文·方巖

教學(xué)檔案是記錄和反映學(xué)校在“教”與“學(xué)”的實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它全面反映了從教學(xué)計劃的實施到教學(xué)質(zhì)量檢查，從課堂教學(xué)到實驗教學(xué)，從學(xué)生的思想政治工作到學(xué)籍管理，從師資培訓(xùn)到教學(xué)設(shè)備，從招考新生到新生入學(xué)等一系列過程，是衡量一個學(xué)校辦學(xué)水平的標(biāo)志，又是進(jìn)行教學(xué)活動和教學(xué)科研不可缺少的依據(jù)憑證。對于全面貫徹黨的教育方針、深化學(xué)校內(nèi)部體制改革、優(yōu)化教師隊伍、提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價值。加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，是學(xué)校指導(dǎo)工作、制定教學(xué)計劃、總結(jié)經(jīng)驗、優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)、提高教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)，也是評聘職稱、選拔優(yōu)秀教師以及編寫校史等工作的重要依據(jù)，是評估學(xué)校自身地位、作用和功能的重要歷史憑證。

一、中學(xué)教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1998年為迎接檔案室規(guī)范化達(dá)標(biāo)，按照上級檔案管理部門的要求，我校成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，校長任組長，副校長主管業(yè)務(wù)，檔案人員制訂計劃，建立起學(xué)校綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理全校的黨政管理、教育教學(xué)、科研、基建工作、儀器設(shè)備、財會、聲像、實物等各種門類和載體的檔案。政教處、教導(dǎo)處、總務(wù)處、團(tuán)委等各職能部門均確定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室的檔案收集整理工作。筆者作為學(xué)校唯一的專職檔案員，開始對以往收集但未整理的檔案資料進(jìn)行重新整理，建立全宗目錄及案卷目錄，使我校的檔案工作逐漸呈規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化態(tài)勢。2001年學(xué)校又建立起教師業(yè)務(wù)檔案，保管教師應(yīng)歸檔的證書及各類評比、比賽中獲獎的榮譽(yù)證書，更加充實了學(xué)校檔案的門類和內(nèi)容。隨著檔案工作的逐漸規(guī)范及檔案內(nèi)容的日益豐富，檔案在學(xué)校工作中作用也日益顯露出來。比如為編寫校史、出版校慶紀(jì)念冊和創(chuàng)辦校史展覽館提供大量珍貴的檔案材料，有力地印證了學(xué)校的教學(xué)成績和發(fā)展變化。比如，每年約能為40余人次的往屆畢業(yè)生提供畢業(yè)證明、高中檔案等，為其出國求學(xué)、尋找工作出具憑證材料，為學(xué)生的發(fā)展提供幫助。

二、做好教學(xué)檔案管理工作的建議

（一）教學(xué)檔案要收集齊全

教學(xué)檔案及時、有效、全面地收集是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。教師、學(xué)生和教務(wù)管理人員在教學(xué)活動、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理中，形成了諸多具有保存價值的文字、圖片、圖表、錄音、錄像等資料，形成者及管理者必須依照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行收集整理工作，為后續(xù)的檔案工作打好基礎(chǔ)。

一是收集整理教學(xué)檔案材料要遵循其形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，且格式符合規(guī)范。教學(xué)檔案管理人員，要督促指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門按照規(guī)范對其產(chǎn)生的教學(xué)檔案進(jìn)行及時收集整理，同時應(yīng)制定合理的教學(xué)檔案歸檔范圍，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理計劃，力爭做到對教學(xué)檔案的收集有計劃性和實效性。

二是由于教學(xué)檔案的來源相對分散以及教學(xué)活動學(xué)年性的特點，使得教學(xué)材料的收集難度較大，教學(xué)檔案的歸檔與其他檔案也不能同步進(jìn)行，很容易產(chǎn)生漏檔情況，因此我們在教學(xué)檔案的收集環(huán)節(jié)中應(yīng)采取有材料就適時收集歸檔的方法，來確保檔案材料的完整性。

（二）教學(xué)檔案要歸檔科學(xué)

一要專人負(fù)責(zé)，主抓業(yè)務(wù)，全盤管理。教學(xué)檔案的歸檔整理工作必須由專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)籌管理，指導(dǎo)各科室檔案員嚴(yán)格按照立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行教學(xué)檔案的分類、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列、編頁碼、抄寫卷內(nèi)目錄等工作，以確保教學(xué)檔案工作正常有序開展。

二要分類標(biāo)準(zhǔn)，整理規(guī)范，歸檔有序，移交及時。教學(xué)檔案應(yīng)按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)按年度—事件進(jìn)行科學(xué)分類，以確保檔案資料的系統(tǒng)性、連續(xù)性。應(yīng)按檔案形成的脈絡(luò)進(jìn)行整理立卷，將檔案資料按大類（種類）、小類（年度及部門）的順序進(jìn)行歸檔，并編制檔案檢索索引，做到歸檔有序、管理科學(xué)、查閱方便。為分清檔案管理責(zé)任，在教學(xué)檔案移交清單上，要詳細(xì)記錄移交資料的名稱、年度、單位及數(shù)量，并由移交人、接交人及監(jiān)交人分別簽字，各自留存，以明晰責(zé)任。

三要努力實現(xiàn)教學(xué)管理現(xiàn)代化。應(yīng)借助于學(xué)校辦公自動化的有利契機(jī)，配備檔案信息化管理所需的必要設(shè)備，對教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲、統(tǒng)計、分析、檢索等，加快教學(xué)檔案由傳統(tǒng)手工操作向信息化管理過渡的進(jìn)程。這首先要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層和教職員工，特別是檔案人員的現(xiàn)代化檔案管理意識，加大對學(xué)校數(shù)字化檔案室建設(shè)的投入力度，提升自身對檔案信息化管理駕馭能力，為教學(xué)檔案步入信息化管理時代夯實基礎(chǔ)。

總之，教學(xué)檔案管理工作作為學(xué)校工作的重要組成部分，在做好其收集、整理、歸檔的同時，應(yīng)利用好學(xué)校檔案資源，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，運用科學(xué)的管理方法，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，以最小的空間存儲檔案，以最快的速度傳遞信息，才是新時期檔案管理工作的必然歸宿。