馬海望

（大慶市紅崗區(qū)政務(wù)服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163511）

社會經(jīng)濟建設(shè)的不斷發(fā)展，促使各界逐漸意識到政治以及文化發(fā)展的重要性，文書檔案管理屬于事業(yè)單位內(nèi)部的基礎(chǔ)性工作，其內(nèi)部包含了事業(yè)單位在歷史發(fā)展過程中的各項資料，為信息資源的查詢與使用提供了便利性保障。社會市場形勢的逐漸變化，為事業(yè)單位的文書檔案管理工作帶來了新機遇與新挑戰(zhàn)，目前應(yīng)針對此方面的工作內(nèi)容進行深入探討，并及時的找出有效的管理模式以及工作方法。

一、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作所存在的問題

（一）難以引起對文書檔案管理工作重要性的認識

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與經(jīng)營者在通常情況下由于只注重對科學(xué)技術(shù)以及經(jīng)濟效益的發(fā)展，從而忽略了文書檔案管理工作的實用價值，導(dǎo)致此類現(xiàn)象逐漸呈現(xiàn)出了普遍性的特點，并將文書檔案管理當作了事業(yè)單位內(nèi)部的輔助性工作，并減少了對此項工作的投入，而隨著關(guān)注度的不斷下降，不僅不利于文書檔案管理工作的順利實施，也難以為事業(yè)單位帶來良好的經(jīng)濟效益以及社會效益。除此之外，在事業(yè)單位的運行過程中，由于單位的領(lǐng)導(dǎo)者并未引起對文書檔案管理工作重要性的認識，所以在領(lǐng)導(dǎo)者的影響下，單位的基層工作人員以及其他部門的工作人員同樣對文書檔案管理工作缺乏正確的認識，使此項工作長期處于事業(yè)單位內(nèi)部的輔助性區(qū)域當中，難以發(fā)揮出檔案管理部門的重要職能機制，同時無法及時的順應(yīng)時代以及事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型趨勢。

（二）缺乏先進的文書檔案管理技術(shù)及設(shè)備

隨著經(jīng)濟水平的不斷提升，科學(xué)技術(shù)也逐漸得到了進步與發(fā)展，在新形勢的影響下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作已經(jīng)逐漸進入到了智能化的轉(zhuǎn)型趨勢。然而，部分事業(yè)單位并未引起對文書檔案管理工作重要性的認識，所以在通常情況下也并未在此項工作的實施過程中投入大量的資源支持。另外，在傳統(tǒng)的木式儲物柜的使用過程中，由于落后的儲存方式，導(dǎo)致分類保管等方法的應(yīng)用效果并不能夠達到預(yù)期的檔案管理目標，同時還會提升火災(zāi)等安全隱患問題的發(fā)生機率。除此之外，對于大多數(shù)事業(yè)單位來說，數(shù)字化技術(shù)的缺失，再加上部分先進的科學(xué)技術(shù)并未被融入到文書檔案管理工作的實施過程中，所以在信息資料以及文書檔案的查詢過程中，并未及時的針對相應(yīng)的工作方法進行更新，從而導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的查詢效率難以得到有效提升。

（三）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及能力水平無法提升

由于事業(yè)單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者并未引起對文書檔案管理工作的重視，所以在開展此項管理工作的過程中，通常會將兼職人員放置于工作的實施階段，人員專業(yè)性的缺乏，不僅使其難以針對檔案工作的運行系統(tǒng)進行全面化的學(xué)習(xí)，還會導(dǎo)致文書檔案管理工作無法落實到位。另外，在事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案管理部門時常還會存在一人身兼數(shù)職的情況，再加上兼職人員較多，所以導(dǎo)致此項工作的開展難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。部分事業(yè)單位的文書檔案管理工作人員通常正處于臨近退休的階段，并且對新型的檔案管理知識缺乏學(xué)習(xí)的興趣和動力，從而也不會在文書檔案管理工作的實施階段投入大量的時間與精力，導(dǎo)致事業(yè)單位的文書檔案管理工作水平難以得到有效提升。

二、在新形勢下實施事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效措施

（一）加強事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視

為了保障事業(yè)單位文書檔案管理工作的順利實施與有序開展，則需要提升檔案管理人員的工作效率，并在加強對此項工作重視程度的基礎(chǔ)上，推動文書檔案管理工作的有效進行。由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者在一定程度上對文書檔案管理工作的有效性提供了支撐，并且起到了決定性的作用，當事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者逐漸引起了對文書檔案管理工作重要性的認識，則會為內(nèi)部的檔案管理人員帶來積極影響，促使各部門人員都能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案管理工作的配合，確保檔案管理人員都能夠主動地投入到管理工作的設(shè)施階段，確保文書檔案管理工作的有效落實。為此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與管理工作人員都需要加強對文書檔案管理工作重要性的認識，并加強對此文書檔案資源的管理，同時還需要將此項工作作為事業(yè)檔案戰(zhàn)略目標規(guī)劃當中的關(guān)鍵組成部分，保障文書檔案管理工作的有序性與實效性。此外，檔案管理人員需要將文書檔案工作的實際情況進行分析，并將其形成資料匯報給管理部門，確保事業(yè)單位管理人員能夠充分的掌握重要的管理資料以及信息文件，提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員以及各部門人員的重視程度。

（二）加快事業(yè)單位文書檔案管理工作信息化建設(shè)進程

在新形勢的時代背景影響下，加快了信息技術(shù)的發(fā)展進程，并為大眾的日常生活提供了便利性保障。為此，在事業(yè)單位開展文書檔案管理工作的過程中，也需要將信息技術(shù)融入到管理階段進行使用，并提高此項管理工作的整體質(zhì)量，同時還能夠推動文書檔案管理工作逐漸朝著智能化、信息化以及自動化的方向轉(zhuǎn)型，有效提升管理工作的實施效率。另外，在實施檔案查詢、整理以及收集等工作的過程中，可以直接利用信息化的管理系統(tǒng)，并借助現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，確保文書檔案自動化管理工作的有效落實。除此之外，檔案管理工作人員還需要加強對先進技術(shù)與管理方法的學(xué)習(xí)，并熟練掌握相應(yīng)的信息技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)，并實現(xiàn)在文書檔案管理工作當中的靈活應(yīng)用。

（三）構(gòu)建科學(xué)有序的文書檔案管理制度

文書檔案管理制度不僅是約束管理人員管理工作的基本法則，也是規(guī)范檔案管理工作的重要依據(jù)。因此，在強化事業(yè)單位文書檔案管理工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)根據(jù)單位的工作性質(zhì)和工作環(huán)境構(gòu)建科學(xué)有序的文書檔案管理制度，并根據(jù)社會形勢不斷變化及時優(yōu)化、完善檔案管理制度的標準和流程。針對各個管理環(huán)節(jié)制定明確的管理標準，不斷創(chuàng)新文書檔案的管理體制，明確管理人員的責任劃分，從而有效提升文書檔案管理工作的有效性。制定監(jiān)督機制并根據(jù)文書檔案管理的工作內(nèi)容，組建專門的監(jiān)督隊伍對檔案管理部門的工作進行定期監(jiān)察，確保管理工作的各項標準符合國家規(guī)定，更好地促進檔案文書管理工作的順利開展。事業(yè)單位部門還要制定專門的考核機制，針對管理人員的工作情況和管理反饋，采取針對性地獎懲機制，對于管理能力強、素質(zhì)水平高的工作人員提出表揚和獎勵，為我國事業(yè)單位文書檔案管理工作的順利開展提供有力保障。

（四）完善檔案管理人員的團隊建設(shè)

文書檔案可以作為地方開展文化建設(shè)工作的有力依據(jù)，在政府部門以及地方文化建設(shè)單位的日常事務(wù)管理方面，無論是檔案的整理、分析、收集還是形成工作都應(yīng)該引起重視。單位檔案管理人員團隊建設(shè)的完善對于管理工作的開展具有積極的促進作用，不僅能夠積累深厚的文化資料內(nèi)涵，還能夠為地方文化建設(shè)工作的開展提供重要保障。所以，在進行管理人員的招聘時，應(yīng)當選擇具備較強專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力的管理人員，再聘請具有權(quán)威性的專業(yè)人員對單位管理部門管理人員進行定期的培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而有效提升事業(yè)單位文書檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

結(jié)語：事業(yè)單位的關(guān)于文書檔案的管理工作是非常有必要加強重視，并關(guān)系著單位未來的發(fā)展前途。對目前文書的管理工作存在的一些難題進行詳細的分析，并且提出了相應(yīng)的解決方案，不斷健全管理工作的相關(guān)機制，使管理水平得到改善。事業(yè)單位文書檔案管理工作對于記錄事業(yè)單位工作進程及發(fā)展具有重要意義，需引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。因此，事業(yè)單位必須要充分適應(yīng)社會發(fā)展潮流，提高思想認識、創(chuàng)新文書檔案管理手段，提升文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，從而提高文書檔案工作效率，進而促進我國事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。