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        以“雙五”為抓手,全面加強(qiáng)街道檔案管理

        2021-11-27 13:33:58王倩
        魅力中國(guó) 2021年47期
        關(guān)鍵詞:檔案管理建設(shè)

        王倩

        (鄒平市好生街道辦事處,山東 鄒平 256219)

        引言

        新時(shí)代下,檔案事業(yè)也隨之邁入全新發(fā)展階段,針對(duì)檔案管理開始尋求全新的突破,以符合現(xiàn)代化城市中心發(fā)展的需求。在此背景下,抓基層、抓基礎(chǔ)、抓基本成為檔案管理發(fā)展的全新思路,其中街道檔案管理成為重要整治方向。由點(diǎn)帶面、由小到大、由基層到省際的檔案“雙五”(檔案規(guī)范化管理省“五星”級(jí)、數(shù)字檔案室省“5A”級(jí))建設(shè)隨之推行與實(shí)施,依托檔案“雙五”建設(shè)理念,助推街道檔案管理,成為工作開展的首要內(nèi)容,具體是全面統(tǒng)籌區(qū)域內(nèi)各級(jí)檔案館資源,形成區(qū)域一體化的資源優(yōu)勢(shì)[1]。在此基礎(chǔ)上帶動(dòng)區(qū)域范圍內(nèi)檔案管理工作的進(jìn)步發(fā)展,進(jìn)而由此打造出符合區(qū)域檔案文化的品牌形象,實(shí)現(xiàn)檔案工作開展的同時(shí),產(chǎn)生明顯的社會(huì)效應(yīng),切實(shí)保障范圍內(nèi)檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。具體內(nèi)容討論如下:

        一、彰顯基層街道檔案管理價(jià)值,奠定檔案“雙五”建設(shè)基礎(chǔ)

        基層街道工作的性質(zhì)決定了它在面向社會(huì)、走近群眾的過(guò)程中,擁有最廣泛、最原始的民生檔案資源,這是最能體現(xiàn)黨和政府為人民服務(wù)的歷史證據(jù)和存檔材料。然而,由于歷史原因和新建城市的需要,街道檔案館的基礎(chǔ)通常比較薄弱。例如,經(jīng)濟(jì)領(lǐng)導(dǎo)比歸檔更重要,歸檔人員不固定,歸檔管理分散(每個(gè)類別的檔案存放在每個(gè)職能部門),歸檔業(yè)務(wù)問(wèn)題(不完整的文件特征(如組織違規(guī))嚴(yán)重限制發(fā)展街道檔案工作。甚至一些街道因經(jīng)濟(jì)合同、拆遷協(xié)議等材料的丟失,造成經(jīng)濟(jì)損失和被動(dòng)工作。檔案管理工作之后和檔案工作地位的缺乏受到了市政府的極大關(guān)注[2]。

        “十二五”以來(lái),基層街道檔案工作得到了高度評(píng)價(jià),隨后,市區(qū)政府出臺(tái)了《關(guān)于新形勢(shì)下進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)基層檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》,由此實(shí)施檔案館建設(shè)總體規(guī)劃。在此背景下,各級(jí)檔案館領(lǐng)導(dǎo)已明確認(rèn)識(shí)到基層街道檔案業(yè)是檔案事業(yè)發(fā)展的機(jī)遇,更是面對(duì)新形勢(shì)、新挑戰(zhàn),有效打開局面的重要突破口,建設(shè)街道檔案館。各級(jí)檔案局目標(biāo)任務(wù)需明確,實(shí)際工作開展需順勢(shì)而為,再此基礎(chǔ)上逐步開展區(qū)街道國(guó)家星級(jí)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化工作。區(qū)檔案局主要領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)單位工作人員在各個(gè)街道開展檔案工作。具體是充分調(diào)研及指導(dǎo)街道檔案工作建設(shè),每次走訪街道,局領(lǐng)導(dǎo)都帶頭走訪街道領(lǐng)導(dǎo),尋找思想共識(shí),爭(zhēng)取街道領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的關(guān)注和支持。同時(shí),強(qiáng)化與街道檔案館的工作人員進(jìn)行討論,共同規(guī)劃工作。通過(guò)一系列的努力,全區(qū)街道形成了“檔案管理是一切街道管理的基礎(chǔ),抓檔案就是抓管理”的理念。隨著創(chuàng)作活動(dòng)的開展和深入,檔案館在街道工作中的地位和作用不斷提升。

        二、依托檔案“雙五”建設(shè)要求,全面提升街道檔案管理規(guī)范化水平

        在市區(qū)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)街道開展檔案“雙五”建設(shè)過(guò)程中,始終堅(jiān)持深刻貫徹落實(shí)我國(guó)《檔案法》和各項(xiàng)檔案管理工作條例以及數(shù)字檔案管理評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)為理論指導(dǎo),結(jié)合各街道檔案工作實(shí)際,采取因地制宜的創(chuàng)建工作目標(biāo)和工作方案,由此全面推進(jìn)檔案“雙五”建設(shè)工作的深入開展。具體需要做好以下工作內(nèi)容:

        (一)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)

        區(qū)檔案部門認(rèn)真組織街道領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和考核規(guī)則,對(duì)重要規(guī)定進(jìn)行口譯培訓(xùn)。街道需要比較指標(biāo)、調(diào)查問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)差距、制定糾正措施,每條街道都應(yīng)以實(shí)際差異為基礎(chǔ)。制定國(guó)家4 星級(jí)、5 星級(jí)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化考核方案,重點(diǎn)圍繞檔案資源、軟硬件設(shè)備、檔案信息化、建設(shè)陳列室等工作。以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn),形成兩個(gè)層次,夯實(shí)街道檔案工作基礎(chǔ)[3]。

        (二)加強(qiáng)資源建設(shè)

        基層街道本身也屬于一個(gè)小社會(huì),各種基層活動(dòng)隨之形成了分類明確的、數(shù)量龐大的檔案。研究街道風(fēng)貌、部門設(shè)置、檔案類別,對(duì)文獻(xiàn)、實(shí)物、照片、光盤、會(huì)計(jì)、勞保等進(jìn)行分類,科學(xué)準(zhǔn)確地指導(dǎo)街道檔案資源建設(shè)和使用。全面梳理出資源建設(shè)、安全生產(chǎn)、綜合治理、雙保障、資產(chǎn)管理、基礎(chǔ)設(shè)施、司法等12 個(gè)以上類型的檔案,以及檔案分類方案、成文范圍、保管表,并報(bào)區(qū)檔案館審核和批準(zhǔn),以便有規(guī)可循,有規(guī)可守。

        (三)加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)

        國(guó)家星級(jí)歸檔標(biāo)準(zhǔn)不僅需要豐富多樣的歸檔資源,更離不開良好的設(shè)施保障。因此,每條街道在創(chuàng)建過(guò)程中都增加了對(duì)設(shè)施的投資。如果您的辦公空間很小,請(qǐng)先預(yù)留一個(gè)文件管理空間。例如,街道辦公樓被拆遷,部分街道需要建設(shè)生態(tài)科技島。臨時(shí)住房安置期間,騰出3 間辦公室,以此來(lái)實(shí)現(xiàn)省4 星檔案規(guī)范化建設(shè)的目標(biāo)。也有某些街道,為了成功建設(shè)5星級(jí)檔案規(guī)范化工作,將原在二樓的檔案室調(diào)整為四樓,增設(shè)了閱覽室,“三房分開”,60 平方米的房間將用于建造街道陳列室。目前,全區(qū)所有街道均通過(guò)了國(guó)家檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化等級(jí)4 星以上,至2019 年其中一條街道成為首條通過(guò)了國(guó)家5 星級(jí)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化測(cè)評(píng)的街道。

        三、全面統(tǒng)籌規(guī)劃,促使街道檔案管理信息化轉(zhuǎn)變

        街道檔案館多為民生檔案館,不僅本身館藏?cái)?shù)量眾多,而且對(duì)此類檔案進(jìn)行搜索和使用的人也很多。民生檔案存放在街道各職能部門,不僅查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而且無(wú)助于檔案的安全。為此,各級(jí)檔案館在制定區(qū)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃時(shí),堅(jiān)持以創(chuàng)建國(guó)家4A、5A 數(shù)字檔案館、街道數(shù)字檔案館為目標(biāo),以創(chuàng)建為重點(diǎn)的街道數(shù)字檔案館形式。區(qū)級(jí)部門、街道、園區(qū)上下移動(dòng),統(tǒng)籌推進(jìn)發(fā)展思路。區(qū)檔案部門清醒地認(rèn)識(shí)到,數(shù)字檔案館建設(shè)存在著重點(diǎn)和難點(diǎn)。成功的街道創(chuàng)建意味著整個(gè)地區(qū)的成功。應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面的工作內(nèi)容:

        (一)完善頂層設(shè)計(jì),優(yōu)化“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”功能

        2016 年以來(lái),依托政府業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò),“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”在全區(qū)全面普及。為更好地適應(yīng)檔案電算化的發(fā)展需要,總計(jì)投資近100 萬(wàn)元,多次升級(jí)“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”,完成與智慧辦公系統(tǒng)的有效集成,實(shí)現(xiàn)電子歸檔,并成功引入簽名技術(shù)。管理。該系統(tǒng)將街道檔案管理的特色流程引入到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中,特別是結(jié)合街道檔案管理的特點(diǎn),從而構(gòu)建了一種在線備案、在線指導(dǎo)、在線管理、在線使用的新型檔案管理模式。2018 年,“智慧辦公系統(tǒng)”全面升級(jí)。升級(jí)后的 OA 系統(tǒng)由工作流引擎、智能表單等支持,用于起草、審查、發(fā)布、蓋章、分發(fā)、簽署、批閱、流通等全過(guò)程在線流通[4]。

        (二)加強(qiáng)培訓(xùn),提高街道干部和職工網(wǎng)上辦公能力

        檔案信息化發(fā)展的新要求最初模糊了街道行政人員和員工對(duì)電子檔案流程的認(rèn)識(shí),他們對(duì)在線辦公的熱情不高。為推進(jìn)街道數(shù)字檔案建設(shè),提升街道網(wǎng)上辦事能力,區(qū)檔案館、區(qū)信息中心專門舉辦街道電子政務(wù)培訓(xùn)班。區(qū)信息中心側(cè)重于在線發(fā)送和接收文件過(guò)程中的培訓(xùn)。區(qū)檔案局重點(diǎn)培訓(xùn)電子文件歸檔和系統(tǒng)管理。同時(shí),區(qū)檔案部門深入各街道調(diào)研調(diào)查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,實(shí)地傳授。通過(guò)教育培訓(xùn),全區(qū)各街道都更好地掌握了電子政務(wù)技能。特別是高層管理人員和檔案工作人員可以很好地使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng),為創(chuàng)建國(guó)家4A、5A 數(shù)字檔案館奠定良好的基礎(chǔ)。

        (三)試點(diǎn)率先逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案全覆蓋

        街道檔案工作的一個(gè)特點(diǎn)決定了街道數(shù)字檔案的建立與政府部門和機(jī)構(gòu)存在有很大不同。建設(shè)街道數(shù)字檔案館 為有效探索路徑和經(jīng)驗(yàn),區(qū)檔案廳選擇了多條街道作為首批試點(diǎn)單位。選擇街道檔案室作為試點(diǎn),主要基于街道領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)強(qiáng)、檔案責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)化程度高、街道檔案管理相對(duì)規(guī)范等因素。同時(shí),所有建設(shè)目標(biāo)都從國(guó)家4A 級(jí)及以上開始,以避免降低標(biāo)準(zhǔn),避免區(qū)檔案館自查國(guó)家A 級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)工作上街。(4A級(jí)以上數(shù)字檔案館由市檔案局領(lǐng)導(dǎo)和專家創(chuàng)建,評(píng)審組審核通過(guò)),確保建設(shè)的有效性和質(zhì)量。最終,在此基礎(chǔ)上,分別實(shí)現(xiàn)了國(guó)家5 星級(jí)檔案工作和國(guó)家5A 級(jí)數(shù)字檔案室建設(shè)的“雙五”目標(biāo)。

        (四)實(shí)現(xiàn)過(guò)程控制,確保街道檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化

        各級(jí)街道接到檔案“雙五”建設(shè)的任務(wù)后,紛紛制定了檔案創(chuàng)建、檔案數(shù)字化掃描、信息設(shè)備采購(gòu)等工作計(jì)劃。期間,有地方檔案局進(jìn)行跟蹤指導(dǎo),多次邀請(qǐng)國(guó)家、市檔案專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo),確保試點(diǎn)工作順利進(jìn)行[5]。在各利益相關(guān)方的努力下,2016 年試點(diǎn)街道通過(guò)了國(guó)家4A 數(shù)字檔案館的評(píng)估和批準(zhǔn)。此后2 年,全區(qū)其他街道借鑒試點(diǎn)街道經(jīng)驗(yàn),陸續(xù)建立國(guó)家4A 級(jí)數(shù)字檔案館。其他街道爭(zhēng)先恐后,積極加強(qiáng)街道檔案信息管理,規(guī)范和專業(yè)化街道職能部門向檔案館移交檔案工作,以國(guó)家5A 數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)為目標(biāo)。各類分類按照國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督管理總局發(fā)布的《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作流程》進(jìn)行。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中列出了各類別的掃描檔案,照片和音頻(“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”和“電子文件和電子檔案的利用”)的系統(tǒng)鏈接,充分依托網(wǎng)絡(luò)電子檔案及服務(wù)模式,促使街道檔案信息管理更加規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變。

        四、結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,街道檔案管理以“雙五”標(biāo)準(zhǔn)為抓手,最終實(shí)現(xiàn)街道檔案“雙五”建設(shè)成功發(fā)展的原因可歸納總結(jié)如下:

        一是領(lǐng)導(dǎo)非常重視。無(wú)論是區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、區(qū)檔案領(lǐng)導(dǎo)班子,還是街道領(lǐng)導(dǎo),都清楚地認(rèn)識(shí)到中央下發(fā)意見(jiàn)《關(guān)于新形勢(shì)下進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作的意見(jiàn)》,《意見(jiàn)》內(nèi)容直指區(qū)域檔案工作,因此所具備的重要性和必要性不言而喻,這是打造街道檔案“雙五”標(biāo)準(zhǔn)的重要保障。二是精心組織、精心謀劃。推進(jìn)街道檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè),特別是檔案“雙五”建設(shè)活動(dòng)是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程。檔案局和建設(shè)單位都應(yīng)當(dāng)深入調(diào)研,強(qiáng)化組織工作,由此來(lái)制定和落實(shí)年度發(fā)展計(jì)劃,并提供現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、預(yù)評(píng)估等具體實(shí)施環(huán)節(jié)。只有這樣才能最大限度得到.避免走彎路,減少建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的錯(cuò)誤,確保街道檔案“雙五”建設(shè)的最終成功。三是加大投入是關(guān)鍵。所有街道都確保了資金、設(shè)施和人員位于存檔、陳列室和數(shù)字處理方面的投入充足到位。第四,目標(biāo)考核的重要手段。為確?!半p五”規(guī)劃的實(shí)施和成功,區(qū)檔案部門加強(qiáng)了與區(qū)有關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合。在區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,將目標(biāo)和責(zé)任單位的設(shè)定納入?yún)^(qū)年度目標(biāo)考核,與區(qū)領(lǐng)導(dǎo)層的績(jī)效考核相關(guān)聯(lián),由此全面增強(qiáng)了街道工作的積極性和責(zé)任感。

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