文/安 芬

檔案信息化建設(shè)是改善檔案管治程度的關(guān)鍵方式，還可以增加檔案辦事效能，推動檔案任務(wù)平穩(wěn)順利開展。本文從檔案信息化建設(shè)的概念、特點(diǎn)和實(shí)際步驟出發(fā)，研究了完備檔案信息化建設(shè)和創(chuàng)新管理的多方面方案，以促進(jìn)檔案治理形式由重視實(shí)體轉(zhuǎn)向重視信息改良，促使檔案更好地發(fā)揮服務(wù)與利用功能

完善檔案信息治理，不但能夠增加檔案信息的利用率，而且可以保證檔案信息的完備，最大限度地發(fā)揮檔案作用[1-3]。所以，有關(guān)部門進(jìn)行檔案治理期間，要認(rèn)識到檔案信息化的必要性，進(jìn)而增強(qiáng)對其管治的重點(diǎn)關(guān)注，由檔案管理的準(zhǔn)則，配置等多層次整合。開展科學(xué)合理的資源建設(shè)，利用各種先進(jìn)的技術(shù)增加其信息化建設(shè)的水平和效益，從而促進(jìn)檔案管理水平的快速提升，還可以推動有關(guān)部門的順利平穩(wěn)發(fā)展[4-5]。

一、檔案信息化建設(shè)涵義及其特征

檔案信息化是按照國內(nèi)檔案行政部門的協(xié)調(diào)和治理建立，科學(xué)合理運(yùn)用先進(jìn)手段，變革曾經(jīng)的檔案運(yùn)營形式，完善其資源的整合、規(guī)劃、應(yīng)用以及勞效的流程。根據(jù)其信息化開發(fā)，增強(qiáng)檔案任務(wù)目前能力，再次規(guī)劃研究檔案治理的新形勢、新標(biāo)準(zhǔn)、新內(nèi)容，規(guī)劃互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案治理與其服務(wù)的整體布局和科學(xué)方法，深度落實(shí)其服務(wù)化原則。總的來說，檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)主要在以下三個層面：

1.改革性

檔案信息化設(shè)立是利用先進(jìn)科技在其檔案任務(wù)的每個流程充分發(fā)揮，對檔案治理本質(zhì)屬性、任務(wù)分配和職工劃分造成系統(tǒng)性變革，促進(jìn)檔案治理形式的改進(jìn)。而且檔案信息化設(shè)立補(bǔ)充原有檔案治理技術(shù)的缺乏，在檔案搜尋、整合、檢驗(yàn)、運(yùn)用、公開、廢棄等層面研究新概念、新內(nèi)容以及新技術(shù)。推動檔案治理形式從本質(zhì)上進(jìn)行蛻變，作為檔案任務(wù)改革的重點(diǎn)把控目標(biāo)。

2.時效性

檔案信息化設(shè)立需要長時間運(yùn)行的項(xiàng)目，必須以優(yōu)異的創(chuàng)新手段為基礎(chǔ)，落實(shí)推陳出新、銳意進(jìn)取的方針，推動其信息化的不斷發(fā)展。在建設(shè)期間檔案治理組織實(shí)時監(jiān)測維修硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)，保障定期的系統(tǒng)養(yǎng)護(hù)與更新。一直確保其信息化設(shè)立的資源價值，防止固步自封因此失去持續(xù)進(jìn)步的機(jī)遇。

3.價值性

檔案信息化設(shè)立可以拓寬數(shù)據(jù)信息范圍，完備館內(nèi)資料布局，推動完成其資源歸納總結(jié)與人員通用，這樣可以大大增加各種資源使用效率。在歸納檔案資料期間，也能夠帶動檔案本身的各個方面各個層次的價值利用，將原有的“死信息”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎畈牧稀保瑸樾枰挠脩魩砣轿?、更?xì)致的服務(wù)保障。

二、信息化建設(shè)與檔案工作的重要意義

首先，檔案本身就是資源，是人類長期發(fā)展的詳實(shí)記載，是人們了解和掌握客觀準(zhǔn)則的關(guān)鍵憑據(jù)。由于信息化的快速發(fā)展，因檔案是資料信息的源頭，人們逐步關(guān)注其發(fā)展。檔案信息重點(diǎn)包括三個方面:第一，檔案內(nèi)部資料，即其實(shí)際內(nèi)容，此項(xiàng)是最基礎(chǔ)核心；第二，檔案信息的模式，即其外部模式以及特點(diǎn)；第三，研究成就以及其他信息的再次歸納。其次，智慧檔案的含義就是，努力完成檔案信息化的開設(shè)?，F(xiàn)階段信息化的檔案任務(wù)就是開設(shè)銜接整個流程的進(jìn)步主線。檔案的搜尋、整合、研究應(yīng)用總體而言是信息創(chuàng)造、采集、處理和使用的全部流程。此外，整個信息流程是現(xiàn)代化檔案建設(shè)的必要條件。因此完備檔案信息化，才可以突破其應(yīng)用中不同類型的限制，使檔案管治單位由封鎖式向開放式變革，由檔案的保存選取任務(wù)變革為資源搜尋、管控以及勞效任務(wù)，科學(xué)合理規(guī)劃檔案分類并且綜合治理，保證利用檔案者有著良好、便捷的體驗(yàn)。再次，信息建設(shè)成為檔案任務(wù)變革的力量。信息化的社會擁有創(chuàng)造性強(qiáng)，實(shí)質(zhì)多樣，需求量迅猛增長。目前來講中國人民的文化程度普遍提升，因此對于其文化要求也在逐步提升，檔案效用由于社會繁榮人民觀念的改變其效用持續(xù)增多，不但保持在搜尋以及查閱方面，還能夠和科學(xué)事業(yè)、文體娛樂等綜合利用。推動了人民群眾提升自身文化的積極性，使檔案管理者更了解其工作的意義和責(zé)任，持續(xù)推進(jìn)檔案任務(wù)變革的腳步。

三、檔案管理工作中存在的問題

1.信息化建設(shè)意識不足

針對信息化建設(shè)任務(wù)，其本身科學(xué)合理完成了原有檔案治理形式的改進(jìn)，而且也推動其治理服務(wù)思想的改革和進(jìn)步。信息技術(shù)在其治理任務(wù)中的科學(xué)運(yùn)用，可以大大提高其治理的效率以及效勞標(biāo)準(zhǔn)，對于相關(guān)應(yīng)用者而言可以便捷查閱，完成檔案信息數(shù)據(jù)互通。最大程度地增加各個部門效率。上述基本要素為其信息化設(shè)立的優(yōu)點(diǎn)。時下，由于一些管理人員沒有對檔案信息化有全方位詳細(xì)的了解，一部分領(lǐng)導(dǎo)也沒有很積極參與到其建設(shè)中，還有一部分領(lǐng)導(dǎo)的思想理念沒有緊跟時代步伐，從而難以接受其建設(shè)，造成信息化建設(shè)的進(jìn)程不能平穩(wěn)進(jìn)行，嚴(yán)重阻礙其管理的創(chuàng)新和進(jìn)步，不利于發(fā)揮檔案治理的效果。

2.檔案管理方式比較落后

目前，國內(nèi)不僅檔案管理體制不完備，而且管理模式過于保守。許多單位的檔案仍然選取紙質(zhì)文本，還暫時未與先進(jìn)技術(shù)聯(lián)用。此種管理形式較為傳統(tǒng)，無法保障檔案信息的安全性和齊全度。此外，一些檔案管理單位的員工其操控水平、綜合素質(zhì)以及其他技術(shù)的差別明顯，不少管理者的知識儲備少，而且操控技巧欠缺，開展文件管理任務(wù)失誤頻發(fā)，亦會造成檔案信息化建設(shè)不能高效施行，而此類綜合素質(zhì)不高的管理者也不能精通掌握有關(guān)的資訊科技和專業(yè)設(shè)備，這樣的現(xiàn)象業(yè)已成為難以推動檔案信息化建設(shè)的最大阻礙。

3.檔案管理思想缺乏先進(jìn)性

大部分檔案人員對其資源管理任務(wù)不夠充分了解甚至想法不符合現(xiàn)代化的新理念。管理者覺得唯有把有關(guān)資源整合儲存妥善，在需要期間依照有關(guān)流程進(jìn)行查詢就足夠了，沒必要在選取科技信息等其他專業(yè)技術(shù)來進(jìn)行治理。此類誤區(qū)給信息化建設(shè)的進(jìn)程帶來一定影響。信息化檔案的關(guān)鍵內(nèi)容就是信息分享，此關(guān)鍵內(nèi)容與原有的檔案理念是背道而馳的。一些具有原有管理理念的的員工，極其注重檔案的整合和存儲，嚴(yán)重輕視信息資料的使用效率，造成資源不能高效規(guī)劃使用，甚至檔案服務(wù)難以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)。

4.不同的檔案管理部門存在差異性

各個地區(qū)的繁榮程度各不相同，而且進(jìn)步速度也不同，這也嚴(yán)重阻礙著其信息化進(jìn)展。由于遭到物質(zhì)文化各個方面的影響，每個區(qū)域?qū)π畔⒒ㄔO(shè)的人員財(cái)力等方面的投入不一樣，也將造成檔案信息化建設(shè)的步伐明顯不一致。在部分范圍檔案管理單位初步選用電腦對數(shù)據(jù)資料開展整合，這樣極大程度節(jié)約管理檔案所需要的時間。但是一些單位仍然選擇單機(jī)進(jìn)行資源的整合保存，進(jìn)而造成管理成果不符合預(yù)期目標(biāo)，阻礙了資源的有效共享，難以推動管理任務(wù)的進(jìn)步。

四、檔案信息化建設(shè)與檔案創(chuàng)新管理的措施建議

1.完善檔案信息化工作體系

檔案信息化建設(shè)必須開展必要的任務(wù)方案作為輔助。所以，開設(shè)健全的文獻(xiàn)信息任務(wù)體系，實(shí)際的開展需要根據(jù)下列幾項(xiàng)進(jìn)行:首先，制定治理規(guī)章，持續(xù)改進(jìn)規(guī)章制度。在貫徹實(shí)施相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定連接每個單位的治理機(jī)制，全面完成電子閱覽整個步驟的監(jiān)管。還要通過現(xiàn)階段落實(shí)的《檔案法》劃分其各項(xiàng)的任務(wù)職能，在信息化設(shè)立期間慢慢加強(qiáng)各單位的聯(lián)系，建立共同協(xié)調(diào)的任務(wù)體系。此外，科學(xué)合理地增加信息化在電子閱覽開設(shè)重要性，并且隨之將其建設(shè)和電子閱覽共同發(fā)展。其次，要深層次建立健全有關(guān)規(guī)章，規(guī)范勞動任務(wù)。編制專門的檔案資料計(jì)劃和任務(wù)明細(xì)方案，了解預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)束時間框架和負(fù)責(zé)部門。還應(yīng)建設(shè)完備的成效考核計(jì)劃書，選擇考核推進(jìn)建設(shè)的形式平穩(wěn)促進(jìn)信息化任務(wù)進(jìn)程。根據(jù)此項(xiàng)進(jìn)程，建立健全現(xiàn)有規(guī)章，確保檔案信息化任務(wù)可以平穩(wěn)進(jìn)行并且維持正常工作。

2.推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

檔案信息化設(shè)立的基本實(shí)質(zhì)是資源設(shè)立；一切任務(wù)項(xiàng)目都要以核心進(jìn)行。所以，現(xiàn)階段新狀況背景下，將任務(wù)側(cè)重在促進(jìn)檔案信息處理以及資源通用。要加快完善信息處理的系統(tǒng)化。應(yīng)根據(jù)相關(guān)原則制定精準(zhǔn)的任務(wù)方案，加強(qiáng)監(jiān)測管控，從而保證檔案數(shù)字化任務(wù)平穩(wěn)順利開展。不僅要達(dá)成使用者的基本要求，還要在人力、財(cái)力等多層面投資建立綜合數(shù)字目錄。并且構(gòu)成多部門人員共同完成任務(wù)的新模式。還可以完成電子紙質(zhì)的雙重歸檔體系，而且相關(guān)區(qū)域的圖表文本進(jìn)行關(guān)聯(lián)錄入。

3.提高檔案管理者的專業(yè)水平

檔案治理過程中，領(lǐng)導(dǎo)是信息化設(shè)立的關(guān)鍵實(shí)施者和引領(lǐng)者。領(lǐng)導(dǎo)者的檔案治理水平以及綜合素質(zhì)對其建設(shè)有著重要意義。如果有關(guān)部門想要縮短建設(shè)時長就應(yīng)該關(guān)注檔案治理員工的培訓(xùn)工作，通過召開會議、研討會等各種學(xué)習(xí)方式，提高管理者的專業(yè)素養(yǎng)和文化知識，使其在建設(shè)期間發(fā)揮最大勞效，從而加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

整體而言，檔案信息化建設(shè)是其任務(wù)進(jìn)行變革和進(jìn)步的必經(jīng)之路?，F(xiàn)階段背景下，其管治單位應(yīng)更加關(guān)注信息化設(shè)立。根據(jù)重新設(shè)計(jì)文獻(xiàn)任務(wù)方案以及業(yè)務(wù)問題步驟，提高信息資源的研發(fā)應(yīng)用水平，科學(xué)促進(jìn)信息硬件與軟件良好配置，持續(xù)制定信息勞效方案引導(dǎo)治理按照預(yù)期數(shù)字化、科學(xué)化目標(biāo)邁進(jìn)，完成檔案任務(wù)進(jìn)度和服務(wù)水平的提升。