(dǎo)致以數(shù)字形式存儲的檔案信息被破壞而導(dǎo)致無法恢復(fù)或只能部分恢復(fù)。

        利用環(huán)節(jié):檔案的保管環(huán)節(jié)也容易出現(xiàn)問題,在大數(shù)據(jù)時代,這個問題更加突出,因為檔案整理好以后,必須經(jīng)常被查詢被使用才有意義,在檔案管理部門與使用者進行溝通過程中,信息有時也會受到破壞,如有的使用者非法復(fù)制或者使用自帶的可能攜帶了病毒的移動介質(zhì)轉(zhuǎn)存檔案數(shù)據(jù),或者是利用系統(tǒng)漏洞對檔案進行破壞修改刪除,或者超越范圍使用檔案導(dǎo)致應(yīng)該保密的檔案信息被泄露等等,都是在大數(shù)據(jù)時代檔案利用環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的安全問題。

        3.大數(shù)據(jù)背景下檔案信息安全風(fēng)險分析

        網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險:大數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險來自多個層面,包括外界的網(wǎng)絡(luò)、內(nèi)部的工作人員以及內(nèi)部的信息設(shè)備等,在大數(shù)據(jù)時代,網(wǎng)絡(luò)是數(shù)據(jù)數(shù)字檔案第一個要面臨的風(fēng)險,外部的互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)部的局域網(wǎng)都可能產(chǎn)生風(fēng)險,互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險主要是一些黑客的攻擊以及病毒傳播,在大數(shù)據(jù)背景下,黑客的攻擊較為頻繁,病毒的種類也比較多,因為檔案信息有時會通過網(wǎng)絡(luò)平臺向公眾人群提供查詢利用服務(wù),這個過程中就容易使黑客或病毒有破壞時機,在一些單位的內(nèi)部的局域網(wǎng)中也有不少安全風(fēng)險,雖然這些部門服務(wù)的用戶有特定的限制,不對公眾開放,但是依舊存在非法獲取信息的行為,一些使用者出于牟利的目的,跨權(quán)限或者利用自身的權(quán)限非法拷貝復(fù)制內(nèi)部局域網(wǎng)的檔案信息,然后出售牟利,或者是為了顯示自己技術(shù)較好,故意控制檔案信息管理程序,使信息受到破壞。

        系統(tǒng)風(fēng)險:檔案信息平臺所保存的檔案信息,有時真實性、完整性和其他方面的一些性能會受到影響,數(shù)字檔案信息的安全首先要保證電子文檔的真實性,經(jīng)得起檢驗,具有完整的特點,但是由于人為等因素,有時這些性能達不到合理的標(biāo)準(zhǔn),例如有檔案工作人員故意或無意對檔案信息進行修改刪除,另外操作計算機時,因為格式化硬盤等原因,也會導(dǎo)致達信息受到破壞,或者因為更新軟件和操作系統(tǒng),導(dǎo)致舊的檔案數(shù)據(jù)被覆蓋,從而無法恢復(fù),老的數(shù)字編碼被無法被新的操作系統(tǒng)識別,而老的操作系統(tǒng)就已經(jīng)被淘汰,無法再重新啟用,也會導(dǎo)致信息風(fēng)險增加。由于某些原因?qū)е萝浻布O(shè)備損壞,會導(dǎo)致檔案信息保存失敗,另外檔案信息平臺應(yīng)該具有一定的容錯性,用戶操作失誤時能夠恢復(fù)或更改提醒,但是很多檔案信息平臺卻沒有進行容錯性設(shè)計,導(dǎo)致發(fā)生異常情況時,數(shù)據(jù)不能夠得到保護,不能夠被恢復(fù),導(dǎo)致檔案信息的安全受到影響。

        4.大數(shù)據(jù)時代檔案信息安全管理的解決措施

        增加網(wǎng)絡(luò)環(huán)境防御:大數(shù)據(jù)時代的檔案信息管理系統(tǒng)與內(nèi)部的局域網(wǎng)和外部的互聯(lián)網(wǎng)都是聯(lián)通的,因為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變化不定,容易受到病毒和黑客的攻擊,因此要做好大數(shù)據(jù)時代檔案信息安全管理工作,首先要增加網(wǎng)絡(luò)防御能力,使用具有很好防護檢查和反制能力的安全軟件,并安排專職工作人員定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檢測,防止檔案信息受到病毒和黑客的攻擊,如果一旦發(fā)現(xiàn)攻擊,要立刻聯(lián)系有關(guān)機關(guān),及時查找犯罪源,并對數(shù)據(jù)做好保護工作,避免檔案安全受到影響,檔案管理單位必須努力提高管理水平,提高人員素質(zhì),及時檢修更新設(shè)備,定期巡查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,了解行業(yè)動態(tài),通過建立軟硬件網(wǎng)絡(luò)安全防御系統(tǒng),確保數(shù)字檔案安全。

        增加管理人員培訓(xùn):很多檔案保管單位的工作人員,不但對檔案管理知識了解有限,更不懂信息技術(shù),對大數(shù)據(jù)技術(shù)也是一知半解,不知道如何在大數(shù)據(jù)背景下做好數(shù)字檔案的管理工作,這就要求相關(guān)單位要加大培訓(xùn)力度,對工作人員進行信息技術(shù)培訓(xùn),進行形式教育,提升其素質(zhì),保證檔案工作人員熟練地掌握信息技術(shù),并運用到日常的檔案管理工作中,培訓(xùn)的形式多種多樣,可以開座談會,進行現(xiàn)場練習(xí),外出參觀,請講師進行培訓(xùn)等,另外還要多引進具有很高的信息技術(shù)水平的新員工加入到檔案管理隊伍,這樣能夠大大增加系統(tǒng)的安全性。

        完善檔案管理制度:隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,檔案的儲存途徑越來越多,單個儲存介質(zhì)的容量越來越大,傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲備方法已經(jīng)被大量淘汰,U盤、云盤等各種新的儲存形式廣泛應(yīng)用,這些存儲方式便捷,容量大,但是受到外界環(huán)境的影響也不小,特別是網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險極大,另外外界的溫度磁場發(fā)生變化,磁盤的性能會受到影響,數(shù)據(jù)也會出現(xiàn)無法讀取的情況,所里建立檔案數(shù)據(jù)庫、進行數(shù)字化檔案建設(shè)工作時,必須完善檔案管理制度,但檔案信息種類多、數(shù)量大、關(guān)系復(fù)雜,如果沒有完善的管理制度,無論是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫還是查詢收集,都會遇到較多的困難,甚至出現(xiàn)錯誤的情況,導(dǎo)致檔案的利用價值降低,工作人員要對數(shù)據(jù)庫進行精確篩選,以保護檔案信息。隨檔案信息的增多,數(shù)據(jù)問題會越來越多,如果沒有好的管理制度,那么信息平臺的安全性就會受到影響,檔案信息中心必須以技術(shù)為支撐,嚴格設(shè)定規(guī)章制度,并保證這些制度具有可實施性,加強人員的教育,使工作人員素質(zhì)提高,這樣才能夠有效維護檔案信息的安全,但管理制度要包括網(wǎng)絡(luò)以及移動介質(zhì)各方面的檔案,對檔案的收集整理分類查詢都要設(shè)立規(guī)定,檔案管理制度也要包括數(shù)據(jù)備份等方面的要求。

        5.結(jié)語

        大數(shù)據(jù)時代的檔案信息管理工作有機遇有挑戰(zhàn),只有落實管理規(guī)章制度,提升人員能力,提升思想認識,建立全鏈條的保護方案,才能夠使數(shù)字檔案促進生產(chǎn)力提高,提高檔案利用價值,方便群眾使用,能夠使人們的工作生活便利。檔案管理工作者要及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題,特別是大數(shù)據(jù)背景下,數(shù)字檔案的安全性問題一定要得到足夠的重視,要建立有效的對策,防止檔案受到損失,這樣我國的經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展才都不會受到影響。

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