張曉梅

摘要：檔案管理數(shù)字化建設不僅是地勘單位自身的管理與發(fā)展需要，也是科技進步的結果、時代發(fā)展的要求，是地勘單位深化檔案管理信息化改革的必由之路。在經(jīng)濟社會發(fā)展新形勢下，地勘單位要充分認識檔案管理數(shù)字化建設的優(yōu)勢，著重從加強制度構建、數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)庫建設、人員培訓、質量控制等方面不斷推進檔案數(shù)字化進程，借助數(shù)字化信息技術的力量全面提升檔案管理水平。

關鍵詞：地勘單位;檔案管理;數(shù)字化;信息化

地勘單位檔案指的是在單位運作過程中形成的擁有保存價值的歷史記錄，涉及到文字、圖表、聲像等形式，科學管理性、專業(yè)技術性、信息服務性等特征較強，是經(jīng)濟建設與社會發(fā)展不可或缺的資料。地勘單位檔案數(shù)字化管理的本質在于以大量檔案數(shù)據(jù)為基礎，利用數(shù)字化信息技術提供管理和服務，檔案管理數(shù)字化建設更是當代網(wǎng)絡信息社會的關鍵組成部分，推進數(shù)字化建設對優(yōu)化地勘單位檔案管理、完善社會信息服務體系等都有重要意義。

一、地勘單位檔案管理數(shù)字化建設的優(yōu)勢

一方面，確保高效率。隨著地勘單位的水文地質、工程地質勘查規(guī)模越來越大，工作難度持續(xù)上升，對檔案管理來說是更多的文件資料、更高的數(shù)據(jù)信息精度要求，傳統(tǒng)手工管理模式下的地勘單位檔案管理難以體現(xiàn)高效率和高水平，無法適應信息化管理需求。地勘單位檔案管理數(shù)字化建設把地理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等整合起來，通過可視化數(shù)據(jù)處理大大提高檔案的管理效率、利用效率，同時減輕人員勞動強度，保證檔案資料處理與分析的高效率、高質量。另一方面，保證準確性。檔案管理數(shù)字化建設可以實現(xiàn)對地勘單位檔案資料的收集和管理對象、信息服務的全面升級[1]。其主要是通過檔案信息的制度化管理和科學分級、分類建立起立體框架，全方位描述地勘單位的工作;針對地勘工作中各環(huán)節(jié)的信息建立和時間的關系，充分體現(xiàn)檔案信息的階段有效性、價值實效性;進行檔案的經(jīng)驗性與描述性加工，有效挖掘檔案數(shù)據(jù)規(guī)律，并進行整理、分析、歸納，模擬地勘單位發(fā)展過程，科學預測未來。

二、地勘單位檔案管理數(shù)字化建設的推進策略

進入新世紀以后，檔案人員嘗試把計算機、網(wǎng)絡信息技術等運用于檔案管理工作，在地勘單位檔案信息化管理方面取得一定的成效。然而隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，地勘單位檔案管理工作迎來數(shù)字化建設要求，以往的制度基礎薄弱、數(shù)據(jù)資源不全、信息服務滯后、隊伍素質不高、質量控制不力等問題愈加突出，不利于發(fā)揮上述檔案管理數(shù)字化建設的優(yōu)勢，影響檔案工作效果，急需采取以下針對性策略推進檔案管理數(shù)字化建設。

（一）加強制度構建，奠定數(shù)字化建設基礎

沒有規(guī)矩不成方圓，有法可依、有章可循是開展任何一件事的基本前提。地勘單位檔案管理改革要以制度建設為支撐，建立健全檔案數(shù)字化的建設與管理制度，形成比較完善的標準和規(guī)范。同時積極納入內(nèi)部控制體系、質量管理體系，促進制度的貫徹和執(zhí)行[2]。檔案管理數(shù)字化建設的制度主要有：人員崗位設置制度，服務器機房、檔案數(shù)字加工處理場所的管理制度，數(shù)字檔案資源的安全和保密等制度;結合地勘單位實際情況構建標準規(guī)范，形成以數(shù)字檔案為基礎的電子檔案收集、整理、保存、使用等標準規(guī)范，例如傳統(tǒng)紙質檔案的數(shù)字化加工和電子文件的歸檔、分類，還有檔案和業(yè)務流程、安全保密和開發(fā)利用、系統(tǒng)操作管理等標準規(guī)范。

此外，檔案管理是地勘單位管理體系的一部分，要消除重項目建設、輕檔案管理的不良現(xiàn)象，明確項目部和檔案部門的職責。尤其是檔案管理數(shù)字化建設存在系統(tǒng)性特點，參與部門多、涉及面廣，檔案部門要和本單位的業(yè)務部門、信息化部門、保密部門等充分協(xié)同，理順關系，進一步明確檔案管理職責。例如成立地勘項目領導工作小組、項目工作小組，依托現(xiàn)有條件推進檔案數(shù)字化，領導小組主要負責制定檔案數(shù)字化建設的方案、制度和保障措施，項目小組主要負責落實檔案數(shù)字化建設的目標、內(nèi)容、步驟和實施計劃等，確保完成每一個環(huán)節(jié)的工作任務。在數(shù)字化建設背景下還要構建檔案的查閱、借閱規(guī)范，也就是完善利用遠程查閱技術、層級授權管理技術等查閱、借閱地勘檔案的制度和規(guī)范，嚴格審查檔案利用授權，基于《地質資料管理條例》加強檔案數(shù)字化管理。

（二）加強數(shù)字化處理，完善基礎數(shù)據(jù)資源

按照地勘單位檔案管理數(shù)字化建設制度進行檔案資料的數(shù)字化處理，即以現(xiàn)有紙質檔案或者機讀檔案為對象，利用計算機進行檔案資料的收集、篩選和加工，形成電子文件數(shù)據(jù)[3]。例如利用掃描儀進行紙質檔案的數(shù)字化轉換，建立基礎數(shù)據(jù)資源庫，方便存儲、查詢、利用，快速實現(xiàn)地勘檔案管理的網(wǎng)絡化，使其服務地質勘察工作，推動單位其他業(yè)務的現(xiàn)代化進程;強化電子文件的存儲和管理，無需專門管理，關鍵在于選擇恰當?shù)拇鎯d體和存儲方式、匹配的存儲設備和存儲系統(tǒng)。只要產(chǎn)生電子文件，就要按照制度妥善管理，保證電子文件不損壞、不散失、不失真，已經(jīng)歸檔的電子文件載體也應無劃痕、變形、霉變等損傷，不攜帶病毒，可以在通用讀取設備上讀取，提供完整準確的檔案信息。

一般電子文件不會加密，如果要加密，應同時歸檔密鑰。而且不宜壓縮存儲電子文件，通常只讀光盤使用較多，因為它只能用于播放或檢索盤上記錄的信息，制作簡單、體積小、容量大，方便保管地勘單位檔案資料。對于電子文件還要進行檢測、維護，因為電子檔案載體，尤其是磁性載體會受到環(huán)境因素較大的影響，保存時間一般是10～20年，需要定期檢測、復制電子檔案保存載體，保證檔案數(shù)據(jù)資源真實可靠。

（三）加強數(shù)據(jù)庫建設，創(chuàng)新檔案信息服務

管理檔案最終是為了使用，考慮到地勘單位的檔案管理工作處于事后、幕后的位置，檔案人員應積極創(chuàng)新服務理念，主動提供檔案信息服務，以事后服務事前、幕后服務幕前，最大限度發(fā)揮檔案的價值。

首先，加強檔案數(shù)據(jù)庫建設，提供利用檔案信息的便利條件。著錄是建設檔案數(shù)據(jù)庫的核心環(huán)節(jié)，關系著檔案目錄的數(shù)字化建設質量，需要嚴格執(zhí)行檔案著錄規(guī)則，錄入每一項數(shù)據(jù)[4]。例如補充目錄信息，完善目錄數(shù)據(jù)庫，重新補充題名或責任者等不準確、不完整的檔案，提高檔案信息檢索率;對已經(jīng)掃描的圖片檔案進行文字識別處理，形成雙層PDF，在保存以后和檔案管理系統(tǒng)掛接，據(jù)此構建全文數(shù)據(jù)庫，方便實現(xiàn)地勘單位檔案全文檢索。其次，多角度、深層次開發(fā)地勘檔案內(nèi)容。檔案人員通過數(shù)字化加工強化檔案信息開發(fā)和利用，例如編制全宗指南和組織沿革、基礎數(shù)字匯編、大事記、專題文件匯集、拍攝專題片、舉辦陳列展覽、公眾號等信息形式，主動積極地落實檔案研發(fā)工作，創(chuàng)造提供特色檔案信息服務的條件。如此，檔案利用者能夠遠程調(diào)用地勘單位的數(shù)字化檔案，無需手工檢索目錄以后到庫房逐件查閱，也無需在歸還和統(tǒng)計時逐頁、逐件清點檔案。還可以利用文本挖掘、數(shù)據(jù)挖掘等技術提升地勘單位檔案開發(fā)廣度、深度，把“死”檔案材料轉變?yōu)椤盎睢毙畔①Y源。在地勘單位檔案數(shù)字化利用中要注意把握開放和保密的界限，因為伴隨時間的推移，地勘檔案資料的保密程度逐漸降低，要徹底扭轉以往重管輕用的局面，根據(jù)檔案利用需求積極提供信息利用服務，提高檔案信息共享效益。

（四）加強人員培訓，打造數(shù)字化管理隊伍

地勘單位檔案管理數(shù)字化建設效果的好壞往往取決于人員專業(yè)水平的高低，特別是專業(yè)技術人員在實施數(shù)字化建設以前進行的檔案校對、整理、注釋說明等工作對后續(xù)消除數(shù)字檔案閱讀、理解和使用方面的偏差有直接影響[5]。這就要求檔案人員不僅要鞏固專業(yè)檔案管理知識，還要接受計算機、網(wǎng)絡、大數(shù)據(jù)等專業(yè)技術培訓，熟練掌握數(shù)字檔案管理規(guī)范，掌握現(xiàn)代技術使用方法，明確檔案管理數(shù)字化建設中的掃描、錄入、檢索等關系。

與此同時，加強檔案人員安全保密培訓，例如經(jīng)常組織檔案人員學習保密法，加大法規(guī)和制度學習力度，增強保密意識，處理好地勘檔案保密和利用的關系，根據(jù)按頁定密、小范圍定密、局部定密的細則有效落實檔案安全保密工作;加大計算機網(wǎng)絡管理力度，保證檔案管理系統(tǒng)安全，通過正版軟件和防毒殺毒軟件、防火墻技術等加強安全管理，在檔案數(shù)據(jù)備份中注意選用專門的服務器，做好物理隔離;邀請檔案數(shù)字化建設專業(yè)人員舉辦講座，或者抽調(diào)檔案隊伍中的骨干去檔案管理數(shù)字化建設經(jīng)驗豐富的單位交流、學習，培育具備數(shù)字化、信息化和優(yōu)秀檔案工作能力的復合型人才隊伍，提供順利實施數(shù)字化建設的人才保障。

（五）加強質量控制，提升數(shù)字化工作水平

地勘單位檔案管理數(shù)字化建設是環(huán)環(huán)相扣的，任何環(huán)節(jié)的質量都會影響整個數(shù)字化建設的成果質量，在做好以上基礎工作的同時要實施全過程控制，保障檔案管理數(shù)字化建設質量。例如準確錄入前期數(shù)據(jù)、文件掃描質量與標準相符、光盤刻錄內(nèi)容完整、后期可以獨立檢索或瀏覽數(shù)字化建設成果等等，通過有效控制數(shù)字化建設工作的每一個環(huán)節(jié)、流程，保證質量達標。具體而言，以《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》為參照優(yōu)化地勘單位的檔案管理數(shù)字化建設技術方案，使方案不僅符合國情和現(xiàn)代管理理念，還能對本單位開展各項工作發(fā)揮更大參考價值;強化宏觀管理，結合實際情況完善管理制度、安全制度等，例如把檔案數(shù)字化工作納入單位目標考核或者績效考核范疇，充分調(diào)動人員積極性，促使檔案管理數(shù)字化建設越來越完善。

除此以外，實行檔案管理數(shù)字化建設的三級檢查，嚴格把關每一個工作環(huán)節(jié)的質量。第一，檔案管理數(shù)字化建設人員加強自查，嚴格檢查自己在工作中有沒有漏掃、錯掃、質量不達標等問題，保證數(shù)字檔案100%合格;檔案人員逐件審查數(shù)字檔案，確保合格率不低于80%;檔案管理者抽查，隨機檢驗已經(jīng)完成的檔案數(shù)字化工作成果，保證質量合格。而且除了人才保障，地勘單位檔案管理數(shù)字化建設還需要設備保障，應增加軟硬件投入，例如配備數(shù)字化工作所需專業(yè)檔案管理軟件、新型掃描儀和計算機等，同時加大設備維護力度、軟件研發(fā)與升級力度，順利高效地推進檔案管理數(shù)字化建設。

三、結語

隨著數(shù)字化信息技術的持續(xù)發(fā)展、在各行各業(yè)的廣泛深入應用，地勘單位的檔案管理理念與模式在不斷變革，通過使用數(shù)字化信息技術極大地提升了檔案管理效率，幫助檔案人員減少工作量，彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足。今后要繼續(xù)加強對檔案管理數(shù)字化建設的研究和實踐，探尋更多行之有效的策略加快數(shù)字化建設進程，為地勘單位檔案管理的改革和優(yōu)化提供可靠保障。

參考文獻

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