文/魏明月（中國人民大學勞動人事學院；國際商業(yè)機器有限公司）

一、遠程辦公的概念

遠程辦公分為“遠程”和“辦公”兩部分，是指利用現代互聯網技術，實現非本地辦公，即家庭辦公、遠程辦公、移動辦公等遠程辦公模式，即使它們遠離中心辦公區(qū)或生產設施，彼此沒有直接聯系，員工也能利用新技術進行持續(xù)溝通。遠程辦公與傳統(tǒng)工作方式不同，與雇主相關的組織形式、不固定的地點和全新的技術模式構成了遠程辦公的三大核心要素。遠程辦公部分是允許員工自由利用工作時間，依賴信息和通信技術在遠離中心集結區(qū)的自由地點中完成任務的新型工作安排。

二、遠程辦公對組織的影響與挑戰(zhàn)

（一）遠程辦公對組織的影響

（1）提升企業(yè)效益。有關數據顯示，在非固定辦公區(qū)域工作也就是選擇遠程辦公的員工通常比在固定辦公區(qū)域進行傳統(tǒng)工作的員工擁有更高的工作主動性和積極性，因此，這類員工在工作上相對會擁有更高的工作效率和生產力，這對企業(yè)的效益存在著巨大的影響力。由于能夠根據員工自身與工作的實際情況而更加靈活地安排工作時間和工作地點，員工會加倍集中精力完成自己的工作，所以通常情況下選擇遠程工作的員工會更加努力地工作，以提高企業(yè)的效率，以證明遠離集中式場所工作比在辦公室工作更好。

（2）降低企業(yè)成本。根據分布式工作的研究發(fā)現，可持續(xù)遠程辦公的實施可以降低35%的預期設施成本和25%的培訓成本。遠程辦公最初實施的目的是為了減少通勤，有效節(jié)約工作成本和時間。在固定辦公區(qū)域工作需要為員工提供一定的工作空間以及工作資源，從而產生更多的費用，而遠程辦公可以打開傳統(tǒng)工作方式局限性，降低固有模式所帶來的高成本。如辦公空間的租用、購買和折舊，相關的水電費，辦公樓、停車場等辦公場所的維護費、管理費及日常開支等傳統(tǒng)辦公模式的必需支出可以得到有效節(jié)約；另一方面，遠程辦公的實施可以減少員工的通勤費用和時間成本，變相地提高工資水平和工作效率。

（3）提高企業(yè)服務水平。遠程辦公的工作時間和工作地點的多樣化結合，可以打破企業(yè)業(yè)務服務時間和地區(qū)地點的限制，提高企業(yè)的服務水平。當今社會科技高速發(fā)展，客戶需求趨于多樣化，并要求更高的服務水平，這給很多行業(yè)的發(fā)展帶來了全新的挑戰(zhàn)。越來越多的行業(yè)開始選擇提供24 小時服務，特別是在互聯網和機械化信息交換行業(yè)。研究發(fā)現，跨時區(qū)工作的辦公方式可以為工作流程和客戶服務提供更大的便利；像微軟和甲骨文這樣的公司可以在全球范圍內提供24 小時辦公服務。因此，工作時間更為靈活自由的新型方式——遠程辦公更能在日益嚴峻的行業(yè)市場上占據一席之地。

（4）降低員工流動率?！皵y程”的實驗顯示，與在辦公室工作的員工相比，在9 個月的時間里，260名員工每周自愿在家工作4 天，不僅提高了12.2%的績效，還降低了50%的流失率。從傳統(tǒng)的集中辦公模式向新型的遠程辦公轉變，意味著工作模式逐漸向更加現代化的方向發(fā)展，員工的辦公環(huán)境擁有更高的舒適度，組織的管理更加人性化。這將對提高員工的工作滿意度，降低員工流動率起到積極的作用重要。

（5）通過多個渠道增加員工數量。選擇遠程辦公工作模式將有助于企業(yè)擴大勞動力來源的渠道。由于遠程辦公不受工作時間和辦公地點的限制，允許員工根據自己的情況選擇合適的工作方式，可以吸引更多的求職者，為企業(yè)豐富勞動力來源。研究發(fā)現，遠程辦公有效提高了殘疾人的就業(yè)率，吸引了需要照顧兒童和老人的員工。

（二）遠程辦公對組織的挑戰(zhàn)

（1）公平的挑戰(zhàn)。遠程辦公是一種靈活的工作方式，可以被認為是一種工作福利，但它也可能引發(fā)公平問題。例如，員工申請病、事假，周一到周三每周3 天的時間在家辦公，這一定會被其他員工認為是一個極其漫長而令人羨慕的周末。類似在組織中存在有差異的工作方法，很容易引起員工之間的相互嫉妒，甚至發(fā)展成更嚴重的敵意。此外，組織不知道員工在遠程辦公過程中所遭受的傷害是在正常工作中還是在其他非工作活動中造成的。因此，很難保證員工薪酬的公平性。

（2）倫理的挑戰(zhàn)。與在傳統(tǒng)辦公室工作中的領導檢查和同事監(jiān)督不同，遠程辦公場所中使用的互聯網虛擬技術將對人性帶來極大的考驗，并容易導致工作場所中的懶惰、泄密和欺詐等倫理問題。例如，由于缺乏周圍主管和同事的指導和監(jiān)督，遠程辦公可能導致素質較低的員工發(fā)生更多的懶惰和網絡漫游行為；同樣，由于遠程辦公時間地點的靈活性很強，對工作信息必要的保護措施難以有效實行，因此可能會加劇組織數據的安全風險，造成人為泄露；虛擬環(huán)境也可能鼓勵員工做出更多不誠實的行為，如欺騙、欺詐和說謊。

（3）團隊的挑戰(zhàn)。團隊合作歷來是使組織效用最大化而采取的工作方式。然而，遠程辦公所強調的分散化和自由獨立性會對團隊合作產生一定的影響。組織中很多創(chuàng)造性的工作需要員工經常面對面的交流，這種情況下，員工需要采用更集中的辦公室進行工作。遠程辦公的自由模式相對傳統(tǒng)的集中式辦公而言不利于信息交流和知識共享，再及時的溝通技術也不能像面對面溝通那樣直接、高效，因此這會阻礙員工之間的團隊精神和合作，也會影響員工之間的人際關系。

（4）管理挑戰(zhàn)。為了更好地監(jiān)督和管理員工，遠程辦公對管理者提出了更高的管理要求。領導者除了要掌握先進的技術來監(jiān)督員工之外，還需要掌握更多的管理技能，包括多種工作模式組合、不同員工的時間和任務安排、進度控制、溝通和反饋、突發(fā)事件的判斷和處理、情緒安撫等。Trevinoet al.指出，各級領導都需要具備較高的管理技能，才能使員工消除在遠程辦公過程中的組織脫離感。員工只有與直接領導有高度的親密感，才能更好地完成工作任務。

三、遠程辦公對個人的影響和挑戰(zhàn)

（一）遠程辦公對個人的影響

（1）提高工作效率。遠程辦公打破了傳統(tǒng)的朝九晚五的機械工作方式，更容易調動員工的工作積極性、主動性，從而提高工作效率。對于員工而言，沒有必要每天相當一部分的時間浪費在往返于住所和辦公室路上。除此之外，遠程辦公模式下，員工的時間地點靈活多變，衣著打扮不受同事、領導和辦公室規(guī)范的干擾和約束。據統(tǒng)計，遠程辦公人員的生產效率會提高30%-40%，同樣根據一些抽樣調查的數據，當員工從辦公室工作改為在家工作時，他們的有效工作時間從50%上升到89%，工作效率顯著提高。

（2）促進工作和家庭的平衡。由于更少的通勤時間和更靈活的工作安排，遠程辦公模式為員工節(jié)省了許多時間，使員工在面對工作與家庭的沖突時，有了更多的時間去緩解矛盾，促進工作與家庭的平衡。例如，節(jié)省下來的通勤時間可以用來照顧家人，也可以用來處理機器維修等各種緊急情況。同時，由于在家辦公更加靈活，不僅可以提高工作效率，還可以使員工更好地發(fā)揮自己在家庭當中的作用，對保持家庭關系的和諧、進一步促進工作家庭的平衡起到了積極的作用。

（二）遠程辦公對個人的挑戰(zhàn)

（1）心理挑戰(zhàn)。遠程辦公模式下的工作者與同事或領導直接接觸較少，面對面的交流機會有限，彼此之間的社會情感鏈接很難建立，很容易產生隔絕感和陌生感 ；電子通訊工具更依賴于技術而缺乏現實溝通的多元化，溝通周期長、成本高的現狀，也會給員工帶來一定的心理壓力。長期不在辦公室辦公，處于游離于企業(yè)之外的狀態(tài)，導致員工之間的感情淡漠，與管理層之間疏離陌生，不利于塑造企業(yè)文化，難以培養(yǎng)員工的歸屬感。

（2）干擾挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)辦公模式不同，遠程辦公缺乏工作氛圍，各種隨機事件頻發(fā)，導致員工很難杜絕其他非工作因素的干擾。

（3）隱私挑戰(zhàn)。當員工把生活和工作放在相同的物理空間，其心理和時間在家庭和工作之間的界限就會變得更加模糊，員工的個人生活和隱私難免會受到不同程度的干擾和侵犯（Basile&Beauregard，2016）。新生代員工的自我意識較強，很注重保護個人隱私，在遠程辦公的過程中，管理人員對員工進行常規(guī)的監(jiān)督檢查時，員工的隱私權很可能會難以得到充分的保證，勢必會導致管理人員和員工的關系變得更加緊張。

四、遠程辦公所面對的難題

遠程辦公信息系統(tǒng)的安全性。第一，數據安全。一方面，數據所有權劃分沒有切實可行的依據（缺乏數據所有權的法律法規(guī)，缺乏對數據信息進行全面管理的部門），另一方面，在信息存儲和傳輸過程中，由于處理不當會導致數據泄露的風險。第二，被竊聽的風險。攻擊者監(jiān)聽流量或記錄在線活動，包括捕獲用戶名和密碼的行為會增加遠程辦公的風險。第三，服務被盜的風險。攻擊者試圖非法入侵遠程工作者的服務進程來達到自己的目的，例如發(fā)送垃圾郵件。第四，惡意攻擊。攻擊者非法對遠程計算機和其他設備上的信息進行未經授權的物理訪問。遠程辦公的管理機制。第一，員工的參與感和歸屬感下降。遠程辦公模式中，員工可以自由決定辦公地點，同事之間因辦公環(huán)境產生隔離，可能會使員工對組織文化的認同感降低，使團隊協同作用難以發(fā)揮，這將給管理者帶來新的挑戰(zhàn)。第二，工作和生活的界限很模糊。遠程辦公易受工作環(huán)境的影響，員工對工作家庭的時間和空間的定義容易混淆，注意力在某種程度上被分散，使工作成為負擔。第三，組織失去了對遠程員工的控制。遠程辦公在實施和發(fā)展上面臨的最大難題是缺乏信任。遠程辦公模式下，管理者對員工的控制和管理難度增加。遠程辦公應用行業(yè)的場景仍有待探索。首先，不同行業(yè)中員工的素質良莠不齊，遠程辦公軟件的操作水平存在差異。數字化企業(yè)在招聘中普遍要求計算機技術能力，而傳統(tǒng)制造業(yè)在人力資源結構的統(tǒng)籌中對信息化技術的掌握程度與數字化企業(yè)相比差異較大。其次，企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式與扁平化、網絡化的在線辦公模式發(fā)生沖突。新型管理模式的操作流程與線下管理流程相反。很多初創(chuàng)企業(yè)和小微科技企業(yè)的辦公效率優(yōu)于大企業(yè)。另外，遠程辦公缺乏工作氛圍和商務會議環(huán)境，導致企業(yè)內外溝通效率低下。文本、音頻和視頻是三種主要的在線通信方式，其中音頻和視頻主要用于在線會議等場景，對網絡速度要求較高。但許多網友反映，在流量高峰時，網絡會被堵塞。

五、遠程辦公的治理辦法

（1）招聘/挑選高素質的員工。擁有高質量的員工是實施遠程辦公的先決條件。員工的素質決定了遠程辦公的效果。組織可以通過人格測試、情景模擬、全面評估等方法為企業(yè)招收高素質員工。在自愿的基礎上，選擇那些誠信、自律、高度責任感和主動性強的員工參加遠程辦公計劃。

（2）加強對員工的監(jiān)督管理。過去的許多事實表明遠程辦公更適用于高科技企業(yè)。為了提高工作效率，避免技術上可能出現的問題，組織需要不斷引進和更新各種高新技術，通過各種視頻、文字和人臉識別簽到等辦公軟件，工作視頻直播、遠程實時監(jiān)控等技術手段，不斷加強完善對遠程辦公人員的在線監(jiān)督和管理。

（3）定期召開正式和非正式會議。定期的正式和非正式會議有利于領導者對下屬的工作安排和管理，加強員工的情感聯系，消除由此產生的孤立感和被排斥感。在實踐中，組織可以定期召開工作會議。此外，可以利用空閑時間組織各種社會活動，加強員工的情感聯系，減少工作場所邊緣化，提高員工對組織的認同感和歸屬感。

（4）創(chuàng)造相互信任的組織文化。組織文化有規(guī)范和制約員工行為的作用。因為遠程辦公很難實現線下監(jiān)督，所以對于一個組織來說，擁有一種相互信任的文化是非常重要的。當組織內成員相互信任時，個人的工作態(tài)度和工作效率不再與什么樣的工作風格有關。即使是遠程辦公，每個人都會盡到自己的職責，互相合作，為企業(yè)作出更多的貢獻。當然，要營造相互信任的組織文化，各級領導要做到不偏不悖、言行一致，充分發(fā)揮模范領導作用，做一個受人尊敬、誠實守信的領導。

（5）為工作設定固定的界限。鑒于在家辦公的干擾，組織可以在家里建立一個類似于傳統(tǒng)辦公空間的區(qū)域，將家庭和工作事務隔離開來。設定固定的工作邊界要求組織投入一定的資源，比如劃定一個獨立的空間，配置必要的工作設施，要求員工在規(guī)定的時間內完成工作。研究發(fā)現，為員工設定一個固定的工作生活界限，可以有效地避免非工作因素的影響，使員工更加專注于工作。它不僅可以提高遠程工作效率，還可以節(jié)省員工和企業(yè)的時間。

（6）建立健全現代化遠程辦公管理制度。第一，明確數據所有權是信息社會中處理政府與市場關系的前提，特別是在遠程辦公領域。包括政府、參與遠程辦公過程中對數據進行使用和管理的企業(yè)及個人的權利、責任和義務。第二，遠程辦公將在全方位的社會活動中得到全面發(fā)展，這就需要一套完善的、可預見的指導性文件。例如制定遠程辦公指導，包括辦公表格的制定、辦公設備的使用和辦公許可證的管理、服務器的安全使用管理辦法、遠程辦公商業(yè)犯罪法等。為遠程辦公創(chuàng)建網絡信息安全系統(tǒng)。一是有關高校、科研院所和企業(yè)要積極響應號召，適應用戶市場需求，發(fā)展安全可靠的網絡安全技術和模塊化、多樣化、個性化的軟件，加快建設5G、WiFi 6 等通信基礎設施，降低企業(yè)在線辦公成本，提高工作效率。二是呼吁相關部門發(fā)布網絡信息安全操作手冊、行為規(guī)范或管理措施，進一步規(guī)范避免因人為失誤和惡意操作造成的信息安全泄露等事件的發(fā)生。第三，完善信息系統(tǒng)的安全規(guī)章制度。鼓勵企業(yè)和遠程辦公人員參與制定安全政策，如禁止在辦公電腦上瀏覽個人網頁和發(fā)送電子郵件，禁止通過公共WiFi 發(fā)送或打開敏感數據等。支持企業(yè)推進數字化轉型，提高企業(yè)網上辦公投入產出比重。指導企業(yè)培養(yǎng)和評估在線團隊，制定基本的在線辦公需求和網絡安全培訓需求。加快企業(yè)在線團隊的模塊化分工，形成在線組織和工作分配、負責在線成果提交和驗收、通信軟硬件支持、網絡支持等多重集成的新型合作模式。推動企業(yè)辦公模式轉型和運營管理體系數字化轉型。網上可采用扁平化管理和就業(yè)合作模式。

在新冠疫情的影響下，企業(yè)安排員工遠程辦公可以有效降低用工成本，最大限度地維護了社會穩(wěn)定。同時，隨著互聯網技術的發(fā)展和現代科技信息技術的普及，遠程辦公作為一種新的工作模式，也受到企業(yè)和社會越來越多的關注。因此，對遠程辦公的員工進行有效的管理顯得至關重要，這就需要企業(yè)在制度和管理層面上的支持，同時也期待國家從法律和政策層面出臺相關文件，明確遠程辦公期間員工和企業(yè)的權力和義務。