西部鉆探井下作業(yè)公司生產(chǎn)服務(wù)中心 新疆克拉瑪依 834000

隨著21 世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化帶來的重大影響，我國企業(yè)為了在新形勢下激流勇進(jìn)，必須更新新理念、新技術(shù)，而推進(jìn)檔案管理步入信息化就是重要的一程。目前，我國少數(shù)企業(yè)已逐漸對檔案管理信息化有了一些初步的認(rèn)識，開始意識到了信息化建設(shè)對檔案管理在企業(yè)實際操作中的重要性影響。因此，我國企業(yè)應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)已存在的問題進(jìn)行透徹和全面的分析，針對逐項問題采取必要的措施，以提升企業(yè)對檔案的信息化管理水平。我國企業(yè)唯有引入信息化管理模式，提高信息化技術(shù)的戰(zhàn)略重要性，制定科學(xué)的管理制度，不斷實踐與總結(jié)，明確多級權(quán)限、加快建設(shè)步伐，才能達(dá)到事半功倍的效果，促進(jìn)企業(yè)檔案發(fā)揮其功能與價值，使企業(yè)實現(xiàn)良好發(fā)展。鑒于此，筆者試著分析企業(yè)檔案管理是如何運(yùn)用電子信息化技術(shù)及其重要意義。

1 信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢作用

①提升檔案信息管理的信息化。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展背景下，相應(yīng)強(qiáng)化了人們的檔案意識，逐漸擴(kuò)大了檔案信息用戶群，此時需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息管理方法，采用適宜的管理模式和方法。隨著檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展，對于管理人員的要求也在不斷提升。由于缺乏現(xiàn)代技術(shù)人員，導(dǎo)致檔案工作的管理效果不佳。通過檔案管理的信息化建設(shè)，可以深入開發(fā)和利用檔案信息資源，提升檔案管理的實效性。②提升信息應(yīng)用的專業(yè)化。隨著檔案信息用戶群體的增加，相應(yīng)擴(kuò)大了檔案管理范圍。檔案管理類型也呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)，導(dǎo)致該項工作呈現(xiàn)出多種不同特性。檔案信息所包含的資源失真度增加，存在大量虛假信息和冗余信息。信息化建設(shè)能夠確保用戶需求的專業(yè)化、個性化發(fā)展，不僅能夠降低企業(yè)管理成本，還能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)化管理操作，提升信息應(yīng)用的專業(yè)性[1]。

2 加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的合理策略

2.1 提高信息檢索工作效率的重要性

檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術(shù)的日新月異，電腦的數(shù)據(jù)處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊一冊地查找檔案不僅費(fèi)時還費(fèi)力，利用計算機(jī)進(jìn)行檢索，可大大提高檔案信息的查準(zhǔn)率，減輕企業(yè)人員的工作強(qiáng)度。同時，傳統(tǒng)的檔案管理還存在著儲藏室空間狹小、儲物位置緊缺等問題，更重要的是紙質(zhì)資料因保存時間過長，容易受損發(fā)黃引起變質(zhì)，甚至還會因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結(jié)果。顯然，這種落后管理方式已然無法適應(yīng)當(dāng)下的工作需求。因此，建設(shè)檔案管理信息化的任務(wù)可以使專門從事檔案管理的人員從繁重的手工程序中解脫出來，從而更好地進(jìn)行更高級的信息化檔案整理工作，提高部門和企業(yè)的工作效率[2]。

2.2 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

當(dāng)前檔案管理工作人員的配置不夠科學(xué)，存在缺乏專業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)的現(xiàn)象，不能對信息化管理流程進(jìn)行科學(xué)的管理和操作，使得服務(wù)水平無法得到有效提升。這就要求檔案管理部門加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)教育，深入企業(yè)生產(chǎn)管理一線，提升對企業(yè)實際運(yùn)行環(huán)節(jié)的了解，提升管理水平。對于通信企業(yè)來說，企業(yè)管理活動具有較強(qiáng)的技術(shù)性和專業(yè)性，而大多數(shù)檔案管理人員對技術(shù)文件等專業(yè)性較高的檔案資料，不能進(jìn)行科學(xué)的整理分析，不能及時發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題。這就要求管理人員加強(qiáng)對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的認(rèn)識，利用自身檔案管理專業(yè)知識，形成對通信檔案的科學(xué)管理。同時要積極吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理隊伍，結(jié)合企業(yè)實際情況，提升管理人員的福利待遇，為其提供廣闊的才華施展空間，并結(jié)合激勵政策的制定，提升崗位吸引力[3]。

2.3 完善管理機(jī)制

檔案管理部門要充分結(jié)合檔案利用服務(wù)工作的實際需求，建立完善的管理機(jī)制，為利用服務(wù)工作提供有效的制度保障。對相關(guān)工作流程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，根據(jù)實際工作需求，制定合理的工作標(biāo)準(zhǔn)，使利用服務(wù)工作能夠得到切實落實。同時要制定完善的監(jiān)管機(jī)制，對管理過程進(jìn)行有效的監(jiān)管，保證管理制度能夠得到高效執(zhí)行，推動利用服務(wù)工作能夠取得良好的效果。要制定完善的考評機(jī)制，特別對檔案服務(wù)工作的開展效果進(jìn)行全面的考核，形成有效的反饋，對服務(wù)工作進(jìn)行針對性的優(yōu)化和調(diào)整，提升服務(wù)水平。管理機(jī)制的制定要充分結(jié)合通信企業(yè)的實際需求，要加強(qiáng)與各個職能部門和項目施工部門的協(xié)調(diào)，通過制定完善的協(xié)作機(jī)制，實現(xiàn)對企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行數(shù)據(jù)信息的全面收集，提升各個管理環(huán)節(jié)對檔案工作的重視，推動整體檔案管理水平的提升。同時要結(jié)合部門管理實際，進(jìn)行資料收集整理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)制定，形成統(tǒng)一的檔案編制形式，并進(jìn)行數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，能夠借助信息技術(shù)，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程，推動各個管理環(huán)節(jié)高效開展，有效提升管理效率。同時要提升服務(wù)意識，結(jié)合實際需求對管理機(jī)制進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，制定完善的線上檔案操作流程，使用者能夠根據(jù)自身工作需求，通過網(wǎng)絡(luò)途徑對檔案資料進(jìn)行檢索、調(diào)用等服務(wù)，提升服務(wù)效率。

3 結(jié)語

檔案管理工作是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性可以作為衡量企業(yè)管理水平的一項重要指標(biāo)。高質(zhì)量的檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)營者及時掌握企業(yè)整體運(yùn)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略，為企業(yè)決策提供支撐依據(jù)，也有利于企業(yè)經(jīng)營成果通過數(shù)據(jù)及時展示，增強(qiáng)與企業(yè)有關(guān)合作方和地方政府的認(rèn)可度，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。