周秘

重慶市軌道交通（集團(tuán)）有限公司 重慶 400700

1 工程檔案管理的意義分析

工程檔案管理就是指建筑工程在項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)審批、現(xiàn)場(chǎng)勘查、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量監(jiān)管等環(huán)節(jié)所形成的文字、表格、影像、圖紙等文件檔案進(jìn)行歸檔管理，為企業(yè)項(xiàng)目績(jī)效考評(píng)和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理工作具有專(zhuān)業(yè)性、周期性和服務(wù)性等特征，建筑企業(yè)加強(qiáng)工程檔案管理一方面能夠?yàn)楣こ谈慕ɑ驍U(kuò)建提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎(chǔ)上，有效降低施工成本；另一方面，建筑工程項(xiàng)目是城市發(fā)展的重要組成部分，工程檔案管理能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域提供資料支持[1]。

2 建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題剖析

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，規(guī)章制度不健全

很多企業(yè)認(rèn)為工程檔案不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，一味地重視工程建設(shè)，而忽視工程檔案的重要性，對(duì)檔案部門(mén)的資金投入不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，軟硬件水平不高，使得“巧婦難為無(wú)米之炊”的現(xiàn)象凸顯。另外，也沒(méi)有真正制定和落實(shí)相關(guān)的檔案管理制度，并未將檔案管理工作納入單位工作的日程中，這必然阻礙企業(yè)發(fā)展的步伐。

2.2 工程檔案管理分散化，存在各部門(mén)“各自為政”的現(xiàn)象

工程檔案是比較系統(tǒng)、周期長(zhǎng)的艱巨工程，有些單位在建設(shè)過(guò)程中管理無(wú)序、混亂，比如由于工程檔案的形成部門(mén)和流轉(zhuǎn)部門(mén)都不相同導(dǎo)致工程檔案的存檔混亂，分散在公司的企業(yè)管理部、人事部門(mén)、財(cái)務(wù)處或者個(gè)人手中。存檔材料沒(méi)有按照工程檔案質(zhì)量驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)，不齊全不完整，檔案質(zhì)量較差，竣工圖的編制達(dá)不到規(guī)范要求，圖片不清晰等。

2.3 工程檔案數(shù)字化管理和信息化水平滯后

據(jù)了解，當(dāng)前，很多單位工程檔案都是紙質(zhì)化存儲(chǔ)方式，整理方式還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，有些單位雖然實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案目錄級(jí)錄入與檢索，但并未實(shí)現(xiàn)全文級(jí)的電子化管理，檔案的現(xiàn)代化管理水平有待提高。

2.4 工程檔案管理者意識(shí)和管理水平欠缺

很多單位沒(méi)有配備工程檔案專(zhuān)職檔案管理員，而是兼職檔案管理者，甚至是臨時(shí)“抱佛腳”借調(diào)人員完成檔案歸檔工作，檔案管理者缺少相關(guān)的檔案學(xué)科知識(shí)，導(dǎo)致工程檔案管理水平和效率低下[2]。

3 加強(qiáng)工程檔案質(zhì)量管理的對(duì)策

3.1 完善規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案收集

第一，完善規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是工程質(zhì)量管理的保障。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》和地方的工程檔案管理辦法，一方面豐富工程檔案細(xì)分領(lǐng)域的制度建設(shè)，完善檔案歸檔、分類(lèi)、整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，另一方面管理單位應(yīng)根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作需要，建立符合本單位發(fā)展需求的檔案管理制度，這一方面應(yīng)注重與其他參與單位標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范上的統(tǒng)一，防止出現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)前后不一的情況。

第二，進(jìn)一步豐富檔案收集和保管的種類(lèi)和載體。工程檔案多以文字圖紙、照片、錄像為主。檔案管理部門(mén)一方面要做好原有實(shí)體檔案的收集工作，保證檔案的真實(shí)性。另一方面采取雙軌制的管理模式，將所有實(shí)體檔案數(shù)字化，進(jìn)一步豐富檔案存儲(chǔ)的種類(lèi)，數(shù)字化的檔案資源也給后續(xù)的整理、分析和利用帶來(lái)便利。此外，還應(yīng)拓展檔案收集的渠道。過(guò)去工程檔案收集較為單一，對(duì)此檔案管理部門(mén)可依托信息化優(yōu)勢(shì)，從同類(lèi)單位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、社會(huì)公眾廣泛收集工程檔案，以確保檔案的真實(shí)、全面和可靠。

3.2 借助信息化，落實(shí)各環(huán)節(jié)質(zhì)量管控

從自然屬性上看，工程項(xiàng)目包括建筑工程、土木工程和機(jī)電工程三類(lèi)，幾乎涵蓋了經(jīng)濟(jì)生活的各個(gè)領(lǐng)域；從組成來(lái)看，工程檔案又包括單項(xiàng)工程、單位（子單位）工程、分部（子分部）工程和分項(xiàng)工程?？梢钥闯?，工程檔案的種類(lèi)、范圍、參與單位都是十分復(fù)雜的。因此應(yīng)根據(jù)管理和利用需求進(jìn)一步做好檔案資源的整理工作。第一，借助信息化手段加強(qiáng)檔案收集與整理工作。管理部門(mén)可對(duì)企業(yè)開(kāi)展廣泛的意見(jiàn)收集，制定模塊化的檔案內(nèi)容資源，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求設(shè)計(jì)不同格式的表格來(lái)展示信息資源。第二，實(shí)現(xiàn)工程檔案在各個(gè)階段的資源共享。由分管行政單位牽頭建立工程檔案共享平臺(tái)，在實(shí)體檔案移交流轉(zhuǎn)前先在共享平臺(tái)上進(jìn)行查閱和審核，為參與單位提供信息共享與交流場(chǎng)所，各單位能夠分享工程檔案管理中存在的問(wèn)題及解決方法，大大提高工程檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)中的透明度，有利于落實(shí)各環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控。

3.3 強(qiáng)化責(zé)任，推動(dòng)工程檔案管理規(guī)范化發(fā)展

工程檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、管理環(huán)節(jié)多、參與管理的主體多，同時(shí)收集時(shí)間也較長(zhǎng)，因此必須建立閉環(huán)的質(zhì)量管理機(jī)制，才能夠保證工程檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量。第一，建立完善工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)工作需要和管理要求細(xì)分崗位職責(zé)，實(shí)行專(zhuān)崗專(zhuān)責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。在管理層由分管行政的領(lǐng)導(dǎo)組織開(kāi)展，在職能部門(mén)也要設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)。第二，明確各個(gè)涉及單位的主體責(zé)任。其中，工程檔案資料收集、整理的質(zhì)量應(yīng)由承擔(dān)該環(huán)節(jié)的單位負(fù)責(zé)。參與單位應(yīng)對(duì)工程檔案上一環(huán)節(jié)歸檔資料進(jìn)行審核驗(yàn)收，不符合規(guī)定的應(yīng)打回整改，符合要求后方可進(jìn)行移交。第三，構(gòu)建PDCA循環(huán)質(zhì)量管理機(jī)制，有針對(duì)性的對(duì)上一階段發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改。對(duì)各個(gè)管理流程的使用現(xiàn)狀進(jìn)行綜合分析，包括處理時(shí)間、響應(yīng)時(shí)間、管理流程的可視化展現(xiàn)等等，從全局工作的高度對(duì)每個(gè)流程進(jìn)行細(xì)致的數(shù)據(jù)分析，探索各個(gè)流程合理性，同時(shí)定期對(duì)管理流程和系統(tǒng)進(jìn)行更新，以保證管理始終能夠適應(yīng)實(shí)際工作的需求，進(jìn)而提高質(zhì)量管理效率[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

工程檔案管理作為建設(shè)工程管理的關(guān)鍵一環(huán)，工程檔案的系統(tǒng)化、科學(xué)化、精細(xì)化管理為工程的順利開(kāi)展創(chuàng)造了良好條件。同時(shí)，檔案資源庫(kù)就相當(dāng)于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中的彈藥庫(kù)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，檔案資源豐富是企業(yè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)，更是企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提升形象贏得勝利的關(guān)鍵。