張林華 原婧妍/上海大學圖書情報檔案系

互聯(lián)網(wǎng)時代，社會生活與工作領域中“參與”幾乎無所不在。在檔案領域，信息技術的進步和公共服務導向的轉變催生了參與理念，社交媒體網(wǎng)站、免費開源工具、即時通訊軟件等為公眾營造參與的環(huán)境，并在這種環(huán)境下影響和促進人的參與行為，檔案館中公眾由被動的“顧客”角色拓展為檔案館公共服務建設的“參與者與建設者”[1]。目前我國檔案領域的公眾參與實踐尚處于起步階段，主要表現(xiàn)為相關實踐數(shù)量少、項目分散、無固定模式和流程，難以形成高質量的成果，亟待步入正軌。

2009年，美國啟動“開放政府”方案。2010年，美國國家檔案館（National Archives and Records Administration，以下簡稱NARA）發(fā)布《開放政府計劃》1.0版本，此后持續(xù)全面或部分修訂、更新。時至今日，已更新到4.0版本，即《2016—2018年開放政府計劃》（以下簡稱《計劃》）。隨著社交媒體的快速發(fā)展，目前《計劃》中的“社交媒體戰(zhàn)略”部分，已率先更新到2021—2025財年。此外，NARA還連續(xù)出臺《戰(zhàn)略規(guī)劃》，如目前正在實施的《2018—2022年戰(zhàn)略規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）。研究近年來NARA以《計劃》與《規(guī)劃》為代表的戰(zhàn)略文獻，可以發(fā)現(xiàn)公眾參與的理念與具體部署貫穿始終并已逐步成為核心戰(zhàn)略之一。本文分析這兩份戰(zhàn)略文件并結合NARA公眾參與實踐進展，梳理以NARA為主導的促進公眾參與的策略，為推動我國檔案館的公眾參與實踐提供啟示及建議。

1 我國公眾參與檔案實踐的現(xiàn)狀與問題

1.1 政策規(guī)劃缺乏

政策與規(guī)劃為檔案館促進公眾參與營造環(huán)境、明確工作目標與任務。新修訂檔案法將“鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展”作為總則中的一條單獨列出[2]。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》多次提到社會力量和個人參與檔案事務，如“鼓勵、引導、規(guī)范社會力量參與檔案事務”以健全檔案管理體制機制，“鼓勵社會和個人向國家檔案館捐贈檔案”以優(yōu)化館藏檔案結構，“積極鼓勵社會各方參與”以加大檔案資源開發(fā)力度[3]。這些均體現(xiàn)了國家對社會力量和個人參與檔案事業(yè)的重視。

現(xiàn)有政策為檔案館促進公眾參與提供了一定環(huán)境，但在具體實施方面，仍缺乏相關的具體配套政策與規(guī)劃。一方面，檔案館公眾參與的前提是開放符合公共利益、需求的檔案資源，而我國檔案開放與保密政策法規(guī)始終存在矛盾，現(xiàn)有檔案開放政策內容也更加重視“保密責任”的實現(xiàn)而非“開放責任”的履行[4]，檔案館在開展公眾參與活動時缺少明確且充分的法規(guī)指引，導致公眾參與推進乏力。另一方面，我國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃主要著眼于發(fā)展目標與重大任務，較為宏觀，總體線條較粗，公眾參與在具體實施層面存在一定難度。

1.2 參與意愿不強

我國公眾參與基礎相對薄弱。檔案部門方面，傳統(tǒng)觀念使得檔案館缺乏促進公眾參與的工作理念，這嚴重制約了檔案館促進公眾參與的動力。公眾方面，目前公眾檔案意識還有待提升，參與意愿總體不強。

目前我國公眾參與檔案實踐大多立足于檔案館，通常在決策前端缺少相應需求調研，公眾參與較為被動，往往表現(xiàn)為公眾的可參與時間與活動時間不相稱、公眾對參與活動不甚了解等。檔案館對參與人員的個人興趣、實際需求等不夠重視，導致公眾獲得感不強、參與意愿受挫，參與質量和可持續(xù)性受到影響。

1.3 溝通渠道不暢

一些地方檔案館網(wǎng)站沒有設置“公眾參與”版塊，也缺乏其他有效渠道，存在溝通不暢、信息反饋不及時等問題。有學者在對公眾參與檔案館志愿服務情況進行調查后，指出“公眾未參加或不愿參加檔案志愿服務活動的首要原因是公眾對活動本身不了解”[5]，從側面反映了檔案館和公眾溝通不足已成為公眾參與的一大阻礙。

在公眾參與之前，如果檔案館沒有提供統(tǒng)一的、面向社會的信息發(fā)布平臺，而是通過第三方告知，公眾就無法第一時間獲取相關信息，公眾參與的時效性和質量就會降低，公眾參與的被動性加大。公眾參與本身就是公眾和檔案館互動的過程，溝通渠道不暢必然帶來較差的參與體驗，降低公眾的參與積極性，難以發(fā)揮公眾參與的群體智慧，導致參與成果質量參差不齊。公眾參與檔案工作后的信息反饋尤為重要，而溝通渠道不暢、檔案館無法明確公眾參與的實際情況及公眾的建議反饋，將直接影響以后的公眾參與成效。

1.4 廣度深度不足

我們分別從文獻和網(wǎng)站途徑對檔案館促進公眾參與情況進行了調研分析。據(jù)文獻調研，發(fā)現(xiàn)有關檔案志愿服務、檔案眾包現(xiàn)狀的研究較多。前者大多以線下方式進行，內容多是上街或進社區(qū)宣傳檔案工作、擔任檔案展覽講解員、協(xié)助指導基層檔案工作及家庭檔案建檔等[6]；后者包括檔案館面向社會啟動檔案征集活動、檔案百科詞條編輯等，如面向全社會的“上海合作組織峰會”檔案史料征集活動[7]、“社會檔案人”項目[8]。據(jù)網(wǎng)站調研，可見各省級檔案網(wǎng)站現(xiàn)有公眾參與主要集中在檔案征集、問卷調查、意見反饋、網(wǎng)上咨詢版塊，總體內容陳舊過時，參與人員寥寥無幾，版塊形同虛設，參與效果不佳。

基于阿恩斯坦的公眾參與階梯理論[9]，我們認為我國現(xiàn)有的檔案領域公眾參與大部分處在第二個層次“象征性參與”，即公民具有一定的知情權，但公眾參與的主題并不是公民實際關注的問題；諸如調查問卷、檔案征集等公眾參與活動，均是檔案館從自身需求出發(fā)，真正面向公眾需求的不多；公眾參與檔案資源建設，集中在檔案采集、手工整理等初級階段，很少有機會參加檔案開發(fā)利用的深度加工工作。

2 美國國家檔案館促進公眾參與的策略

2.1 總體部署，多措并舉

在《規(guī)劃》制定的全部四個戰(zhàn)略目標中，“實現(xiàn)訪問”和“聯(lián)系用戶”兩個戰(zhàn)略目標明確指向公眾參與，NARA通過向公眾提供更多的電子文件、靈活的訪問工具和可訪問的資源促進公眾參與，并對未來4年檔案館聯(lián)系用戶的工作設定了量化指標。《計劃》則將“公眾參與”作為加強開放政府文化的一個專題，由“活動、教育和展覽”“社交媒體和公民參與”“公民檔案管理員”“對外事務聯(lián)絡”四部分組成[10]。同時發(fā)布“十項旗艦舉措”，通過運用技術、提高透明度以及跨機構合作創(chuàng)新國家檔案館工作方式，吸引公眾參與。兩份文件從全局審視公眾參與，通過保障公民訪問權、創(chuàng)新工作方式、發(fā)展公眾參與項目等，多舉措推動公眾參與目標的形成。

2.2 擴大服務群體，全面培育參與力量

NARA為各個年齡段的兒童提供有趣的展品和活動，有家庭學習實驗室、家庭日、家譜營（12歲以上）、國家檔案館圓形大廳過夜親子活動（8—12歲）、學齡前兒童故事講座（3—5歲）等[11]。NARA還面向教師和學生群體提供歷史文件、圖像、地圖、海報和其他聯(lián)邦檔案，舉辦各種基于檔案的實踐性活動和開設免費的遠程課程，舉辦國家歷史日（National History Day）講習班，邀請策展人、研究人員、檔案管理員和在線內容創(chuàng)作者等為學生提供個性化的幫助，并搭建網(wǎng)絡教育平臺Docs-Teach支持教師的教學活動。2015年11月，NARA開設了“歷史中心”（History Hub），將美國歷史愛好者、研究人員等聚集在一起探討、分享專業(yè)知識。此外，NARA關注特殊群體，優(yōu)化國家檔案館服務點，確保殘障人士更便捷地獲取檔案[12]。

2.3 搭建網(wǎng)絡平臺，全方位支持參與互動

一是運用社交媒體平臺構建聯(lián)系渠道?！队媱潯穼⑸缃幻襟w戰(zhàn)略列為旗艦計劃，嘗試以創(chuàng)新社交媒體工作的方式實現(xiàn)公眾參與目標，而在最新發(fā)布的《國家檔案館社交媒體戰(zhàn)略2021—2025》中，將聯(lián)系用戶定為NARA戰(zhàn)略目標之一，認為公眾的參與度直接關系到該戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)[13]。具體實現(xiàn)路徑有三：一是在社交媒體平臺分享館藏檔案，實時響應用戶需求；二是分享檔案館故事即鼓勵員工分享他們的工作，培養(yǎng)用戶對檔案館的好感和信任以便和用戶良好合作；三是分享檔案館與時俱進的使命和多樣化的服務，增進公眾對檔案工作及其重要性的認識。目前，NARA已經(jīng)開通了Twitter、Flickr、YouTube等12家社交媒體賬戶并投入使用。

二是創(chuàng)建專門社區(qū)推動參與互動。2016年NARA推出歷史中心（History Hub）在線平臺，設置討論區(qū)、博客和特色社區(qū)版塊。公眾能夠有效地獲取歷史檔案和政府文件，也可以就自身未解決的問題咨詢專家[14]。目前History Hub已納入NARA的工作流程，與“公民檔案員”項目銜接，向更多公眾推廣。

2.4 以公眾為中心，全流程策劃參與活動

一是公眾參與檔案工作決策。NARA在制定開放政府計劃以及戰(zhàn)略規(guī)劃時，會舉辦網(wǎng)絡研討會和公眾一起商定有關未來檔案工作事宜，公眾可以通過電話或面對面與NARA的工作人員直接互動，提出問題和建議[15]。在制定館藏檔案數(shù)字化計劃、決定數(shù)字化優(yōu)先策略時，NARA工作人員首先編制一份數(shù)字化優(yōu)先級清單，在與公眾分享并征集意見后，相應調整清單內容。另外，NARA承諾發(fā)布與數(shù)字化合作伙伴簽訂的合作協(xié)議以聽取公眾的建議[16]。

二是公眾參與檔案數(shù)字化加工。NARA向公眾開放創(chuàng)新中心，配備了專門的掃描實驗室，公眾可以掃描館藏的檔案并免費獲得其數(shù)字副本，最后已掃描的檔案經(jīng)選擇后被上傳到國家檔案目錄中?！队媱潯分赋?，未來創(chuàng)新中心將繼續(xù)擴大與公眾的聯(lián)系，簡化公民掃描活動的流程，與高中生、大學生以及退休人員合作進行掃描和轉錄工作[17]。據(jù)筆者調查，截至2021年6月，NARA的檔案掃描次數(shù)已經(jīng)累計1億余次[18]，其中也包含了公眾參與的貢獻。

三是公眾參與檔案資源開發(fā)和利用。NARA基于公眾的現(xiàn)實需求與公眾共建共享檔案資源開發(fā)成果。其一，公眾參與開發(fā)檔案檢索工具，NARA通過分析公眾為檔案添加的標簽、轉錄的文本以及評論的內容，了解公眾的需求和興趣[19]。其二，NARA制定全國性教學計劃，向教師推薦館藏歷史檔案資源，教師可以通過網(wǎng)絡研討會學習如何利用檔案展開教學活動，還可以利用這些檔案構建個人課程方案和共享線上課程計劃。

3 我國檔案館促進公眾參與的啟示和建議

3.1 完善政策法規(guī)，做好配套規(guī)劃

一方面，檔案館促進公眾參與始終應秉持開放的理念，需依據(jù)法規(guī)協(xié)調開放與保密的關系，從根本上改變檔案館工作的保守心態(tài)，為檔案館促進公眾參與創(chuàng)造良好的前提條件與參與環(huán)境。時任國家檔案局局長李明華在部署2020年全國檔案工作時表示，要抓好頂層設計，加快修訂《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，探索建立檔案解密協(xié)調工作機制，開展館藏檔案解密試點工作[20]。國家檔案行政部門應把握機遇，適時調整開放政策、明確檔案開放權責劃分、細化檔案開放管理措施。另一方面，我國鼓勵公眾參與檔案工作，但如何引導、規(guī)范公眾參與的問題未曾在我國的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中提及，建議檔案部門明確公眾參與的目標、任務，制定具體規(guī)劃來引導檔案館的公眾參與，并配套相關法規(guī)來規(guī)范公眾參與行為及其成果。

3.2 創(chuàng)新參與機制，擴大參與群體

當前，我國公眾參與檔案工作尚處初步發(fā)展階段，針對如公眾參與意愿不強等瓶頸問題，尤其需要通過創(chuàng)新機制予以突破。NARA的檔案服務面向兒童、學生、教師、歷史專家等，這些人群正是其主要的參與力量，這實際上是考慮了不同群體的需求和興趣。我們認為，這是培育參與力量的突破點，檔案館可建立以公眾需求為導向的參與機制。首先，通過針對性的檔案服務橫向培育多種參與力量，如，為學生和學者提供研究服務、為社區(qū)街道居民開發(fā)與生活息息相關的檔案文化產(chǎn)品等。這樣就使檔案館的公共服務真正受到公眾的歡迎和追捧，提升公眾滿意度，改變檔案館在公眾心目中的刻板印象，最終吸引不同需求的群體主動到館、主動參與。其次，策劃以需求為導向的公眾參與活動，縱向擴充參與力量。檔案館可從檔案展覽、檔案利用等日常工作中搜集公眾需求和潛在興趣，擬定參與活動方案，并采用問卷調查、訪談、投票的方法收集意見和反饋，根據(jù)公眾需求確定參與活動內容，吸引更多有相同需求的公眾參與。

3.3 建立交流平臺，促進公眾溝通

目前，公眾參與存在信息不對稱的問題，公眾難以及時準確地獲取相關信息，成為我國公眾參與檔案工作面臨的一大阻礙。筆者認為，有必要建立統(tǒng)一的交流平臺，平臺的建立必須包括三個要素：資源、信息發(fā)布和互動。首先，公眾參與平臺應當包含開發(fā)檔案資源的工具，以使公眾發(fā)現(xiàn)自己感興趣的檔案或檔案工作。其次，公眾參與平臺應具備靈活的信息發(fā)布機制，保證檔案參與活動信息及時、準確地發(fā)布，可以是微信、微博等社交媒體。最后，參與過程中應該加強公眾之間、公眾與檔案館之間的互動，提升檔案工作透明度，避免信息孤島，讓參與者共建共享檔案資源，構建和諧友好的參與社區(qū)。

3.4 拓展參與環(huán)節(jié)，提升參與層次

國內公眾參與檔案工作大多處在檔案的基礎加工環(huán)節(jié)，少有如編研利用等深度加工環(huán)節(jié)。公眾參與已成為檔案工作未來發(fā)展的方向，檔案管理諸環(huán)節(jié)必定需要社會公眾的全面參與。NARA對公眾參與工作的策略既有技術上的優(yōu)化，又有工作環(huán)節(jié)的延伸，即在檔案工作決策環(huán)節(jié)、檔案資源開發(fā)與利用環(huán)節(jié)均融入了公眾參與。我國檔案實踐應在檔案管理環(huán)節(jié)中尋求公眾參與的可行性，并循序漸進地推進?？梢酝ㄟ^以下途徑拓展參與環(huán)節(jié)：其一，適當增加公眾參與決策環(huán)節(jié)，決策事項更多地聽取公眾意見，使檔案資源開發(fā)、利用更貼近公眾需求。其二，技術的發(fā)展使社會分工細化，檔案館可探索檔案管理全流程中便于公眾參與的部分，如在社區(qū)提供掃描設備，以便公眾親自上傳值得保存的信息、在網(wǎng)絡平臺建立討論組群策群力為檔案館工作貢獻智慧等。其三，每個參與環(huán)節(jié)對參與人員的技能要求不同，檔案館應為公眾提供相應環(huán)節(jié)的理論培訓和實踐指導，保證公眾參與的有效性和參與活動的效果。