裘曉萍/杭州市富陽區(qū)愛國衛(wèi)生發(fā)展中心

青春健康教育基地的建設(shè)是開展青春健康教育工作，護(hù)航青少年健康成長的最有效載體。青春基地建設(shè)的過程中需要經(jīng)歷規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施和評估這幾個(gè)階段，會(huì)形成大量不同形式的文檔資料，包括文字、照片、影像、實(shí)物，日常管理資料、活動(dòng)開展材料、后臺(tái)數(shù)據(jù)等，但從實(shí)際來看，這些資料往往都零散保存，沒有做系統(tǒng)全面的檔案化收集整理，目前在基地檔案管理中存在一些亟待解決的問題，主要表現(xiàn)為3個(gè)方面：一是重基地的等級申報(bào)和活動(dòng)開展、輕建設(shè)過程中的檔案收集管理。富陽區(qū)青春健康教育基地（以下簡稱“青春基地”）作為全國性標(biāo)桿的青春基地，近年來在建設(shè)過程中和在省級、國家級示范基地申中報(bào)都未完整保存相關(guān)檔案資料，所有的資料僅存有當(dāng)時(shí)的設(shè)計(jì)圖紙和申報(bào)表以及日?；顒?dòng)開展的一些信息和照片。二是基地檔案管理的機(jī)制不完善。由于基地缺乏專門的檔案管理人員，大多由基地的講解員或志愿者兼任，且管理人員相對不固定，加上其檔案專業(yè)水平不高，對基地檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不精通，也沒有及時(shí)收集檔案的意識，基地檔案的管理還停留在原始的手工操作階段。三是基地檔案管理信息化水平不高?；?個(gè)功能區(qū)近15臺(tái)現(xiàn)代化電子設(shè)備后臺(tái)數(shù)據(jù)的抓取遲遲未能跟進(jìn)，同時(shí)日?；顒?dòng)開展的文字、照片及影像資料等未進(jìn)行信息化存檔，僅分散保存在業(yè)務(wù)電腦中，未形成統(tǒng)一的信息化管理模式。四是制度建設(shè)比較缺乏。基地的檔案管理制度也不健全，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理的效果不高。

1 重視檔案資料收集，加強(qiáng)對基地各類檔案的管理

明確青春基地檔案管理過程中需要?dú)w檔哪幾類資料，一是基地建設(shè)過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料。重新梳理基地在建設(shè)過程中形成的各類材料，包括基地建設(shè)的規(guī)劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)圖紙、修改方案、資金使用資料以及基地建設(shè)完工后的竣工驗(yàn)收文件。所有資料應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)，能全面反映整個(gè)基地建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程，保證圖物相符、所有數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。二是基地評審等級相關(guān)資料。包括基地在申報(bào)省級和國家級青春健康教育示范基地過程中形成的評審材料、結(jié)題報(bào)告、評定文件等，并按照歸檔的范圍、時(shí)間、要求等進(jìn)行規(guī)范化整理。三是基地投入使用后的日?；顒?dòng)信息及數(shù)據(jù)資料。要全面整理基地投入使用后的相關(guān)資料，包括基地的參觀（預(yù)約、接洽函、參觀照片等）、管理資料（基地的日常維護(hù)、運(yùn)營、維修、設(shè)備更新、內(nèi)容增加等），反映日?；顒?dòng)開展情況的資料、基地設(shè)備使用后學(xué)生后臺(tái)數(shù)據(jù)的提取、利用、分析等。

2 建立青春健康教育基地檔案管理機(jī)制

青春基地檔案管理工作沒有成熟的經(jīng)驗(yàn)可借鑒，且范圍廣、工作量大、內(nèi)容繁雜，為了保證青春基地檔案管理工作質(zhì)量和效率，出臺(tái)《富陽區(qū)青春健康教育基地檔案管理辦法》，對歸檔的范圍、內(nèi)容、保存期限等做一個(gè)明確的規(guī)定，同時(shí)對使用檔案、傳遞檔案和審核檔案信息等方面，也制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，通過制度保證各個(gè)環(huán)節(jié)的有序開展。實(shí)行檔案管理工作量化積分制考核，突出檔案工作落實(shí)的分值，加強(qiáng)平時(shí)工作的督導(dǎo)與檢查。對聘任的相關(guān)檔案工作人員下發(fā)《青春基地檔案管理工作手冊》，實(shí)時(shí)記錄檔案的收集、整理、歸檔等情況，記錄質(zhì)量由區(qū)計(jì)生協(xié)聯(lián)合區(qū)檔案館予以評價(jià)，手冊作為檔案人員考核、評選評優(yōu)的重要依據(jù)。充分發(fā)揮檔案人員的主動(dòng)性和積極性，努力打造一支高水平、高層次的基地檔案管理隊(duì)伍，將富陽所在的多個(gè)青春基地檔案管理工作科學(xué)、高效推進(jìn)。

3 加快基地檔案管理的信息化建設(shè)

信息同能源、材料并稱為當(dāng)今世界三大資源，檔案信息化的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的。青春基地要配備必要的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施和建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，建立并不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)。利用場所基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備檢索查詢工具，將基地平時(shí)的活動(dòng)開展，參觀數(shù)據(jù)、管理日志、線上宣傳通過現(xiàn)代化信息手段加以收集保存，所有的文字書面材料要以掃描或電子文件的形式進(jìn)行存檔。要加強(qiáng)基地檔案信息化人才培養(yǎng)，把實(shí)施檔案信息化的過程，變成鍛煉隊(duì)伍、培養(yǎng)人才的過程，同時(shí)加強(qiáng)信息化安全保障，把安全保障體系建設(shè)貫穿于基地檔案信息化建設(shè)的始終。

4 嘗試成立基地檔案專用陳列室

除存放有關(guān)的青春基地特色活動(dòng)的圖文資料外，還保存有國家、省、市各級領(lǐng)導(dǎo)參觀調(diào)研材料、陳列各類青春基地的專用宣傳用品、教案、模具模型等。用數(shù)字化手段記錄青春基地的歷史發(fā)展過程，以投屏或影像的方式播放。