李博

（吉林省長春市公主嶺市醫(yī)療保險經(jīng)辦中心，吉林 長春 136100）

傳統(tǒng)檔案管理已不適用于這個信息龐大復(fù)雜的時代，檔案管理的效率對事業(yè)單位的發(fā)展有重要影響。因此，事業(yè)單位需要通過檔案管理信息化建設(shè)抓住時代機遇，順應(yīng)時代潮流。正確認(rèn)識檔案管理信息化的積極影響和傳統(tǒng)檔案管理存在的缺陷，一切從實際出發(fā)，提出并實施高效適宜的解決方案，加快推進檔案管理信息化建設(shè)，以滿足事業(yè)單位日益增多的實際需求，創(chuàng)造出更大的發(fā)展空間。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

（一）提高檔案存放空間的利用率

目前，紙質(zhì)檔案仍是諸多事業(yè)單位主要的檔案類型，而紙質(zhì)檔案管理工作對環(huán)境的要求較為嚴(yán)格，紙張浪費現(xiàn)象也較為嚴(yán)重。然而，開展檔案管理信息化建設(shè)可以降低存放環(huán)境的制約作用，有利于保證檔案自身質(zhì)量。同時節(jié)約紙張，減少木材的使用，為保護生態(tài)環(huán)境貢獻一份力量。從存放空間的角度看，檔案管理信息化建設(shè)以信息技術(shù)為指導(dǎo)，很小的空間便可以儲存更多的數(shù)據(jù)和資源，減少了檔案柜的使用數(shù)量，增大了存放空間的利用率，從而滿足日益擴大的存放需求。

（二）降低信息檢索難度

快速甄別選取有價值的信息在當(dāng)今時代尤為重要，而信息檢索率和使用率很大程度上影響著事業(yè)單位的工作質(zhì)量。如果仍依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，從冗雜龐大的信息中檢索出價值信息的效率會很低，且有較高的出錯率。相反，如果所需要的信息只通過簡單的查詢便可以快速地檢索出來，而且信息準(zhǔn)確幾乎沒有失誤，那么這將會極大地提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量。因此，檔案管理信息化建設(shè)可以有效增強事業(yè)單位的信息檢索能力。

（三）增強事業(yè)單位的公眾參與度

事業(yè)單位的性質(zhì)較為復(fù)雜，其中有一個屬性為公益屬性。事業(yè)單位具有的公益屬性要求該事業(yè)單位需要對外公布一部分檔案信息。正因如此，公眾的參與程度對事業(yè)單位的形象有重要影響。在檔案管理信息化建設(shè)的推進下，公眾查詢信息會更加便捷，有助于公眾對該事業(yè)單位的了解，提升公眾的認(rèn)同感，從而在一定程度上有利于事業(yè)單位的形象建設(shè)。檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展過程中至關(guān)重要，這往往關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展進度和方向。推進檔案管理信息化建設(shè)的目的是最大程度的利用電子信息資源，建成完善的檔案信息化制度體系，為事業(yè)單位的發(fā)展升級提供新的動力。

二、已事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）對信息化的重要性缺乏足夠的認(rèn)識和重視

在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)往往缺乏對檔案管理工作本身重要性的認(rèn)識。比如，在統(tǒng)籌規(guī)劃上狹隘地認(rèn)為檔案管理的工作內(nèi)容只是對檔案信息進行保管、分類、儲存，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式。在這種錯誤的認(rèn)知氛圍下，事業(yè)單位自然難以向檔案管理工作投入足夠的精力與資源。

（二）檔案管理人員信息化業(yè)務(wù)技能欠缺

信息化時代背景下，許多事業(yè)單位檔案管理人員出現(xiàn)了專業(yè)技能水平、綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)難以滿足當(dāng)前工作形勢需求的情況。很多檔案管理人員并非專業(yè)出身，雖然在檔案管理的崗位時間很長，但由于專業(yè)知識的限制，對檔案管理工作未能形成全面的認(rèn)知。在這種局面下，自然更難對信息化管理形成新思維、新理念，也無法做到在短期內(nèi)就迅速熟悉掌握。

（三）信息化檔案管理平臺建設(shè)有待加強

目前，一些事業(yè)單位在探索與推進檔案信息化建設(shè)的過程中，自身已擁有較為完善的員工檔案信息管理系統(tǒng)，形成了檔案信息化管理建設(shè)的基礎(chǔ)，但重視程度不高，具體表現(xiàn)為：工作思維未能與時俱進，仍按照舊思維將檔案管理當(dāng)作一項重復(fù)性勞動來做；面對目前“紙質(zhì)+電子”的檔案儲存方式不能做到科學(xué)處理，時常發(fā)生電子檔案找不到原件、原件無法形成電子檔案輸出、分類管理邏輯混亂等問題；雖然單位有全新的信息化技術(shù)軟硬件設(shè)備支持，但工作方式仍舊采取傳統(tǒng)模式，未能結(jié)合“技術(shù)+方式”實現(xiàn)全面信息化，導(dǎo)致檔案管理工作無法達到預(yù)期效果。另外，事業(yè)單位的檔案信息化平臺在建設(shè)過程中出現(xiàn)了更新不夠及時的情況，致使一些新發(fā)生的人事變動(包括入職、離職、調(diào)崗等事項)無法及時更新和錄入，導(dǎo)致需要從該平臺獲取、利用檔案信息的單位組織或個人面臨所獲信息失真、失準(zhǔn)的問題。

（四）硬件設(shè)施設(shè)備落后

硬件設(shè)施設(shè)備是存儲檔案信息的基本保障，在日常工作中必須要選用適宜的硬件設(shè)施設(shè)備，才能對檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展起到巨大的推動作用?，F(xiàn)如今，綜觀事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理硬件設(shè)施配備條件，普遍十分落后。然而，導(dǎo)致這一情況產(chǎn)生的直接原因則是事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)過程中的必需的措施無法良好實施與落地，加之審批資金的程序較為復(fù)雜且時間較長，從而致使檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的資金投入，不能做到及時更新硬件設(shè)施設(shè)備，無法保障其工作的順利推進，極大地放慢了檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的腳步。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的完善對策

（一）提高檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

第一，事業(yè)單位應(yīng)為檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供充足的資金保障，以便及時更新硬件設(shè)施設(shè)備。第二，事業(yè)單位要積極對檔案信息化系統(tǒng)進行定時的更新，以確保信息系統(tǒng)的匹配度及信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，將檔案信息化效能最大化。第三，針對檔案信息系統(tǒng)的實際應(yīng)用，事業(yè)單位要予以高度的關(guān)注，在日常管理工作中要明確其功能與價值，提高其應(yīng)用與使用的頻率，以此來創(chuàng)建智能化辦公場景，不斷提升檔案管理水平與高效產(chǎn)出。

（二）加大硬件設(shè)施建設(shè)的投入

硬件設(shè)施建設(shè)工作在現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展過程當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，同時也對事業(yè)單位檔案管理工作的順利推進產(chǎn)生了極大的影響?；诖耍槍τ布O(shè)施的投入與配備，事業(yè)單位要為檔案管理工作提供現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，為管理人員工作的順利展開提供更多的便利，以此來有效調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，也能夠促使硬件設(shè)施本身的優(yōu)勢得到最大化的發(fā)揮。

（三）完善檔案信息化管理制度

第一，事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)工作時，要著眼于當(dāng)前的實際管理、應(yīng)用等需求予以滿足，同時參考相關(guān)人員的建議，來順利推進其工作的實施。第二，事業(yè)單位要根據(jù)實際情況，去制定合理的檔案管理考評制度，以此來充分調(diào)動檔案管理人員工作的主觀能動性，從而有效發(fā)揮信息化管理的效能。第三，對于檔案管理設(shè)施的維修與養(yǎng)護，事業(yè)單位要制定切實可行的維修制度。此外，還要根據(jù)實際需求與維護情況，及時更新檔案管理平臺，確保平穩(wěn)良好的運作。

（四）實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞

新時期，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)緊跟時代潮流，將信息化技術(shù)積極引入檔案管理工作中。通過建立檔案信息網(wǎng)站，可以讓人民群眾以網(wǎng)頁的瀏覽形式，來快速獲取相關(guān)的檔案信息與服務(wù)。在開展網(wǎng)絡(luò)在線咨詢、查詢、實時歸檔檔案信息或是直接提供相關(guān)電子文件等工作時，事業(yè)單位應(yīng)將檔案網(wǎng)站與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)有效連接起來，從本質(zhì)上實現(xiàn)自動化辦公系統(tǒng)與檔案管理資源的共享互通；將檔案管理系統(tǒng)整合到事業(yè)單位的信息管理系統(tǒng)中，可以創(chuàng)建完整的系統(tǒng)網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享，最終發(fā)揮檔案管理和系統(tǒng)的最大化效能。將互聯(lián)網(wǎng)接入國家或地區(qū)的檔案網(wǎng)絡(luò)中，可以讓國家或地區(qū)的檔案管理信息實現(xiàn)在線交流。建立檔案信息網(wǎng)站，要選擇質(zhì)量好、口碑好、技術(shù)好，且符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品。此外，還應(yīng)加強技術(shù)交流，學(xué)習(xí)、借鑒其他單位優(yōu)秀的工作經(jīng)驗并結(jié)合自身的工作實際情況，建立個性化的檔案管理信息系統(tǒng)，從而真正實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞。

（五）提高檔案管理信息化建設(shè)人才的專業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，及最新信息技術(shù)的良好應(yīng)用，都必須依靠一支高水平、專業(yè)化的檔案管理團隊才能得以實現(xiàn)。為此，事業(yè)單位在建立檔案管理人才團隊時，要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對現(xiàn)有的檔案管理人員要進行定期的專業(yè)知識與技能培訓(xùn)，為他們提供創(chuàng)新的信息化管理理念、先進的工作方法、最新的信息化技術(shù)，以確保檔案管理人才團隊的專業(yè)化水平與高效的工作能力，從而推動事業(yè)單位檔案管理成效日趨顯著。事業(yè)單位除了組織檔案管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)以外，還要讓其在內(nèi)部進行學(xué)習(xí)、交流，以組織策劃座談會及實地考察等活動形式，來幫助他們快速地學(xué)習(xí)與成長。長此以往，檔案管理人員便能夠逐漸養(yǎng)成符合新時期發(fā)展需求的專業(yè)素養(yǎng)。那么，在今后的檔案管理工作中，他們就可以更好地適應(yīng)信息化辦公場景，簡化龐雜的工作流程。

（六）建立全方位的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督體系

在開展網(wǎng)絡(luò)檔案管理的過程中會面臨很多問題，其中最主要的是信息安全與真?zhèn)螁栴}，因此建立一個全面嚴(yán)格的監(jiān)督體系很有必要。網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督可以通過內(nèi)外兩個部分進行全方位的監(jiān)督，以實現(xiàn)監(jiān)督體制的效益最大化。另外，網(wǎng)絡(luò)病毒問題也不可忽視，因此需要專業(yè)人員定期對檔案數(shù)據(jù)庫和設(shè)備進行檢查和維護，以確保信息的準(zhǔn)確無誤，減少檔案管理工作的難度。同時要重視信息的泄露問題，采用技術(shù)手段增強信息安全強度，以免造成額外的麻煩與損失。

（七）進一步優(yōu)化檔案檢索和儲存工作

檔案管理信息化建設(shè)最大的作用就是使檔案檢索儲存工作更加快捷，準(zhǔn)確完整地儲存信息，因此信息錄入時就要做好信息準(zhǔn)確率的檢查工作和分類工作。根據(jù)實際情況可以采用技術(shù)含量較高的手段，對檔案信息進行掃描錄入，人工與智能互相配合進行信息檢查工作，共同更正錄入錯誤。在工作中檔案管理人員也要針對檔案管理方面的不足及時進行更新升級，不斷完善信息化管理體制機制，提高工作效率和質(zhì)量。創(chuàng)新是第一生產(chǎn)力，因此事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中需要不斷地進行檢索機制和儲存機制創(chuàng)新，以適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展規(guī)律和信息化時代的趨勢。

四、結(jié)束語

隨著信息時代的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理要求管理人員掌握信息化檔案工作方法。要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理信息化網(wǎng)站是檔案部門以網(wǎng)頁形式建立站點，實現(xiàn)檔案管理資料信息化利用，網(wǎng)頁式服務(wù)模式有利于信息資源傳遞，使用的檔案管理信息化網(wǎng)站要具有更新能力等。事業(yè)單位檔案人員要及時更新檔案內(nèi)容，充分利用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備保存檔案資料，節(jié)省檔案管理資金費用。