張希

（中國鐵建國際集團(tuán)有限公司，北京 100855）

引言

檔案信息化建設(shè)中，工作人員需要積極創(chuàng)新檔案保存和管理方式，做到實(shí)體檔案向數(shù)字化信息檔案保存與管理的過渡，以達(dá)到長期保存檔案信息的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時共享，便于檔案查閱，有效提升檔案管理的整體水平。目前，雖然諸多部門已經(jīng)開展了檔案的信息化管理，但是檔案管理水平依然不夠理想，還需相關(guān)部門加大研究力度有效處理當(dāng)前困境。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)與信息化管理的價值采用信息化技術(shù)對檔案資料進(jìn)行建設(shè)與管理，可以在很大程度上降低檔案管理的難度，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以節(jié)省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時，相關(guān)人員可以利用檔案系統(tǒng)的檢索功能快速且精確地調(diào)取資料，提高檔案利用率與檔案服務(wù)水平，節(jié)省時間和精力?，F(xiàn)階段，大多數(shù)企事業(yè)單位都已經(jīng)認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)與管理的重要性，且在檔案信息化建設(shè)與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息化建設(shè)水平與管理水平，為自身的經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

二、檔案管理信息化運(yùn)用的現(xiàn)狀

（一）檔案工作的重視程度不夠

目前很多企事業(yè)單位都在向互聯(lián)網(wǎng)媒體轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在較火的短視頻平臺就是一些企事業(yè)單位宣傳和拓寬業(yè)務(wù)的好渠道。對于檔案管理工作而言，單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視程度存在一定的問題，尤其是對檔案管理信息化建設(shè)的意識和重視程度十分欠缺，導(dǎo)致檔案管理的改革創(chuàng)新受阻，此外，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大，他們對于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對于檔案管理的發(fā)展有著嚴(yán)重的影響，而且他們一直在使用紙質(zhì)的檔案管理模式，對于新型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用并沒有很大的意愿，更談不上檔案管理信息化建設(shè)。

（二）檔案管理的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)存在的問題

針對不同的檔案信息來說，來源以及存檔的格式都存在一些差異，這種情況造成了檔案部門接收的檔案數(shù)據(jù)的組織結(jié)構(gòu)存在很大的差異，所以對檔案信息的統(tǒng)一管理會產(chǎn)生很大的影響。這些組織結(jié)構(gòu)方面的差異問題主要是信息特殊性質(zhì)和傳輸?shù)姆绞?，以及信息?nèi)部結(jié)構(gòu)等因素造成的，對檔案資料也極其容易造成缺失，進(jìn)而對檔案管理增加了更多的復(fù)雜性，同時對檔案管理的科學(xué)性也會產(chǎn)生很大的不良影響。因此對檔案管理工作的發(fā)展也會帶來嚴(yán)重的影響，檔案信息化的建設(shè)也無法凸現(xiàn)出理想的效果。

（三）專業(yè)人才的缺乏

人才是檔案信息化建設(shè)事業(yè)中最重要的建設(shè)資源,檔案信息化建設(shè)是龐大的系統(tǒng)工程，各方面各層級都需要大量的信息化人才，引進(jìn)檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素之一?，F(xiàn)今很多檔案工作者仍抱有傳統(tǒng)的理念，自身綜合素質(zhì)偏低，未能掌握檔案信息化建設(shè)技術(shù)，現(xiàn)有的技術(shù)能力、管理經(jīng)驗(yàn)等難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需求，檔案部門也受自身和社會地位限制，難以引進(jìn)信息化人才，并且，檔案部門現(xiàn)有的信息化人才還在逐漸流失,導(dǎo)致了檔案信息化人才缺乏。

（四）管理的滯后性

檔案管理在檔案工作中 的地位不容置疑，除了做好檔案信息化的基礎(chǔ)性工 作以外，做好檔案管理工作也對檔案信息化的建設(shè) 具有重大意義。優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，精簡工作 環(huán)節(jié)，大量融入信息化，是檔案建設(shè)工作大力推進(jìn) 的有效保證?，F(xiàn)實(shí)生活中，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位 存在管理滯后性的問題，檔案管理遲滯、落后于信 息化的腳步，會對檔案信息化工作的開展產(chǎn)生嚴(yán)重 不良的影響。

三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）深刻認(rèn)識檔案管理工作的重要性

在新形勢下，檔案管理部門應(yīng)對檔案管理工作引起重視，將其作為一項(xiàng)長期堅(jiān)持的艱巨工作，深刻認(rèn)識檔案管理工作的重要性，意識到檔案管理對工作決策的合理性和企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展有著重要作用。這就要求檔案管理部門應(yīng)在實(shí)踐中將檔案管理工作納入重點(diǎn)工作范疇，有序落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)其中的不足，并采取有效方法進(jìn)行防范和解決，才能保證檔案管理工作高質(zhì)高效地開展。檔案管理工作人員自身也要在日常工作中端正態(tài)度，自覺做好部門分配的崗位工作任務(wù)，嚴(yán)肅對待檔案管理工作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作，才能避免檔案管理工作形式化。另外，檔案管理人員應(yīng)將檔案管理意識深扎根大腦意識當(dāng)中，確保相關(guān)人員能夠積極參與到檔案管理工作中，以形成良好的檔案管理氛圍，為提高檔案管理工作水平提供保障。

（二）加強(qiáng)電子文件檔案的管理

隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，在社會的各行各業(yè)中信息技術(shù)也到了廣泛的應(yīng)用。檔案信息化的建設(shè)很大程度上提升了檔案工作的時效性，管理的水平也進(jìn)一步得到提升，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)哪Ｊ綄n案信息進(jìn)行整理，數(shù)據(jù)的查詢以及管理，使得檔案信息能夠更具科學(xué)性，同時檔案管理過程中的工作流程也得到了進(jìn)一步的完善，從而推動了檔案管理的持續(xù)發(fā)展。電子文件檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸對企業(yè)內(nèi)部重要的信息進(jìn)行整理歸納管理，同時還可以對各部門間建立相關(guān)的往來系統(tǒng)，將重要的信息利用網(wǎng)絡(luò)傳輸管理，進(jìn)而提高了工作效率。另外電子文件的管理工作還需要相關(guān)的部門加大管理的力度，將電子文件的準(zhǔn)確性以及可靠性進(jìn)一步的提升。

（三）提升檔案信息工作素能

檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)長期工作，離不開一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍具體執(zhí)行。首先，要成立檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配齊配強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍，把信息化建設(shè)與管理成效作為業(yè)務(wù)工作考核的重要指標(biāo)之一。其次，加大檔案人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)、選派鍛煉、交流學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)競賽等形式，有針對性地加強(qiáng)檔案人員信息技術(shù)培育，培養(yǎng)一批既懂信息技術(shù)，又熟練掌握檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。再次，根據(jù)檔案信息化管理的實(shí)際需要，有針對性地加大信息技術(shù)人才引進(jìn)力度，將新引入的人才充實(shí)到檔案管理崗位一線，以滿足日益增長的檔案信息化管理需要。

（四）提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享

加快推動檔案信息化建設(shè)，需要加強(qiáng)對現(xiàn)代化管理 方法的應(yīng)用，應(yīng)用多元化以及統(tǒng)籌化的現(xiàn)代管理方 法勢在必行。當(dāng)今社會是資源共享的社會，充分運(yùn) 用檔案信息化建設(shè)過程中的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)資源 共享，對檔案資源在社會范圍內(nèi)的有效流通、合理 利用有著巨大作用。

（五）將檔案信息化與傳統(tǒng)方式聯(lián)合起來

檔案的信息化建設(shè)過程中，傳統(tǒng)檔案的保存方式也具備一 定的優(yōu)勢，因此不能完全否定傳統(tǒng)檔案的重要性，比如消費(fèi)者 在購置房產(chǎn)時通常會擁有一份紙質(zhì)的房產(chǎn)證明文件，這種文件 非常重要，紙質(zhì)文件是需要長期保存的，因此對于類似的文件 則需要采用紙質(zhì)保存的方式。在進(jìn)行檔案管理時，可以采用數(shù) 字化檔案與紙質(zhì)檔案并重的方式，既要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化 與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同時也要保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，發(fā)揮紙質(zhì)檔案 的優(yōu)勢。部分原始的紙質(zhì)檔案具備較高的歷史價值與學(xué)術(shù)價值，因此需要檔案管理人員加以重視，避免檔案管理的片面化。

（六）建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出實(shí)際效用，增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投入力度，購進(jìn)信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源?；诖耍嚓P(guān)單位需要建立安全的檔案管理網(wǎng)站，并將其分為面向內(nèi)部與面向公眾這兩種網(wǎng)站平臺，借此增加檔案管理工作的服務(wù)功能，借助網(wǎng)站為廣大用戶提供檔案信息資源服務(wù)，借此實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分的利用。另外，相關(guān)單位要投入充足的資金費(fèi)用，購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等各種信息化設(shè)備，同時還要保證相關(guān)信息化設(shè)備的質(zhì)量，借此推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今信息技術(shù)不斷發(fā)展形勢下，以信息化建設(shè)來推動檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型勢在必行。我們要縱覽全局，結(jié)合宏觀的理論探討與具體實(shí)踐的操作，不斷地總結(jié)實(shí)踐過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范指導(dǎo)下，使檔案信息化建設(shè)工作順利開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。