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        對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯乃伎?/h1>
        2021-11-27 13:33:58黃睿一
        魅力中國(guó) 2021年47期
        關(guān)鍵詞:檔案室庫房管理工作

        黃睿一

        (天津市職業(yè)病防治院,天津 300011)

        前言:利用檔案可以對(duì)歷史進(jìn)行記載,確保歷史不被人們遺忘。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,給醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)帶來新的發(fā)展機(jī)遇,在不斷發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中,將醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髯龊茫坏梢员Wo(hù)醫(yī)療衛(wèi)生單位的各類信息資料完整性,而且還能為醫(yī)院歷史、事業(yè)和每個(gè)職工負(fù)責(zé)。雖說檔案管理這項(xiàng)工作比較平淡和單一,但它確是對(duì)歷史的一種守望,對(duì)文明的一種傳承,對(duì)千秋功業(yè)的一種記載,在醫(yī)療行業(yè)發(fā)展中,做好醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ饔兄鴺O為重要的作用和意義。因此,相關(guān)人員要肩負(fù)起這項(xiàng)偉大責(zé)任,將其作為寶貴財(cái)富,實(shí)現(xiàn)管理工作朝著科學(xué)合理發(fā)展,不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ魉健?/p>

        一、醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砻媾R的困境

        (一)缺乏重視程度

        現(xiàn)階段,醫(yī)院在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦忻媾R的主要困境就是缺乏一定重視程度,沒有正確認(rèn)識(shí)庫房管理工作的重要性,忽視庫房管理對(duì)醫(yī)院本身發(fā)展的推動(dòng)作用[1]。主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面,一方面,作為醫(yī)院的檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髡?,沒有樹立正確的管理觀念,使得管理工作不到位,導(dǎo)致檔案管理缺乏實(shí)際意義,經(jīng)常簡(jiǎn)單地認(rèn)為庫房檔案管理就是對(duì)檔案進(jìn)行保管和裝訂,將其理解為一種日常工作,覺得檔案室?guī)旆恐灰粫?huì)出現(xiàn)檔案錯(cuò)亂、泄漏和丟失,并能滿足正常使用者的需求,就萬事大吉。就是因?yàn)檫@種錯(cuò)誤觀念的長(zhǎng)期存在,使得很多管理工作者沒有將醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦匾?,存在一種輕視心理,在日常工作當(dāng)中,缺乏積極性,造成管理工作不到位,無法將各項(xiàng)工作貫徹落實(shí)。另一方面,庫房相關(guān)設(shè)施的管理,主要表現(xiàn)在部分醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施管理和建設(shè)不到位,特別是對(duì)于檔案保護(hù)的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施,不僅缺乏建設(shè),而且缺乏管理,對(duì)于檔案室?guī)旆抗芾碇忻媾R防火、防潮和防盜等管理問題,沒有將其重視起來,這在某種條件下阻礙了檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯恼_\(yùn)行,不利于檔案管理朝著信息化發(fā)展,給檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ黜樌_展造成負(fù)面影響。

        (二)管理體制不健全

        當(dāng)前社會(huì)發(fā)展背景下,部分醫(yī)院在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校€面臨著一些盲區(qū),沒有將檔案室管理中,清潔和檢查工作加以重視,使得各類安全隱患頻頻出現(xiàn)[2]。主要表現(xiàn)在部分檔案管理人員專業(yè)程度有待提升,他們經(jīng)常在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦?,沒有注入更多時(shí)間和精力,存在懈怠情緒,往往造成管理工作缺乏安全性和實(shí)效性,給檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鲙聿焕蛩?,容易產(chǎn)生安全事故。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì),在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鬟^程中,發(fā)生頻率最高的問題有以下幾點(diǎn),首先,在實(shí)際管理時(shí),檔案管理工作者沒有及時(shí)對(duì)室內(nèi)的用電和用水進(jìn)行檢查,并且做好相關(guān)登記工作,水、電如果出現(xiàn)問題,往往會(huì)對(duì)檔案管理工作造成極大威脅,作為工作人員,每天都要進(jìn)行檢查。其次,部分管理工作人員,經(jīng)常會(huì)把檔案室?guī)旆孔鳛殡s物間,放置各種類型的雜物,這在一定條件下給檔案管理工作造成嚴(yán)重威脅,一旦出現(xiàn)安全隱患,由于雜物堆積,會(huì)影響應(yīng)急救援的速度,對(duì)應(yīng)急救援工作產(chǎn)生不利。最后,我們經(jīng)常會(huì)看到,部分管理人員工作不到位,會(huì)出現(xiàn)閑雜人等或是非管理工作人員進(jìn)入庫房,并對(duì)其沒有任何限制規(guī)范。除此之外,還存在缺少檔案室?guī)旆肯嚓P(guān)設(shè)備管理等情況,通過以上幾點(diǎn)我們可以發(fā)現(xiàn),在管理工作中,管理體制的混亂,是不利于檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ饔行蜻M(jìn)行的。

        二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯挠行緩?/h2>

        針對(duì)上述在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦忻媾R的困境,要想提升實(shí)際管理質(zhì)量和水平,就要綜合考慮各個(gè)方面影響因素,創(chuàng)新管理方式和方法,從不同方面入手,提升管理工作科學(xué)性和有效性,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院全面發(fā)展。主要可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行思考。

        (一)樹立正確的管理觀念

        在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校捎诠芾碚叽嬖谥匾暢潭鹊娜狈?,給管理工作帶來很大影響[3]。我們都知道“物質(zhì)決定意識(shí),意識(shí)對(duì)物質(zhì)具有反作用”在檔案管理過程中,也離不開這一規(guī)律的有效支持,要想進(jìn)一步提升檔案室?guī)旆抗芾硭?,作為管理人員,就要樹立正確的思想觀念,增強(qiáng)安全意識(shí),不斷將自身管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)加以提升,與此同時(shí),還要嚴(yán)格遵循相關(guān)的管理制度,將其貫徹落實(shí)到位,讓工作人員都能夠按照相關(guān)規(guī)章和制度執(zhí)行工作,從而避免人為原因造成的各種安全隱患。在實(shí)際工作中,一旦出現(xiàn)某些安全隱患,作為管理人員,要能及時(shí)發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)和作用,主動(dòng)采取相關(guān)措施,而不是任其發(fā)展,進(jìn)一步擴(kuò)大,最終造成更大危害。另外,日常管理中,還要仔細(xì)進(jìn)行觀察,不能錯(cuò)過每個(gè)環(huán)節(jié),避免由于自身原因,使得危害擴(kuò)大,影響整個(gè)庫房安全。通過樹立正確的管理理念,不斷提升管理水平,為醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯於▓?jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        (二)強(qiáng)化硬件設(shè)施建設(shè)

        要想進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾恚鸵獙⒂布O(shè)備建設(shè)重視起來[4]。作為醫(yī)院管理工作人員,要根據(jù)自身發(fā)展情況,加大檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)資金投入,完善和優(yōu)化檔案室?guī)旆抗芾碇猩婕暗母黝愑布O(shè)施,包含除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)以及裝訂機(jī)等設(shè)備,通過將其加以優(yōu)化,改變傳統(tǒng)管理模式和方法,將信息檢索慢以及儲(chǔ)存量少的設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化,利用專業(yè)檔案管理軟件,提升檢索、借閱和統(tǒng)計(jì)的工作質(zhì)量和效率,促進(jìn)庫房管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí),還要及時(shí)購買和更換消防設(shè)備,避免檔案室?guī)旆砍霈F(xiàn)火災(zāi),如果不能及時(shí)撲滅,在某種程度上會(huì)加大醫(yī)院損失,從而給醫(yī)院管理工作造成極大影響。

        (三)建立健全檔案室?guī)旆抗芾眢w制

        1.制定定期安全檢查制度

        在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校芾碇贫扔兄匾饔?,不僅能夠規(guī)范和約束相關(guān)工作人員,還能讓管理工作朝著正確的方向進(jìn)行[5]。因此,在日常管理過程中,要重視安全檢查制度的制定,對(duì)于這項(xiàng)制度,主要是由醫(yī)院保衛(wèi)科和相關(guān)部門聯(lián)合制定的,發(fā)揮著兩者的優(yōu)勢(shì),定期對(duì)庫房進(jìn)行安全檢查,比如,檔案室?guī)旆康姆辣I、防火、防潮等情況,通過制定這一制度,促進(jìn)管理朝著常態(tài)化發(fā)展。如果在檢查過程中,發(fā)現(xiàn)問題,就應(yīng)及時(shí)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng),并且向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),具體可以參考“檔案法”中涉及的一些規(guī)定,對(duì)檔案室?guī)旆肯嚓P(guān)電氣設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)加以檢查,包括庫房中的溫濕度器和空調(diào)等設(shè)備。同時(shí),還要對(duì)消防設(shè)備進(jìn)行有效檢查,確保設(shè)備使用狀態(tài)正常,檢查完之后,還要做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作,建立臺(tái)賬,確保檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞣细黜?xiàng)管理要求,如防火、防盜、防水和防電等方面。另外,還要對(duì)庫房現(xiàn)存的檔案加以翻查,查找是否出現(xiàn)發(fā)霉、受潮和字跡蛻變等問題,發(fā)現(xiàn)問題,就應(yīng)及時(shí)加以反饋,找出其中問題緣由,在后期管理中,將此類問題重視起來。

        2.完善衛(wèi)生清潔制度

        通常情況下,在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校l(wèi)生清潔工作發(fā)揮著重要作用,在某種程度上影響著檔案管理壽命,如果衛(wèi)生清潔工作質(zhì)量高,就會(huì)提升其保管壽命[6]。檔案庫房中往往會(huì)存在灰塵,并且其中還存在很多霉菌,如果塵土太多,加上庫房中溫度和濕度比較高,文書檔案往往會(huì)發(fā)霉,這種情況的出現(xiàn),極大地影響檔案自身安全。作為檔案室?guī)旆抗芾砣藛T,就要定期使用相關(guān)設(shè)備將庫房中的塵土加以處理,比如,可以利用吸塵器,每周清潔兩次,在這過程中,也可以使用拖把和毛巾等加以輔助,確保庫房管理中的衛(wèi)生清潔管理工作實(shí)現(xiàn)落實(shí)。檔案室?guī)旆抗芾砣藛T在離開時(shí),還要檢查門窗是否鎖好,室內(nèi)是否斷電,將這項(xiàng)工作完成之后,才會(huì)確保庫房管理更加安全。另外,在庫房中禁止堆放雜物,這樣可以確保衛(wèi)生清潔,也不容易引發(fā)安全隱患,為檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境,提升管理質(zhì)量。

        3.對(duì)人員出入庫強(qiáng)化管理

        在醫(yī)院管理中,檔案室?guī)旆抗芾碜鳛橹匾M成部分,對(duì)醫(yī)院安全有著重要影響[7]。作為管理人員,在工作時(shí),要增強(qiáng)安全意識(shí),尤其在庫房當(dāng)中不能放置容易腐蝕、爆炸和燃燒的物品,這些物品在一定程度上會(huì)影響檔案管理安全。與此同時(shí),還要對(duì)進(jìn)出人員明確規(guī)定,如果是非管理人員或者閑雜人等,千萬不能讓其隨意進(jìn)入庫房,除非有管理部門的批準(zhǔn),才能進(jìn)入,例如,設(shè)備維修和維護(hù)以及參觀人員,在進(jìn)入庫房時(shí),就要對(duì)人員加以身份核實(shí)并規(guī)定其出入時(shí)間,符合要求之后可以進(jìn)入,還要做好相關(guān)的登記工作,制定臺(tái)賬。除此之外,要想進(jìn)入檔案室?guī)旆浚€要更換好專業(yè)的工作服,尤其不能將相機(jī)等設(shè)備帶入其中,管理工作者還要對(duì)進(jìn)入人員全程陪同,確保檔案室?guī)旆抗芾砀影踩A硗?,?duì)于相關(guān)賬冊(cè)檔案要對(duì)其進(jìn)行妥善看管,尤其是一些機(jī)密檔案,更要加強(qiáng)安全管理工作。

        結(jié)語:綜上所述,在醫(yī)院整個(gè)檔案管理工作當(dāng)中,庫房管理有著重要作用,要想進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ?,就要將這份工作重視起來,它不僅會(huì)指導(dǎo)醫(yī)療衛(wèi)生單位朝著科學(xué)化發(fā)展,還會(huì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,滿足時(shí)代發(fā)展需求,因此,將管理工作做好非常重要,在現(xiàn)實(shí)工作中,就需要相關(guān)人員,根據(jù)醫(yī)院自身發(fā)展需求,積極致力于醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯膬?yōu)化和完善當(dāng)中,通過建立健全相關(guān)管理制度,比如,人員出入庫房管理制度,安全檢查制度以及安全清潔等制度,進(jìn)一步來規(guī)范管理人員的日常工作,從而提升醫(yī)院管理實(shí)際水平,確保管理工作朝著高效化發(fā)展,提升醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)效益,推進(jìn)醫(yī)院走向可持續(xù)化發(fā)展道路。

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