李利

（國家能源集團(tuán)陜西神延煤炭有限責(zé)任公司，陜西 榆林 719000）

引言：辦公室是單位與外界溝通的窗口，肩負(fù)著重要的責(zé)任，其不但代表著單位的形象，也起到了服務(wù)全體的作用。辦公室人員作為辦公室的核心，其工作能力直接影響著單位的發(fā)展，只有提升辦公室人員的水平，才能夠提升整體的思想水平與素質(zhì)，以確保辦公室工作順利開展。

一、辦公室人員應(yīng)具備的能力

（一）語言表達(dá)能力

辦公室人員的基本能力，影響著整個(gè)單位的工作效率，關(guān)系著各項(xiàng)工作能否順利進(jìn)行。辦公室作為單位的基礎(chǔ)部門，工作人員經(jīng)常與單位外的人接觸，如接打電話、上傳下達(dá)、匯報(bào)反饋等，都需要語言交流。因此，就需要工作人員具有良好的語言表達(dá)能力，不僅要求辦公室人員口齒清晰，還要求其具有說話的藝術(shù)，使其在交談的過程中的語速和語調(diào)都非常職業(yè)化，使談話的內(nèi)容更具有信服力。

（二）扎實(shí)的寫作功底

因?yàn)檗k公室工作人員經(jīng)常需要寫各種文件與發(fā)言稿，例如，領(lǐng)導(dǎo)講話所需要的稿件，或者各種工作的總結(jié)報(bào)告。所以辦公室人員要具有一定的寫作功底，并且要求文筆較好。除此之外，辦公室人員還需要具有提煉素材的能力，比如：在為領(lǐng)導(dǎo)編寫發(fā)言稿時(shí)，就需要從大量的信息中，提取出重要的信息，凝結(jié)而成領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿。

（三）熟練使用計(jì)算機(jī)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，無紙化辦公已經(jīng)成為時(shí)代的主流。因此，辦公室工作人員必須具有熟練使用計(jì)算機(jī)的能力，才能促進(jìn)單位的發(fā)展。例如，word、Excel 等辦公軟件，辦公室人員要做到靈活運(yùn)用，是其必須掌握的技能之一，熟練使用此類軟件可以大幅度地提高工作人員的工作效率，使其更好的開展日后工作。

（四）自身創(chuàng)新能力

科技的發(fā)展日新月異，辦公室人員不但要學(xué)習(xí)日常的業(yè)務(wù)，還需要提升創(chuàng)新能力。創(chuàng)新能力是新時(shí)代背景下辦公室人員必須具備的能力之一。因?yàn)閯?chuàng)新的核心是思維能力，所以辦公室人員要在日常的工作學(xué)習(xí)中，發(fā)現(xiàn)并創(chuàng)造新的事物，通過思考和探索，在實(shí)際中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

二、提高辦公室人員辦文辦會(huì)辦事能力的途徑

（一）提高辦公室人員的自身能力

1.提高學(xué)習(xí)能力

辦公室人員學(xué)習(xí)能力的提升，是新時(shí)代發(fā)展的必備要求。首先，要做到加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)。在工作中，辦公室的工作人員專注各項(xiàng)事務(wù)性的工作，關(guān)于政治理論學(xué)習(xí)投入的時(shí)間和精力相對(duì)較少，進(jìn)而導(dǎo)致其學(xué)習(xí)能力下降[1]。因此，要結(jié)合我國國情和時(shí)代的特征，大力推進(jìn)理論創(chuàng)新，強(qiáng)化辦公室人員的政治理論學(xué)習(xí)，將其思想統(tǒng)一到黨的基本路線上，為其樹立良好的人生觀和價(jià)值觀。其次，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)科技知識(shí)，只有不斷學(xué)習(xí)科技知識(shí)，才能夠提高科技素養(yǎng)，以提升超前思維與決策能力。隨著事物的不斷變化，也能夠充分掌握其中的規(guī)律，敏銳發(fā)現(xiàn)其中的發(fā)展趨勢，以超強(qiáng)的理論思維和戰(zhàn)略思維跟進(jìn)發(fā)展的新形勢。最后，要加強(qiáng)本職業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，因?yàn)檗k公室工作要求是需要加強(qiáng)信息和調(diào)研工作，必須要保證公文和稿件的層次清楚、文字通順、表達(dá)準(zhǔn)確，尤其是要符合公文的規(guī)范。辦公室的日常工作就是信息工作，是領(lǐng)導(dǎo)掌握政務(wù)動(dòng)態(tài)，了解民意的主要途徑，也是處理突發(fā)事件和緊急情況的基礎(chǔ)。因此，要確保信息的通暢和準(zhǔn)確，才能夠保障領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策。辦公室人員要做好自身的本職工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)，將調(diào)研工作當(dāng)成主要任務(wù)，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的意見和實(shí)施方案，才能為領(lǐng)導(dǎo)提供最真實(shí)的決策依據(jù)。

2.提升業(yè)務(wù)能力

業(yè)務(wù)能力，通常體現(xiàn)在崗位分管業(yè)務(wù)的規(guī)章制度熟悉程度和日常工作中處理相關(guān)事項(xiàng)的效率和妥當(dāng)程度。提高業(yè)務(wù)能力，需具有一定的文化專業(yè)基礎(chǔ)。可以通過定期學(xué)習(xí)各項(xiàng)規(guī)章制度和文件，并與優(yōu)秀的員工進(jìn)行深入交流，探討技巧，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，就可有效提高相關(guān)能力。部門領(lǐng)導(dǎo)要讓所有部門員工了解到業(yè)務(wù)能力是辦公室人員發(fā)展的基礎(chǔ)，要讓具有潛力的骨干人員堅(jiān)信基礎(chǔ)牢固程度直接影響著自身發(fā)展的高度，通過樹立此信念，使辦公室所有工作人員都將提升業(yè)務(wù)能力作為首要任務(wù)。

3.為人處事能力

為人處事能力指的是辦公室人員與各階層人員的溝通能力、協(xié)調(diào)配合的組織能力和處理人情世故的能力，是實(shí)際工作過程中非常重要的一項(xiàng)能力，尤其是對(duì)辦公室人員影響巨大。想要提升為人處事能力，就要做到維系好同事交情、要懂得接人待物的禮數(shù)、互相關(guān)心幫扶、信守承諾等。為人處世能力較優(yōu)秀的員工，可以積累到大量的人脈，以提升個(gè)人甚至部門的工作效率。

4.提高執(zhí)行能力

執(zhí)行能力指的是，在做一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，提前計(jì)劃目標(biāo)和措施，并在實(shí)踐落實(shí)環(huán)節(jié)起到的重要作用。辦公室人員在實(shí)際工作過程中，提高主動(dòng)性和執(zhí)行能力是尤其重要的。例如，政工師辦公室工作人員，不但要提升工作能力，還要注重專業(yè)技能和相關(guān)知識(shí)的培養(yǎng)，辦公室工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)公文處理相關(guān)知識(shí)，在日常工作中，要做好公文流轉(zhuǎn)發(fā)放工作，精心籌備相關(guān)會(huì)議等活動(dòng)，確定好每個(gè)人的分工，使每個(gè)人都落實(shí)到相應(yīng)任務(wù)，從而保證工作有序完成，要做到每位辦公室人員都能夠認(rèn)真地做好自己的分內(nèi)工作。同時(shí)，也要具備良好的心理素質(zhì)，因?yàn)檗k公室人員在日常工作中會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)經(jīng)常接觸，難免會(huì)發(fā)生差錯(cuò)。在面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)和指示時(shí)，保證良好的心態(tài)，切勿低沉自卑，才能積極改進(jìn)相關(guān)問題。要明確個(gè)人分工，部門領(lǐng)導(dǎo)要做好監(jiān)督工作，才能保證實(shí)踐環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確和高效。

（二）提升辦公室人員的工作水平

1.養(yǎng)成大局觀

辦公室人員的基本素養(yǎng)就是服務(wù)于大局，其也是上級(jí)考核評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn)，因此，任何機(jī)構(gòu)的辦公室人員都要具備此項(xiàng)能力[2]。擁有服務(wù)大局的能力，就可以在辦公或處理事情時(shí)考慮得更加周全，使之縝密地去完成工作的每一個(gè)步驟，從而提升工作效率。培養(yǎng)辦公室人員的大局觀，通常從多部門的協(xié)同工作和提高責(zé)任心入手。多參與多部門的聯(lián)合工作，可以使員工充分了解到自身崗位在整個(gè)單位運(yùn)行中，所發(fā)揮的作用，產(chǎn)生哪些影響，有利于員工站在全面角度思考自身價(jià)值，從而提高工作質(zhì)量。而責(zé)任心的培養(yǎng)，可以讓辦公室人員了解到工作質(zhì)量將直接影響后續(xù)的發(fā)展。同時(shí)，也要培養(yǎng)員工思想道德素質(zhì)，做到適當(dāng)?shù)谋頁P(yáng)，從而提升員工的榮譽(yù)感，使其更加積極地承擔(dān)崗位工作。

2.疑難問題的處理

處理疑難問題的妥善程度，是檢驗(yàn)辦公室人員個(gè)人和部門綜合實(shí)力的重要指標(biāo)。想要提升此項(xiàng)水平，就需要思路開闊創(chuàng)新、擁有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，并能夠做到高效完成相應(yīng)工作，具有可以將負(fù)面影響降到最低的能力。按部就班的工作是普通員工，可以妥善處理疑難問題的人員，要適當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，以激發(fā)其積極性。

（三）提高團(tuán)隊(duì)合作配合能力

辦公室工作與其他工作的區(qū)別就是，辦公室是一個(gè)相互制約的、相互合作的部門，在日常工作中要向其他部門匯總和上報(bào)各類復(fù)雜問題，為辦公室人員的工作增添了一定的難度。因此，辦公室工作人員之間要建立良好的團(tuán)隊(duì)合作關(guān)系是十分重要的。注重團(tuán)隊(duì)的合作意識(shí)，才能有效化解阻礙，不但能夠促進(jìn)同事之間的交流學(xué)習(xí)，也能夠在合作的過程中達(dá)到雙贏的目的。辦公室人員在工作時(shí)，要對(duì)手頭的工作和各個(gè)環(huán)節(jié)的工作任務(wù)進(jìn)行分析，結(jié)合實(shí)際，對(duì)所涉及的部門及單位進(jìn)行條塊分割，之后進(jìn)行合理搭配，進(jìn)而進(jìn)一步促進(jìn)工作落實(shí)。積極做好協(xié)調(diào)工作，要實(shí)現(xiàn)互幫互助、取長補(bǔ)短共同學(xué)習(xí)。在合作的過程中，處理好與合作伙伴的關(guān)系，同時(shí)，加強(qiáng)個(gè)人工作能力，以增強(qiáng)工作效率。

（四）提高創(chuàng)新局面的能力

由于辦公室工作是比較單一枯燥的，所以創(chuàng)新局面是增加辦公室人員活力的主要措施。創(chuàng)新能力是辦公室人員需要具備的基本素質(zhì)之一。隨著社會(huì)發(fā)展的新興形式，辦公室人員也面臨了新的挑戰(zhàn)和環(huán)境，因此，提高創(chuàng)新意識(shí)，是十分重要的。辦公室工作人員，要將創(chuàng)新當(dāng)成一種工作追求，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，在實(shí)際工作中，發(fā)揮創(chuàng)新思路[3]。要根據(jù)黨和政府的基本方針為創(chuàng)新路線，結(jié)合實(shí)際情況，提出針對(duì)性的創(chuàng)新意見，保持良好心態(tài)去開展創(chuàng)新工作，在實(shí)踐中提升自我，積累規(guī)律。辦公室是各個(gè)部門的樞紐，保證了機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在企業(yè)和單位中發(fā)揮著重要作用。不但要調(diào)節(jié)各項(xiàng)日常工作，還要妥善處理各方面的關(guān)系，避免各種差錯(cuò)的發(fā)生。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要多加關(guān)心辦公室人員的生活情況，為其提供良好的工作環(huán)境。并要鼓勵(lì)大家互相學(xué)習(xí)，互相提出意見并改進(jìn)，鼓勵(lì)辦公室人員創(chuàng)造新思路，發(fā)掘辦公室的優(yōu)勢，督促檢查，以發(fā)揮出辦公室人員的最大實(shí)力，實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，以促進(jìn)其工作熱情。

三、辦公室人員提升辦文辦會(huì)辦事能力的措施

（一）加強(qiáng)單位文化建設(shè)

單位領(lǐng)導(dǎo)要重視辦公室人員能力的提升，要積極創(chuàng)造考察、培訓(xùn)等機(jī)會(huì)，提高其工作能力與思想水平?？梢酝ㄟ^素質(zhì)提升活動(dòng)，通過考試等形式，增加辦公室人員的壓力，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為工作及學(xué)習(xí)的動(dòng)力，最后實(shí)現(xiàn)提高自身能力的目的。

（二）全心全意投入工作

辦公室人員要建立良好的思想品德，將工作看成自己的事情，完全投入進(jìn)去，并非敷衍了事。辦公室人員在與領(lǐng)導(dǎo)接觸的過程中，不要違反規(guī)章制度，不要阿諛奉承，盡自己的最大努力去完成工作，以增加領(lǐng)導(dǎo)的信任。在工作過程中，針對(duì)自己分內(nèi)的工作，要按時(shí)保質(zhì)保量的完成，避免由于個(gè)人原因?qū)е鲁霈F(xiàn)中斷、延期的情況。要充滿激情去開展工作，避免將個(gè)人情緒帶到工作當(dāng)中，防止影響工作效率。在遇到挫折時(shí)，要堅(jiān)持埋頭苦干，堅(jiān)信機(jī)會(huì)是留給有準(zhǔn)備的人，只有扎實(shí)肯干，才會(huì)真正成功。在實(shí)際工作中，要將單位的健康發(fā)展作為自己的目標(biāo)。

（三）虛心請(qǐng)教加強(qiáng)能力

在日常工作中，辦公室工作人員遇到難以解決的問題時(shí)，要虛心向前輩請(qǐng)教，通過學(xué)習(xí)他人長處，來彌補(bǔ)自身不足，在學(xué)習(xí)中掌握相關(guān)技能。學(xué)習(xí)的對(duì)象可以是單位前輩，也可以是具有優(yōu)點(diǎn)和優(yōu)秀業(yè)績的同輩或后輩，努力學(xué)習(xí)，改正自身的缺點(diǎn)與不足。辦公室工作人員也要培養(yǎng)自身的責(zé)任意識(shí)，在工作中要做到嚴(yán)格要求自己，保持精益求精的工作態(tài)度，全身心投入到工作當(dāng)中，同時(shí)也要在閑暇時(shí)間充實(shí)自己，豐富自己的專業(yè)知識(shí)?？梢宰孕匈徺I相關(guān)資料進(jìn)行學(xué)習(xí)，或參加相應(yīng)的培訓(xùn)提升自己的能力。只有掌握足夠的知識(shí)，才可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。運(yùn)用所學(xué)到的知識(shí)，打破常規(guī)的思維方式，要有創(chuàng)新精神，勇于探索，開拓創(chuàng)新，才可以使枯燥的工作變得活躍有趣，不但可以提高工作效率，也能夠?yàn)閱挝粍?chuàng)造價(jià)值。

（四）積極加強(qiáng)人際交往

和諧的工作環(huán)境，不但能夠激發(fā)員工的積極性，還能夠提高其工作效率。良好的人際交往能力，可以體現(xiàn)出辦公室人員的工作能力和工作態(tài)度[4]。以友善的態(tài)度、得體的語言去與領(lǐng)導(dǎo)和同事相處，是每個(gè)辦公室人員必須具備的能力。人際交往也是工作人員能力的體現(xiàn)，擁有良好的人際關(guān)系，可以使工作事半功倍。

結(jié)論：辦公室人員直接影響著單位的平穩(wěn)高效運(yùn)行，因此，對(duì)其進(jìn)行有效管理是十分重要的。要結(jié)合工作實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，全面提升辦公室人員的個(gè)人能力，提升其思想認(rèn)識(shí)，從而提高相關(guān)單位的發(fā)展水平，為單位高質(zhì)量發(fā)展提供保障。