馮桂景

（山東省鄆城縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，山東 鄆城 274700）

前言

在國家醫(yī)改不斷深化的背景下,醫(yī)院檔案管理也必須做出相應(yīng)改進(jìn)和調(diào)整,從而適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需要。與傳統(tǒng)單位相比,醫(yī)院檔案資源對(duì)于醫(yī)院的運(yùn)營具有特殊的重要性和價(jià)值。各種醫(yī)院檔案中包含著大量的數(shù)據(jù)和信息,其中不僅包括患者的健康狀況,還包括患者大量的私人保密信息。這些檔案不僅對(duì)醫(yī)生的臨床診治、后續(xù)查閱、疾病資料研究等具有重要意義,而且在發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí),這些資料檔案也將成為重要的證據(jù)。因此,對(duì)于醫(yī)院檔案管理科室而言,檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義,筆者將在下文詳細(xì)討論。

一、醫(yī)院檔案管理基本概述

醫(yī)院檔案有多種形式,如書面材料、圖像和電子記錄。它們不僅記錄了醫(yī)院的發(fā)展、科研成果,還包含了大量關(guān)于患者的信息。如果按醫(yī)院檔案管理內(nèi)容分類,通常包含四類,即病案檔案、公檔案案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案。例如,個(gè)人檔案主要用于記錄和記錄每個(gè)醫(yī)院員工的數(shù)據(jù)，能夠確保廣大醫(yī)務(wù)人員受到保護(hù)。隨著醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)，必然會(huì)產(chǎn)生大量的歷史資料和醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)。醫(yī)院文檔管理主要是對(duì)上述信息進(jìn)行專業(yè)化管理。隨著高效醫(yī)院文檔管理的發(fā)展，醫(yī)院檔案為醫(yī)院的學(xué)術(shù)研究和管理提供大量可供參考的資料，作為重要證據(jù)，醫(yī)院檔案讓解決醫(yī)療糾紛變得非常方便。

二、醫(yī)院檔案管理的意義

隨著新醫(yī)改的快速發(fā)展,對(duì)醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)院管理提出了更高的要求。醫(yī)院檔案的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

第一,醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。它涵蓋了醫(yī)院發(fā)展過程的方方面面,是醫(yī)院發(fā)展的最佳證據(jù)?？梢粤私忉t(yī)院的方向和多方面的變化規(guī)律。院內(nèi)信息可作為今后發(fā)布醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略及實(shí)施的參考。醫(yī)院檔案管理工作自始至終履行著記錄醫(yī)院日常工作的功能,也是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史記錄。

第二,醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中的作用很大。醫(yī)院在管理過程中容易出現(xiàn)嚴(yán)重的責(zé)任問題以及員工的任免。在專業(yè)技術(shù)資質(zhì)方面,檔案管理能夠真實(shí)反映醫(yī)院的實(shí)際情況。

第三,醫(yī)院病歷是醫(yī)學(xué)研究的重要基礎(chǔ)。在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展和實(shí)踐中,檔案管理在藥物研發(fā)、推廣應(yīng)用、醫(yī)學(xué)教育、檢測、臨床、科研等各個(gè)環(huán)節(jié)都具有極其重要的意義。醫(yī)院管理對(duì)推動(dòng)醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步具有極其重要的作用,對(duì)未來醫(yī)學(xué)事業(yè)的完善和發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。同時(shí),醫(yī)院檔案記錄了各個(gè)發(fā)展階段的情況、醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的資料等,對(duì)醫(yī)院的整體發(fā)展起到了必要的指導(dǎo)作用。

第四,醫(yī)院檔案可以充分保護(hù)醫(yī)患雙方的合法權(quán)益,明確法律義務(wù)。醫(yī)院檔案中一個(gè)非常重要的部分是患者的病歷、病歷檔案等,其中包含很多圖形和圖像。它包含的范圍比較廣,可以充分保護(hù)人們的生命健康,也可以反映醫(yī)學(xué)、歷史的發(fā)展。分析隨著醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況,可以看到醫(yī)療糾紛的數(shù)量在逐漸增加。醫(yī)院檔案是重要的法律文書,是保護(hù)醫(yī)患雙方合法權(quán)益的依據(jù),可以合理解決醫(yī)療糾紛,保障醫(yī)院日常運(yùn)作有序開展。在醫(yī)院的日常運(yùn)作中，檔案是醫(yī)院日常工作和發(fā)展的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展所必需的背景資料。目前，我國的醫(yī)院檔案管理存在許多弊端，直接影響到醫(yī)院的健康發(fā)展。醫(yī)院在這一形勢(shì)下，尤其是在醫(yī)療改革的新的社會(huì)環(huán)境下，改進(jìn)和完善醫(yī)院檔案管理勢(shì)在必行。醫(yī)院檔案管理必須加強(qiáng)，才能促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展

三、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理和使用意識(shí)不足

目前,大多數(shù)醫(yī)院主要以治療臨床疾病、更新治療技術(shù)和更換相關(guān)治療設(shè)備為主。他們對(duì)檔案管理的使用認(rèn)識(shí)不夠,不了解檔案管理的重要性。另一方面,雖然醫(yī)院的一些檔案中也包含一些非常重要的醫(yī)學(xué)研究成果,但醫(yī)院無法有效利用此類檔案資源，在一定程度上,已經(jīng)形成了醫(yī)療資源不合理利用的局面。

（二）檔案管理人員整體素質(zhì)偏低

目前,我國大部分醫(yī)院在人才培養(yǎng)方面更偏偏向于注重提高醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)職業(yè)素養(yǎng),嚴(yán)重忽視檔案管理人員專業(yè)綜合素養(yǎng)的培養(yǎng),這必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理不專業(yè),檔案的收集分類管理不夠細(xì)致。檔案信息量每時(shí)每刻都會(huì)產(chǎn)生,涉及檔案管理的人員。缺乏專業(yè)性會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集和整合效率低下,難以適應(yīng)高效檔案管理的真實(shí)需求。因?yàn)椴涣私鈾n案管理的重要性,在醫(yī)院的正常建設(shè)中忽視了對(duì)檔案管理的投入,也沒有重視檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理質(zhì)量低下,效率低下。

（三）檔案管理系統(tǒng)不完善

醫(yī)院特定檔案更為復(fù)雜,大約涉及兩個(gè)方面。一方面是一般檔案,如人員信息、各科室財(cái)力使用情況數(shù)據(jù)或研究成果等,另一方面是醫(yī)院各科室的信息。用于管理病患的信息,例如,患者的入院治療信息或是較為私密的個(gè)人數(shù)據(jù),以及患者最近購買的醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的財(cái)務(wù)信息。這種相對(duì)分散的檔案管理情況,不僅給醫(yī)院檔案信息的整合帶來了巨大的成本負(fù)擔(dān),也不利于醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)學(xué)研究的開展,給醫(yī)學(xué)研究帶來諸多不便。因此,一個(gè)不完善的檔案管理制度將極大地影響醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展。

（四）管理理念有待創(chuàng)新

在新醫(yī)改背景下,檔案管理要求每位檔案管理人員都必須精通并了解先進(jìn)的管理理念。因?yàn)楣芾砝砟羁梢砸龑?dǎo)和限制員工自身的行為。但是,從目前醫(yī)院檔案管理工作來看,不難看出管理理念需要更新。管理理念的缺失會(huì)在一定程度上影響檔案管理的發(fā)展。

（五）管理設(shè)備有待改進(jìn)

醫(yī)院檔案管理工作需要使用相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施,這是檔案管理工作有序推進(jìn)的前提。但是,從醫(yī)院檔案的管理情況可以看出,醫(yī)院并沒有在設(shè)備設(shè)施上進(jìn)行過多的投入。由于檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的影響是間接的,醫(yī)院可能對(duì)檔案管理對(duì)醫(yī)院的影響沒有深入了解,導(dǎo)致缺乏足夠的資金投入設(shè)備設(shè)施。這個(gè)問題的出現(xiàn),將極大地影響醫(yī)院檔案管理及醫(yī)院本身的發(fā)展。

四、新醫(yī)改背景下醫(yī)院管理提升的方法

隨著國家綜合醫(yī)改的不斷深入,為貫徹落實(shí)新醫(yī)改政策和方針,各醫(yī)院必須不斷提高醫(yī)療服務(wù)能力,也必須為了適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療發(fā)展改革的新需求不斷改善醫(yī)院的檔案資源。建立健全檔案管理相適應(yīng)的具體制度措施和實(shí)施細(xì)則,以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的不斷提高,為醫(yī)療改革的不斷深化作出貢獻(xiàn)。

（一）提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

毫無疑問,檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中是極其重要的。在新醫(yī)改不斷推進(jìn)的背景下,醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)了諸多問題,要求醫(yī)院與醫(yī)療衛(wèi)生體系的發(fā)展保持同步。積極改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作方式,確保醫(yī)院檔案管理質(zhì)量,最重要的是從思想層面認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案管理的重要性,提高檔案管理的思想意識(shí),認(rèn)真做好檔案管理工作促進(jìn)醫(yī)院健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）構(gòu)建完善的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)

由于我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)起步較晚,各方面都不夠成熟。尤其是醫(yī)院檔案管理沒有形成規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn),增加了檔案管理人員的復(fù)雜性,無法提高大檔案管理工作效率。因此,針對(duì)上述問題,醫(yī)院必須提高對(duì)檔案管理的重視,并將其納入醫(yī)院日常管理中,加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),同時(shí)建立可靠的管理制度,大力推進(jìn)檔案管理工作。落實(shí)醫(yī)院檔案管理制度,確保醫(yī)院日常運(yùn)作順暢。

（三）補(bǔ)足檔案管理理念

在當(dāng)前新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院的文檔管理要想順利進(jìn)行，醫(yī)院相關(guān)人員就要有很強(qiáng)的管理意識(shí)，所有縣有關(guān)人員都要認(rèn)識(shí)到文檔管理的重要性。有必要更新每個(gè)檔案管理員工的檔案管理理念。在我們更新檔案管理理念的同時(shí),可以從以下幾點(diǎn)入手:

第一,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員需要加強(qiáng)醫(yī)院的社區(qū)外展,可以定期召開會(huì)議,讓員工了解檔案管理，學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí),不斷提高檔案管理意識(shí)。

第二,在檔案管理中實(shí)施先進(jìn)的信息技術(shù),如檔案管理中的防火墻技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)。這不僅可以更新檔案管理的理念,也可以為檔案管理的發(fā)展提供技術(shù)保障。

（四）重視醫(yī)院檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理人員的水平直接影響到檔案管理的效率。因此,醫(yī)院需要加強(qiáng)和提高辦公室工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。鼓勵(lì)檔案管理人員積極開展相關(guān)技能培訓(xùn),醫(yī)院應(yīng)選拔技能較強(qiáng)的人才開展符合檔案管理特點(diǎn)的工作。此外,醫(yī)院還可以聘請(qǐng)專業(yè)人員培訓(xùn)檔案管理人員,并為其提供技術(shù)咨詢。

（五）加大投入力度

在新醫(yī)改背景下,需要加大對(duì)檔案管理的資金投入,確保檔案管理工作充分發(fā)揮其價(jià)值和作用,促進(jìn)醫(yī)院更好發(fā)展。購買合適的設(shè)備和場地,這將顯著提高工作質(zhì)量和效率。例如,在設(shè)置檔案室時(shí),請(qǐng)確保檔案室是干燥的,以避免出現(xiàn)潮濕問題。同時(shí),在檔案管理中使用復(fù)印機(jī)和智能掃描儀,可以提高檔案管理的硬件質(zhì)量。在處理檔案時(shí),摒棄了傳統(tǒng)的人工方式,通過掃描錄入系統(tǒng)將檔案的信息內(nèi)容如實(shí)、準(zhǔn)確地輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),盡可能避免出錯(cuò)。此外,還可以使用ERP 信息化管理對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)分析,方便醫(yī)院不同科室的檔案使用。通過引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和工具,實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化,從而保證了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（六）實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享

醫(yī)院檔案管理包括豐富的信息。除了整理和收集醫(yī)院數(shù)據(jù)外,還需要通過廣泛的研發(fā)活動(dòng)來滿足不同科室的檔案管理需求,充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。此外,為了滿足臨床對(duì)信息和資料的需求,我們必須積極組織團(tuán)隊(duì)合作和研究工作,并開發(fā)搜索工具。同時(shí),要加強(qiáng)醫(yī)院各科室與其他醫(yī)院的溝通交流,實(shí)現(xiàn)檔案信息的互通,進(jìn)一步提高檔案資源的使用效率,以利于醫(yī)院的順利開展。

（七）評(píng)價(jià)體系的建立與完善

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工作,需要嚴(yán)格把控醫(yī)院各科室,明確每個(gè)人的職責(zé)。因此,醫(yī)院應(yīng)注重建立健全打分制度,將檔案辦理質(zhì)量與績效考核掛鉤,明確醫(yī)院各科室主任辦理檔案的職責(zé),提高科主任對(duì)檔案管理的重視程度,保證辦案工作的組織性,從而提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

（八）做好檔案安全工作

在檔案存儲(chǔ)方面,信息丟失和泄露是最常見的安全問題。在實(shí)際應(yīng)用中,由于個(gè)人操作失誤或電腦死機(jī)等各種因素,檔案在傳輸過程中會(huì)丟失或損壞。醫(yī)院應(yīng)采取多項(xiàng)措施,提高檔案處理人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德,避免信息泄露或人為損害。此外,醫(yī)院應(yīng)積極使用專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件,并利用各種現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)施各種保護(hù),如加密、殺毒等,以確保檔案安全,提高對(duì)檔案系統(tǒng)本身的保護(hù)。同時(shí),要積極備份檔案,確保遠(yuǎn)程備份系統(tǒng)的順利實(shí)施,并復(fù)制所有檔案檔案,避免災(zāi)難造成檔案丟失破壞性。檔案安全工作的開展需要人力、財(cái)力的大力支持。因此,醫(yī)院必須高度重視維護(hù)檔案安全的作用,投入必要資金及時(shí)更新檔案安全,進(jìn)一步增強(qiáng)檔案安全。

結(jié)語

在新醫(yī)改的背景下，研究了醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法，闡述了醫(yī)院檔案管理的意義和重要性，總結(jié)了醫(yī)院檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)，并在分析存在問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法，提出醫(yī)療改革的新需求。