張皖盈

江西省煙草公司吉安市公司 江西吉安 343000

檔案管理是使用科學有效的方法來管理記錄，煙草行業(yè)在國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。在大數(shù)據(jù)和IT發(fā)展的新時代，隨著人們現(xiàn)在越來越關(guān)注可追溯性、標準化和科學管理，如何保持最新狀態(tài)以及如何將概念應(yīng)用于文件管理，煙草公司要提高檔案工作的價值和信息服務(wù)功能，這不僅僅是煙草行業(yè)檔案工作者值得考慮的重要問題，而且是提高煙草行業(yè)水平的唯一途徑。

1 檔案管理對煙草公司的作用

煙草公司的檔案管理記錄了該公司的發(fā)展歷史。過去煙草公司檔案的內(nèi)容已從一個紙質(zhì)文件檔案演變?yōu)橐钥茖W技術(shù)為工具，以電子信息硬件和軟件為支撐的多個檔案，更改了文件保存方式。時間的發(fā)展從原始和傳統(tǒng)的注冊材料階段到信息技術(shù)注冊材料階段，一直在見證著煙草公司發(fā)展的過程，從而不斷促進煙草公司信息記錄方式的創(chuàng)新。它在很大程度上反映了煙草行業(yè)檔案管理效率的提高。如今，隨著煙草行業(yè)的不斷發(fā)展壯大，標準化管理的不斷發(fā)展，許多煙草公司已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理員年輕化、高學歷化的發(fā)展。在大多數(shù)煙草公司中，這是一個顯著的增長，檔案意識和檔案人才團隊基礎(chǔ)的績效得到增強。檔案館是煙草公司基本管理的重要方面，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營提供了重要的支持和保證，并通過保護公司的權(quán)益促進了煙草行業(yè)的發(fā)展。它包含從建立到發(fā)展的許多數(shù)據(jù)，例如煙草公司財務(wù)報表和科學技術(shù)成就。在市場經(jīng)濟時代，企業(yè)領(lǐng)導者可以基于這些綜合信息做出正確的決策，這鼓勵公司抓住快速發(fā)展的市場中的機會并鼓勵其發(fā)展。在經(jīng)濟運作過程中，公司不可避免地會發(fā)生各種糾紛，包括今天的基礎(chǔ)設(shè)施計劃和財務(wù)報表等[1]。它必須保持相對完整和正確憑證。當發(fā)生責任糾紛時，可以查看原始單據(jù)和票證。在日常運營和管理中維護的更詳細，更全面的公司檔案是公司保護自己并減少業(yè)務(wù)運營中的痛苦和損失的強大武器。檔案管理也用于企業(yè)發(fā)展的文化信念，可以真實地記錄企業(yè)文化，例如公司成立初期的困難，高峰期的輝煌以及困難時期的連續(xù)性。可以對企業(yè)文化進行深入而詳細的研究，以更好地提升煙草公司的領(lǐng)導者和員工的團隊凝聚力。公司的文化結(jié)構(gòu)有助于激活公司內(nèi)部員工潛在的工作效率。

2 新時期下提升煙草檔案管理的對策

2.1 加強業(yè)務(wù)管理功能

煙草公司必須適用與機構(gòu)檔案有關(guān)的法律法規(guī)的標準和規(guī)范，加強各種機構(gòu)檔案的收集、分類、儲存和供應(yīng)。監(jiān)督和指導控股公司的檔案工作，并根據(jù)各自項目的具體特征，與特定項目檔案進行協(xié)作。為加強檔案管理，可以同時進行項目文件管理和項目管理，并提高企業(yè)創(chuàng)新能力和市場競爭力。

2.2 完善檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

煙草檔案管理的標準化必須受到系統(tǒng)的指導和限制，因為只有科學合理的運營系統(tǒng)，才可以更有效地實施管理工作。煙草公司應(yīng)明確檔案管理的內(nèi)容，對每個業(yè)務(wù)詳細制定檔案管理規(guī)定，如收集、分類、存儲和使用。結(jié)合實際工作情況，對文件的保留時間、機密性和銷毀也需要相關(guān)的工作標準和要求，以為文件管理實踐提供指導。一旦確定了所有文件管理操作系統(tǒng)，就必須嚴格執(zhí)行。當確實發(fā)生違規(guī)時，必須認真解決并糾正它們，以有效提高記錄管理的標準化水平。并建立明確的責任系統(tǒng)，完善各項工作檔案管理，制定標準和有關(guān)考核指標，保證煙草檔案管理規(guī)范化。

2.3 專注于專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能培訓

檔案管理是一個高度專業(yè)且復雜的過程。對每個文件的收集、分類和管理都有嚴格的要求。這就要求檔案管理員不僅要熟悉歸檔過程，還要對文件管理和保護技術(shù)有所了解。隨著煙草行業(yè)中辦公室自動化系和文件管理系統(tǒng)之間的工作有效銜接，出現(xiàn)了具有不同存儲介質(zhì)的文件，這就要求煙草行業(yè)的檔案管理員掌握保存和管理檔案的方法。培訓是提高煙草檔案員工作技能的最有效方法。首先是要做好專業(yè)知識和培訓，專業(yè)知識是評估檔案的內(nèi)在價值的基礎(chǔ)，也是提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提。煙草檔案工作人員應(yīng)當積極參加檔案部門和煙草行業(yè)舉辦的專業(yè)知識培訓，全面適應(yīng)新形勢的要求，發(fā)展專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能[2]。學術(shù)教育是提高專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)，煙草行業(yè)的每個部門應(yīng)盡可能組織檔案工作人員，以學習檔案信息以及高等學校開設(shè)的其他相關(guān)學科的工作，以擴大檔案工作人員的知識，促進煙草檔案的發(fā)展。工作人員能力的高低直接影響工作效率，必須重視煙草行業(yè)檔案人員實踐能力的培養(yǎng)。嚴禁雇用外部人員來組織煙草行業(yè)的檔案材料，并確保檔案工作者在實踐中不斷提高思考，提出分析和解決問題的能力。

2.4 采用現(xiàn)代管理技術(shù)

在新時期下煙草檔案管理工作中，應(yīng)使用現(xiàn)代軟件管理系統(tǒng)。在檔案室里設(shè)置一臺計算機，并引入一個檔案信息查詢平臺，以方便存儲和查詢文件資料。此外還要優(yōu)化了人力資源分配，并為文件管理分配專門人員。對文件進行歸檔并按目錄組織分類存放。同時，為了保證檔案的安全性和完整性，需配備必要的設(shè)施，如防盜、阻燃和有害生物，配備專門的倉庫和足夠的設(shè)備來安全地存放檔案。創(chuàng)建電子文件并存放紙質(zhì)文件，以便電子文件和紙質(zhì)文件可以共存。提高文件信息級別并提高使用效率。所有文件都輸入到系統(tǒng)中，并通過平臺進行有效管理。同時采取收集和錄入的形式進行數(shù)字管理，重點是提取的重要性。通過搜索關(guān)鍵字可以找到必要的文件，并有效改善文件管理的服務(wù)功能。

3 結(jié)語

綜上所述，煙草檔案管理是煙草運營和管理的重要證據(jù)，也是維護煙草公司真實愿景的重要任務(wù)。在傾向于市場化、多元化和信息化的檔案管理新時代，煙草公司必須抓住機遇，進行創(chuàng)新和推進改革，并依靠先進的信息和技術(shù)來管理組織檔案，為業(yè)務(wù)發(fā)展提供高質(zhì)量的基本信息服務(wù)。