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        互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作中存在的 問(wèn)題與對(duì)策

        2021-11-26 13:00:04李衛(wèi)華
        山東檔案 2021年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理時(shí)代信息化

        文·李衛(wèi)華

        在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下,企業(yè)的檔案管理工作不斷拓展創(chuàng)新,朝著現(xiàn)代化管理的模式發(fā)展,電子檔案在逐步取代紙質(zhì)檔案,檔案信息管理在逐步超越檔案實(shí)體管理。企業(yè)檔案管理工作需要對(duì)這些新問(wèn)題新特點(diǎn)建議研究,并有效應(yīng)對(duì)。

        一、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題

        (一)檔案管理理念落后

        電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理,是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)?!笆濉逼陂g,國(guó)家檔案局聯(lián)合國(guó)家發(fā)展改革委遴選了33家企業(yè)開(kāi)展電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作,目前已有23家企業(yè)完成了試點(diǎn)任務(wù),特別在電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理方面取得了良好效果。但從我國(guó)企業(yè)檔案管理實(shí)際情況看,很多企業(yè)的檔案管理工作仍停留在對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行存儲(chǔ)和保管階段,企業(yè)檔案管理人員的觀念還沒(méi)有跟上互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的腳步,致使檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢,不能符合時(shí)代發(fā)展要求。

        (二)檔案人員專業(yè)水平不高

        在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下,檔案管理工作在不斷地進(jìn)行改革,但很多檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理經(jīng)驗(yàn)都相對(duì)固化,對(duì)于現(xiàn)代化的管理方式不熟悉也不學(xué)習(xí),無(wú)法應(yīng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的需求。以企業(yè)電子檔案單套管理為例,國(guó)家檔案局試點(diǎn)任務(wù)范圍涉及到會(huì)計(jì)、工程管理、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、運(yùn)營(yíng)管理、供應(yīng)鏈管理、工程調(diào)度等不同類型企業(yè)的不同領(lǐng)域,這需要企業(yè)檔案工作者具有檔案管理、信息技術(shù)、企業(yè)管理和業(yè)務(wù)運(yùn)行多維度的知識(shí)儲(chǔ)備。特別是云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的大量涌入,使檔案管理充滿了挑戰(zhàn),但是由于很多企業(yè)檔案管理人員不具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和專業(yè)技術(shù),致使企業(yè)檔案管理方式守舊,一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用,阻礙了檔案管理方式的創(chuàng)新和發(fā)展。

        (三)檔案管理中存在著安全隱患

        在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下,檔案信息化建設(shè)雖然有效地提高了檔案管理的效率和質(zhì)量,但是網(wǎng)絡(luò)安全隱患也對(duì)檔案管理構(gòu)成一定的威脅。政府部門檔案信息化建設(shè)可以依托與互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境物理隔離的政務(wù)網(wǎng)開(kāi)展,安全環(huán)境具有天然優(yōu)勢(shì)。企業(yè)一般不具備這樣的條件,信息化建設(shè)主要依托互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展,運(yùn)作不當(dāng)就會(huì)被滲透、監(jiān)聽(tīng),甚至病毒入侵,對(duì)整個(gè)檔案管理信息化系統(tǒng)造成破壞,導(dǎo)致重要的檔案信息丟失,影響到檔案信息化管理的安全性[1]。

        二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)

        (一)先進(jìn)技術(shù)使用

        在檔案管理中,可以使用信息技術(shù)建立檔案信息輸入、管理和檢索系統(tǒng),規(guī)避檔案人員手工操作帶來(lái)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息輸入錯(cuò)誤等弊病,節(jié)約立卷歸檔時(shí)間,并且網(wǎng)絡(luò)空間可以存儲(chǔ)更多的視頻、圖片和音頻,比傳統(tǒng)的檔案管理方式更加多元化,能夠更好地佐證歷史、服務(wù)社會(huì)。

        (二)管理成本降低

        隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,產(chǎn)生的檔案數(shù)量越來(lái)越大,紙質(zhì)檔案的生成需要消耗大量的紙張,保存需要占用巨大的空間,延長(zhǎng)其保存時(shí)間需要配備許多設(shè)施設(shè)備,還要牽涉很多人力物力,其成本高昂讓企業(yè)不堪重負(fù)。而網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,電子檔案的出現(xiàn)以及單套制管理制度的出臺(tái),可以有效緩解紙質(zhì)檔案管理問(wèn)題,將管理成本控制在企業(yè)可承受的范圍內(nèi),同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享,提供檔案遠(yuǎn)程服務(wù),使得檔案管理更加的方便快捷。

        (三)工作時(shí)效性提升

        在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,電子檔案管理模式使檔案工作更具時(shí)效性。紙質(zhì)檔案立卷歸檔后,其管理方式即使不便或有誤,也很難對(duì)其進(jìn)行調(diào)整或修改,只能在后續(xù)的立卷歸檔中加以修正。但是在電子檔案管理中,如果管理方式有誤或需要添加項(xiàng)目,可以通過(guò)修改軟件及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,使檔案管理能夠不斷適應(yīng)時(shí)代變化和社會(huì)需求,提高檔案管理的時(shí)效性。

        三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作的對(duì)策

        (一)更新檔案管理工作理念

        在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,檔案管理人員要不斷更新思想觀念,要充分認(rèn)識(shí)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)和要求,加強(qiáng)自己對(duì)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的認(rèn)知,不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方式,并學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化的管理設(shè)備,增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)[2]。

        (二)推動(dòng)電子檔案單套管理工作

        按照電子文件單套歸檔的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),建立健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關(guān)制度,在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求,在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能,努力實(shí)現(xiàn)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。對(duì)于相關(guān)工作起步較晚的企業(yè),可以聚焦在已經(jīng)形成成熟技術(shù)方案的企業(yè)電子文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案單套管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)突破,在此基礎(chǔ)上,廣泛吸收已有試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn),將工作范圍向運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)、工程技術(shù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等更多領(lǐng)域拓展。

        (三)提高檔案信息的安全性

        企業(yè)要適應(yīng)信息技術(shù)安全領(lǐng)域法律法規(guī)的發(fā)展趨勢(shì),不斷完善檔案管理制度,將檔案管理安全責(zé)任落實(shí)到人,注重保證檔案信息的安全性。要按照網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)的相關(guān)要求,針對(duì)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展等級(jí)保護(hù)定級(jí)和測(cè)試工作,同時(shí)開(kāi)展?jié)B透測(cè)試、攻防演練等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患,采取系統(tǒng)加固等多種技術(shù)方案提升安全水平。要按照數(shù)據(jù)安全和密碼技術(shù)應(yīng)用的要求,選用可靠的密碼技術(shù)和密碼產(chǎn)品,強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)管理、信息傳輸?shù)陌踩雷o(hù)。對(duì)于一些計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等,應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)管理,使用高科技的管理方式來(lái)保證檔案信息化系統(tǒng)的安全。

        在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn),管理人員應(yīng)該積極的轉(zhuǎn)變管理理念,推動(dòng)檔案信息化建設(shè),提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理的安全性,使得檔案管理工作提質(zhì)增效。

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