■ 王繼偉
檔案封存工作場(chǎng)景
近日,省檔案館完成全部館藏30 余萬(wàn)卷歷史檔案(清代及民國(guó)檔案)原件封存,標(biāo)志著我館基礎(chǔ)工作又邁上了一個(gè)新臺(tái)階。
2010年5月,國(guó)家檔案局在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上提出“要盡量盡快封存原件”并提出“凡是已有縮微、復(fù)印、數(shù)字化掃描等復(fù)制件的檔案原件,要封裝保存,以最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命”。按照國(guó)家檔案局的要求,從2011年起,省檔案館結(jié)合檔案數(shù)字化進(jìn)程,著手歷史檔案原件封存工作,并在檔案封存工作的實(shí)踐中,對(duì)封存裝具進(jìn)行不斷的研究,對(duì)封存工作流程進(jìn)行不斷的優(yōu)化,對(duì)封存后檔案的管理方式方法進(jìn)行不斷的探索。經(jīng)過(guò)10 余年堅(jiān)持不懈的努力,日前,在數(shù)字化完成之際,省檔案館同步完成全部館藏歷史檔案原件封存,并探索形成了一套行之有效的檔案原件封存方法。
檔案封存工作中,省檔案館著重把牢封存前的準(zhǔn)備關(guān),封存中的檔案信息準(zhǔn)確關(guān),封存后的管理關(guān)。檔案封存前,認(rèn)真做好準(zhǔn)備工作,一是以全宗為單位對(duì)數(shù)字化后檔案進(jìn)行清點(diǎn),準(zhǔn)確掌握全宗案卷整體情況,組織力量對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)保護(hù);二是對(duì)保存封存檔案的庫(kù)房、柜架進(jìn)行徹底清潔和消毒;三是對(duì)計(jì)劃封存檔案進(jìn)行真空充氮或低溫冷凍除菌,消毒處理;四是定制規(guī)格適合的高質(zhì)量無(wú)酸紙質(zhì)檔案封存盒。封存中,嚴(yán)格按照封存流程操作,設(shè)立專用工作臺(tái),流水線作業(yè),編制流水號(hào)、清點(diǎn)檔案、裝入封存盒、錄入、打印檔案盒、核對(duì)等各環(huán)節(jié),工作人員各司其職,一氣呵成,既確保封存檔案與卷盒信息對(duì)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤,又提高了工作效率。封存后,及時(shí)根據(jù)封存情況制作檔案存放索引手冊(cè)的檔案索引指示牌,標(biāo)識(shí)封存檔案信息,做到一目了然,井然有序,為后期管理打好基礎(chǔ)。
封存后的檔案,不再提供檔案原件的查閱利用,一方面有效減少了對(duì)檔案原件的傷害,保護(hù)了檔案原件,另一方面也大大減少了庫(kù)房管理的工作量,大幅降低了工作人員進(jìn)入庫(kù)房的頻次,確保了庫(kù)房的恒溫恒濕,有效保護(hù)了檔案的安全。下一步,省檔案館將不斷完善封存檔案管理辦法,規(guī)范化精細(xì)化管理好檔案庫(kù)房,保管好珍貴的國(guó)家檔案資源。