朱曉波

中國電子科技集團公司第三十二研究所 上海 201808

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要作用

對于事業(yè)單位來說，其檔案管理信息化建設工作簡單來說就是展開檔案管理后續(xù)工作內容的同時，將原本的實體化信息轉化為電子數據檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設置了標簽目錄以及容量大等特點，兼具了實用性與便捷性的應用優(yōu)勢，為事業(yè)單位的后續(xù)檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的發(fā)展全面性[1]。而在構建符合當下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關部門應注意定期更新其中所包含的技術手段，保證手段應用的合理性，為后續(xù)的檔案管理工作的進一步創(chuàng)新提供完備的技術條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關鍵因素。在全面推廣應用該種方式后，原本反復的工作流程得以被簡化，工作質量提升的基礎上，也隨著經驗積累使得檔案管理體系不斷完善。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 對檔案管理信息化建設重要性認識不夠深刻

在事業(yè)單位眾多工作中，檔案管理工作屬于一種比較“低調”的工作，看似微不足道，實則非常重要，但也很難有明顯的成績。上述這些特征致使事業(yè)單位一些管理者缺乏對檔案管理工作的重視，沒有認識到檔案管理工作的隱藏價值，只是簡單地將檔案管理工作視為一種簡單的事務性工作，難以為事業(yè)單位帶來直接的經營效益。而檔案管理信息化建設本身卻需要投入大量的人力物力財力資源，這對檔案管理信息化建設發(fā)展帶來了非常嚴重的阻礙影響[2]。

2.2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作人員配備缺乏連續(xù)性

在以往的檔案管理過程中，事業(yè)單位雖然也引入了一些信息化技術，但多是停留在淺層次的“更新計算機設備、軟件層面”。如今隨著社會經濟的不斷發(fā)展，信息化技術的不斷進步，事業(yè)單位檔案資料也變得日趨復雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業(yè)單位為了滿足檔案管理需求，引入應用了很多先進的信息化技術，比如大數據技術、云計算技術等，卻忽略了與之匹配的專業(yè)化信息人才的配備，很多事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)停滯不前，這對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設作用價值發(fā)揮帶來了嚴重的限制影響[3]。

2.3 檔案管理信息化建設安全性難以得到全面保證

事業(yè)單位在檔案管理過程中加強信息化建設，雖然有著很高的作用價值，但檔案管理信息化建設背后帶來的信息安全問題同樣不容忽視，在網絡虛擬空間中充斥著各種病毒，還有很多黑客會用木馬病毒盜用珍貴信息資料進行敲詐勒索，甚至事業(yè)單位的一些機密文件信息也會因此而泄漏，因此在事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設的過程中，如何從多方面入手，保證檔案信息的安全，也是當下亟待解決的一項問題。

3 檔案管理信息化建設的方法策略

3.1 進一步加強檔案管理人員的實操技能，積極推動信息化建設

加強檔案管理人員對于信息化的認知水平，使他們認識到信息化是未來發(fā)展的重要方向，端正自身的思想和態(tài)度。與此同時，由于當前工作人員的專業(yè)技能素質并不高，也可以有計劃地組織檔案信息化管理培訓，可以聘請一些專家學者到單位內部進行現場教學，切實提高廣大管理人員的業(yè)務水平。由于大部分檔案管理人員在信息知識儲備方面依舊非常匱乏，無法熟練操作各種軟件系統(tǒng)，對于新技術的接受能力非常差，因此需要進一步加強檔案管理人員知識普及力度，使他們可以積極主動去學習各種全新的技術，以便推動檔案管理工作的開展。

3.2 促進檔案管理信息化建設的統(tǒng)一、規(guī)范化轉變

需要進一步加強信息化的建設，設置檔案信息化各項內容的格式流程，以統(tǒng)一規(guī)范化的方法來做好信息化的建設，這樣才能更好地促進整個檔案管理事業(yè)的發(fā)展，由此達成高度信息共享效果。并且整個信息化建設過程中，要貫徹落實標準化、規(guī)范化原則，將工作的重點內容由解決局部問題，轉移至標準化、規(guī)范化制定、實施上去，以此來切實提升檔案管理信息化建設的統(tǒng)一、規(guī)范化轉變。

3.3 建立完善的管理機制，實現信息安全保護

事業(yè)單位的檔案管理需要加強自我建設，推動檔案信息化水平，加強人員管理職責，完善管理技術，通過完善檔案管理機制來更好地確保檔案管理的各項工作有序推進。例如可充分采用數字水印技術來保障檔案信息的真實性，還可借助PDF及多頁圖像技術來完整保存檔案資料。并且，還需在此基礎上做好檔案信息的備份工作，針對信息數據的載體做好定期維護保養(yǎng)，并及時進行數據核查。再就是意識層面，由于當前各種信息化技術不斷更新，檔案管理工作應加強信息化意識，探索和優(yōu)化檔案管理的各個細節(jié)。為此，檔案管理人員需要進一步加強檔案信息安全保護意識，以自身實際工作作為基礎，夯實工作人員的現代化能力，打破傳統(tǒng)認知，在思想上徹底扭轉傳統(tǒng)的管理理念，樹立起全新的管理認知。

3.4 提高重視程度

事業(yè)單位的管理人員需要重視檔案管理信息化建設，首先領導干部需要加強認識，認識到事業(yè)單位檔案信息化建設對于檔案管理的重要作用，只有領導重視才能夠推動事業(yè)單位檔案管理信息化進程。除了領導之外，廣大員工也需要加強認識，需要認識到事業(yè)單位檔案管理信息化的重要意義，在工作中積極配合信息化建設，以便提高整個事業(yè)單位檔案管理信息化的水平。

4 結語

信息化時代下，通過推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設，不僅能夠為事業(yè)單位檔案管理提供便利和新思路，還能夠加強檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案作用價值。因此需要事業(yè)單位提高對檔案管理信息化建設的重視程度，解決其中存在的問題，并采取針對性對策，提高檔案管理信息化水平。