石媛楠

（秦皇島市水產(chǎn)技術(shù)推廣站，河北 秦皇島 066000）

信息化技術(shù)的到來推動了事業(yè)單位的發(fā)展，使事業(yè)單位逐漸不如信息化時代。在事業(yè)單位發(fā)展過程中如何做好相關(guān)檔案管理工作成為相關(guān)工作者追求的目標。不過目前來看，部分企業(yè)信息遭到泄露或者流失，而加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設能夠很好的防止企業(yè)信息出現(xiàn)外漏問題，它不僅確保企業(yè)信息完成，而且一定程度上實現(xiàn)了信息化建設。事業(yè)單位檔案管理信息化建設改善了傳統(tǒng)檔案管理模式效率較低的缺陷，彌補了其中存在的不足。在實際企業(yè)發(fā)展過程中事業(yè)單位檔案管理信息化建設中仍存在較多問題，為此針對其中可能存在的問題應展開深入研究，下文針對這一問題進行分析。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性

（一）創(chuàng)新檔案管理模式

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式基本上以紙張為媒介，通過筆記記錄的模式對單位內(nèi)信息進行保存，經(jīng)年累月，容易導致紙張泛黃亦或字跡模糊，降低檔案保存效益。信息化管理模式意味著檔案信息依托互聯(lián)網(wǎng)平臺對其進行收集，并通過電子信息對其進行錄入，繼而對事業(yè)單位信息進行管理、存儲等，創(chuàng)新檔案管理模式，確保信息得以長久保存。要想提高事業(yè)單位管理的質(zhì)量就必須通過加強檔案管理信息化建設才能完成。例如工作人員可利用信息技術(shù)和計算機技術(shù)，將二者進行融合利用，這樣既能優(yōu)化檔案內(nèi)容，還能提高檔案信息管理查詢的效率，一定程度上提高檔案管理的價值。通過對檔案管理模式的創(chuàng)新是當代信息化發(fā)展必然趨勢，為此事業(yè)單位為確保各項事業(yè)共同發(fā)展，就一定要加強檔案管理信息化建設。

（二）提高檔案管理工作人員的查詢效率

事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的開展改變了傳統(tǒng)查閱信息的模式，檔案管理人員無需對檔案專架進行查找，直接在電腦文件系統(tǒng)上輸入相關(guān)信息即可查找所需要的信息。在很大程度上提高了檔案管理工作人員的查詢效率。目前，整個現(xiàn)代社會處于經(jīng)濟全球化、信息化時代，信息化事業(yè)單位檔案管理系的出現(xiàn)很好地解決了傳統(tǒng)檔案管理工作人員查詢效率低等問題，并且該模式具有一定的安全性，風險較小，可以很好地進行檔案管理，在實際工作期間還能確保檔案管理的準確性，提高了工作效率。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）平臺使用率相對較低

信息化管理平臺為事業(yè)單位檔案管理信息化工作開展提供強有力的物質(zhì)保障。從當前發(fā)展情況來看，事業(yè)單位檔案管理工作為了順應時代發(fā)展趨勢，先后設置了事業(yè)單位檔案信息化管理平臺，但是由于工作人員在實際工作中對信息化管理平臺重視力度不足，再加之其思想觀念陳舊，依舊沿用傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，信息化平臺形同虛設，使用效率低，與預期發(fā)展目標相差甚遠。

（二）缺乏健全完善的信息化管理機制

事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的開展離不開健全完善的信息化機制為其提供支撐，但是從目前發(fā)展情況來看，事業(yè)單位檔案管理信息化建設實施過程中缺乏健全完善的管理機制，工作人員無規(guī)則可循、無制度可依，管理體系落后，檔案管理工作無法與其他部門的工作進行有效銜接，檔案管理工作被置于孤立狀態(tài)，比如檔案信息收集與檔案整理無法有效統(tǒng)一，缺乏協(xié)調(diào)配合性，導致檔案信息化建設水平被弱化，阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化工作開展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)薄弱

檔案管理人員在事業(yè)單位檔案管理信息化建設中占有舉足輕重的地位，是檔案管理工作中的主體，其自身素質(zhì)關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量。從實際調(diào)研情況來看，部分檔案管理工作人員素質(zhì)薄弱，對信息化知識不甚了解，在實際操作過程中漏洞百出，工作人員自身技能與崗位需求不匹配，兩者之間存在一定的沖突，工作質(zhì)量大折扣。長此以往，不利于業(yè)單位檔案管理信息化建設穩(wěn)定持續(xù)的推進。

（四）未充分發(fā)揮檔案作用

在實際事業(yè)單位檔案管理過程中，相關(guān)管理人員除了對檔案進行收集、整理外，還應該對檔案進行保管，這些做法的結(jié)果就是為了在后期使用過程中更方面，但是就目前來看部分管理人員缺乏安敢服務意識，使得檔案不能最大程度的發(fā)揮作用。此外檔案利用方式直接決定后期使用檔案的效率，但是因檔案利用方式單一導致在需要進行檔案查閱過程中不能充分發(fā)揮檔案的價值，降低了檔案的作用。

（五）信息化建設較為落后

伴隨信息化建設的出現(xiàn)，已不斷幫助了很多事業(yè)單位的發(fā)展，不過從實際情況分析，信息化手段的應用需要很多條件，比如需要相應的硬件設施、大量的資金投入等，但是仍存在信息化建設較為落后、相關(guān)檔案管理人員缺乏專業(yè)的知識技能導致在實際應用過程不能充分發(fā)揮信息化設計的效果。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

（一）提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重視力度

為有效提高事業(yè)單位檔案管理信息化平臺使用效率，需要單位負責人予以高度重視，全方位考慮，多領(lǐng)域布局，通過張貼宣傳標語等形式于潛移默化中增強工作人員的重視力度，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有工作人員的思想觀念。除此之外，也可以借助多媒體平臺就檔案信息化建設的優(yōu)勢和性能向工作人員進行講解，推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設，提高檔案信息化平臺的使用效率，促使其經(jīng)濟效益、社會效益有機統(tǒng)一。

（二）構(gòu)建健全完善的信息化管理機制

健全完善的信息化檔案管理機制是事業(yè)單位檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)和前提。為保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化方向發(fā)展，單位負責人要派遣專家學者就本單位發(fā)展情況進行研討，利用豐富的學識理論和豐富的工作經(jīng)驗為本單位構(gòu)建科學、合理、可操作的信息化管理體系，促使工作人員的行為在制度規(guī)則內(nèi)行使，通過科學合理的績效考核制度來激發(fā)工作人員的積極性和創(chuàng)造性，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行獎勵，對于渙散怠慢的工作人員進行懲罰，提高檔案管理信息化建設的有效性。除此之外，事業(yè)單位負責人也要結(jié)合本單位實際發(fā)展狀況，制定科學合理的維護檢修制度，網(wǎng)絡技術(shù)人員要定時定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護，以保證軟硬件設備不斷更新，與時俱進，促使信息化檔案管理平臺的社會價值、信息價值被充分挖掘，為檔案數(shù)據(jù)安全存儲和運用筑牢科技屏障。

（三）加大對檔案管理人員的培訓力度

為有效解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設中工作人員素質(zhì)薄弱這一問題，單位負責人要采取相應的措施加大對工作人員的培訓力度。借助專家講座、座談會、同行心得分享會等形式增強工作人員自身的素質(zhì)。創(chuàng)造平臺對工作人員信息化實操能力進行培養(yǎng)，在動手實踐中提升工作人員的信息化操作能力。除此之外，工作人員也要不斷學習，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺學習相關(guān)的信息化檔案整理工作技能，擴充自身的知識面，以豐富的理論和扎實的技能夯實自身信息化檔案管理基本功，更好地推動事業(yè)單位檔案工作建設。

（四）針對事業(yè)單位檔案管理信息化進行整體規(guī)劃

對事業(yè)單位檔案管理進行合理規(guī)劃要求應結(jié)合事業(yè)單位實際情況，通過對自身特點進行分析，能有效避免在規(guī)劃過程中出現(xiàn)意外情況發(fā)生。在整體規(guī)劃過程中要求進行科學、合理，充分認識要對事業(yè)單位檔案管理建設信息化的重要性，這樣可以有效提高工作效率，節(jié)約人工成本。此外，當規(guī)劃過程中存在不合理情況發(fā)生時，需要對事業(yè)單位進行重新規(guī)劃，否則可能會增加資金成本。

（五）做好離職交接方面的工作

做好檔案管理人員離職交接工作過程中要求應按照相關(guān)規(guī)定，在交接過程中要規(guī)范行為，確保交接內(nèi)容真實。在檔案管理管理人員交接過程中可能會出現(xiàn)很多不可控因素，例如檔案管理工作人員換崗離職，因此一定要在交接過程中確保交接內(nèi)容準確，確保事業(yè)單位檔案管理工作有序地進行。防止在后期過程中出現(xiàn)檔案管理工作無法繼續(xù)實行等問題。

（六）強化技術(shù)手段，充分應用信息化手段

實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化作為檔案管理信息化發(fā)展的主要優(yōu)勢，它可以應用到檔案管理的每個階段。該過程要求事業(yè)單位可建立檔案數(shù)據(jù)庫，其作用就是方面后期更好的對于檔案進行管理，并且在使用過程中能快速找出所需要的數(shù)據(jù)。此外事業(yè)單位為了要充分發(fā)揮信息化設施的作用就應該強化相關(guān)技術(shù)手段，購置相關(guān)硬件設施，這樣才能更好的推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作者應及時更新檔案庫，深入明白事業(yè)單位檔案管理的重要性。事業(yè)單位檔案管理信息化建設是社會發(fā)展對其提出的新要求，在發(fā)展過程中常?？赡艽嬖谝欢ǖ膯栴}，因此應提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重視力度，構(gòu)建健全完善的信息化管理機制，加大對檔案管理人員的培訓力度，多位一體，多舉措并行，全方位、立體化提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設質(zhì)量，更好地為人民大眾服務。