文·羅莎
科研檔案是指在科學調(diào)研、科學實驗、實驗數(shù)據(jù)分析、學術(shù)討論、科技論壇交流以及后期成果申報推廣等各階段產(chǎn)生的與科研項目密切相關(guān)的圖表、聲像、文字等不同載體的科研信息資料。這些科研檔案可以真實反映并準確揭示科研項目的全過程,是追溯和評價科研成果最真實的依據(jù)。但由于科研項目實施的前期階段跨職能、跨機構(gòu)的工作較多,導致檔案收集困難,整理歸檔不及時,影響科研項目檔案的作用發(fā)揮。因此,應進一步分析科研檔案深層整理和高效利用的具體策略,為提高科研檔案管理使用效率提供一些借鑒。
現(xiàn)在企業(yè)普遍對科研項目實施、驗收階段的檔案資料比較重視,收集相對及時,整理也比較規(guī)范,但容易忽略前期及后期跨部門、跨機構(gòu)協(xié)作階段產(chǎn)生的科研項目資料,加上一些檔案管理人員非專業(yè)出身,業(yè)務不熟練,又缺乏歸檔“齊全率、完整率”意識,不能及時跟進指導督促檔案資料的收集整理,導致科研項目檔案不完整、不系統(tǒng),嚴重的會影響到后續(xù)成果申報,阻礙科研成果價值的有效體現(xiàn)。
在科研項目檔案的形成積累、整理歸檔和開發(fā)利用等方面,目前還缺乏統(tǒng)一的完善的管理制度和考核機制。原有的科研檔案管理制度,在“歸檔流程、時間要求”等方面都基于傳統(tǒng)檔案管理模式,沒有考慮到科研檔案跨部門、跨機構(gòu)的復雜性和電子檔案快速發(fā)展的新形勢,導致現(xiàn)有科研檔案歸檔率低、完整性差,歸檔工作滯后且缺少科學依據(jù),不利于科研檔案的集中統(tǒng)一管理和后期的資源共享。
首先要參照國家檔案局發(fā)布的《科學技術(shù)檔案行業(yè)標準》,建立健全本單位《科研檔案建檔規(guī)范》,對科研項目檔案的全過程實施科學規(guī)劃和有效控制。其次要將檔案管理工作的介入節(jié)點前置到項目立項階段,實施全方位跟蹤監(jiān)督。具體做法是,在科研項目各部門設立兼職檔案管理員,負責對本部門產(chǎn)生的文件、圖片、聲像等科研項目檔案及時收集、登記,注明文件的題名、來源、日期等信息,并參照《科研檔案建檔規(guī)范》,將屬于歸檔范圍內(nèi)的科研檔案傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫中。檔案管理部門負責對兼職檔案員的工作進行監(jiān)督、指導、檢查,以確??蒲许椖扛麟A段檔案資料能夠收集齊全、完整、準確、系統(tǒng),為科研檔案后期管理打好基礎。
完善科研檔案歸檔機制,首先要明確科研檔案專兼職管理人員的職責和權(quán)限,做到權(quán)責分明,將責任落實到個人,以制度約束、規(guī)范每個檔案管理人員的行為,提升科研檔案人員的工作積極性及責任心,積極主動地進行科研檔案資料的歸檔整理工作。其次,要配套制定科研檔案收集、整理、歸檔獎懲機制,做到賞罰分明,以此確??蒲袡n案歸檔的數(shù)量及質(zhì)量。再次,針對多部門協(xié)作開展的科研項目檔案,要遵循“逐級上報”的原則,采取統(tǒng)一歸檔和分部門歸檔相結(jié)合的方式,即由單位科研檔案管理人員對科研檔案進行統(tǒng)一歸檔,按照規(guī)范流程整理完畢之后,再由相關(guān)的分級分部門進行歸檔保存及管理,以確??蒲许椖繖n案歸檔整理的系統(tǒng)性和科學性。
科研檔案對于企業(yè)的科學技術(shù)發(fā)展有著重要的支撐作用。因此,為了提高科研檔案的開發(fā)利用價值,首先必須設置高效便捷的檔案查詢檢索方式,比如目前開發(fā)使用的“企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件”,各部門都可登錄局域網(wǎng)網(wǎng)址進入系統(tǒng),錄入科研項目的關(guān)鍵字,就可檢索到與之相關(guān)的“技術(shù)專利證書、生產(chǎn)、銷售、財務報表”等信息。利用者通過整合這些檔案資源,可以申報科研成果獎勵,可以爭取國家稅收、財政補貼方面的優(yōu)惠政策等。其次,可以建立本單位的科研檔案數(shù)據(jù)庫,通過計算機、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù),實現(xiàn)和其他單位科研檔案數(shù)據(jù)庫之間的有效聯(lián)結(jié),并通過設置訪問權(quán)限等方式,讓有訪問權(quán)限的人員利用數(shù)據(jù)庫的科研檔案信息資料,為后續(xù)科研工作的開展提供便利的信息數(shù)據(jù)支持。再次,可以利用安全密鑰技術(shù)、權(quán)限等級加密技術(shù),推進科研檔案在全社會更大范圍內(nèi)利用的可行性,同時又確??蒲袡n案數(shù)據(jù)庫的整體安全性。
綜上所述,針對目前科研檔案管理不完善的問題,需規(guī)范科研檔案收集及建檔流程,完善科研檔案歸檔機制,構(gòu)建完善的科研檔案數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)科研檔案資源共享,提升科研檔案的社會利用價值,為科研檔案管理工作的發(fā)展奠定基礎。