于德永

（即墨區(qū)房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心，山東 青島 266200）

一、工程資料的重要性

（一）工程進(jìn)行的依據(jù)

工程資料包括前期施工環(huán)境資料的收集、各企業(yè)材料的價(jià)格和質(zhì)量、圖紙、人員安排表等。收集施工現(xiàn)場(chǎng)周?chē)h(huán)境是設(shè)計(jì)的重要依據(jù)。設(shè)計(jì)人員需要根據(jù)土壤地質(zhì)、水流和地下條件規(guī)劃具體的圖紙。各公司工業(yè)材料的價(jià)格和質(zhì)量是企業(yè)投標(biāo)的主要依據(jù)，企業(yè)需要根據(jù)這些資料采購(gòu)原材料和預(yù)算資金。同時(shí)，施工過(guò)程中原材料的價(jià)格變化也是工程資料的一部分，是工程造價(jià)最終結(jié)算的重要依據(jù)。圖紙是工人在具體項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的工作計(jì)劃，為施工方法和分工提供依據(jù)。通過(guò)圖紙研究，技術(shù)人員可以劃分區(qū)域，對(duì)工程的各個(gè)部分進(jìn)行聯(lián)合施工，提高了施工效率，縮短了工期，降低了工人的工資和費(fèi)用。人員安排表主要是對(duì)工人的班次、開(kāi)工時(shí)間、下班時(shí)間、節(jié)假日、加班時(shí)間等進(jìn)行具體安排，使工人能夠有條不紊地進(jìn)行施工，為工人提供具體的工作時(shí)間，減少不必要的糾紛。因此，工程資料在項(xiàng)目實(shí)施中起著重要的作用。為工程設(shè)計(jì)提供前期必要的資料，為投標(biāo)提供價(jià)格參考，為工人提供工作描述。如果沒(méi)有工程資料，可能會(huì)出現(xiàn)設(shè)計(jì)圖紙變更多，人員分布混亂，經(jīng)過(guò)一些施工后整體不一致的情況。因此，必須重視工程資料的收集，為項(xiàng)目的具體實(shí)施提供依據(jù)。

（二）強(qiáng)化監(jiān)管整理

其實(shí)項(xiàng)目信息化的過(guò)程也是一個(gè)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)管的過(guò)程。工程材料記錄了人員流動(dòng)、資本輸出、材料使用、工程建設(shè)等。通過(guò)整理相關(guān)資料，監(jiān)理人員可以大致掌握工程實(shí)施情況，間接監(jiān)督工程建設(shè)，規(guī)范工作人員行為，提高工程建設(shè)速度。同時(shí)，工程資料是改進(jìn)監(jiān)理活動(dòng)的基礎(chǔ)。監(jiān)管人員可以查閱相關(guān)記錄，計(jì)算實(shí)際財(cái)務(wù)狀況，并與賬戶(hù)記錄進(jìn)行比較，以了解項(xiàng)目。因此，工程資料可以加強(qiáng)工程監(jiān)理。通過(guò)工程資料加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)管，可以有效控制資金流向，保證公司資金落實(shí)。如果不記錄具體環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，可能會(huì)導(dǎo)致監(jiān)管困難甚至困難。因此，記錄具體環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況是非常重要的。

二、項(xiàng)目施工中工程資料存在的問(wèn)題

（一）日常檔案資料管理不規(guī)范

理想情況下，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，投入一定的人力物力進(jìn)行檔案管理，可以保證項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理進(jìn)度同步。但在現(xiàn)實(shí)中，一些建設(shè)單位往往在工程竣工后集中人員收集整理檔案。此時(shí)不僅檔案整理困難，而且對(duì)于時(shí)間跨度大的項(xiàng)目，檔案不完整的問(wèn)題也并不少見(jiàn)。在檔案與工程建設(shè)的整合和歸檔沒(méi)有有效結(jié)合的情況下，檔案的收集只滿(mǎn)足質(zhì)量和規(guī)范要求。經(jīng)建設(shè)單位簽字認(rèn)可后，監(jiān)理工程師不再提問(wèn)。建設(shè)單位收回檔案后，只按規(guī)范整理歸檔，沒(méi)有充分發(fā)揮檔案管理的作用。因此，從管理的角度來(lái)看，目前檔案管理的規(guī)范化程度較低。

（二）工程檔案管理制度不規(guī)范

許多企業(yè)普遍認(rèn)為工程檔案管理是一項(xiàng)可選工作，這項(xiàng)工作是否有效對(duì)企業(yè)利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)影響不大。因此，他們逐漸放棄了對(duì)這些工作的人力、物力和財(cái)力的投入。也有很多企業(yè)認(rèn)同施工過(guò)程中的檔案管理是否科學(xué)規(guī)范，對(duì)工程整體質(zhì)量影響不大，導(dǎo)致他們?cè)诠芾磉^(guò)程中放棄了對(duì)檔案的有效管理，沒(méi)有制定有效的管理制度。同時(shí)，在工程檔案管理和監(jiān)督方面，有關(guān)部門(mén)沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理和監(jiān)督人員制度，建設(shè)監(jiān)理單位為施工企業(yè)提供了各種優(yōu)質(zhì)服務(wù)，幫助他們?cè)谑┕み^(guò)程中控制工程質(zhì)量、進(jìn)度和施工技術(shù)。因此，監(jiān)理單位在施工單位檔案管理中也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理和監(jiān)督責(zé)任，確保工程檔案管理的全面性和有效性。

（三）項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)低

工程檔案管理人員是直接參與工程檔案管理的工作者。他們的工作效率和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)工程檔案管理水平有很大影響，制約著檔案管理建設(shè)的發(fā)展。在當(dāng)前形勢(shì)下，我國(guó)從事工程檔案管理的員工不是經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員，缺乏相應(yīng)的檔案管理技能和知識(shí)，管理人員在上崗前缺乏有效和系統(tǒng)的培訓(xùn)，不能有效執(zhí)行管理制度的規(guī)定，施工企業(yè)沒(méi)有采取有針對(duì)性的監(jiān)督方法和有效的管理措施。

三、解決方法

（一）保證工程檔案資料管理質(zhì)量

要求項(xiàng)目檔案管理逐級(jí)劃分，企業(yè)內(nèi)部管理人員需要統(tǒng)籌規(guī)劃，各項(xiàng)目單位需要對(duì)施工情況進(jìn)行嚴(yán)格記錄，并按照相關(guān)記錄規(guī)范填寫(xiě)資料。比如錄音的時(shí)候一定要用黑筆，所有的表格都要按照規(guī)范來(lái)畫(huà)。涉及的照片資料不能與原件和文字綁定，需要復(fù)印后才能綁定；所有記錄的資料必須由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初步審核。如果資料有問(wèn)題，需要重新記錄。資料合格的，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交企業(yè)檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)人員進(jìn)行二次審核。有問(wèn)題的資料應(yīng)返還給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并明確標(biāo)注錯(cuò)誤內(nèi)容和修改意見(jiàn)，以便資料重新整合時(shí)更加方便；合格資料由企業(yè)統(tǒng)一回收，按項(xiàng)目類(lèi)型和項(xiàng)目名稱(chēng)進(jìn)行記錄，并及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)，形成檔案電子索引，便于以后的信息查閱。

（二）積極建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度和體系

在新的歷史發(fā)展時(shí)期，許多工程項(xiàng)目單位逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，開(kāi)始尋求檔案管理的效率和質(zhì)量。最重要的一點(diǎn)是，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)也已提上日程，注重提高檔案管理人員的管理意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，逐步培養(yǎng)檔案管理的思維和理念，全面提高工程項(xiàng)目建設(shè)中資料和信息的收集、整理和歸檔。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，必須實(shí)行專(zhuān)職負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化和統(tǒng)一化，理順檔案管理的流程和脈絡(luò)，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范和約束檔案管理行為。同時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員必須努力工作，在工作中注意總結(jié)和掌握高效的工作方法，理順檔案管理流程，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保每一項(xiàng)檔案管理信息都能及時(shí)準(zhǔn)確地歸檔和查閱。此外，在新的歷史發(fā)展時(shí)期，要重視信息采集系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，不斷創(chuàng)新工程信息采集方法和手段，有效促進(jìn)工廠建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的制度化和規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)思想認(rèn)知，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理的范圍

各項(xiàng)目組和領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案管理的重要性，高度重視項(xiàng)目檔案管理在實(shí)踐中的發(fā)展，提出要求，有效解決發(fā)展中的實(shí)際問(wèn)題。同時(shí)，將項(xiàng)目檔案納入項(xiàng)目建設(shè)技術(shù)和管理程序，明確責(zé)任并落實(shí)，合理科學(xué)地配置各種資源，嚴(yán)格遵循基本準(zhǔn)則，即項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理不能脫節(jié)，兩者要積極同步推進(jìn)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，在項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中，必須有檔案管理人員的參與。比如從項(xiàng)目開(kāi)始，就要及時(shí)將相關(guān)工作材料歸檔，納入檔案管理。在這一階段的工作中，很多材料非常重要，需要及時(shí)收集、整理、審核，進(jìn)入檔案管理流程。項(xiàng)目建設(shè)完成后，相關(guān)文件資料應(yīng)進(jìn)入檔案管理程序，將項(xiàng)目檔案管理與整個(gè)項(xiàng)目充分整合。在此過(guò)程中，要特別重視工程建設(shè)的合同管理和監(jiān)督管理，發(fā)揮約束機(jī)制的作用。在簽訂合同的過(guò)程中，要對(duì)歸檔材料的數(shù)量和屬性有一個(gè)大致的了解，基本確定每一類(lèi)合同材料的歸檔時(shí)間。在工程承包質(zhì)量保證金中，它涵蓋了與保證金相關(guān)的工程建設(shè)檔案的相關(guān)內(nèi)容。如果在歸檔過(guò)程中發(fā)現(xiàn)相關(guān)寄存信息缺失，將不會(huì)嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行受理和歸檔，并積極發(fā)揮檔案管理的重要作用，重點(diǎn)發(fā)揮監(jiān)督和規(guī)范功能。此外，項(xiàng)目建設(shè)檔案管理也應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，以確保項(xiàng)目立項(xiàng)、建設(shè)、驗(yàn)收和檢查之間的同步，檔案管理的重要性可以體現(xiàn)在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中。

（四）提高工程檔案管理人員的能力

施工企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理人員的全面培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力不足。管理能力可以從管理人員的單位層面和個(gè)人層面兩個(gè)方面提高。單位在聘用新人員負(fù)責(zé)檔案管理業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)他們對(duì)檔案管理知識(shí)的理解，幫助他們提高工作質(zhì)量。管理者在工作過(guò)程中，要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和積累，不斷自學(xué)，有利于提高綜合業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)過(guò)程中不斷總結(jié)，要及時(shí)糾正一些消極的思想，為以后提高工作質(zhì)量和效率打下基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合工作的實(shí)際需要和時(shí)代發(fā)展的要求，積極取得與檔案管理相關(guān)的職業(yè)資格證書(shū)，證明自己在檔案管理行業(yè)具有相應(yīng)的能力，這也可以引起施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視，促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展

結(jié)束語(yǔ)

隨著建設(shè)業(yè)的快速發(fā)展，施工企業(yè)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中要注意各環(huán)節(jié)的均衡發(fā)展。工程檔案管理在企業(yè)管理中起著重要的作用。越來(lái)越多的施工企業(yè)在管理過(guò)程中重視工程檔案的管理。他們從自身實(shí)際出發(fā)，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，構(gòu)建有效的管理體系，提高管理者的職業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展