文·羅莎

科研檔案是指在科學調(diào)研、科學實驗、實驗數(shù)據(jù)分析、學術(shù)討論、科技論壇交流以及后期成果申報推廣等各階段產(chǎn)生的與科研項目密切相關(guān)的圖表、聲像、文字等不同載體的科研信息資料。這些科研檔案可以真實反映并準確揭示科研項目的全過程，是追溯和評價科研成果最真實的依據(jù)。但由于科研項目實施的前期階段跨職能、跨機構(gòu)的工作較多，導致檔案收集困難，整理歸檔不及時，影響科研項目檔案的作用發(fā)揮。因此，應進一步分析科研檔案深層整理和高效利用的具體策略，為提高科研檔案管理使用效率提供一些借鑒。

一、科研檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）科研檔案收集整理水平有待提高

現(xiàn)在企業(yè)普遍對科研項目實施、驗收階段的檔案資料比較重視，收集相對及時，整理也比較規(guī)范，但容易忽略前期及后期跨部門、跨機構(gòu)協(xié)作階段產(chǎn)生的科研項目資料，加上一些檔案管理人員非專業(yè)出身，業(yè)務不熟練，又缺乏歸檔“齊全率、完整率”意識，不能及時跟進指導督促檔案資料的收集整理，導致科研項目檔案不完整、不系統(tǒng)，嚴重的會影響到后續(xù)成果申報，阻礙科研成果價值的有效體現(xiàn)。

（二）科研檔案歸檔機制有待完善

在科研項目檔案的形成積累、整理歸檔和開發(fā)利用等方面，目前還缺乏統(tǒng)一的完善的管理制度和考核機制。原有的科研檔案管理制度，在“歸檔流程、時間要求”等方面都基于傳統(tǒng)檔案管理模式，沒有考慮到科研檔案跨部門、跨機構(gòu)的復雜性和電子檔案快速發(fā)展的新形勢，導致現(xiàn)有科研檔案歸檔率低、完整性差，歸檔工作滯后且缺少科學依據(jù)，不利于科研檔案的集中統(tǒng)一管理和后期的資源共享。

二、科研檔案實現(xiàn)深層整理與高效開發(fā)利用的具體策略

（一）規(guī)范科研檔案收集建檔流程

首先要參照國家檔案局發(fā)布的《科學技術(shù)檔案行業(yè)標準》，建立健全本單位《科研檔案建檔規(guī)范》，對科研項目檔案的全過程實施科學規(guī)劃和有效控制。其次要將檔案管理工作的介入節(jié)點前置到項目立項階段，實施全方位跟蹤監(jiān)督。具體做法是，在科研項目各部門設立兼職檔案管理員，負責對本部門產(chǎn)生的文件、圖片、聲像等科研項目檔案及時收集、登記，注明文件的題名、來源、日期等信息，并參照《科研檔案建檔規(guī)范》，將屬于歸檔范圍內(nèi)的科研檔案傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫中。檔案管理部門負責對兼職檔案員的工作進行監(jiān)督、指導、檢查，以確?？蒲许椖扛麟A段檔案資料能夠收集齊全、完整、準確、系統(tǒng)，為科研檔案后期管理打好基礎。

（二）完善科研檔案歸檔機制

完善科研檔案歸檔機制，首先要明確科研檔案專兼職管理人員的職責和權(quán)限，做到權(quán)責分明，將責任落實到個人，以制度約束、規(guī)范每個檔案管理人員的行為，提升科研檔案人員的工作積極性及責任心，積極主動地進行科研檔案資料的歸檔整理工作。其次，要配套制定科研檔案收集、整理、歸檔獎懲機制，做到賞罰分明，以此確?？蒲袡n案歸檔的數(shù)量及質(zhì)量。再次，針對多部門協(xié)作開展的科研項目檔案，要遵循“逐級上報”的原則，采取統(tǒng)一歸檔和分部門歸檔相結(jié)合的方式，即由單位科研檔案管理人員對科研檔案進行統(tǒng)一歸檔，按照規(guī)范流程整理完畢之后，再由相關(guān)的分級分部門進行歸檔保存及管理，以確?？蒲许椖繖n案歸檔整理的系統(tǒng)性和科學性。

（三）實現(xiàn)科研檔案資源共享

科研檔案對于企業(yè)的科學技術(shù)發(fā)展有著重要的支撐作用。因此，為了提高科研檔案的開發(fā)利用價值，首先必須設置高效便捷的檔案查詢檢索方式，比如目前開發(fā)使用的“企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件”，各部門都可登錄局域網(wǎng)網(wǎng)址進入系統(tǒng)，錄入科研項目的關(guān)鍵字，就可檢索到與之相關(guān)的“技術(shù)專利證書、生產(chǎn)、銷售、財務報表”等信息。利用者通過整合這些檔案資源，可以申報科研成果獎勵，可以爭取國家稅收、財政補貼方面的優(yōu)惠政策等。其次，可以建立本單位的科研檔案數(shù)據(jù)庫，通過計算機、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實現(xiàn)和其他單位科研檔案數(shù)據(jù)庫之間的有效聯(lián)結(jié)，并通過設置訪問權(quán)限等方式，讓有訪問權(quán)限的人員利用數(shù)據(jù)庫的科研檔案信息資料，為后續(xù)科研工作的開展提供便利的信息數(shù)據(jù)支持。再次，可以利用安全密鑰技術(shù)、權(quán)限等級加密技術(shù)，推進科研檔案在全社會更大范圍內(nèi)利用的可行性，同時又確?？蒲袡n案數(shù)據(jù)庫的整體安全性。

綜上所述，針對目前科研檔案管理不完善的問題，需規(guī)范科研檔案收集及建檔流程，完善科研檔案歸檔機制，構(gòu)建完善的科研檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科研檔案資源共享，提升科研檔案的社會利用價值，為科研檔案管理工作的發(fā)展奠定基礎。