李占梅

平度市檔案館 山東平度 266700

1 事業(yè)單位文書檔案管理信息化存在的問題

1.1 文書檔案管理的保密性有待提高

于事業(yè)單位而言，保護客戶隱私非常重要，其各種檔案必須嚴格把關，加強信息化防護措施，避免信息泄露，但現(xiàn)在的文書檔案信息化管理中可以發(fā)現(xiàn)，許多事業(yè)單位的防火墻并不完善，領導還未引起重視，有的是可有可無的規(guī)則，使制度得不到有效實施，而這些空缺如遇到不法分子攻擊，相關的文書檔案還是會遭到破壞，給事業(yè)單位帶來一定的危機。

1.2 信息安全防護體系不夠全面

紙質的文書檔案只要做好載體保護并完善保密制度，基本上就完成了對紙質文書檔案內容信息的保護，而信息化條件下的文書檔案由于信息記錄方式與傳統(tǒng)的文書檔案完全不同，除了要對載體進行保護，還要對信息內容實施保護。實際工作中，目前還缺乏合理、科學的信息安全防護體系，文書檔案制作人員的責任劃分不明確，操作流程、操作平臺、外在環(huán)境、技術設備的各種安全隱患沒有采取有效的防護和應對措施，信息化的文書檔案沒有采取備份管理，這些都會對文書檔案的信息內容安全造成威脅，可能會出現(xiàn)檔案文件被破壞、泄密或篡改等重大安全問題。

1.3 缺少規(guī)范的管理制度

面向紙質文件管理的文書檔案管理制度已經不符合時代發(fā)展的需要，文書檔案管理制度缺失的情況較為嚴重，文書檔案管理未能得到規(guī)范制度的有效支持，導致基層文書檔案管理人員在處理文書檔案時的隨意性較大。而且很多制度要求沒能考慮公文運轉的現(xiàn)實需要，影響了文書檔案管理的正常開展，產生了一些持續(xù)性風險，給檔案管理帶來嚴重的損失[1]。

2 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理方案

2.1 健全文書檔案管理信息化技術手段

文書檔案管理信息化的提高，需要有一個完善的信息化技術手段，基于此，事業(yè)單位首先需要建立完整的文書檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫，使事業(yè)單位的各個部門能有效連接，確保檔案資料數(shù)據(jù)庫的完全控制和管理。在查詢檔案時能及時快捷地找出自己所需的信息。其次是確保紙質文書檔案信息的準確錄入，并做好數(shù)據(jù)的保密性。此外，事業(yè)單位必須加強網(wǎng)絡防護，做好內外網(wǎng)的監(jiān)控，及時更新各項軟件，并且要對檔案數(shù)據(jù)進行權限設置，進一步提升文書檔案數(shù)據(jù)的安全性。

2.2 豐富文書檔案編研內容，實施立體化編研與開發(fā)利用模式

對于文書檔案資料編研，資源是基礎，只有保證資料內容的充實性，才能為科學編研提供保障。如果資料不完整，出現(xiàn)欠缺，內容不豐富，很難保證編研的優(yōu)質性。因此，要重視文書檔案資料的收集，保證豐富性與多樣性，為檔案管理提供完整與精確的信息。為了將事業(yè)單位文書檔案編研與開發(fā)利用工作落到實處，需要實施立體化編研工作，保證其有計劃與有規(guī)劃地進行。具體講，對于價值性文書檔案資料，內容較多，其編研工作深受人力、物力等因素的制約，因此，在編研過程中，要分清主次，有計劃地實施立體檔案編研工作。結合事業(yè)單位實際，對于具有指導性的文書文件，可以按照年進行編研。針對資料類型較多、涉及面較廣的資料，可以選派專人進行編研。對于材料的選擇，編研要遵循準確、完整全面、有序的基本原則，目的是為開發(fā)利用者提供便利，維護編研工作有序進行[2]。

2.3 健全電子化管理制度，保障管理工作的運行

由于文書檔案工作內容較為繁雜，需要科學合理的檔案管理制度規(guī)范各項工作落實。管理制度的設立需要按照國家相關法律執(zhí)行，并結合事業(yè)單位自身管理工作的現(xiàn)狀進行創(chuàng)新性實踐。相關部門應設立合理的人員責任制度、檔案室管理制度等，以推動管理工作朝著專業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展。在工作開展過程中，應將工作具體落實到個人頭上，實施嚴格的追責制度，規(guī)范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發(fā)生。同時，還應實施科學的激勵制度，通過獎懲的實施提高工作人員的積極性。

2.4 做好庫存檔案管理工作，分批分步驟進行

文書檔案的信息化建設不是一蹴而就的，需要按部就班地執(zhí)行和落實。對于歷史遺留的紙質文書資料，需要一段較長時間的錄入工作才能實現(xiàn)。因此，工作人員應通過對其進行任務規(guī)劃，制定合理的任務表，實施重要文書資料先行、分批次錄入、尋求外包公司幫助等手段，實現(xiàn)庫存文書檔案的電子化[3]。

2.5 增強網(wǎng)絡信息安全意識，防止檔案信息的泄露

大數(shù)據(jù)時代的到來，雖然為我們處理海量信息提供了便利，但在魚龍混雜的網(wǎng)絡空間內信息安全性受到來自多方面的威脅。文書檔案管理作為事業(yè)單位較為重要的信息，其安全性應得到充分保障。因此，檔案管理部門應不斷提高信息安全意識：一方面，加強對工作人員的操作規(guī)范，防止出現(xiàn)個人失誤造成信息泄露的事件發(fā)生；另一方面，大力開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫軟件的安全管理功能，加強網(wǎng)絡屏障保護，防止黑客、外網(wǎng)的襲擊和威脅。

3 結語

從上文的分析中能夠充分看出，在當前的時代背景下著重做好事業(yè)單位的文書檔案管理工作至關重要，因此，在具體的操作過程中要構建更系統(tǒng)完善的管理體系和服務機制，從根本上提升文書檔案服務的質量和水平，進一步切實構建一個系統(tǒng)化、科學化、專業(yè)化的文書檔案管理工作機制。