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        大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位提高人事檔案管理水平的策略

        2021-11-27 02:11:39張海楠
        魅力中國 2021年42期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位管理工作檔案管理

        張海楠

        (黑龍江省退役軍人服務(wù)中心,黑龍江 哈爾濱 150036)

        隨著事業(yè)單位改革的不斷深入,人力資源在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著越來越重視的作用,這也對人事檔案管理工作提出了更高的要求。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,將大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案管理工作深度融合,在人事檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)都需要重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用。而且隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作的有交融合,事業(yè)單位人事檔案管理工作中需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù),不僅有利于人事檔案管理工作水平的提升,同時(shí)也能夠使其積極與時(shí)代發(fā)展趨勢相適應(yīng),全面提高人事檔案管理工作的整體效果。

        一、大數(shù)據(jù)與人事檔案管理的理論分析

        (一)大數(shù)據(jù)概述

        當(dāng)前大數(shù)據(jù)已充分的融入到了工作和生活中來,信息呈現(xiàn)出爆炸式增長,信息數(shù)據(jù)的傳遞和利用更為頻繁。龐大的數(shù)據(jù)量和實(shí)時(shí)性作為大數(shù)據(jù)的主要特征。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)普及應(yīng)用的新形勢下,由于網(wǎng)上存在海量的數(shù)據(jù)信息,人們在對網(wǎng)上信息數(shù)據(jù)搜集時(shí)對速度具有較高的要求。這種情況下,大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生,有效地滿足了人們檔案信息搜集速度的要求。而且隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和發(fā)展,各種形式數(shù)據(jù)庫的建設(shè)為各行業(yè)的發(fā)展提供了充分的數(shù)據(jù)支持,有效地推動(dòng)了各行業(yè)的智能化發(fā)展進(jìn)程。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,對于數(shù)據(jù)處理也提出了更高的要求,針對海量數(shù)據(jù)分析、存儲、提取和安全使用,通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用有效的解決提高了數(shù)據(jù)處理速率,更好地滿足不同用戶的信息使用需求。

        (二)人事檔案管理概述

        人事檔案管理工作中通過有效的收集和整理員工個(gè)人信息,并針對員工個(gè)人信息進(jìn)行專業(yè)化保管和利用。而且隨著員工個(gè)人情況的變化,還需要及時(shí)對檔案信息進(jìn)行更新,保證檔案信息的時(shí)效性。對于人事檔案而言,其形成于人員流動(dòng)過程中,以員工個(gè)人經(jīng)歷及個(gè)人品性評價(jià)作為主要組成內(nèi)容,將這些信息進(jìn)行整理和歸納,形成系統(tǒng)的文件才料,為人才選拔和培養(yǎng)時(shí)時(shí)提供更多的便利。事業(yè)單位人事檔案,通過詳細(xì)記錄個(gè)人經(jīng)歷、過往情況及德才品性,為員工未來發(fā)展和崗位配置提供重要依據(jù)。在事業(yè)單位人事檔案改革不斷深入的新形勢下,人事檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn),積極與大數(shù)據(jù)相融合,創(chuàng)新管理理念和管理模式,從而為事業(yè)單位的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        二、大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)人事檔案管理的意義

        (一)提高人事檔案管理工作效率

        隨著事業(yè)單位的發(fā)展,人事檔案數(shù)量不斷增加,人事檔案管理內(nèi)容更具規(guī)?;蛷?fù)雜化,這也增加了人事檔案管理工作的難度。在人事檔案管理工作中,借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)處理和存儲等方面的優(yōu)勢,可以實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效和便捷管理,積極推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)人力成本和時(shí)間的成本的節(jié)約,提高人事檔案管理效率,使人事檔案更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

        (二)促進(jìn)管理模式變革與升級

        隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的發(fā)展,事業(yè)單位人事檔案管理工作整體水平有了大幅度的提升,而且人事檔案管理有了先進(jìn)技術(shù)的支撐,整體工作質(zhì)量和水平必然會大幅度提升,這無論是對人事檔案管理模式的變革和升級,還是人事檔案信息資源重要價(jià)值的實(shí)現(xiàn)都具有極為重要的意義。

        (三)促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展

        事業(yè)單位人事檔案管理工作作為最基礎(chǔ)的管理工作內(nèi)容,其真實(shí)記錄著事業(yè)單位職工的個(gè)人信息,因此人事檔案具有較強(qiáng)的保密性要求。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中,由于相關(guān)機(jī)制不完善,管理工作相對混亂,人事檔案信息不全,信息易出現(xiàn)泄露和丟失等問題。大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展人事檔案管理工作,利用先進(jìn)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,檔案信息存儲和調(diào)用更具便捷性,進(jìn)一步保障了人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性,并能夠針對檔案信息設(shè)置保密措施,避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問題,進(jìn)一步保證人事檔案信息的安全性,使人事檔案更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)。

        三、大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理工作的困境

        (一)人事檔案管理數(shù)字化認(rèn)識不足

        事業(yè)單位自身具有特殊性,其不同于企業(yè),事業(yè)前段時(shí)間發(fā)展過程中對職能履行和服務(wù)有著較高的要求,這也需要重視人事檔案重要作用發(fā)揮。在實(shí)際人事檔案管理工作開始過程中,部分人員片面的覺得人事檔案信息作為一種靜態(tài)的信息資料,與單位的日常運(yùn)營發(fā)展關(guān)系不大,更無法為單位的發(fā)展創(chuàng)造有效的價(jià)值,因此在人員配備和信息化建設(shè)方面普遍不重視,這也制約了人事檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程,不利于人事檔案管理工作水平的提升。

        (二)人事檔案信息管理機(jī)制有待完善

        當(dāng)前一些地區(qū)事業(yè)單位信息管理機(jī)制相對落后,人事檔案系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用缺乏軟硬件支持。而且人事檔案信息管理機(jī)制不完善,這也對人事檔案信息化建設(shè)帶來了較大的制約。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,這也導(dǎo)致人事檔案管理模式無法與時(shí)代發(fā)展要求相適應(yīng),人事檔案的重要作用無法發(fā)揮出來。

        (三)人事檔案管理信息化建設(shè)亟待提速

        在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下,人事檔案信息化建設(shè)已成為人事檔案管理工作的必然要求。但當(dāng)前部分事業(yè)單位人事檔案信息化滯后,檔案管理人員自身對信息技術(shù)掌握不足,人事檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)也只停留在表面,只是利用系統(tǒng)簡單記錄和統(tǒng)計(jì)下單位職工信息,缺乏信息的整合力度,這必然會對人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)帶來了較大的影響。一些單位還存在人事檔案信息化建設(shè)投入不足及領(lǐng)導(dǎo)不重視等問題,人事檔案信息化建設(shè)缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施,這也對人事檔案信息化建設(shè)工作帶來了較大的制約,不僅不利于提高工作效率和利用率,還會對檔案信息安全帶來不利影響。

        (四)忽視對人事檔案的利用

        在事業(yè)單位管理工作中,人事檔案是基礎(chǔ)性的管理工作,一直以此來對其重視不足,這就導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案利用率不高。還有一個(gè)事業(yè)單位人事檔案管理工作不到位,檔案信息的真實(shí)性和完整性無法保證,通過人事檔案無法真實(shí)反映出單位職工的實(shí)際情況,嚴(yán)重影響了檔案信息的效能,不利于提高人事檔案信息的利用率,無法將人事檔案信息的重要價(jià)值更好的凸顯出來。

        (五)人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

        事業(yè)單位人事檔案管理工作開展過程中,由于該項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和系統(tǒng)性,工作繁瑣和枯燥,因此對檔案管理人員綜合素質(zhì)具有較高的要求。但一直以事業(yè)單位在發(fā)展過程中對人事檔案管理工作缺乏有效的重視,人事檔案管理人員存在兼職的情況,而且大部分人員缺乏專業(yè)的檔案知識,對人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作不熟悉。特別是事業(yè)單位人員受編制限制,人事檔案管理人員普遍不足,這對事業(yè)單位人事檔案管理工作整體水平的提升帶來較大的影響。

        四、大數(shù)據(jù)時(shí)代下提高人事檔案管理水平的策略

        (一)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視

        大數(shù)據(jù)時(shí)代下,人事檔案管理工作的重要性越發(fā)凸顯出來,為了更好的發(fā)揮出人事檔案的重要價(jià)值,需要建立健全人事檔案管理制度,為人事檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)提供有效的制度支持,進(jìn)一步提高人事檔案信息的有效性。事業(yè)單位還要加強(qiáng)對人事檔案重要性的宣傳,積極引導(dǎo)職工協(xié)調(diào)推動(dòng)人事檔案數(shù)據(jù)庫的完善,不斷對人事檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行豐富,并做好數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的隨時(shí)查閱和調(diào)用。

        (二)優(yōu)化人事檔案管理模式

        基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,事業(yè)單位人事檔案管理工作開展中,需要建立健全人事檔案管理機(jī)制,促進(jìn)人事檔案管理模式的優(yōu)化。同時(shí)事業(yè)單位還要基于自身的需求,積極創(chuàng)新人事檔案管理模式,做好人事檔案人員配備,并對人員的權(quán)限和職責(zé)進(jìn)行明確,確保人事檔案管理機(jī)制能夠落實(shí)到位。另外,還要針對人事檔案信息數(shù)據(jù)實(shí)施檢驗(yàn)和分析測評,并針對數(shù)據(jù)使用部門賦予相應(yīng)的權(quán)限,實(shí)現(xiàn)檔案信息的利用率,促進(jìn)信息資源的共享。

        (三)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)

        為了提高人事檔案管理工作效率,實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用,需要加快推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。借助于信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理,實(shí)現(xiàn)員工信息的高效查詢和便捷利用。而且在檔案電子化和數(shù)字化的實(shí)現(xiàn),并加快建立人事檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理和便捷調(diào)用,有利于人事檔案信息整體利用效率的提升。特別是通過構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息跨地區(qū)的調(diào)取和查閱,及時(shí)和準(zhǔn)確的傳輸。同時(shí)針對可公開和可查閱的人事檔案實(shí)現(xiàn)分類處理,并設(shè)置檢索目錄,簡化信息調(diào)取和查閱的流程,動(dòng)態(tài)化采集和補(bǔ)充人事檔案信息。另外,還要針對人事檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)置具體的查詢權(quán)限,在提高信息利用效率的同時(shí),進(jìn)一步保證檔案信息的安全。并針對大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新和升級,做好系統(tǒng)維護(hù)工作,為事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        (四)重視人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

        事單位人事檔案電子化的實(shí)現(xiàn),為檔案信息的收集、整理和分類提供了更便捷的條件,通過加快建立健全基礎(chǔ)設(shè)施,有序的推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù),加大人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度,提高檔案信息檢索和查詢的效率。通過構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,集中對所人員檔案信息的管理,而且紙質(zhì)檔案與電子信息實(shí)現(xiàn)了同步存儲、同步管理和同步利用。這樣不僅為員工利用檔案信息提供了更多的便利性,而且檔案信息檢索效率大幅度提升,為人事檔案信息利用率的提升具有極為重要的意義。

        (五)事業(yè)單位人事檔案管理人才建設(shè)

        當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中,人事檔案管理人員綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的整體水平。因此事業(yè)單位需要打造一支高素質(zhì)的專業(yè)化人才隊(duì)伍。并在實(shí)際工作中針對現(xiàn)有檔案管理人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整,重視復(fù)合型人才的引進(jìn)和應(yīng)用,提高檔案管理人員信息系統(tǒng)的操作能力,為檔案信息化建設(shè)起到積極的促進(jìn)作用。同時(shí)還要加大培訓(xùn)力度,開展具有針對性的檔案專業(yè)技能的培訓(xùn),并重視職業(yè)道德素養(yǎng)的提升,增強(qiáng)人事檔案管理人員的責(zé)任心和使命感,使其能夠認(rèn)真、高效地做好人事檔案管理工作,更好地發(fā)揮出人事檔案的重要效能,為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供有效的信息支持。

        五、結(jié)束語

        大數(shù)據(jù)時(shí)代下,人事檔案管理工作與先進(jìn)技術(shù)的融合發(fā)展,借助于先進(jìn)技術(shù)優(yōu)勢有利于提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。對于事業(yè)單位而言,人才作為其發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。人事檔案是針對職工信息的真實(shí)記錄,通過做好人事檔案管理工作,提高人事檔案信息化水平,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用,這不僅有利于激發(fā)人力資源工作的積極性,而且也能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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