曹謝華

（郴州市青山垅灌區(qū)水電管理局，湖南 郴州 423000）

隨著水利部門管理水平的不斷提升，文書檔案的管理工作是關(guān)系到水利工程管理單位發(fā)展的基本工作，也是實施灌區(qū)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要組成部分，對于水利工程管理單位的長期穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。辦公室文書與檔案管理產(chǎn)生于單位的行政工作中，是處理日常事務(wù)所形成的文書資料，關(guān)系到整個單位各項資料的完整性。文書檔案管理水平的高低，能夠直接反映出單位管理工作的水平。但是在實際的工作中，仍然存在著一些問題，影響文書檔案的管理效果。本文通過對文書檔案管理的缺陷進(jìn)行分析，提出在文書檔案工作中管理不規(guī)范的現(xiàn)象，針對文書檔案管理工作，給出一些優(yōu)化措施，為水利工程管理的進(jìn)一步發(fā)展奠定更加堅實的基礎(chǔ)。從目前現(xiàn)狀來看，很多水管單位存在著文書檔案管理職責(zé)劃分混等，影響管理的效率。加大對文書檔案的重視程度，關(guān)系到整個單位的長期穩(wěn)定發(fā)展，通過開設(shè)豐富多樣的員工培訓(xùn)，落實崗位職責(zé)，設(shè)置監(jiān)督部門，加快人才引進(jìn)等方式，提高文書檔案管理的專業(yè)化水平，從而提高水利工程管理單位的檔案管理能力。

一、辦公室文書檔案管理的特征

近年來，很多單位逐漸意識到辦公室文書檔案管理工作的重要性。辦公室文書與文書檔案管理工作主要具有以下幾方面特征：（1）文書檔案管理工作，大多采用紙質(zhì)記錄或者文件存儲的方式，對單位的公務(wù)活動進(jìn)行記載。這就導(dǎo)致辦公室的管理工作，主要是以保存資料的方式作為工作重心，需要對以往的資料進(jìn)行分類保管，便于日后及時查找。（2）文書檔案涉及范圍廣泛。由于辦公室文書和檔案資料是單位日常行政工作中各項事物的記載和資料備案，所涵蓋的范圍較大，并且載體多樣。例如：有文字形式、圖片形式、策劃方案、錄音、錄像等。（3）辦公室文書工作與檔案管理存在著密切關(guān)聯(lián)。辦公室文書分類整理，按照不同種類進(jìn)行劃分，便于工作時進(jìn)行查找，是文書工作的重要工作內(nèi)容。規(guī)范化的對這一部分內(nèi)容進(jìn)行操作，能夠直接影響到辦公室文書檔案的管理水平[1]。

二、辦公室文書檔案管理中存在的問題

（一）單位對文書檔案管理工作的投入過低

現(xiàn)在水利工程管理單位檔案管理工作在發(fā)展過程中，普遍更加重視工程的項目建設(shè)工作，經(jīng)常發(fā)生輕視辦公室內(nèi)部管理的現(xiàn)象。在辦公室的行政管理工作中，對文書檔案管理重視度不足，更加傾向于將發(fā)展資金用于工程項目上，對辦公室文書檔案管理的資金劃撥有限，所設(shè)置專門存放檔案的地方較小，缺少規(guī)范化的文書檔案管理空間。甚至有些單位辦公室文書檔案缺少專業(yè)的管理人員及方式，導(dǎo)致后期需要使用時，給查找檔案造成了很大的困難?；靵y的保存方式，對文件資料的管理過于粗獷，極易出現(xiàn)文件的損壞和丟失現(xiàn)象，不利于提高檔案管理的信息效率[2]。

（二）辦公室文書檔案管理意識薄弱

很多過去珍貴的文件資料，都對水利工程管理單位的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。但是在實際的管理過程中，經(jīng)常出現(xiàn)對辦公室文書檔案的管理意識薄弱，缺少正確的管理理念，導(dǎo)致很多基層員工沒有意識到文書檔案的重要性，尤其影響行政部門對文書檔案管理工作的態(tài)度。這就致使很多有價值的文書檔案在庫房閑置，甚至出現(xiàn)損壞的情況，使檔案資源不能得到有效利用。由于受到傳統(tǒng)管理習(xí)慣的影響，我們水利部門的辦公室文書檔案管理隊伍相對落后，仍然使用較為單一的管理方式。管理人員本身對資料缺乏了解，關(guān)鍵時刻不能及時有效的找出資料的所在位置，甚至不知道存在相關(guān)的重要文件。這就給管理工作帶來了嚴(yán)重的阻礙，制約了很多工作的有序開展。例如：在水利工程的建設(shè)過程中，施工合同簽訂后發(fā)生了質(zhì)量問題，這時再去尋找資料，發(fā)現(xiàn)資料丟失或者損壞，將會給項目帶來重要的經(jīng)濟(jì)損失。除此之外，責(zé)任書的保存不當(dāng)，甚至?xí)矸杉m紛問題，嚴(yán)重影響著水利工程項目的有序發(fā)展[3]。

（三）文書檔案工作中存在不規(guī)范情況

現(xiàn)階段，各部門的文書檔案管理普遍缺少專業(yè)的管理方法，所使用的管理模式仍然較為落后，很多文書檔案的管理員，并沒有將資料進(jìn)行分類歸檔，工作態(tài)度并不積極，只是單純的放入庫房，而且存在很多管理不規(guī)范的情況。例如：文書檔案的資料不全、缺少科學(xué)合理的分類、所使用的紙質(zhì)不合格、保存的程序混亂，以及包裝破損等問題時有發(fā)生。這些問題給文書檔案的管理帶來了很多困難，導(dǎo)致文書檔案的管理水平無法提高，雖然文書檔案的管理工作看似簡單，但是文書管理一旦出現(xiàn)問題，也在一定程度上影響整個單位行政管理工作的有效開展。

（四）辦公室工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

辦公室的文書檔案管理工作，主要由辦公室的管理人員負(fù)責(zé)[4]。由于辦公室工作人員專業(yè)能力不足，缺少文書檔案管理的工作經(jīng)驗，加上文書檔案的管理工作需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心，所以對文書檔案進(jìn)行管理依然存在的很多管理問題。有些工作人員工作不負(fù)責(zé)任，長期處于敷衍的工作狀態(tài)，致使重要資料保管經(jīng)常出現(xiàn)混亂和缺失等情況，不符合辦公室的規(guī)范化管理。在水利部門的整個管理層中，缺乏對辦公室文書檔案管理工作的重視，使基層的工作人員產(chǎn)生懈怠，而選用辦公室文書檔案保管員時也會出[5]?，F(xiàn)不注重專業(yè)技術(shù)能力的現(xiàn)象，這些都是影響管理水平提升的重要問題

三、針對辦公室文書檔案管理工作提出的有效對策

（一）加強(qiáng)文書檔案管理工作

辦公室檔案管理水平的提升，首先要加強(qiáng)部門內(nèi)部的規(guī)范化管理，提高辦公室文件管理要求。要做好單位的檔案管理工作，對辦公室文書檔案，進(jìn)行精細(xì)管理，要從文書檔案的基礎(chǔ)工作抓起，實現(xiàn)辦公一體化，設(shè)置專門的工作人員對辦公室的文書檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。首先要確保打印文件的材質(zhì)符合質(zhì)量要求，避免在日后保存的過程中出現(xiàn)損壞和殘缺的問題。對文件的包裝和紙張的規(guī)格都要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，保障文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行分類和歸納，按照不同種類進(jìn)行編碼，并將編碼錄入到計算機(jī)當(dāng)中，便于文書檔案的保存和日后的查找。

（二）提高辦公室文書檔案的管理意識

辦公室的文書檔案管理工作，需要專門的行政人員負(fù)責(zé)，落實責(zé)任到個人，從而提高管理人員的工作積極性，避免出現(xiàn)職能劃分混淆，造成文件混亂，管理不當(dāng)?shù)那闆r。不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗和管理理念，跟緊時代的步伐，實現(xiàn)規(guī)范化管理。尤其是電子文件的普及，對文書檔案的管理要與時俱進(jìn)，確保重要的紙質(zhì)文件在電子文檔中留有備份，通過信息化手段進(jìn)行處理，不僅提供了文件更加安全的存儲方式，也使文件查找更加便捷。通過提高辦公室文書檔案工作人員的技能水平，培養(yǎng)更加符合水利部門發(fā)展需要的，具備綜合素質(zhì)能力的復(fù)合型檔案管理人才。

（三）建立文書歸檔的規(guī)范化制度

想要實現(xiàn)規(guī)范化管理，就要建立文書歸檔的規(guī)范化制度，使辦公室文書檔案的管理人員，能夠遵照制度進(jìn)行管理，要通過總結(jié)經(jīng)驗和學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，落實到實際的管理工作當(dāng)中。對文書歸檔工作要提出更高的要求，不僅要完整的保存，還要標(biāo)注存檔的具體時間和重要信息，同時做好檔案信息化處理。按照不同種類進(jìn)行劃分，制定檔案編號，便于辦公室實施系統(tǒng)化的管理。并且要求辦公室文書檔案管理的工作人員，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，確保文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，能夠提高辦公室文書檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

（四）提高文書檔案管理人員的素質(zhì)水平

在選拔辦公室文書檔案管理工作人員時，要選擇具備專業(yè)技術(shù)能力強(qiáng)的高素質(zhì)人才，要有較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，能夠嚴(yán)格按照制度執(zhí)行管理。單位要定期組織管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，從理論到實踐，提高管理人員的實際業(yè)務(wù)能力和管理意識。加強(qiáng)辦公室文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，保證管理人員能夠在良好的工作環(huán)境下，進(jìn)行文書檔案的管理工作，充分地發(fā)揮出管理人員的工作價值。

結(jié)合實際情況，設(shè)置相關(guān)的監(jiān)督檢查部門，并建立相關(guān)的獎懲制度，來提升文書檔案管理人員的工作積極性。為表現(xiàn)優(yōu)異的員工，提供更高的發(fā)展空間，以此來激勵工作人員全身心地投入工作當(dāng)中。

四、結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展，水利部門逐漸認(rèn)識到，想要獲得長期穩(wěn)定的發(fā)展，必須從加強(qiáng)內(nèi)部管理入手。本文通過對辦公室文書與文書檔案管理工作中存在的缺陷進(jìn)行研究，對目前我國水利部門管理過程中對文書檔案管理投入過低的現(xiàn)象，辦公室文書檔案管理意識薄弱的現(xiàn)象，文書檔案管理工作中存在不規(guī)范的現(xiàn)象，以及辦公室管理人員素質(zhì)能力不足問題，提出了解決建議?？梢酝ㄟ^加強(qiáng)文書檔案管理工作，提高辦公室文書檔案的管理意識，建立文書歸檔的規(guī)范化制度，提高文書檔案管理人員素質(zhì)水平等方式，提升水利部門的整體管理水平。