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        水利工程檔案管理工作思考

        2021-11-26 13:00:09趙菁菁
        魅力中國 2021年24期
        關(guān)鍵詞:檔案管理工程建設(shè)

        趙菁菁

        (甘肅省水文水資源局,甘肅 蘭州 730000)

        水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工等各建設(shè)階段過程中形成的,具有保存價值的文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。

        水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分,是水利工程安全運行、合理使用、生產(chǎn)維護、維修改造的重要依托,水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)。凡參建單位未能按規(guī)定提交工程檔案的,不得通過驗收或質(zhì)量等級評定[1]。

        水利工程檔案要做到完整、齊全、準(zhǔn)確,就要在水利工程檔案的收集、整理、組卷、歸檔的各個階段落實責(zé)任,做到水利工程檔案事事有人管,件件有人抓,才能在檔案驗收時,水到渠成,順利通過,為水利工程的良性運轉(zhuǎn),保駕護航。

        一、水利工程檔案的收集

        水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要部分,各參建單位要加強領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中,建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,明確相關(guān)部門、人員的崗位責(zé)任,健全各項規(guī)章制度,統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費,確保水利工程檔案工作正常開展。把握好以下原則,是做好水利工程檔案管理工作的基礎(chǔ)。

        (一)誰產(chǎn)生,誰收集,誰整理原則。水利工程建設(shè)過程中形成的,具有查考利用價值的各種形式和載體的文件材料均應(yīng)收集、整理、歸檔。水利工程建設(shè)過程中,建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)搞好水利工程檔案文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

        (二)水利工程檔案收集和工程建設(shè)同步進行原則。建設(shè)單位應(yīng)制定統(tǒng)一的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范,將水利工程文件材料的形成、收集整理要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責(zé)任制,實行全過程質(zhì)量管理。要求檔案人員應(yīng)從水利工程建設(shè)前期介入,對工程各個階段的檔案收集、整理、移交提出明確要求,建設(shè)單位可將該項水利工程檔案管理寫進合同,水利工程檔案工作完不成視同違約。

        (三)責(zé)任到人原則。建立與工程文件收集工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機構(gòu),制定管理制度,配備文件檔案管理人員。檔案管理人員既要具備工程管理的資質(zhì),又熟知檔案管理的知識,這項綜合性的工作需要這樣的復(fù)合型人才才能勝任,人員要相對穩(wěn)定,變動要辦理移交手續(xù)。

        (四)各負(fù)其責(zé)原則。勘察單位負(fù)責(zé)勘察測繪文件的收集匯總;設(shè)計單位負(fù)責(zé)初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計文件和圖紙等的收集匯總;施工單位負(fù)責(zé)收集施工文件和竣工圖,并整理匯總;建設(shè)單位收集水利工程前期和竣工階段的文件材料。屬于建設(shè)單位歸檔范圍的文件材料,有關(guān)單位應(yīng)按時收集、整理,向建設(shè)單位移交歸檔。

        (五)加強督導(dǎo)檢查原則。水利工程項目主管部門的檔案機構(gòu)要加強對在建水利工程檔案管理方面的督導(dǎo)檢查,定期聯(lián)合檔案行政管理部門阻止行政執(zhí)法檢查,建設(shè)管理部門要積極配合檔案業(yè)務(wù)部門主管單位,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),共同抓好水利工程檔案工作。

        二、水利工程檔案的整理

        參建單位按照歸檔范圍、職責(zé)范圍、階段、專業(yè)、種類等檢查文件材料是否收集齊全,然后對工程建設(shè)各階段的文件材料及時地按規(guī)定進行整編,確保各分部工程檔案的完整性以及整體工程的連續(xù)性,是水利工程檔案管理的基本要求,也是項目主管部門的檔案機構(gòu)質(zhì)量監(jiān)督、檢查、檢測、抽查的重要內(nèi)容。

        水利工程檔案的整理,要注意以下幾個方面的問題:

        (一)水利工程文件材料的整理要符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》(DA/T28-2002)文件規(guī)定。檔案整理要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、字跡清楚、圖樣整潔、聲響材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚;歸檔圖紙按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/T10609.3-2009)要求統(tǒng)一折疊。

        (二)重要活動擠時間、原始地形地貌、建設(shè)過程中的工程形象進度、隱蔽工程、關(guān)鍵技術(shù)、節(jié)點工序、重要部位、地質(zhì)或施工缺陷及處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等形成照片和音頻文件。

        (三)文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編號和簽字蓋章手續(xù)完備,并滿足耐久性要求。

        (四)所有文件材料必須保證內(nèi)容的真實性,如實反映情況,任何部門和個人不得擅自修改、偽造。收集的文件材料應(yīng)為原件,因故用復(fù)印件時,要加蓋復(fù)制件提供單位公章和檔案證明章,確保與原件一致。

        (五)竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分,必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人負(fù)責(zé)編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖。

        三、水利工程檔案的分類與組卷

        水利工程檔案的組卷是水利工程檔案的核心工作,也是出現(xiàn)問題最多的地方。組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理,便于保管和利用,應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件的內(nèi)容和數(shù)量組成一卷或多卷,卷內(nèi)文件內(nèi)容應(yīng)相對獨立完整。

        (一)制定分類方案

        項目法人要結(jié)合項目實際特點,制定涵蓋工程建設(shè)的全過程和工程檔案的全部內(nèi)容的分類方案,一般按照形成單位結(jié)合建設(shè)階段和專業(yè)進行分類,按照形成單位大致分為建設(shè)綜合管理、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等不同類別,再結(jié)合不同的建設(shè)階段和專業(yè)具體細(xì)分。

        類目設(shè)置要遵循的原則

        1.排他性。

        排他性,即類別之間互相排斥,只有唯一的類別屬性。這樣的類目設(shè)置既便于歸類也便于查考使用。

        2.系統(tǒng)性。

        系統(tǒng)性,即類目劃分是一項系統(tǒng)工程,一旦確定,各參建單位都要同一個分類方案,在一個項目中要堅持一以貫之,保持其連續(xù)性。如果不能連續(xù)使用,或者各單位不能統(tǒng)一使用,會給后人造成混亂,對于歸檔、保存、使用都會造成障礙。

        水利設(shè)計部門和水利管理規(guī)劃部門一般采用流域(水系)—工程項目分類法。如:類別代號+水系代號+工程代號+階段代號+專業(yè)代號+案卷號[2]。項目法人制定的分類號及檔號,一般由全宗號+分類號(按照需要編制一級類目+二級類目)+案卷號組成,代字與類目間用“·”隔開,類目與案卷號間用“-”隔開[3]。分類方案是水利工程檔案整理的綱領(lǐng),科學(xué)合理分類方案,能達(dá)到事半功倍的效果

        (二)按照文件材料形成的有機聯(lián)系組卷

        水利工程檔案的組卷過程,就是各參建單位按照項目分類方案,將該項目所形成的文件材料按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。按照問題、階段、專業(yè)性質(zhì)組卷是最常用的組卷方法。在實際工作中,為了確保案卷組合的科學(xué)性,往往要結(jié)合運用多種組卷標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)以組卷的特征,就是組卷的標(biāo)準(zhǔn),按照一種標(biāo)準(zhǔn)組卷,就叫一種組卷方法。比如:項目前期文件,項目管理文件按事由結(jié)合時間順序組卷;其中招標(biāo)投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷;勘察設(shè)計文件按階段、專業(yè)組卷;施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段結(jié)合專業(yè)組卷。以上組卷方法,按問題、按專業(yè)、按文種、按階段組卷,都不能將兩個以上單項工程的文件材料組合在一個卷內(nèi)。

        四、水利工程檔案的歸檔和移交

        水利工程檔案在完成組卷后,各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé),監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應(yīng)進行審核。施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后,依次由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理機構(gòu)進行審查。經(jīng)參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審查合格后,向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交歸檔。

        歸檔單位(部門)應(yīng)按照建設(shè)檔案管理要求,編制交接清冊、交接手續(xù)、檔案數(shù)量、案卷目錄、雙方清點無誤后交接歸檔。

        建設(shè)單位可以通過六率來考核參建單位檔案管理是否達(dá)到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求:即歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率、案卷合格。

        結(jié)束語:水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分,貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段,是確保水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),所以水利工程參建單位要象重視水利工程的進度與質(zhì)量一樣,重視水利工程檔案管理工作。

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