楊 虹，陳忠偉，趙爾梅

（金川集團股份有限公司，甘肅 金昌 737100）

1 企業(yè)在人事檔案專項審核工作預(yù)審環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的主要問題及成因分析

1.1 存在的問題

一是資料短缺。預(yù)審過程中發(fā)現(xiàn)檔案中部分材料短缺，幾乎每本檔案或多或少都存在有材料短缺現(xiàn)象，如表彰和考核材料散失較多，有些員工的相關(guān)學歷學位或?qū)I(yè)技術(shù)職稱沒有存檔。

二是檔案材料完整性不足。在檔案專項審核過程中，大量存在檔案歸檔材料不全的情況，尤其是員工工資、職稱、職位、履歷等的變動情況材料的完整性不足，主要集中在職培訓材料、論文發(fā)表等科研水平材料等。許多檔案存在內(nèi)容不完整、準確性不足、要素不全的現(xiàn)象，已歸檔的材料也出現(xiàn)材料不規(guī)范的情況，

三是檔案材料的內(nèi)容不準確。預(yù)審中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案材料中，存在許多檔案記載內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如：職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷記錄不完整等“三齡兩歷”記載多樣；出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；甚至更有個別檔案的出生年月前后相差較大；參加工作時間、入黨入團時間前后不一致、基礎(chǔ)學歷前后填寫不同的情況。

1.2 原因分析

一是對檔案管理的認識不足。相關(guān)業(yè)務(wù)機構(gòu)對檔案管理認識不足，部分業(yè)務(wù)機構(gòu)認為檔案工作是組織人事檔案管理部門的工作，不能主動配合檔案部門做好員工個人信息更新、歸檔材料提交等工作。部分檔案管理人員對崗位重視程度不夠，沒有真正認識到自己所做工作的特殊性及重要性，認為檔案崗位是一個工作繁雜、沒有直接經(jīng)濟效益、吃力不討好的“角落”，以消極心態(tài)對待工作。部分員工對人事檔案的作用認識不夠，在填寫檔案材料內(nèi)容時不認真，敷衍了事，履歷表中學習簡歷、家庭成員及社會主要關(guān)系等不填寫或者填寫不全，能省則省。有的把再教育后的學歷、進修后的資料、職稱評定材料，自己保管，不及時上交檔案管理部門進行歸檔，造成檔案材料不完整。

二是員工人事檔案制度不完善，導(dǎo)致在檔案管理工作各環(huán)節(jié)不嚴謹。如歸檔范圍界定不清，相關(guān)業(yè)務(wù)機構(gòu)及員工個人不了解應(yīng)歸檔材料的范圍，造成應(yīng)歸檔的材料未能及時歸檔，無需歸檔的材料進行了歸檔。

三是檔案管理條件不完備。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，檔案保管室應(yīng)配置有通風、防潮、防火的設(shè)備,做好防蟲、防霉、防盜，充分保障檔案室的安全。但部分檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達不到標準，人事檔案隨處堆放的現(xiàn)象時有發(fā)生,檔案材料保管存在著巨大的安全隱患。在管理手段方面手段較陳舊，與現(xiàn)代化管理水平不同步。在檔案管理手段上依舊使用以往手工填檔、人工裝檔的簡單方法，計算機技術(shù)沒有得到廣泛普及和應(yīng)用。多數(shù)企業(yè)目前的人事檔案未形成檔案管理系統(tǒng)，仍舊依賴于人工檢索和查閱，在調(diào)閱檔案時依然采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，導(dǎo)致出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

2 對加強企業(yè)人事檔案精細化管理的對策和建議

2.1 加強檔案管理，提高重視程度

要通過加強管理，提高各級人員對檔案管理的重視程度，使各級管理人員深知人事檔案與科技、文書、會計等其他檔案的管理同等重要，同樣需要嚴格要求、嚴格管理。組織人事部要抓住檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，對人事檔案管理工作予以充分重視,充分認識到人事檔案管理工作在公司挖掘人力資源潛力中的作用，將檔案管理工作列入組織人事部的管理計劃，在系統(tǒng)例會聽取檔案管理人員的工作匯報,將檔案管理和薪酬、調(diào)配、培訓等工作一樣納入績效考核，要有計劃的定期對檔案管理工作進行檢查、督促、指導(dǎo)，并制定崗位責任制，明確責任，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。促使各單位檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)機構(gòu)，乃至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)增強檔案管理意識。

2.2 加強制度建設(shè)，強化工作流程

要進一步實現(xiàn)規(guī)范化、科學化、標準化管理，提高檔案管理精細化水平，就必須要建立和完善檔案管理制度，嚴格執(zhí)行管理工作流程，尋找適應(yīng)企業(yè)精細化管理的方法和途徑，使企業(yè)的人事檔案管理基礎(chǔ)工作的各個節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和方法來進行。在嚴格執(zhí)行《干部檔案工作條例》、《檔案法》等國家級各項規(guī)章制度的同時，要建立、健全適用于企業(yè)檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等環(huán)節(jié)的制度，對歸檔范圍、責任主體、裝訂標準、借閱程序、保管要求、獎懲考核等各環(huán)節(jié)做以嚴格規(guī)范，讓人事檔案管理工作逐步制度化、標準化，持續(xù)提高人事檔案精細化管理水平。

2.3 規(guī)范工作標準，提高人事檔案質(zhì)量

有了人事檔案各項管理制度，還應(yīng)對檔案工作標準加以規(guī)范，才能切實提升檔案管理水平，檔案管理人員要遵循工作標準，認真履行職責，提高檔案質(zhì)量。

2.3.1 規(guī)范材料收集、歸檔、鑒別標準

認真做好人事檔案材料的鑒別、歸檔工作，對收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真有效的鑒別，做到取舍得當，手續(xù)完備，歸檔及時，字跡清楚，項目完整，要素齊全，真實準確，確保檔案的絕對安全和無誤。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理，手續(xù)不全的材料要及時補辦，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。

2.3.2 規(guī)范檔案裝訂、立卷標準

要對檔案的裝訂、立卷有統(tǒng)一規(guī)范，要詳細、具體、可操作性強。歸檔的材的料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，裝訂線要有具體數(shù)據(jù)，對于客觀原因確實無法統(tǒng)一的紙張應(yīng)左對齊還是下對齊，復(fù)印件的裝訂應(yīng)遵循橫版還是豎版，什么情況下復(fù)印件需要粘貼、用什么拓紙粘貼，材料編號應(yīng)該在什么位置、編號規(guī)則如何，破損材料應(yīng)當如何修補、應(yīng)用什么材質(zhì)修補，檔案分類標準如何，目錄應(yīng)該如何錄入， 檔案盒子怎么統(tǒng)一，立卷后如何編號等。檔案管理人員要認真執(zhí)行規(guī)范，確保每本檔案的質(zhì)量。

2.3.3 規(guī)范歸檔、保管、借閱標準

規(guī)范檔案材料收集后的裝訂時限，檔案保管的溫度、濕度，如何防蟲防蛀，規(guī)范借閱手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料，查閱、借閱檔案有登記，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，杜絕檔案材料遺失、毀損、泄密等情況的發(fā)生。

2.4 改善人事檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)

現(xiàn)階段的人事檔案管理，不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，對檔案所需的設(shè)施和從業(yè)人員素質(zhì)都提出了更高的要求。

2.4.1 改善人事檔案管理設(shè)施

現(xiàn)代化的設(shè)備設(shè)施是實現(xiàn)人事檔案精細化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，改善檔案管理設(shè)施和設(shè)備。首先是要有獨立的防火、防潮專用庫房，專用庫房不應(yīng)與檔案人員辦公地點合并，庫房內(nèi)配置鐵質(zhì)檔案柜、滅火器、除濕機、空調(diào)機等設(shè)備，要組織人員定期對庫房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設(shè)施和安全措施進行檢查，確保人事檔案的存放安全。

2.4.2 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

人事檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，檔案管理人員要做到遵守制度、堅持原則、保守秘密、嚴守紀律、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。檔案管理部門要加強政治理論學習和業(yè)務(wù)培訓，組織檔案管理人員系統(tǒng)學習黨和政府、企業(yè)制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)和新知識、新技能，掌握人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，特別是對材料的鑒別、歸檔分類，更是要了如指掌，確保歸檔材料的準確、完整、齊全。不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，適應(yīng)公司精細化管理的要求。

2.5 加快檔案信息化建設(shè)，大幅提升人事檔案精細化管理水平

信息化建設(shè)是人事檔案管理工作的必然要求，也是實現(xiàn)干部人事檔案管理精細化管理的必由之路。實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理,可使保存困難的紙質(zhì)檔案以多媒體的方式在人事管理軟件中存檔,實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)字形式并存的局面,可在公司范圍內(nèi)根據(jù)設(shè)置權(quán)限實現(xiàn)人事檔案聯(lián)網(wǎng),方便公司通過網(wǎng)絡(luò)即時跟蹤、收集人才信息。既可有效保護紙質(zhì)檔案，延長使用壽命，又可大幅提升公司人事檔案管理精細化管理水平。

3 結(jié)論

要提高人事檔案精細化管理水平，就必須立足于現(xiàn)狀，以本次人事檔案專項審核為契機，夯實基礎(chǔ)，借鑒公司技術(shù)檔案管理方法，不斷適應(yīng)公司精細化管理不斷推進的的新形勢，逐步提高人事檔案管理水平，使公司人事檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化和精細化的道路。