郭松雪

（國營川西機(jī)器廠，四川 彭州 611930）

企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型關(guān)系到企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此相關(guān)部門要適應(yīng)信息化發(fā)展的大趨勢，做好總體設(shè)計(jì)和分布實(shí)施工作，加快企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。從而推動企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。企業(yè)檔案工作在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中扮演著基礎(chǔ)性的作用，在轉(zhuǎn)型升級的重要階段，既充滿著機(jī)遇，也面臨著挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念和背景

（一）企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念

企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指企業(yè)將相關(guān)檔案工作的管理對象和手段等由傳統(tǒng)形式向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的過程，以此來提升企業(yè)的檔案管理水平和效益。此概念共包含四個方面：其一，進(jìn)行轉(zhuǎn)型的主體是企業(yè)，而不是相關(guān)檔案部門或檔案人員。其二，轉(zhuǎn)型包括管理對象、管理手續(xù)和效果三方面，三者相輔相成。其三，檔案工作的數(shù)字化需要一個過程，不能一揮而就。其四，轉(zhuǎn)型包括多個方面，而不局限于檔案工作本身[1]。

（二）企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景

1.企業(yè)檔案工作進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)型是數(shù)字技術(shù)發(fā)展的必然要求，以“ABCDI”（人工智能、區(qū)塊鏈、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)）為代表的數(shù)字技術(shù)，成為推動全球經(jīng)濟(jì)和高質(zhì)量發(fā)展的重要動力，這也廣泛應(yīng)用到了社會企業(yè)的各個方面，催生了企業(yè)發(fā)展的新模式。許多企業(yè)正在經(jīng)歷從集成階段向共享服務(wù)與數(shù)據(jù)分析應(yīng)用發(fā)展的新階段，這使得數(shù)據(jù)推動決策的機(jī)制基本形成，從而影響到企業(yè)檔案工作的理念、方法、制度等多個方面，傳統(tǒng)檔案的管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是必然趨勢。2.企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)提高效益的內(nèi)在要求，現(xiàn)階段，面對疫情防控的常態(tài)化，許多企業(yè)正處于調(diào)整結(jié)構(gòu)、促進(jìn)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，提升自身的效益已經(jīng)成為許多企業(yè)最迫切的任務(wù)。對于企業(yè)檔案工作而言，數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠有效發(fā)揮數(shù)字技術(shù)在檔案資源配置中的作用，從而轉(zhuǎn)變檔案的管理、服務(wù)模式，形成具有競爭力的專業(yè)優(yōu)勢和內(nèi)在動力，以此提升企業(yè)的管理效率和效益，推動企業(yè)的發(fā)展。3.轉(zhuǎn)型是企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的必然要求，首先，數(shù)字技術(shù)的推進(jìn)使得企業(yè)的檔案管理從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向電子文件，為此企業(yè)的檔案管理必須更新相關(guān)的管理思路和手段，建立數(shù)字化的檔案管理模式[2]。其次，國家治理的現(xiàn)代化和企業(yè)治理的現(xiàn)代化對企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，通過檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，才能實(shí)現(xiàn)資源的有效整合與優(yōu)化，才能將檔案管理與數(shù)字技術(shù)進(jìn)行融合從而推動企業(yè)檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

二、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的原則

（一）規(guī)劃先行

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的本質(zhì)是信息化的工作，因此需要耗費(fèi)一定程度的人資、物力和財(cái)力，并具有一定的技術(shù)難度，尤其是涉及一些比較高級的轉(zhuǎn)型工作時，由于其自身具有內(nèi)外交叉的特征，因此需要進(jìn)行提前規(guī)劃，合理分配資源。

（二）對象與手段并行

檔案工作中，檔案自身是管理對象，電子檔案系統(tǒng)等是管理手段。從客觀世界的運(yùn)行來說，管理對象必須依靠相關(guān)管理手段來進(jìn)行管理，而相關(guān)管理手段必須通過對管理對象的管理來發(fā)揮作用，因此二者相輔相成。

（三）從易到難原則

事物的發(fā)展規(guī)律都是從簡單到復(fù)雜，從易到難。因此檔案工作數(shù)字化的轉(zhuǎn)型也應(yīng)該遵循此規(guī)律。堅(jiān)持由易到難的原則可以在具體內(nèi)容的實(shí)施過程中獲得相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，而如果從難到易，則會挫傷積極性，從而造成資源浪費(fèi)。

（四）需求牽引效益優(yōu)先

即轉(zhuǎn)型要立足于企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，將企業(yè)的檔案信息或進(jìn)行檔案工作的地點(diǎn)作為轉(zhuǎn)型的基點(diǎn)，因此在實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型前，要對企業(yè)的需求進(jìn)行全面深入的調(diào)查，找到企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作對檔案工作的需求。

（五）圍繞中心服務(wù)大局

圍繞中心服務(wù)大局是所有檔案工作都要堅(jiān)持的原則，企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為檔案工作的重要組成部分，也要遵循這一原則。在遵循這一原則時，要將轉(zhuǎn)型的工作目標(biāo)、著力點(diǎn)等均圍繞中心進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。

（六）從模仿到創(chuàng)新

企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型要借鑒大量的新觀念和新模式，但并不是對其進(jìn)行照搬，而且部分內(nèi)容需要較少的新觀念和新模式，而部分內(nèi)容卻需要大量的新觀念與新模式。為了使檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作能夠順利推進(jìn)，應(yīng)該遵循從模仿到創(chuàng)新的原則。

（七）前端控制

前端控制即企業(yè)檔案工作在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中電子文件歸檔工作中所倡導(dǎo)的“文件尚未產(chǎn)生之時采取措施”，從文件開始生成時就對其進(jìn)行介入。根據(jù)相關(guān)理論，在文件生成時期對其進(jìn)行有效的價值鑒定和維護(hù)監(jiān)督，是實(shí)現(xiàn)電子文件穩(wěn)定安全的前提。

三、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的措施

（一）做好轉(zhuǎn)型規(guī)劃

這是企業(yè)檔案工作進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前提，檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及多個方面，種類繁多且數(shù)量豐富，因此必須要認(rèn)真對待。在具體規(guī)劃時，相關(guān)人員要從企業(yè)的總目標(biāo)開始，到各個部門的分目標(biāo)，以及各個部門的政策和計(jì)劃、信息部門的活動與發(fā)展等多方面進(jìn)行規(guī)劃。一個完備科學(xué)的規(guī)劃應(yīng)該包括企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)、約束條件和計(jì)劃指標(biāo)等，同時還有數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能、組織、相關(guān)人員、管理等多個方面，只有進(jìn)行完整全面的規(guī)劃，才能保證檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功。

（二）數(shù)字化和管理系統(tǒng)同步推進(jìn)

即在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的同時也實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的數(shù)字化，檔案是檔案管理的主體，與檔案管理工作是相互依存的關(guān)系，任何一方出現(xiàn)缺失都無法推動轉(zhuǎn)型的平穩(wěn)進(jìn)行。企業(yè)在檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型時，兩者必須同時進(jìn)行，在推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的同時，應(yīng)該同時進(jìn)行檔案數(shù)字化的工作，或者對電子文件進(jìn)行歸檔。

（三）實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化到增量電子化

這是遵循由易到難的原則，如果企業(yè)經(jīng)費(fèi)相對缺乏，這是檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型時應(yīng)該堅(jiān)持的路徑。由于存量檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型時相對容易，有的通過外包就能實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，見效也更快。而增量檔案電子化是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，難度相對較大，且見效較慢。因此數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作選擇見效更快的方法，更利于有序工作的進(jìn)行。

（四）實(shí)現(xiàn)局部數(shù)字化到數(shù)字檔案館的建設(shè)

這種方式也適用于企業(yè)資源相對有限、檔案相關(guān)人員不足的情況，也是遵循從易到難的原則。數(shù)字檔案館的建設(shè)是企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必由之路，由于其設(shè)計(jì)的范圍廣，內(nèi)容多，因此工作也相對復(fù)雜，需要大量的人力、物力和財(cái)力。但某些企業(yè)并無法支持?jǐn)?shù)字檔案館的建設(shè)工作，因此可以從局部的數(shù)字化入手，如先將目錄進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以此提高檢索效率，或者用計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類和排列，從而實(shí)現(xiàn)局部的數(shù)字化。等企業(yè)資源充裕并取得一定經(jīng)驗(yàn)時，可以再開展數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。

（五）在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上提質(zhì)增效

這種方法也是遵循由易到難的原則，實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效是企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)。但若要實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效則必須以數(shù)字檔案館的建設(shè)為前提，否則將無法實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效。提質(zhì)增效是企業(yè)進(jìn)行檔案管理的需求，沒有提質(zhì)增效的檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型企業(yè)不會推行，因此，企業(yè)的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作必須圍繞檔案工作的提質(zhì)增效進(jìn)行，但必須以數(shù)字檔案館投入使用為前提和基礎(chǔ)。

（六）對電子文件進(jìn)行系統(tǒng)歸檔

這是遵循中心服務(wù)大局所設(shè)計(jì)的一條措施?，F(xiàn)階段，隨著信息化的全面普及，許多企業(yè)都建立了大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，積累了大量的電子數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)大多處于不安全或是服務(wù)器負(fù)荷運(yùn)行的狀態(tài)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的歸檔是當(dāng)前企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的最大需求。從另一個方面看，保持業(yè)務(wù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行是企業(yè)大局和信息化工作需要圍繞的中心，做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的歸檔工作，就是檔案工作圍繞中心從而服務(wù)大局的最好體現(xiàn)。

（七）積極融入業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)施中

這是遵循前端控制原則設(shè)計(jì)的一條措施。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔在系統(tǒng)實(shí)施完成后面臨許多困難，反之，如果在系統(tǒng)實(shí)施時就提出電子文件的歸檔要求，則會相對比較容易。主要工作就是要參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的需求分析、詳細(xì)設(shè)計(jì)、測試、上線等多方面的工作，及時提出相關(guān)的歸檔需求，確保歸檔功能能夠有效實(shí)現(xiàn)，使得歸檔的電子文件符合檔案管理的相關(guān)要求。

結(jié)論：作為一項(xiàng)長期又艱巨的任務(wù)，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨著機(jī)遇的同時也有諸多挑戰(zhàn)，因此相關(guān)企業(yè)要樹立正確的認(rèn)知和理念，充分把握企業(yè)檔案工作的規(guī)律和相關(guān)特點(diǎn)，進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)型，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型升級，從而推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。