于思琪

（鶴崗師范高等專科學(xué)校，黑龍江 鶴崗 154107）

引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)運算模式在各行各業(yè)得到了廣泛運用。而在高校檔案管理工作中，對紙質(zhì)文件的整理與保存依然是數(shù)據(jù)儲存的主要方式。無疑，這一傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)新時代發(fā)展要求，嚴(yán)重影響了檔案工作的有效開展。特別是近幾年由于高校不斷擴招，導(dǎo)致教師和學(xué)生數(shù)量增大，客觀上增加了檔案管理工作的復(fù)雜性，加上高校檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊，能力不足，無法有效管理數(shù)據(jù)資料龐雜的檔案，導(dǎo)致檔案管理工作不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需要。因此，為提升高校檔案工作效益，對高校檔案工作信息化、系統(tǒng)化地推進勢在必行。

一、高校檔案信息資源管理的必要性

（一）提高檔案信息資源利用價值

高校檔案管理工作的目的就是歸納高校日常管理中各類信息資料，其中包括對學(xué)生個人信息的深入挖掘，將有效支持提供給學(xué)生，保證學(xué)生就業(yè)、高校行政管理以及科研教學(xué)的順利開展，這是檔案信息資源實現(xiàn)共享最為關(guān)鍵的方式之一。高校檔案管理部門中存儲管理的檔案信息需要在信息化技術(shù)的支持下實現(xiàn)各部門之間的聯(lián)動工作，將有效支持提供給科研人員與用人企業(yè)，引導(dǎo)檔案價值的最大化發(fā)揮。通過開發(fā)和運用高校檔案信息，將有效服務(wù)提供給用人企業(yè)，可以保證其選拔到合適人才，保證高校和用人企業(yè)之間開展良好的合作模式，將更多就業(yè)機會提供給學(xué)生。與此同時，高校檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)，有助于良性存儲目的的實現(xiàn)，從而實現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）提高檔案信息資源管理效率

高校檔案管理部門利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，可以充分利用檔案信息資源保證這些數(shù)據(jù)信息在高校各部門中得以共享。如，建立學(xué)生檔案信息資源庫后，用人企業(yè)可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺上對學(xué)生檔案信息進行查詢，以此縮減高校招聘會的時間和投入成本，同時也減少了檔案管理人員的工作壓力，促使檔案信息利用效率的提高。除此之外，基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的檔案管理平臺能夠?qū)W(xué)生檔案信息的類型和數(shù)量進行歸納統(tǒng)一，不需要再借助于人工統(tǒng)計方式來操作，這不僅使得人工統(tǒng)計的錯誤率降低，同時可以更好地利用學(xué)生檔案信息資源，向?qū)W生、教師、企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

二、高校檔案管理工作的開展現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理工作缺乏科學(xué)合理的制度支持

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前的部分高校在進行檔案管理的過程中沒有建立專門的相關(guān)制度，由于制度缺乏造成的管理工作不足主要體現(xiàn)在以下方面。首先，由于高校沒有根據(jù)自身的管理特點和工作具體要求進行工作要求和規(guī)則的制訂，從而導(dǎo)致部分高校在進行檔案管理的過程中存在工作紊亂的現(xiàn)象。高校在進行資料的收集、整理、記錄與整合的過程中過度借鑒其他高校的工作管理制度，導(dǎo)致管理工作與自身的發(fā)展情況不貼合，不利于高校在檔案管理的過程中發(fā)現(xiàn)自身建設(shè)工作中存在的不足。同時，由于高校沒有進行管理制度的更新與完善，導(dǎo)致其檔案管理體系和方式?jīng)]有與社會先進思想進行同步發(fā)展，造成了管理工作的落后，難以適應(yīng)社會對高校管理的新型要求，不利于高校根據(jù)社會要求進行工作信息和學(xué)生資料的提供。此外，目前有部分高校開始重視檔案管理工作中制度體系的制訂，但由于制度體系的建設(shè)程度尚未成熟，再加之高校沒有根據(jù)制度體系提供足夠的重視，導(dǎo)致已有的管理制度不能充分發(fā)揮自身的指導(dǎo)優(yōu)勢。

（二）高校管理人員的專業(yè)能力參差不齊

數(shù)字化校園背景下高校檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)對象是高校的信息化管理隊伍，因此高校管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作的完成程度和工作效率具有重要影響。但由于高校傳統(tǒng)工作理念的影響，導(dǎo)致高校沒有對檔案管理工作投以足夠的重視，從而在管理人員的建設(shè)和培養(yǎng)上沒有予以關(guān)注，造成目前大部分高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，不能充分利用信息化技術(shù)對學(xué)校工作和學(xué)生業(yè)務(wù)進行流程化的信息記錄與整理。由于高校檔案管理人員沒有在計算機使用方面進行專門的訓(xùn)練和培訓(xùn)，在將計算機信息技術(shù)與高校檔案管理工作的同步聯(lián)系上存在不足，阻礙了高校檔案管理工作的改善與創(chuàng)新發(fā)展。

（三）檔案管理制度不完善

不少高校檔案管理存在粗放管理現(xiàn)象，比如填表時，沒有統(tǒng)一的格式，造成后期數(shù)據(jù)處理的困難；檔案上交后，沒有統(tǒng)一儲存方式，部分檔案紙質(zhì)儲存，部分?jǐn)?shù)字化儲存；需要查檔時，因為沒有統(tǒng)一的目錄或整理方式，造成查找困難。上述問題的主要癥結(jié)是檔案工作的制度還不夠完善。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

（一）加強檔案管理的安全防護

共享和開放的特征意味著學(xué)生檔案的計算機化建設(shè)在實踐中會受到網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的威脅。在這種情況下，有必要科學(xué)地應(yīng)用安全保護技術(shù)來加強對學(xué)生檔案資源的保護，尤其是在信息管理方面，必須避免和控制潛在的安全問題和隱患，以確保學(xué)生檔案的安全性、完整性和獨創(chuàng)性。首先，使用防火墻技術(shù)和防病毒軟件來提高計算機的安全性。實際上，防火墻可以抵御外部攻擊和將計算機病毒滲透到計算機系統(tǒng)中，并可以減少網(wǎng)絡(luò)安全問題對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的影響和威脅。請確保及時更新相關(guān)技術(shù)和確保安全保護有效。其次，在信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用中，加強身份驗證，以管理學(xué)生的學(xué)籍檔案。當(dāng)前，基本用戶名和密碼主要用于登錄學(xué)生狀態(tài)文件的管理信息管理系統(tǒng)。在實踐中可以避免這種基本的身份認(rèn)證技術(shù)。不允許未經(jīng)授權(quán)的用戶登錄信息管理系統(tǒng)，以保護學(xué)生文件。同時，在身份認(rèn)證中，可以根據(jù)大學(xué)的實際情況優(yōu)化現(xiàn)有的身份認(rèn)證技術(shù)，例如指紋技術(shù)、虹膜技術(shù)等。所有應(yīng)用程序都可以有效地防止密碼被盜，進一步提高了學(xué)生檔案管理安全性。最后，信息加密技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用。隨著學(xué)生狀態(tài)文件管理信息的積累，文件信息資源的共享和傳播也不斷得到改善。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)用和傳輸學(xué)生狀態(tài)文件可能會導(dǎo)致文件損壞，篡改以及攻擊導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)泄漏。在這種情況下，可以使用加密技術(shù)來保護學(xué)生文件的重要數(shù)據(jù)，并且使用加密技術(shù)還可以防止非公開學(xué)生文件的訪問和保留，從而確保學(xué)生檔案文件的安全。

（二）增加資金投入

對檔案工作的重視不足，導(dǎo)致檔案工作沒有足夠的資金進行基礎(chǔ)設(shè)備更新、專業(yè)人才培養(yǎng)和信息技術(shù)研發(fā)。增加資金投入，可以優(yōu)化替換掉落后的檔案管理設(shè)施，通過運行先進的管理設(shè)施軟件，為檔案管理信息化工作的有效進行提供保障。信息技術(shù)加速發(fā)展，使高校檔案管理工作既面臨改革的機遇，又面臨創(chuàng)新的挑戰(zhàn)。高校檔案管理人員必須從檔案工作的各個方面考慮創(chuàng)新思路，讓高校檔案工作與時代接軌，做到檔案儲存無紙化、檔案管理制度化、檔案查找網(wǎng)絡(luò)化，讓檔案資源發(fā)揮自身的價值，成為高校工作的基石，為高校管理提供資源性支持。

（三）加強信息化技術(shù)方面的技能

高校檔案機構(gòu)中檔案工作者普遍具備理論知識以及傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗，但多數(shù)缺乏信息化、數(shù)字化、系統(tǒng)開發(fā)、統(tǒng)計學(xué)等知識。在信息時代，高校檔案工作者需要鑒定大量的電子檔案的內(nèi)容價值及應(yīng)用中的技術(shù)狀況，以及時準(zhǔn)確地捕捉和收集具有價值的信息；高校檔案工作者應(yīng)學(xué)習(xí)一定的軟件工程和系統(tǒng)開發(fā)方面的知識，用專業(yè)的信息技術(shù)語言進行溝通，以準(zhǔn)確表達自己對即將開發(fā)的信息系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)需求；高校檔案工作者還應(yīng)涉獵一定的系統(tǒng)評價知識，從檔案管理角度評價系統(tǒng)性能的各項指標(biāo)，評價檔案信息系統(tǒng)的效益，并對系統(tǒng)現(xiàn)階段所存在的問題提出有效的改進措施；此外，高校檔案工作者應(yīng)將統(tǒng)計學(xué)的知識運用到檔案管理工作之中，以簡化檔案的編排和檔案數(shù)據(jù)分析的步驟，高校檔案管理人員利用統(tǒng)計學(xué)知識分析數(shù)據(jù)，以用戶為中心，需求為導(dǎo)向，對檔案信息的現(xiàn)在用戶和潛在用戶、當(dāng)前需求和未來需求、單位內(nèi)部和社會大眾需求等，進行分析。以高校基建檔案管理為例，隨著信息時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的基建檔案管理方式已無法滿足當(dāng)今基建管理的需求，要做到與時俱進，加強檔案管理者的技能培訓(xùn)，提高檔案工作者的信息技術(shù)水平，切實向信息化跨進。首先，要創(chuàng)造性地加強基建檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要利用技術(shù)手段才能實現(xiàn)，必須實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。同時也要根據(jù)檔案的類別進行分類，讓傳統(tǒng)的檔案室直接搬到網(wǎng)絡(luò)上，建立檔案的數(shù)據(jù)采集中心。其次，要創(chuàng)造性地加強基建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)需要技術(shù)人員的支持，作為檔案管理人員必須掌握信息技術(shù)的專業(yè)知識，只有這樣才能保證基建管理人員能夠?qū)⒒n案信息倒入數(shù)據(jù)庫。此外，也可以采取數(shù)據(jù)共享，讓檔案部門實現(xiàn)聯(lián)系查詢、遠程檢索等功能操作，使檔案管理可以更加便利。再次，還要積極開發(fā)基建檔案信息分析系統(tǒng)。檔案信息分析系統(tǒng)的開發(fā)主要是為各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、基建管理人員決策提供數(shù)據(jù)支撐，切實把檔案室變成基建檔案信息控制中心。

（四）形成高校檔案信息化管理制度政策

高校檔案信息化建設(shè)要以完善的制度政策為支撐，檔案管理相對于其他工作來講更加復(fù)雜，由于檔案種類較多、分類較多，所以在管理過程中要更加精細(xì)化。在大數(shù)據(jù)時代下，現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)手段為高校檔案信息化建設(shè)帶來機遇，同時也帶來一定挑戰(zhàn)，為了滿足檔案信息化建設(shè)的根本需求，需要結(jié)合檔案管理的根本工作來明確檔案信息化管理各個階段所對應(yīng)的管理技術(shù)，針對高校當(dāng)前的數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀制定符合自身發(fā)展的管理制度，明確相關(guān)部門的工作職責(zé)，在各部門的全力配合下完成檔案的數(shù)字化建設(shè)。

（五）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

工欲善其事必先利其器，為了達到高校檔案信息化建設(shè)要求，高校要對資金投入進行合理安排，加大數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入比例，在提高管理人員及工作人員管理意識的基礎(chǔ)上，更新工作設(shè)備及軟件技術(shù)。另外，高校檔案管理部門要引進建設(shè)資金，鞏固檔案管理部門的地位，確保檔案信息化設(shè)備的規(guī)劃及采購，對計算機、掃描儀、打印機等設(shè)備進行升級，堅持先進、高效、實用的原則，全面建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。此外，要不斷提升高校網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平，為檔案信息化建設(shè)提供必要的網(wǎng)絡(luò)支撐，避免在文件存儲或傳輸過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。

結(jié)束語

大學(xué)檔案的管理不可避免地會朝著信息化方向發(fā)展，大學(xué)也必須重視并支持這項工作。首先，必須提供足夠的資源來構(gòu)建硬件平臺和配置相應(yīng)的軟件環(huán)境。其次，有必要建立專業(yè)的工作團隊。主要有兩種方式：一方面，加強對現(xiàn)有員工的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們對信息管理的知識和技能素養(yǎng)，并促進實踐的應(yīng)用。計算機化的概念解決了這個問題。另一方面，有必要加大專業(yè)人才的引進，特別是熟悉文件管理和信息化的年輕工人的引進，以優(yōu)化文件管理服務(wù)的人才結(jié)構(gòu)，并將人員融入新的管理模式，更好地促進了計算機信息化的進程。