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        淺議如何做好新時(shí)期檔案管理工作

        2021-11-26 20:37:58李家旺
        魅力中國 2021年37期
        關(guān)鍵詞:檔案管理建設(shè)

        李家旺

        (福建省屏南縣公安局文職人員服務(wù)中心,福建 屏南 352300)

        加強(qiáng)并做好新時(shí)代檔案的管理工作,其不僅能夠推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展,提升檔案館的服務(wù)能力,同時(shí)還可以保證檔案管理工作始終朝著正確的方向進(jìn)行,有效避免檔案管理工作執(zhí)行和落實(shí)不到位的情況出現(xiàn)。然而,從現(xiàn)階段檔案管理工作開展的情況來看,工作期間還是有頗多問題的存在。究其原因,一方面是因?yàn)椴糠謾n案管理機(jī)構(gòu)的組織構(gòu)成不合理。而造成這種情況的出現(xiàn),其根本原因在于多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏總體上的規(guī)劃,尤其和其他部門之間的交流聯(lián)系比較欠缺,各個(gè)部門之間的銜接不夠緊密,導(dǎo)致檔案材料在搜集和整理的過程中會(huì)經(jīng)常性地出現(xiàn)檔案材料的遺漏和缺失,其一定程度上影響了檔案管理工作開展的質(zhì)量。另一方面,則是檔案管理的手段也存在明顯的滯后性,尤其是部分檔案管理機(jī)構(gòu)忽視了現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中所發(fā)揮的作用,沒有巧妙地借助現(xiàn)代信息化手段來創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理的模式,導(dǎo)致檔案管理工作的開展越來越難以滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求。為了改變這一狀況,本文從五個(gè)方面來展開詳細(xì)的闡述和說明。

        一、投入更多資金,加強(qiáng)并做好檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)工作

        檔案管理是一項(xiàng)長期堅(jiān)持的工作,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民對(duì)檔案管理重視程度的日益提升,加強(qiáng)并做好檔案管理的基礎(chǔ)化建設(shè)工作逐漸被提上日程,黨和國家也投入了大量的資金來用于檔案管理的基礎(chǔ)化建設(shè),以期對(duì)一些基礎(chǔ)性檔案管理設(shè)備和設(shè)施予以完善和補(bǔ)充。然而,受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響和桎梏,僅有少數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)更新了檔案管理的技術(shù),投入了更多的資金用于檔案管理的基礎(chǔ)性建設(shè)。毫無疑問,基礎(chǔ)性建設(shè)上的不足,導(dǎo)致檔案管理工作的開展難以滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)于檔案管理的需要。面對(duì)此種情況,需要關(guān)注和重視檔案管理的基礎(chǔ)化建設(shè),并將更多的資金用于檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)中去。

        舉例來說,在展開新時(shí)期的檔案管理工作期間,一方面,需要從檔案管理體系的變革入手,構(gòu)建一個(gè)較為合理的檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系。在此期間,不僅需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核,不斷提高檔案管理工作水平。同時(shí)還需要將各個(gè)檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一化管理,盡量減少中間環(huán)節(jié),從而在節(jié)約人力、物力成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的最優(yōu)化。另一方面,則需要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)化建設(shè)。在此期間,不僅需要從檔案管理的資金投入入手,擴(kuò)大檔案管理的面積,優(yōu)化檔案管理室的環(huán)境,增加檔案管理人員的福利待遇等,同時(shí)還需要定期對(duì)一些落后、出現(xiàn)故障的檔案管理設(shè)備進(jìn)行維修和更換,進(jìn)而保證檔案管理室內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)備始終能夠正常的運(yùn)行。此外,為了讓檔案管理工作的開展更具效果,還需要檔案管理人員切實(shí)做好對(duì)以往紙質(zhì)檔案材料的整理歸納和保存工作,在確保紙質(zhì)檔案信息搜集和錄入的準(zhǔn)確性基礎(chǔ)上,將其進(jìn)行信息化的處理,以此來避免或者降低檔案管理工作人員進(jìn)行檔案信息錄入時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性。

        二、堅(jiān)持制度做事,不斷完善和擴(kuò)充相關(guān)檔案的管理機(jī)制

        從現(xiàn)階段檔案管理工作的組織實(shí)施情況來看,在組織實(shí)施期間始終存在著檔案管理機(jī)制不全,各個(gè)部門之間的聯(lián)系不緊密的問題,尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天,多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)卻始終沿用著傳統(tǒng)的檔案管理體系,不思創(chuàng)新,導(dǎo)致其本身存在的弊端逐漸顯現(xiàn)出來,嚴(yán)重影響了新時(shí)期人們對(duì)于檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。比如,各種檔案材料和資源并未被充分地利用,既造成了管理上的分散,也造成了管理上的浪費(fèi)。加上長期以來,一些基礎(chǔ)性設(shè)施設(shè)備的老化和落后,使其逐漸跟不上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步,并逐漸被社會(huì)所淘汰。為了改變這一狀況,需要始終堅(jiān)持制度做事的原則,并對(duì)現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化,使其逐漸滿足新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)于檔案管理工作開展的現(xiàn)實(shí)要求。

        舉例來說,在展開新時(shí)期的檔案管理工作期間,一方面,需要從檔案管理人員結(jié)構(gòu)的調(diào)整入手,對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。比如,縮短中間環(huán)節(jié),可以試著將一些檔案管理部門進(jìn)行整合,組建成一個(gè)大的檔案管理部門,從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理,最大程度地減少中間環(huán)節(jié),縮短工作時(shí)間。另一方面,做好檔案管理制度的建設(shè)工作。在此期間,不僅需要分析和研究當(dāng)前檔案管理的實(shí)況,依照社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人民群眾進(jìn)行檔案信息查詢的需求,來對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行創(chuàng)新和變革,使其更加符合新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。同時(shí)還需要讓更多的人參與到檔案管理制度的制定和建設(shè)中去。比如,在設(shè)計(jì)和制定某一項(xiàng)檔案管理制度時(shí),檔案管理機(jī)構(gòu)可以廣泛聽取一線檔案管理人員對(duì)于檔案管理制度的意見和看法,上下齊心地去建設(shè)和完善檔案管理機(jī)制。

        三、加強(qiáng)宣傳教育,提升檔案管理人員檔案收集保存意識(shí)

        從現(xiàn)階段檔案管理工作的組織和實(shí)施情況來看,多數(shù)檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的開展停留在表面,潛意識(shí)里認(rèn)為檔案材料的搜集和管理,其檔案材料應(yīng)該越多越好,越詳細(xì)越好,因此,一股腦地進(jìn)行檔案材料的搜集,導(dǎo)致所搜集到的檔案材料過于繁雜,當(dāng)對(duì)檔案材料進(jìn)行查閱時(shí),很難第一時(shí)間尋找出有用的信息,加上部分檔案管理人員自身的檔案收集和保存意識(shí)欠缺,導(dǎo)致檔案材料在搜集和整理期間經(jīng)常性地出現(xiàn)不完整和損壞的情況,很顯然,這必定會(huì)影響檔案管理工作開展的實(shí)效性。為了改變這一狀況,需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的宣傳教育,著重提升檔案管理人員檔案收集保存意識(shí)。

        舉例來說,在展開新時(shí)期的檔案管理工作期間,需要提升檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的態(tài)度和認(rèn)識(shí)入手,要讓檔案管理人員充分意識(shí)到檔案的收集、管理以及保存的重要性,在提升相關(guān)工作人員的工作自主性基礎(chǔ)上,幫助其樹立恪盡職守的工作態(tài)度。比如,可以將檔案管理人員對(duì)檔案材料的收集、保存得好壞歸置到檔案管理工作人員的績效考核中去,從而讓更好的檔案管理工作人員意識(shí)到檔案管理的重要性,并嚴(yán)格地要求自己。

        四、注重人才培養(yǎng),培養(yǎng)和提升檔案管理人員的專業(yè)技能

        從現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)施情況來看,檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)技能是影響檔案管理工作好壞的關(guān)鍵。尤其是檔案管理方面專業(yè)人才的缺失,導(dǎo)致很多一線的檔案管理人員承擔(dān)著檔案管理之外的工作,導(dǎo)致實(shí)際負(fù)責(zé)檔案管理的時(shí)間和精力較少,其一定程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量。為了改變這一狀況,需要特別關(guān)注對(duì)專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng),切實(shí)加強(qiáng)對(duì)一線檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。

        舉例來說,在展開新時(shí)期的檔案管理工作期間,一方面,需要提高檔案管理人員的認(rèn)知水平,強(qiáng)化繼續(xù)教育。需要從思想上讓檔案管理人員意識(shí)到檔案事業(yè)的神圣性和重要性,從而愿意以更加積極主動(dòng)的姿態(tài)投身到檔案管理工作中去。另一方面,則需要加強(qiáng)對(duì)一線檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。其不僅需要從檔案管理工作的實(shí)際需求入手,按崗位、分層次、多渠道、多形式地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育。同時(shí)還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)、思想道德素質(zhì)、修養(yǎng)品格方面的培訓(xùn),從而讓檔案管理人員更加符合新時(shí)期檔案管理工作的需要。當(dāng)然,在培養(yǎng)和提升檔案管理人員的專業(yè)技能基礎(chǔ)上,還需要引進(jìn)更多的專業(yè)型檔案管理人才。

        五、建設(shè)服務(wù)平臺(tái),保證新時(shí)期檔案管理工作順利地進(jìn)行

        隨著現(xiàn)代信息技術(shù)手段的發(fā)展和在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用,新型的檔案管理手段逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式,并成為備受人民群眾所歡迎的檔案管理形式。而對(duì)于那些存在年限較為久遠(yuǎn),受傳統(tǒng)檔案管理模式影響嚴(yán)重的檔案管理機(jī)構(gòu),需要積極抓住檔案管理改革發(fā)展的趨勢(shì)和潮流,從滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求入手,通過建設(shè)信息化的服務(wù)平臺(tái),做好檔案信息資源進(jìn)行智能檢索、利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案材料的分析和處理等工作,從而讓檔案管理工作在新時(shí)期迸發(fā)出新的活力。

        舉例來說,在展開新時(shí)期的檔案管理工作期間,一方面,需要依照檔案管理機(jī)構(gòu)各個(gè)檔案管理部分的工作類型共同打造一個(gè)信息化的管理服務(wù)平臺(tái),從而讓工作人員能夠第一時(shí)間對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理和輸入。另一方面,則需要提升計(jì)算機(jī)設(shè)備的效能。巧妙地利用計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的檔案管理設(shè)備,將各種檔案材料通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)所識(shí)別的數(shù)字信息,通過系統(tǒng)化的組合加工進(jìn)行以數(shù)據(jù)庫的形式加以儲(chǔ)存,通過信息化手段來為人民群眾提供更加方便快捷的檔案信息服務(wù),從而讓人民群眾可以利用手機(jī)、電腦等信息化手段來隨時(shí)隨地的去查閱自己需要查閱的信息資料。

        綜上所述,隨著檔案管理技術(shù)得到了更加廣泛的應(yīng)用,使得檔案管理工作的開展模式發(fā)生了改變,越來越多的檔案管理結(jié)構(gòu)所開展的檔案管理工作逐漸從傳統(tǒng)的檔案搜集和管理轉(zhuǎn)向了以電子文件為主的檔案管理方式。檔案管理方式的變化,對(duì)于檔案的產(chǎn)生、檔案的搜集和利用、檔案的管理等提出了新的要求。對(duì)此,不僅需要變革檔案管理的模式,做好檔案材料的搜集整理和歸納工作。同時(shí)還需要關(guān)注和重視現(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用,通過搭建信息化的交流服務(wù)平臺(tái),從而讓更多的人民群眾可以享受檔案信息化管理的好處,最大程度地發(fā)揮檔案管理服務(wù)于人民群眾的作用。

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