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        美國檔案管理MPLP 方法研究與啟示

        2021-11-27 01:28:24中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院
        浙江檔案 2021年3期
        關(guān)鍵詞:檔案管理方法

        李 甜/中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

        進(jìn)入信息時(shí)代,各類信息技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)平臺里形成的文件檔案數(shù)量呈現(xiàn)指數(shù)級增長,檔案管理效率成為除檔案管理質(zhì)量之外檔案領(lǐng)域面臨的又一大挑戰(zhàn)與難題。針對未整理檔案的積壓問題,2005年美國檔案學(xué)者M(jìn)ark A. Greene和Dennis Meissner(以下簡稱G-M)發(fā)表名為《更多產(chǎn)品,更少流程:對傳統(tǒng)檔案整理方法的改進(jìn)》(More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing),其中提出了“More Product Less Process”方法(下簡稱MPLP方法),力圖減少檔案整理流程,提高檔案管理效率[1]。MPLP方法提出后不僅在學(xué)術(shù)界得到廣泛關(guān)注,也得到了業(yè)界認(rèn)可,美國國圖書館、美國遺產(chǎn)中心等大型機(jī)構(gòu)都采用了MPLP方法指導(dǎo)檔案工作。目前MPLP方法仍被采用,如2019年世界銀行下屬機(jī)構(gòu)在招聘檔案工作者時(shí)將掌握MPLP方法作為聘用要求[2];2020年5月美國加州大學(xué)聯(lián)盟在修訂檔案整理指南時(shí)確立MPLP方法為重要原則。MPLP方法的開創(chuàng)性使其突破了國界限制,加拿大、英國等國也對其進(jìn)行了研究與應(yīng)用[3]。據(jù)中國國家統(tǒng)計(jì)局?jǐn)?shù)據(jù)顯示,國家綜合檔案館2009年至2018年十年間館藏檔案數(shù)量增長至2.7倍,增長速率達(dá)年均16.7%,2018年館藏檔案絕對數(shù)量也已達(dá)75051.1萬卷(件),由此可見我國檔案領(lǐng)域也同樣面臨檔案數(shù)量俱增,檔案積壓壓力大及其所帶來的一系列的挑戰(zhàn)。然而目前關(guān)于檔案積壓問題,我國并未有系統(tǒng)的理論闡述和實(shí)踐總結(jié),對美國MPLP方法的關(guān)注與討論較少,僅從流程精簡角度對MPLP方法作出初步介紹,系統(tǒng)性與深入性不足[4]。鑒此,本文從梳理MPLP方法的主要內(nèi)容入手,結(jié)合其在實(shí)踐中運(yùn)用的情況,分析MPLP方法的進(jìn)步意義和現(xiàn)實(shí)啟示,為國內(nèi)新時(shí)期解決檔案積壓問題,提高檔案工作效率提供參考。

        1 理論發(fā)展:MPLP方法的主要內(nèi)容

        1.1 MPLP的提出

        1.1.1 MPLP的提出背景

        19世紀(jì)末20世紀(jì)初的數(shù)十年,檔案處理速度趕不上檔案接收速度,導(dǎo)致美國各地的倉庫積壓了大量無法訪問的館藏[5]。截至2004年,在美國大約有60%的存儲機(jī)構(gòu)有至少三分之一的館藏未經(jīng)處理,無法向利用者提供利用,近34%的存儲機(jī)構(gòu)有超過50%的館藏處于待處理狀態(tài)[6]。除了檔案產(chǎn)生和接收速度不斷提速外,更重要的原因是檔案機(jī)構(gòu)對進(jìn)館檔案進(jìn)行無差別的詳盡處理,包括整理、著錄、鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié),花費(fèi)大量的時(shí)間、人力與金錢成本也只能對少量的檔案進(jìn)行詳盡的處理提供利用,而絕大多數(shù)檔案待處理處于積壓狀態(tài)。對館藏進(jìn)行詳盡的處理,是從長遠(yuǎn)考慮,使檔案能滿足當(dāng)下與未來的利用需求。但是放在當(dāng)時(shí)的條件下,任何機(jī)構(gòu)所具有的人力、物力與財(cái)力都無法勝任對所有館藏進(jìn)行詳盡處理的任務(wù),也就意味著檔案機(jī)構(gòu)在對檔案進(jìn)行處理時(shí),明顯面對的是未來的模糊需求,而忽略了當(dāng)下的緊迫需求[7]。G-M認(rèn)為從用戶需求出發(fā),如果只注重館藏的詳盡處理,而忽略對用戶需求的滿足,則檔案管理就會處于無意義狀態(tài);此外,并非所有館藏都具有相同的價(jià)值,不同的館藏在憑證價(jià)值、信息價(jià)值等方面價(jià)值大小不一,也就不應(yīng)都詳盡處理到同一級別[8]。

        隨后,G-M通過文獻(xiàn)調(diào)研、線上調(diào)查、用戶調(diào)查等方法獲取研究素材,針對20世紀(jì)的館藏整理,從通用和具體兩個(gè)層面對檔案處理整體和檔案整理、檔案著錄、檔案保存和整理效率四個(gè)具體環(huán)節(jié)給出了改進(jìn)建議,這一套檔案處理方法隨后也以論文同名名稱被命名為“MPLP方法”。

        1.1.2 MPLP方法的主要內(nèi)容

        MPLP方法試圖闡明一種新的整理、著錄和保存方法,在強(qiáng)調(diào)利用和用戶的前提下,采用“黃金最小”(The Golden Minimum)原則確保檔案材料的整理滿足用戶需要,用最少步驟來保存館藏并充分著錄以促進(jìn)應(yīng)用[9]。為了保證檔案處理的效率與質(zhì)量,在使用MPLP方法時(shí)需要遵守四條準(zhǔn)則[10]:加快將館藏送至用戶手中;確保整理符合用戶需求;采取物理保存館藏所需的最少步驟;充分著錄館藏以促進(jìn)使用。

        一是通用原則:黃金最小原則。MPLP方法的黃金最小原則目標(biāo)即是花最少的流程盡快讓更多的檔案處于用戶可利用狀態(tài),其他所有的流程與目標(biāo)均應(yīng)服務(wù)于此目標(biāo)。因此,只要能滿足用戶現(xiàn)在和將來的利用需求,對檔案進(jìn)行最初級的處理就行。僅有明確的理由時(shí),如具備特別的歷史價(jià)值,才可以偏離這項(xiàng)原則,對檔案進(jìn)行額外的或更詳細(xì)的加工處理。另外,檔案整理、保存和著錄的詳盡程度應(yīng)該彼此和諧一致,例如當(dāng)整理只進(jìn)行到類別級層次[11],保存和著錄也應(yīng)只到類別級。

        二是整理原則:一個(gè)全宗里卷宗或類別并不一定都要按同一詳盡強(qiáng)度進(jìn)行整理。MPLP方法在整理上仍然遵循“尊重全宗”和“尊重原始整理順序”兩大原則。在整體要求方面,G-M認(rèn)為開展文件排序或整理以節(jié)省物理空間一系列流程的收益會遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于為此付出的時(shí)間,因此,不應(yīng)將整理重點(diǎn)放在文件順序排列或物理空間節(jié)省上,而是應(yīng)由館藏的重要性和研究價(jià)值來最終決定館藏整理的層次和強(qiáng)度。如無例外,大多數(shù)館藏的整理層次應(yīng)該停留在案卷級。在具體要求方面,一個(gè)全宗里的各個(gè)卷宗或類別并不一定都要按同一詳盡程度進(jìn)行整理,如有的案卷原來的整理成果可以直接使用,有的案卷因?yàn)橛刑貏e的歷史價(jià)值或者具有廣泛的預(yù)期利用價(jià)值,則可以將整理層級具體到單份檔案。通過有選擇地整理同一全宗里的類別、案卷與單份檔案,而不是重新整理每一份檔案,可以獲得最大的整理與利用效率,將注意力集中在少數(shù)的實(shí)際問題或需求上,從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)材料的統(tǒng)一利用。

        三是著錄原則:依據(jù)整理結(jié)果進(jìn)行著錄,預(yù)先設(shè)定著錄最小值。檔案著錄有三大基本目的:一是便于用戶發(fā)現(xiàn)檔案資料;二是保障館藏的真實(shí)性;三是滿足行政管理需求[12]。G-M提出,應(yīng)將用戶需求的滿足放在檔案著錄的首位,而用戶往往青睞對檔案材料進(jìn)行最簡潔有效的揭示。鑒于此,對于著錄工作的整體要求方面,提出了檔案著錄的兩個(gè)關(guān)鍵目標(biāo):著錄的詳盡程度與整理詳盡程度相匹配;整理的基準(zhǔn)線是具體到類別級,應(yīng)將著錄的重點(diǎn)集中在類別級。對于具體的著錄工作,MPLP方法采用一般國際標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄[ISAD(G)]的兩項(xiàng)原則:遵循整理順序,著錄應(yīng)該自上而下,從最一般的層次到最具體的層次;在每個(gè)層次上記錄與該層次相關(guān)的信息,著錄信息在不同層次不重復(fù)。與整理類似,不同全宗間或同一全宗里可根據(jù)情況需要選擇不同的著錄程度。最重要的是,無論是不同全宗間還是同一全宗里,都要確定好可接受的著錄最小值,如若要進(jìn)行更詳盡的著錄,則要確保文檔有值得更詳盡的著錄所額外投入的時(shí)間、人力、物力成本的相應(yīng)價(jià)值。

        四是保存原則:通過對保管環(huán)境的控制來減少保存負(fù)擔(dān),而不是對單份檔案進(jìn)行保管處理。G-M指出,采用無酸檔案盒、去除檔案上的金屬釘、重新折疊等微觀級檔案保管手段的繁瑣程度需要大量人力與物力投入,不僅加速了未整理檔案的積壓,也影響到用戶的實(shí)際利用,成本超過了實(shí)際的保存收益。更為明智的策略是,只有出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、脆化、檔案盒過度填充等情況時(shí),才采取微觀級的檔案保管手段;否則只控制檔案文件的宏觀保管環(huán)境,因?yàn)槲募g、檔案裝具之間、庫房內(nèi)部的檔案保管環(huán)境完全可以通過宏觀的控制手段使其處于相對穩(wěn)定的安全狀態(tài)中,比如溫濕度控制、光線控制等手段。

        五是政策:未處理完畢的館藏也應(yīng)向研究者開放。MPLP方法的政策是,即使未處理完畢的館藏也應(yīng)向利用者開放,但有一些情況需要例外處理:有法律或合同限制的館藏;過于脆弱或發(fā)霉而不能安全地交給研究人員的館藏;非常稀有的館藏;可以合理地預(yù)期包含極高價(jià)值的物品(盜竊風(fēng)險(xiǎn)較高)。

        六是指標(biāo):確定檔案處理效率衡量標(biāo)準(zhǔn)。MPLP方法認(rèn)為,對于任一給定館藏資源,檔案整理、著錄、保存的操作都應(yīng)在同一級別,針對20世紀(jì)的檔案,操作級別不應(yīng)低于類別級。為了保證檔案處理效率,衡量標(biāo)準(zhǔn)是一個(gè)稱職的檔案管理員應(yīng)該能夠每4小時(shí)整理和著錄4立方英尺(約113升立方分米)[13]的20世紀(jì)檔案材料。這是一個(gè)相當(dāng)可觀的處理速度,只有通過避免在文件夾內(nèi)對材料進(jìn)行耗時(shí)的整理和避免更費(fèi)時(shí)的大規(guī)模文件夾替換、扣件移除、復(fù)制、封裝和類似的物品級保存任務(wù)才能實(shí)現(xiàn)。

        1.2 完善中發(fā)展

        MPLP方法提出后,在檔案界引起了廣泛討論,并且突破檔案界,在圖書館界和博物館界也得到了一定的關(guān)注,但與此同時(shí)也出現(xiàn)了一些批評的聲音,提出者連續(xù)發(fā)表兩篇文章對MPLP方法作了進(jìn)一步闡釋與說明。2010年Mark A. Greene發(fā)表了《MPLP:不只是為了處理更多檔案》一文,在闡述MPLP方法與鑒定、保存、參考服務(wù)、數(shù)字化的相互關(guān)系的基礎(chǔ)上,將MPLP方法的應(yīng)用拓展到數(shù)字化對象,并進(jìn)一步指出MPLP方法雖然重點(diǎn)關(guān)注檔案處理,但它的前提也能應(yīng)用到檔案管理的其他方面。Mark A. Greene也提出MPLP方法應(yīng)對檔案工作者的工作方式產(chǎn)生影響,MPLP方法的目標(biāo)是更聰明地工作,用更少的資源來完成更多的工作。

        此外,在G-M發(fā)表的《應(yīng)用更多而賞識更少:MPLP的采納者與反對者》(More Application while Less Appreciation: The Adopters and Antagonists of MPLP)一文中,反思MPLP方法在采納者和批評者中的影響,澄清了對MPLP方法的一些常見的誤解,并評估了它在非檔案社區(qū)中日益增長的影響,重申MPLP方法的重要原則:(1)用戶利用最重要:在盡可能短的時(shí)間內(nèi)以可用的形式獲得最多的可用資料;(2)把最大努力花在最需要最值得的資料;(3)建立一個(gè)可接受的最低工作水平,并使之成為流程基準(zhǔn);(4)保持靈活性:不要假設(shè)所有集合或所有集合組件都被處理到同一級別;(5)不要讓保護(hù)焦慮壓倒用戶訪問和更高的管理價(jià)值。

        G-M指出MPLP并不是關(guān)于檔案整理、著錄和保存的具體操作方法,不可能成為檔案處理可參考的操作手冊。MPLP方法只是一些宏觀建設(shè),幫助檔案管理員做決策,以平衡資源,從而實(shí)現(xiàn)更大的目標(biāo),并在此過程中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。MPLP方法實(shí)踐者只能將MPLP方法內(nèi)嵌入自身環(huán)境之中[14],進(jìn)而選擇與確定適宜的處理策略。至此,MPLP方法從一具體的檔案處理操作方法擴(kuò)展至一種檔案管理理念與指導(dǎo)原則。

        2 實(shí)踐修正:MPLP方法的應(yīng)用圖景

        MPLP方法在學(xué)術(shù)討論中不斷完善,同時(shí)實(shí)踐部門紛紛采用MPLP方法,從應(yīng)用場景、應(yīng)用范圍、應(yīng)用策略等多方面對其進(jìn)行驗(yàn)證修正與發(fā)展。美國檔案工作者協(xié)會多次舉辦關(guān)于MPLP方法的專題討論會外,還開設(shè)過MPLP方法實(shí)施培訓(xùn)班[15][16],截至2015年1月,美國大約有50個(gè)機(jī)構(gòu)采用了這種方法,機(jī)構(gòu)類型包括圖書館、歷史學(xué)會、大學(xué)圖書館/大學(xué)檔案館[17]。美國各大機(jī)構(gòu)在應(yīng)用MPLP方法時(shí)主要存在兩種形式:一種是通過檔案管理操作手冊將MPLP方法規(guī)定為檔案管理過程中需要遵循的原則與流程;一種是將MPLP方法確定為檔案處理過程中的指導(dǎo)思想,根據(jù)MPLP方法來指導(dǎo)、確定檔案處理的標(biāo)準(zhǔn)、流程等。

        2.1 實(shí)踐特征:資金支持得力,探索特性鮮明

        MPLP方法具有鮮明的開創(chuàng)性,其內(nèi)容的發(fā)展完善與檔案界對其的理解與應(yīng)用幾乎是同步進(jìn)行的,所以在MPLP方法的采用與實(shí)施中探索特性鮮明,對其應(yīng)用特征的總結(jié),有助于理解MPLP方法的發(fā)展路徑與應(yīng)用表現(xiàn)。

        2.1.1 項(xiàng)目式:依托項(xiàng)目,計(jì)劃明確、資金充足

        MPLP方法主要應(yīng)用還是以項(xiàng)目的形式,在某方資金的支持下,集中對館藏采用MPLP方法或其理念進(jìn)行處理與管理。如美國國家檔案委員會資助的西北檔案處理計(jì)劃(the Northwest Archival Processing Initiative,NWAPI),這種有資金資助的項(xiàng)目形式極好地保證了對MPLP方法采用的引導(dǎo)與決定權(quán),也比較方便統(tǒng)計(jì)MPLP方法的使用成效,對于MPLP方法實(shí)踐修正作用的發(fā)揮起到了關(guān)鍵作用。美國國家歷史出版與記錄委員會的資助是主要來源,Dennis Meissner曾贊譽(yù)過NHPRC資金在促進(jìn)MPLP方法創(chuàng)新過程中的戰(zhàn)略性作用[18]。MPLP方法的發(fā)展與實(shí)踐也得到了其他來源的資金的支持,如2014年圖書館和信息資源理事會(Council on Library and Information Resources,CLIR)對特別館藏和檔案的著錄撥款,資助了“阿巴拉契亞行動(dòng)計(jì)劃:揭示英國圖書館特別館藏研究中心的公共衛(wèi)生、住房和社區(qū)發(fā)展記錄”這一項(xiàng)目,形成與MPLP處理模型兼容的著錄模型是該計(jì)劃的重要內(nèi)容[19]。

        2.1.2 試點(diǎn)性:試點(diǎn)推進(jìn),風(fēng)險(xiǎn)可控、深度可觀

        雖然MPLP方法蘊(yùn)含的尊重利用者、減少積壓、合理分配時(shí)間與資源的思想在檔案界已有一定的思想基礎(chǔ),但“最小處理原則”“單份處理級別應(yīng)是例外”等觀點(diǎn)仍具有一定的顛覆性。因此機(jī)構(gòu)在應(yīng)用MPLP方法時(shí)持有審慎的態(tài)度,大多都是選用某一專題檔案或某一類型的檔案進(jìn)行試點(diǎn),以驗(yàn)證MPLP方法是否與機(jī)構(gòu)情況相適應(yīng),能否能取得相應(yīng)效果。如洪堡州立大學(xué)(Humboldt State University,HSU)選擇在魯?shù)婪颉·貝金專題檔案(The Rudolf W. Becking Collection)的保存、整理、著錄諸多環(huán)節(jié)均采用MPLP方法對進(jìn)行處理[20]。這樣一來將應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)控制在較小范圍,二來試點(diǎn)應(yīng)用體量小便于增加MPLP方法應(yīng)用環(huán)節(jié)的數(shù)量與應(yīng)用的徹底性。

        2.1.3 反復(fù)性:波動(dòng)反復(fù),逐步探索、螺旋上升

        作為一種全新的檔案處理理念與管理方法,在理論闡述仍需完善、實(shí)踐案例論證與參考不夠完備的背景下,大多數(shù)應(yīng)用MPLP方法的機(jī)構(gòu)都是一種“試水狀態(tài)”,處于試驗(yàn)性階段,因此也呈現(xiàn)出了反復(fù)性特征:一是具體措施的反復(fù),需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況不斷調(diào)整采用方案、實(shí)際操作細(xì)節(jié);二是MPLP方法的應(yīng)用成果也有明顯的反復(fù)性,有的機(jī)構(gòu)采用MPLP方法后出現(xiàn)檔案處理效果不降反升,檔案文件的公開速度變慢等與預(yù)期相悖的情況,再經(jīng)過不斷調(diào)整后最后達(dá)到預(yù)期效果。

        2.2 實(shí)踐成效:驗(yàn)證應(yīng)用范圍,修正應(yīng)用路徑

        2.2.1 應(yīng)用范圍受限小,成果顯著

        MPLP方法提出之后,其適用的機(jī)構(gòu)類型與檔案類型、是否能有效應(yīng)對檔案積壓、是否能促進(jìn)用戶利用等都處于不確定狀態(tài),學(xué)界與業(yè)界聯(lián)手對其進(jìn)行確定與驗(yàn)證。

        2006年,美國威斯康星大學(xué)應(yīng)用MPLP方法處理數(shù)字化記錄,通過減少用于重新格式化和元數(shù)據(jù)的時(shí)間和費(fèi)用,將處理電子文件的成本從8.7分鐘/1.53美元每頁減少到1.8分鐘/0.33美元每頁,用精確的數(shù)據(jù)佐證了MPLP方法對檔案管理金錢與時(shí)間成本的減少作用[21]。2009年,美國明尼蘇達(dá)大學(xué)的學(xué)者就MPLP方法使用與應(yīng)用成效進(jìn)行了在線調(diào)查,共計(jì)收到156份回復(fù),受訪者遍布學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、政府部門、博物館、宗教組織、歷史協(xié)會,非盈利等各種組織機(jī)構(gòu)類型,有79%的受訪者在檔案處理或參考服務(wù)中部分實(shí)施了MPLP方法,用于個(gè)人文件、企業(yè)檔案材料、出版物、建筑圖紙、政府記錄、動(dòng)態(tài)影像、地圖、藝術(shù)品、原生電子材料等多種類型的檔案材料的管理中,認(rèn)為實(shí)施MPLP以來積壓已有減少或顯著減少的達(dá)到65%,更是有70%受訪者認(rèn)為用戶可以更輕松地訪問使用MPLP方法進(jìn)行處理的館藏[22]??捎^的數(shù)據(jù)充分說明MPLP方法適用范圍廣,能較好地實(shí)現(xiàn)減少積壓、提高檔案利用的初衷。

        2.2.2 應(yīng)用路徑改良,提出“中間路線”

        此外,MPLP方法的具體應(yīng)用路徑也亟需摸索確定。取得顯著成果的是2005年至2007年的西北檔案處理計(jì)劃(NWAPI),由美國國家檔案委員會(NHPRC)撥款178,000美元用于增加阿拉斯加、俄勒岡州和華盛頓州的八個(gè)檔案館所收藏的太平洋西北地區(qū)歷史上獨(dú)特而重要的檔案。實(shí)施與驗(yàn)證MPLP方法是該項(xiàng)目的目標(biāo)之一,其同時(shí)聘請了G-M作為顧問。在項(xiàng)目的第一年,G-M負(fù)責(zé)提供MPLP培訓(xùn)并幫助建立項(xiàng)目基礎(chǔ);第二年討論了發(fā)現(xiàn)的問題、關(guān)注的問題以及項(xiàng)目完成的途徑?;谏鲜霭l(fā)現(xiàn)與討論,提出了“MPLP中間路線”表,介紹具有靈活決策性的用于處理不同年齡與類型的材料的各種流程,這是MPLP方法的又一重大更新。隨后G-M在2010年發(fā)表的《應(yīng)用更多而賞識更少:MPLP的采納者與反對者》一文對這一產(chǎn)生于實(shí)踐的成果從理論層次上進(jìn)行了升華。

        值得注意的是,MPLP方法的實(shí)踐突破了美國本土范圍限制,在美國以外也有應(yīng)用實(shí)例,但由于語言、文檔管理政策等背景因素的影響,國際應(yīng)用主要集中在英國、加拿大等國家,且相對美國本土來說,在應(yīng)用規(guī)模與應(yīng)用效果方面也存在較大的不同。由于MPLP的高水平、基于資源、以用戶為中心的基礎(chǔ),它也證明了自己適用于除檔案以外的領(lǐng)域,并且越來越被視為對研究圖書館、特別收藏和博物館有用[23]。

        3 理性審視:MPLP方法的進(jìn)步意義

        MPLP方法一經(jīng)提出,就被贊譽(yù)為“破局性”“里程碑式”“開創(chuàng)性”的研究[24][25][26],足以看出學(xué)界對它的認(rèn)可。MPLP方法不僅作為針對檔案處理的方法,在提高檔案處理效率、應(yīng)用不受檔案機(jī)構(gòu)與檔案材料類型限制、可以有效促進(jìn)科研人員對檔案的利用等方面具有顯著的積極意義;其“加快館藏到用戶手里的速度”“黃金最小原則”等思想,更是已經(jīng)突破檔案整理、著錄等局部環(huán)節(jié)而具有全局性的進(jìn)步意義。

        3.1 效益視角下的資源配置理念:既定資源組合下更多的產(chǎn)出

        MPLP方法強(qiáng)調(diào)采用最適宜的檔案管理活動(dòng)取得合適的檔案管理效果,這一思想的進(jìn)步性體現(xiàn)在對檔案管理效益的關(guān)注與檔案管理資源配置的重視。相對于檔案領(lǐng)域需要的工作量與所想要達(dá)到的管理狀態(tài)而言,檔案領(lǐng)域所擁有的各項(xiàng)資源總是有限的,承認(rèn)資源的有限性,就必然進(jìn)行各種檔案管理決策。美國學(xué)者哈林認(rèn)為MPLP是一種概念模型,作為指導(dǎo)原則時(shí)可以用于處理數(shù)量與質(zhì)量之間的權(quán)衡[27],指導(dǎo)檔案工作者思考可以如何或應(yīng)該如何利用手上的資源(不管資源是否有限)[28]。換句話說,在進(jìn)行檔案管理資源配置時(shí)關(guān)注必須要做的事,而不是關(guān)注在有無限資源的世界里可以做的事,實(shí)現(xiàn)既定資源組合下更多的產(chǎn)出,實(shí)現(xiàn)檔案管理的效益最大化。MPLP方法提出的“黃金最小原則”“確定檔案處理效率指標(biāo)”等,體現(xiàn)的是將最大的努力花在最值得的管理環(huán)節(jié)與檔案材料上的資源配置決策策略,以聰明的工作方式取代努力的工作方式,在既定資源組成下取得更多工作成果。

        3.2 擁抱靈活性與模糊性:在自由選擇中獲得更多發(fā)展可能

        MPLP方法的先進(jìn)性,還在于其并不是一個(gè)千篇一律、一成不變的方法,除了每小時(shí)的處理量有明確的指標(biāo)規(guī)定以外,其各項(xiàng)定義與理念具有高度的模糊性,在應(yīng)用MPLP方法的過程中可以自由調(diào)整與改進(jìn),不受檔案機(jī)構(gòu)類型與檔案文件類型的限制,體現(xiàn)出充分的靈活性。這極大地保證了MPLP方法的應(yīng)用可能性,檔案管理機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身背景與需要靈活設(shè)定MPLP方法的應(yīng)用環(huán)節(jié)、衡量標(biāo)準(zhǔn)與操作細(xì)節(jié)。如此一來,MPLP方法才具有普遍意義上的有用性,能迅速地大范圍在實(shí)踐中得以應(yīng)用。

        3.3 限制保存焦慮:避免模糊更高的管理價(jià)值

        MPLP方法強(qiáng)調(diào)檔案保存焦慮不應(yīng)壓倒檔案利用,意即將檔案材料最終得以實(shí)現(xiàn)利用目標(biāo)放在檔案管理首位。檔案保存固然是檔案管理的不可忽視的重要目標(biāo),但保存的最終指向仍然在于經(jīng)過利用實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。MPLP方法強(qiáng)調(diào)限制保存焦慮,在檔案管理既定資源有限的情況下,為新時(shí)期檔案保管尤其是長期保存方面所面臨的壓力與挑戰(zhàn)在檔案管理領(lǐng)域整體中的權(quán)衡取舍中作出了指引。

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