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        大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理使用 困境與對策

        2021-11-26 13:00:04李香玉
        山東檔案 2021年5期
        關(guān)鍵詞:利用信息管理

        文·李香玉

        在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的新形勢下,人員的頻繁流動(dòng)已經(jīng)成為常態(tài)化,而做好流動(dòng)人員管理工作是實(shí)現(xiàn)社會(huì)和諧穩(wěn)定的基本前提。人事檔案管理是流動(dòng)人員管理中的重要組成部分,如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段,突破流動(dòng)人員人事檔案管理的困境,切實(shí)提升流動(dòng)人員人事檔案管理質(zhì)量,成為檔案管理部門應(yīng)高度重視的課題。

        一、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理使用困境

        (一)檔案分散,信息共享難

        由于戶籍管理相對穩(wěn)定的限制,流動(dòng)人員的人事檔案一般很難跟隨流動(dòng)人員進(jìn)行遷徙,常處于一種人檔分離的狀態(tài)。而檔案不同存放地,因?yàn)楣芾矸绞?、理念,以及平臺(tái)的差異,流動(dòng)人員的人事檔案信息很難共享,在利用檔案時(shí)會(huì)受到諸多限制,極為不便。因此信息共享難一直都是嚴(yán)重制約流動(dòng)人員人事檔案管理質(zhì)量的主要問題。

        (二)檔案管理服務(wù)模式落后

        出于檔案信息保密安全的局限,很多人事檔案管理部門對于檔案的查閱與借檔程序都規(guī)定的極為刻板,或是要求本人到場,或是要求提供相應(yīng)的證明等,人為造成了查閱檔案時(shí)間上的浪費(fèi)和空間上的不便,嚴(yán)重影響了流動(dòng)人員的檔案利用效率。

        (三)檔案信息不完善

        一是由于某些部門對人事檔案管理不重視,制度規(guī)定、監(jiān)督指導(dǎo)嚴(yán)重缺失,導(dǎo)致流動(dòng)人員的人事檔案材料不能及時(shí)歸檔上傳。二是由于區(qū)域間的制度屏障,以及電子簽章沒有大規(guī)模普及,很多電子檔案也無法順利歸檔,導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案的信息不夠完善。三是由于流動(dòng)人員對檔案重要性的認(rèn)知不足,對一些需要完善的檔案信息,因時(shí)間、距離的障礙而不能及時(shí)補(bǔ)充,導(dǎo)致棄檔現(xiàn)象屢禁不止,許多人事檔案無人認(rèn)領(lǐng)。

        二、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理的有效對策

        (一)建立大數(shù)據(jù)平臺(tái),促進(jìn)人事檔案信息的共建與共享

        基于當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的特征,以及人員流動(dòng)的常態(tài)化趨勢,要積極利用信息技術(shù)建立大數(shù)據(jù)平臺(tái),促進(jìn)人事檔案信息的共建與共享。要遵循集中統(tǒng)一、歸口管理原則,實(shí)行人事檔案分級(jí)管理為主、屬地管理為輔機(jī)制,建立流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)一經(jīng)辦平臺(tái),逐步實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)一網(wǎng)通辦、一點(diǎn)存檔、多點(diǎn)服務(wù)模式,讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿成為現(xiàn)實(shí),提高人事檔案管理的有效性。

        (二) 建立健全流動(dòng)人員人事檔案管理制度

        要結(jié)合當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理的需要,不斷完善人事檔案管理制度,減化不必要的程序與形式,建立健全收集歸檔、整理保管、安全保密、轉(zhuǎn)遞移交、查閱利用、檔案信息化建設(shè)等各項(xiàng)管理制度,確保檔案轉(zhuǎn)接暢通、安全高效。

        (三)利用大數(shù)據(jù)技術(shù),創(chuàng)新流動(dòng)人員人事檔案管理模式

        一是要搭建流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫,確保檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完整有效,促進(jìn)人事檔案信息利用共享最大化;二是要加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè),利用先進(jìn)的信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案掃描錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),為實(shí)現(xiàn)檔案共享打好基礎(chǔ);三是與用人單位進(jìn)行積極對接,及時(shí)更新檔案信息;四是要建立流動(dòng)人員信用檔案,為用人單位在人才的引進(jìn)、選拔上提供有效的參考。

        (四)加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案大數(shù)據(jù)分析利用

        建立健全流動(dòng)人員大數(shù)據(jù)分析機(jī)制,利用流動(dòng)人員人事檔案大數(shù)據(jù)展示平臺(tái)和基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫,提高數(shù)據(jù)分析能力,全面掌握流動(dòng)人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等情況,為高層次人才庫建設(shè)、人才流動(dòng)、促進(jìn)就業(yè)等工作提供有力數(shù)據(jù)支撐。

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