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        如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展

        2021-11-26 13:00:09劉琳琳
        魅力中國(guó) 2021年24期
        關(guān)鍵詞:檔案管理利用科學(xué)

        劉琳琳

        (中國(guó)電建市政建設(shè)集團(tuán)有限公司,天津 300384)

        一、引言

        企業(yè)檔案工作內(nèi)容較為繁瑣,涉及到企業(yè)管理運(yùn)行的各個(gè)方面,需要對(duì)相關(guān)的資料信息進(jìn)行全面的收集整理,形成完善的檔案管理體系。而隨著企業(yè)范圍和經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,檔案工作壓力不斷增大,為適應(yīng)新常態(tài)下的企業(yè)發(fā)展形勢(shì),現(xiàn)有的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展需求,推到檔案工作的科學(xué)創(chuàng)新已經(jīng)成為檔案部門(mén)的重要任務(wù)。而在實(shí)際的檔案工作中存在著一些問(wèn)題,制約著檔案機(jī)制的體現(xiàn),需要管理部門(mén)優(yōu)化工作思路,結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求,推動(dòng)檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型。

        二、十四五時(shí)期企業(yè)檔案工作的趨勢(shì)分析

        企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)構(gòu)成,是推動(dòng)十四五規(guī)劃高效落實(shí)的重要基礎(chǔ),為保證遠(yuǎn)景目標(biāo)的高效實(shí)現(xiàn),對(duì)檔案工作提出了更高的要求。網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備的廣泛普及推動(dòng)了數(shù)字化數(shù)據(jù)資料的普及,推動(dòng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型,對(duì)提升檔案管理水平起到積極作用。在十四五發(fā)展階段,隨著信息技術(shù)的快速革新,對(duì)企業(yè)檔案工作發(fā)展提供了有效的條件,借助信息設(shè)備和技術(shù),推動(dòng)智能化管理體系的構(gòu)建,實(shí)現(xiàn)整體管理水平的提升。[1]檔案資料具有較強(qiáng)的價(jià)值,在十四五階段,管理部門(mén)要深入挖掘檔案資料價(jià)值,拓寬檔案資源利用途徑,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策的制定和執(zhí)行提供科學(xué)的依據(jù)。要豐富檔案工作思想內(nèi)涵,推動(dòng)檔案文化的科學(xué)建設(shè),營(yíng)造積極的檔案工作氛圍,引導(dǎo)干部職工形成正確的檔案管理意識(shí),積極配合檔案工作開(kāi)展。為保證十四五規(guī)劃和遠(yuǎn)景目標(biāo)的科學(xué)實(shí)現(xiàn),企業(yè)對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)能力提出了更高的要求,推動(dòng)人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案部門(mén)的重要工作內(nèi)容。[2]

        三、企業(yè)檔案的特點(diǎn)及價(jià)值表現(xiàn)

        (一)企業(yè)檔案特點(diǎn)

        檔案是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的收集整理,形成完善的檔案管理體系,為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有效支持。檔案工作具有鮮明的特點(diǎn),一是全面性,需要對(duì)企業(yè)管理運(yùn)行形成全面覆蓋,資料內(nèi)容較為豐富,形式較為多樣,將企業(yè)發(fā)展過(guò)程形成直觀(guān)細(xì)致的呈現(xiàn)。二是資料的真實(shí)有效,通過(guò)管理活動(dòng)的開(kāi)展,對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行有效的審核,對(duì)問(wèn)題資料信息進(jìn)行及時(shí)的處理,切實(shí)保證檔案價(jià)值。[3]三是知識(shí)性,檔案資料具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性,豐富的技術(shù)數(shù)據(jù)資料為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供技術(shù)支持。同時(shí)檔案文化是企業(yè)文化的重要組成,其中具有豐富的思想內(nèi)涵,能夠?qū)n案工作者和使用者的思想意識(shí)形成科學(xué)的引導(dǎo),形成對(duì)企業(yè)管理思想的科學(xué)滲透,樹(shù)立正確的價(jià)值觀(guān)念,營(yíng)造積極的知識(shí)氛圍,引導(dǎo)職工利用檔案資料進(jìn)行主動(dòng)的學(xué)習(xí)提升,推動(dòng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)軟實(shí)力的提升。四是資源屬性,檔案資源具有較強(qiáng)的利用價(jià)值,能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供科學(xué)的依據(jù),有效推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

        (二)企業(yè)檔案價(jià)值

        企業(yè)檔案具有較強(qiáng)的價(jià)值屬性,對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展起到構(gòu)建作用。一是提升企業(yè)管理水平,檔案工作涉及到企業(yè)管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié),管理內(nèi)容較為豐富,包括人事資料、技術(shù)數(shù)據(jù)、企業(yè)日常管理文書(shū)等不同的形式,通過(guò)提供查詢(xún)和調(diào)用等服務(wù),為管理工作開(kāi)展提供科學(xué)的依據(jù),提升企業(yè)管理效率。二是具有較強(qiáng)的憑證作用,技術(shù)創(chuàng)新是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵動(dòng)力,而隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的不斷復(fù)雜,企業(yè)與其它組織在知識(shí)產(chǎn)權(quán)、發(fā)明專(zhuān)利等方面容易好出現(xiàn)糾紛,檔案資料在其中起到重要的憑證作用,為保障企業(yè)合法權(quán)益提供有效支持。三是豐富企業(yè)文化,檔案是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程的全面記錄,其中蘊(yùn)含著豐富的文化思想和人文觀(guān)念,是企業(yè)文化的重要載體,通過(guò)檔案工作的開(kāi)展推動(dòng)檔案文化對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全面滲透,有效提升企業(yè)文化的科學(xué)性,營(yíng)造積極的企業(yè)發(fā)展氛圍。[4]

        四、企業(yè)檔案工作面臨的問(wèn)題

        (一)缺乏重視和支持力度

        檔案工作的高效開(kāi)展對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展起到積極作用,而當(dāng)前部分企業(yè)對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí),檔案工作定位不夠科學(xué),相關(guān)的資源配置相對(duì)不足,無(wú)法保證較好的工作成效。檔案工作思路較為傳統(tǒng),缺乏創(chuàng)新意識(shí),對(duì)先進(jìn)的管理理念和方式方法無(wú)法做到有效的引進(jìn)。雖然大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理模式的構(gòu)建,而在實(shí)際的管理活動(dòng)中,相關(guān)的信息設(shè)備得不到及時(shí)的更新和維護(hù),影響管理效率。同時(shí)管理隊(duì)伍建設(shè)較為滯后,管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不夠科學(xué),管理人員的素質(zhì)能力存在不足,制約著管理效果的提升。[5]

        (二)管理機(jī)制不夠完善

        完善的管理機(jī)制為檔案工作開(kāi)展提供制度基礎(chǔ),而現(xiàn)有的管理制度相對(duì)固定,缺乏長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè),無(wú)法對(duì)管理活動(dòng)形成科學(xué)的規(guī)范。缺乏完善的責(zé)任機(jī)制,管理權(quán)責(zé)劃分不夠明確,管理人員的責(zé)任意識(shí)較為薄弱,無(wú)法做到責(zé)任落實(shí)到人,不利于管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。缺乏完善的保密機(jī)制,保密等級(jí)和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置不夠科學(xué),無(wú)法對(duì)資料進(jìn)行準(zhǔn)確額保密等級(jí)的評(píng)定,容易造成資料的外泄。[6]

        (三)檔案利用模式較為單一

        檔案資源的科學(xué)利用是檔案價(jià)值體現(xiàn)的主要途徑,而當(dāng)前檔案利用形式較為單一,主要是提供查詢(xún)和調(diào)用服務(wù),服務(wù)效率較低,無(wú)法及時(shí)滿(mǎn)足使用者需求。檔案編研工作開(kāi)展較為滯后,對(duì)檔案資料缺乏深入的研究,無(wú)法對(duì)其中的價(jià)值信息做到準(zhǔn)確的提取,不能保證較好的服務(wù)質(zhì)量,無(wú)法為企業(yè)發(fā)展提供有效的依據(jù)。

        (四)信息化水平不足

        信息技術(shù)的運(yùn)用推動(dòng)了檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型,而在實(shí)際的管理活動(dòng)中,信息設(shè)備和技術(shù)的利用水平相對(duì)不足,對(duì)先進(jìn)技術(shù)缺乏有效的引進(jìn)和利用,信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后,無(wú)法保證較好的管理效率。同時(shí)信息安全防護(hù)工作不夠到位,網(wǎng)絡(luò)安全威脅是影響檔案安全的重要因素,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的日益復(fù)雜對(duì)檔案安全管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),而當(dāng)前管理活動(dòng)中網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)較為薄弱,安全防護(hù)機(jī)制不夠完善,缺乏完善的安全防護(hù)體系,容易受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的沖擊,造成嚴(yán)重的損失。

        五、企業(yè)檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展的實(shí)現(xiàn)措施

        (一)加強(qiáng)重視和支持力度

        檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有效支持,企業(yè)要對(duì)檔案工作形成正確的認(rèn)識(shí),提升主動(dòng)意識(shí),深入到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中,準(zhǔn)確掌握企業(yè)發(fā)展需求,明確檔案工作方向,提升檔案工作的實(shí)效性。要加強(qiáng)資金投入,優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù),推動(dòng)管理效率的整體提升。要較強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè),積極引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)和信息技術(shù)人才,優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu),加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育,將信息知識(shí)技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容,根據(jù)實(shí)際的管理情況制定針對(duì)性的培訓(xùn)策略,推動(dòng)管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作能力的提升。

        (二)完善管理機(jī)制

        檔案部門(mén)要積極健全管理機(jī)制,嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)和政策方針,構(gòu)建長(zhǎng)效管理機(jī)制,實(shí)時(shí)關(guān)注檔案政策變化,對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整,實(shí)現(xiàn)對(duì)管理活動(dòng)的科學(xué)規(guī)范,保證檔案法規(guī)的嚴(yán)格執(zhí)行。要完善責(zé)任機(jī)制,檔案工作涉及到企業(yè)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),管理流程較為繁瑣,管理部門(mén)要對(duì)管理流程進(jìn)行細(xì)致的梳理,科學(xué)設(shè)置相關(guān)崗位的管理職能,明確權(quán)責(zé)劃分,強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí),保證管理制度的貫徹執(zhí)行。要完善監(jiān)督體系,落實(shí)檔案管理信息公開(kāi),接受廣大干部職工的監(jiān)督,積極聽(tīng)取職工群眾的意見(jiàn)建議,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案工作中存在的問(wèn)題,推動(dòng)相關(guān)管理制度的針對(duì)性?xún)?yōu)化。要完善保密機(jī)制,對(duì)保密等級(jí)和評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)制定,制定相應(yīng)的使用權(quán)限,防止泄密問(wèn)題的出現(xiàn),切實(shí)保證檔案安全。

        (三)拓寬利用途徑

        檔案資源的高效利用為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),管理部門(mén)要提升主動(dòng)意識(shí),根據(jù)企業(yè)的檔案利用需求,積極拓寬利用渠道,優(yōu)化服務(wù)水平,推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。要利用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù),對(duì)資料信息進(jìn)行全面的分析和科學(xué)的整理,建設(shè)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù),為檔案利用提供基礎(chǔ)保障。要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),使用人員能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行檔案的遠(yuǎn)程查詢(xún)和瀏覽,提升利用效率。要利用技術(shù)手段對(duì)使用者需求進(jìn)行全面的分析和精準(zhǔn)的預(yù)測(cè),實(shí)現(xiàn)服務(wù)的針對(duì)性投放,對(duì)檢索機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化,有效適應(yīng)使用者的不同需求,推到服務(wù)質(zhì)量的提升。要利用網(wǎng)絡(luò)渠道加強(qiáng)與使用人員的溝通交流,對(duì)檔案利用情況進(jìn)行及時(shí)的跟進(jìn),形成準(zhǔn)確的反饋,為后續(xù)服務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展提供科學(xué)的依據(jù)。

        (四)推進(jìn)信息化建設(shè)

        信息化檔案管理模式的構(gòu)建對(duì)提升檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平起到關(guān)鍵作用,管理部門(mén)要進(jìn)一步提升信息化水平,積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù),對(duì)現(xiàn)有的管理體系進(jìn)行維護(hù)升級(jí),有效提升整體管理效率。要強(qiáng)化信息安全管理,構(gòu)建完善的安全防護(hù)機(jī)制,對(duì)管理流程進(jìn)行規(guī)范,有效防止因人為操作造成的安全問(wèn)題。要積極引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),對(duì)管理體系中的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)處理,有效抵御外界網(wǎng)絡(luò)威脅的入侵,切實(shí)保證信息安全。要優(yōu)化防火墻配置,構(gòu)建智能化防火墻體系,準(zhǔn)確把握防護(hù)標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)交互環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控,準(zhǔn)確定位異常數(shù)據(jù),有效維護(hù)數(shù)據(jù)安全。要利用虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù),搭建VPN 專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)與公共網(wǎng)絡(luò)的有效隔離,有效提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

        六、結(jié)語(yǔ)

        檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展起到關(guān)鍵作用,管理部門(mén)要提升主動(dòng)意識(shí),對(duì)十四五期間企業(yè)發(fā)展形勢(shì)和檔案工作需求形成正確的認(rèn)識(shí),積極引進(jìn)先進(jìn)管理理念和方式方法,完善管理機(jī)制,創(chuàng)新管理模式,推動(dòng)信息化管理體系的科學(xué)升級(jí),強(qiáng)化管理水平和服務(wù)質(zhì)量,推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。

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