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        企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)與困難

        2021-11-26 22:23:56全雪莉
        魅力中國(guó) 2021年22期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息建設(shè)

        全雪莉

        (國(guó)營(yíng)川西機(jī)器廠,四川 彭州 611930)

        現(xiàn)階段,在信息化數(shù)字時(shí)代,隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,使得檔案管理水平日益提升。在企業(yè)檔案管理中,對(duì)文件信息進(jìn)行數(shù)字化管理,有利于數(shù)據(jù)管理的集中化、快捷化,提升了信息查詢和檢索速度,使得傳統(tǒng)檔案管理時(shí)間、地域限制被打破。筆者按照自身多年檔案建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn),主要分析企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)與困難,探討相關(guān)優(yōu)化措施。

        一、數(shù)字化檔案建設(shè)與管理

        (一)檔案數(shù)字化

        在檔案建設(shè)中,利用數(shù)字化技術(shù),整合傳統(tǒng)文件和電子檔案,建立檔案管理信息庫(kù)。通過數(shù)字化處理技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化傳輸。同時(shí),借助網(wǎng)絡(luò)管理軟件、計(jì)算機(jī)應(yīng)用,提升檔案資源的共享度。

        (二)數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

        在數(shù)字化檔案管理中,主要是掃描傳統(tǒng)紙質(zhì)文件,再通過加工處理,轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的數(shù)字檔案,形成電子文檔進(jìn)行歸檔與保存,以確保檔案真實(shí)性、完整性。另外,通過數(shù)字化建設(shè),建立目錄信息,通過計(jì)算技術(shù)進(jìn)行信息的儲(chǔ)存、分析和利用。

        二、企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的作用

        在檔案管理中,主要是企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)反映與記錄,檔案管理作為企業(yè)建設(shè)的重要內(nèi)容,對(duì)企業(yè)效益具有重要作用,是科學(xué)管理、績(jī)效考核和企業(yè)文化建設(shè)的重要依據(jù)。

        (一)為促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化,必須提升檔案建設(shè)的數(shù)字化水平

        在企業(yè)管理中,檔案通過數(shù)字化建設(shè),可建立信息反饋的重要資源、渠道,對(duì)于企業(yè)決策的制定和調(diào)整,可提供主要的依據(jù)。同時(shí),因檔案管理較為復(fù)雜,為適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展步伐,企業(yè)必須提升檔案建設(shè)的數(shù)字化水平。

        (二)數(shù)字化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的重要保障

        近年來,我國(guó)檔案建設(shè)取得了長(zhǎng)足發(fā)展,企業(yè)檔案建設(shè)也日益完善。立足管理類別技術(shù)、權(quán)責(zé)范圍來說,隨著信息技術(shù)發(fā)展,企業(yè)檔案建設(shè)的數(shù)字化水平尚未實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。加上檔案數(shù)字化建設(shè)的機(jī)制不完善,檔案人員素質(zhì)不高,建設(shè)手段比較落后。企業(yè)檔案事業(yè)要想發(fā)展,必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。

        三、企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容分析

        對(duì)于企業(yè)檔案管理,主要包含紙質(zhì)資料、磁帶音頻、錄像視頻、實(shí)物檔案等內(nèi)容,在傳統(tǒng)檔案管理前提下,數(shù)字化實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件,通過轉(zhuǎn)換、壓縮以后,再進(jìn)行分級(jí)儲(chǔ)存和管理,可有效提高文件的檢索效率。利用數(shù)字化技術(shù),構(gòu)建數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng),可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢的快捷化、精準(zhǔn)化。

        (一)目錄管理

        對(duì)于企業(yè)檔案管理實(shí)行目錄管理方式,主要是指資料分類、編排目錄和檢索工具。對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、人事等相關(guān)信息,都可通過數(shù)字化生成。利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),根據(jù)客戶需求,對(duì)信息檢索進(jìn)行定義后,可滿足各類目錄管理的特殊需求。

        (二)系統(tǒng)目錄

        對(duì)于檔案人員來說,根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用,生成目錄表格以及信息等級(jí),實(shí)行權(quán)屬檔案的數(shù)字化,設(shè)置檔案存取的唯一入口。并根據(jù)服務(wù)對(duì)象情況,利用電子目錄方式,即可判定用戶能否進(jìn)入。同時(shí),根據(jù)不同文件的類別,建立文件管理器,可為企業(yè)提供及時(shí)和準(zhǔn)確的決策信息。

        (三)檔案管理的數(shù)字化

        為提升建檔質(zhì)量和效率,尤其是財(cái)務(wù)、人事等信息,如果文件掃描的時(shí)間過長(zhǎng),必須會(huì)影響正常工作。利用數(shù)字化技術(shù),實(shí)現(xiàn)文件模式簡(jiǎn)潔化。同時(shí),需提升檢索速度,對(duì)于大文件輸入,在保存檔案同時(shí),需擴(kuò)充系統(tǒng)的儲(chǔ)存容量。

        (四)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

        對(duì)于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè),必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理,才能發(fā)揮數(shù)字優(yōu)勢(shì),為客戶提供更多的信息服務(wù),例如業(yè)務(wù)交易、合同仲裁、信息等級(jí)等,利用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),可打破傳統(tǒng)的檔案時(shí)間和空間限制,提高企業(yè)信息檔案的信息共享度,促進(jìn)企業(yè)資源得到最大化利用。

        四、企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)分析

        (一)數(shù)字化條件日益成熟

        目前,在我國(guó)企業(yè)發(fā)展中,檔案建設(shè)的數(shù)字化,由技術(shù)條件成熟度所決定,但現(xiàn)階段的信息技術(shù)尚未實(shí)現(xiàn)精密高度掃描以及模糊識(shí)別計(jì)算。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷運(yùn)用,企業(yè)檔案管理實(shí)行數(shù)字化建設(shè)的條件也日益成熟,在檔案管理中,數(shù)字掃描成為常見處理方法。通過掃描技術(shù)的運(yùn)用,可實(shí)現(xiàn)快速成像,促使檔案信息更加科學(xué)化和直觀化。

        (二)大容量?jī)?chǔ)存條件完善

        對(duì)于企業(yè)檔案管理中,由于信息量較大,大容量、大效率的信息儲(chǔ)存條件十分重要。以前由于技術(shù)條件約束,檔案硬盤儲(chǔ)量容量不大,所花費(fèi)成本較高。但隨著硬盤技術(shù)日益成熟,儲(chǔ)量容量已得到快速擴(kuò)展,儲(chǔ)存成本花費(fèi)減少。此外,針對(duì)企業(yè)檔案建設(shè),需要依靠專業(yè)人才,隨著國(guó)民學(xué)歷素質(zhì)的不斷提升,檔案管理隊(duì)伍建設(shè)也在不斷加大。

        五、企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的問題分析

        (一)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善

        在企業(yè)檔案管理中,如果數(shù)字化硬件設(shè)施不完善,必然會(huì)影響到數(shù)字化建設(shè)的效果。想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,必須依靠硬件設(shè)備支持,例如電腦計(jì)算機(jī)、文件掃描儀、儲(chǔ)存設(shè)備等,通過這些硬件設(shè)備,可實(shí)現(xiàn)信息傳輸和存儲(chǔ)。然而,我國(guó)諸多企業(yè)因硬件設(shè)備不夠齊全,企業(yè)一味追求經(jīng)濟(jì)利潤(rùn),對(duì)檔案管理不愿花費(fèi)更多投入,使得檔案數(shù)字化管理存在阻礙。

        (二)信息化標(biāo)準(zhǔn)的缺乏

        想要保證企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量,必須建立一個(gè)統(tǒng)一的參考標(biāo)準(zhǔn),然而在企業(yè)檔案建設(shè)中,企業(yè)注重自身利益,并未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致信息管理處于混亂狀態(tài),不能促進(jìn)信息資源的共享。

        (三)檔案人員的素質(zhì)較低

        對(duì)于企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè),檔案人員的素質(zhì)和數(shù)字化水平,對(duì)檔案建設(shè)的質(zhì)量具有重要影響。然而,在目前情況下,企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)不注重?cái)?shù)字化人才培養(yǎng)和引進(jìn),增加了檔案信息的風(fēng)險(xiǎn),不能滿足數(shù)字化管理的相關(guān)要求。同時(shí),由于檔案人員在操作中的不當(dāng)行為,極易影響檔案信息的真實(shí)性。

        六、企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)化對(duì)策

        在企業(yè)檔案建設(shè)中,數(shù)字化作為重要發(fā)展手段,雖然目前仍處于探索階段,但數(shù)字化建設(shè)與管理是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

        (一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,樹立數(shù)字化建設(shè)檔案管理理念

        在企業(yè)管理中,檔案建設(shè)科學(xué)先進(jìn)與否,需依靠大家樹立數(shù)字化的建設(shè)理念,不斷完善管理機(jī)制,主要包含數(shù)字檔案的歸檔、利用以及檔案保密和處罰制度等等。對(duì)于數(shù)字化建設(shè),須設(shè)置專崗專人,采取檔案管理和部門分管的方式,采取多層次運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)分層建檔管理,通過科學(xué)化管理方式,促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的有序開展。

        (二)建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

        目前,我國(guó)對(duì)于電子文件、電子檔案,制定了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)中,部分企業(yè)由于缺乏統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),數(shù)字化建設(shè)效果不太理想。為此,我們必須建立統(tǒng)一檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),促使數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

        (三)實(shí)現(xiàn)總體規(guī)劃的數(shù)字化

        目前,我們身處信息化管理階段,檔案管理要想促進(jìn)數(shù)字化建設(shè),必須與現(xiàn)代技術(shù)、信息技術(shù)相結(jié)合。在傳統(tǒng)檔案管理中,主要采取人工紙質(zhì)方式,而現(xiàn)代化的檔案記載和儲(chǔ)存,主要采取數(shù)字化設(shè)備,特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用,突破了傳統(tǒng)信息管理方式,由傳統(tǒng)“面對(duì)面”服務(wù),轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息服務(wù),檔案建設(shè)工作應(yīng)提升數(shù)字化水平。此外,企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè),作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)建設(shè)工程,在短期內(nèi)難以完成,必須構(gòu)建整體的管理規(guī)劃,通過系統(tǒng)指導(dǎo),分階段和分層次建設(shè)。

        (四)提升數(shù)字化人才的培養(yǎng)力度

        在企業(yè)檔案管理中,數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)綜合性系統(tǒng)工作,在信息時(shí)代背景下,檔案管理工作人員更為廣泛,技術(shù)先進(jìn)性也更強(qiáng)。這要求檔案人員具備數(shù)字化相關(guān)專業(yè)知識(shí),檔案人員在科學(xué)處理紙質(zhì)資料的同時(shí),又可利用數(shù)字技術(shù)和數(shù)字設(shè)備,通過專業(yè)知識(shí),了解各類專業(yè)學(xué)科,為咨詢者提供準(zhǔn)確的資料信息服務(wù)。同時(shí),檔案人員屬于數(shù)字化建設(shè)的重要參與者,數(shù)字化水平高低,對(duì)數(shù)字化建設(shè)情況具有直接影響。所以,需加大對(duì)檔案人員的數(shù)字化培訓(xùn),提升檔案人員的數(shù)字化管理能力,引進(jìn)一批技術(shù)綜合性的專業(yè)人才,要求檔案人員具備信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí),進(jìn)而有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

        結(jié)束語(yǔ):綜上所述,數(shù)字化建設(shè)作為檔案管理的重要內(nèi)容,屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性和復(fù)雜性的數(shù)字工程,企業(yè)發(fā)展想要跟上時(shí)代步伐,必須立足檔案建設(shè)的數(shù)字化。但目前,企業(yè)檔案管理仍存在基礎(chǔ)設(shè)施不完善、信息化標(biāo)準(zhǔn)的缺乏、檔案人員的素質(zhì)較低等問題。要想促進(jìn)數(shù)字化管理,實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置,減少檔案成本,必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)總體規(guī)劃的數(shù)字化,提升數(shù)字化人才的培養(yǎng)力度,促進(jìn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

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