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        關(guān)于做好房地產(chǎn)管理所檔案管理工作的思考

        2021-11-26 13:00:04于紅麗
        山東檔案 2021年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        文·于紅麗

        房地產(chǎn)管理所檔案是指所轄區(qū)內(nèi)直管公房、私房的產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍管理,直管公房的租賃、維修養(yǎng)護(hù)和危房的改建等過程中形成的具有保存價(jià)值的文書、圖表、照片、錄音、影像等原始記錄。隨著時(shí)間的推移和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展,因?yàn)榉课莓a(chǎn)權(quán)繼承、轉(zhuǎn)讓及房屋的維修等原因,來房地產(chǎn)管理所查閱利用檔案的頻率越來越高,使房地產(chǎn)管理所檔案中存在的檔案資料不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全等問題日益凸顯,需要房地產(chǎn)管理所的檔案管理部門加以重視,并積極研究解決對策。

        一、房地產(chǎn)管理所檔案管理工作中存在的主要問題

        (一)檔案資料收集不齊全

        檔案資料的收集,是做好房地產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)。目前房地產(chǎn)管理所的檔案資料收集不齊全,一是因?yàn)閷覚n案局10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的貫徹落實(shí)不到位,沒有按照10號令的要求,制定單位的《文件材料的收集范圍和檔案保管期限表》,導(dǎo)致檔案收集工作無章可循。二是單位全員的檔案意識比較淡薄,沒有配備專人管理檔案。兼職檔案管理人員對檔案業(yè)務(wù)不熟悉,管理職責(zé)不明確并且流動比較頻繁,不能安心做檔案工作。三是沒有把檔案資料的收集工作納入單位的工作流程,沒有與其它工作一起同安排、同檢查、同考核、同總結(jié),平時(shí)領(lǐng)導(dǎo)不過問、年中工作不檢查、年底業(yè)績不總結(jié)不考核,激發(fā)不起檔案人員的工作熱情,對檔案資料收集不夠重視,故不能做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。

        (二)檔案規(guī)章制度不健全

        多數(shù)房管所沒有按照國家檔案主管部門頒布的規(guī)定,結(jié)合實(shí)際工作需要,制定本單位的檔案管理辦法及檔案收集、分類、歸檔、整理、移交、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀和利用等規(guī)章制度,導(dǎo)致單位的檔案管理工作沒有依據(jù)、沒有標(biāo)準(zhǔn),處于較為混亂的狀態(tài)。有的單位為了省事,直接套用上級部門的規(guī)定,與單位的實(shí)際情況不相適應(yīng),只滿足于檢查時(shí)喊在嘴上好聽、印在紙上好看、貼在墻上場面,沒有針對性,不具可操作性,缺乏指導(dǎo)性和約束性,形同虛設(shè)。還有的單位只是制定了檔案保管和檔案利用幾個(gè)制度,內(nèi)容單一,覆蓋面窄,實(shí)用性不強(qiáng),導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案資料管理松散隨意。

        (三)檔案資料保管不安全

        一是由于單位辦公場所的限制,房地產(chǎn)檔案庫(室)設(shè)置不符合要求。有的檔案室設(shè)置在洗手間隔壁,有的檔案室設(shè)置在負(fù)一層或負(fù)二層,還有的設(shè)置在樓房頂層,無法保證檔案保管所需要的溫濕度。二是多數(shù)單位不了解檔案安全保管的“九防”措施,沒有配備檔案安全“九防”措施所必需的設(shè)施設(shè)備,無法保證檔案載體的安全。三是檔案移交手續(xù)不完備,人員調(diào)動的時(shí)候難以保證檔案數(shù)量的準(zhǔn)確性。人員進(jìn)出檔案室沒有詳細(xì)登記,檔案室門上的鑰匙可以隨意取用,都為檔案安全管理埋下了隱患。

        二、加強(qiáng)房地產(chǎn)管理所檔案管理工作應(yīng)采取的對策

        (一)提高思想認(rèn)識,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

        領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的關(guān)鍵。因此,各級房管所的領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到做好房管檔案工作的重要性,切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),把檔案管理擺上工作日程,定期聽取情況匯報(bào),及時(shí)研究解決問題的方案。要設(shè)置檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)常對檔案工作進(jìn)行督導(dǎo),了解實(shí)際工作情況,幫助解決實(shí)際問題。各級房管所要把檔案管理工作納入崗位職責(zé),與其它工作同布置、同調(diào)度、同考核,增強(qiáng)檔案人員做好檔案工作的思想自覺和行動自覺。

        (二)加強(qiáng)教育培訓(xùn),提高全員檔案意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)

        房管所的檔案管理工作需要全員參與、齊抓共管,才能卓有成效。單位各部門都是檔案的產(chǎn)生地,因此全員都要成為檔案收集的參與者,以確保檔案資料的齊全完整。房管檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,必須加大對檔案人員的教育培訓(xùn)力度,提高專兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能。要將檔案工作培訓(xùn)納入單位年度業(yè)務(wù)培訓(xùn)的范疇中,努力實(shí)現(xiàn)檔案知識和業(yè)務(wù)技能的全覆蓋。要把政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、事業(yè)心責(zé)任感重的人員選配到檔案管理崗位,并保持人員的相對穩(wěn)定,保證房管檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)積累和技能傳承。

        (三)要健全完善房管所檔案管理的各項(xiàng)制度

        要根據(jù)《檔案法》及國家檔案局的規(guī)定,結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際,建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。要集所內(nèi)各科室人員的智慧和檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn),制定各科室檔案的收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求、移交時(shí)間及利用規(guī)定,經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后,以正式文件印發(fā)執(zhí)行,用制度來規(guī)范全體人員特別是檔案管理人員的歸檔行為,提高檔案質(zhì)量和檔案管理水平。

        (四)采取有效措施,確保各項(xiàng)制度落實(shí)到位

        一要加強(qiáng)督導(dǎo)。要組建督導(dǎo)小組,分管領(lǐng)導(dǎo)任小組負(fù)責(zé)人,辦公室、科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員任組員,采取聽匯報(bào)、看現(xiàn)場、集中議、共同定的方式,定期和不定期地對檔案管理制度貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督導(dǎo),重在發(fā)現(xiàn)問題,研究整改措施,限期整改問題。二要定期進(jìn)行通報(bào)。對督導(dǎo)中發(fā)現(xiàn)的先進(jìn)典型、存在問題進(jìn)行定期通報(bào),宣傳先進(jìn)、鞭策后進(jìn),形成學(xué)先進(jìn)、趕先進(jìn)、抓落實(shí)的良好氛圍。三要納入年度考核。要把檔案規(guī)章制度的落實(shí)情況,納入年度考核內(nèi)容,對各項(xiàng)規(guī)章制度貫徹不到位的科室或個(gè)人最后一名,年度考核不予過關(guān),以督促各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)落地。

        (五)采取得力措施,確保檔案資料的安全

        檔案資料的安全,是檔案管理工作的底線、紅線,必須放在突出位置,時(shí)刻繃緊這根弦。一要設(shè)置符合檔案安全管理要求的場所,確保檔案存放的環(huán)境能達(dá)到檔案保管所需要的溫濕度要求。二要配備檔案庫房“九防”要求所必需的設(shè)施設(shè)備,比如除濕機(jī)、空調(diào)、消毒機(jī),確保檔案的安全保存。三要把檔案安全管理的各項(xiàng)制度落實(shí)到位。特別是檔案進(jìn)出庫房的移交記錄、管理人員更替的交接記錄、進(jìn)出檔案庫房的人員登記等,確保檔案的安全保管。

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