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        機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略

        2021-11-24 16:38:06鄧松樹
        活力 2021年24期
        關鍵詞:事業(yè)單位轉(zhuǎn)型管理

        鄧松樹

        (福建省龍巖市連城縣人民政府辦公室,龍巖 366200)

        前 言

        公文是指機關事業(yè)單位實施行政業(yè)務、公共服務等職能時形成或應用的資料,與機關事業(yè)單位的管理效能、服務效能息息相關。公文管理是指對公文形成、辦理、歸檔等公文處理過程進行管理,實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型可使用計算機系統(tǒng)完成相關操作,規(guī)避人為因素的影響,能夠顯著提升公文管理質(zhì)效,節(jié)約辦公成本,應受到機關事業(yè)單位的廣泛重視。

        一、機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性

        (一)機關事業(yè)單位的公文管理特點

        在機關事業(yè)單位開展辦公業(yè)務的過程中,會產(chǎn)生大量公文。公文是機關事業(yè)單位開展辦公業(yè)務的關鍵資料,公文管理是業(yè)務管理的重要內(nèi)容?;跈C關事業(yè)單位的特殊性,公文有明確的格式要求,往往涉及機關事業(yè)單位的多個部門,且部分內(nèi)容涵蓋機關事業(yè)單位的涉密事項,對公文的形成、流轉(zhuǎn)和存儲等管理環(huán)節(jié)提出較高要求。在此基礎上,機關事業(yè)單位的公文管理工作相對復雜,難度較高。在電子政務發(fā)展過程中,公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是不容忽視的重點和難點問題,出現(xiàn)該現(xiàn)象的原因在于公文管理的如下特征。

        首先是時效性。公文是機關事業(yè)單位辦公業(yè)務相關的書面文件,應在規(guī)定時間內(nèi)進行傳閱與辦理,為辦公業(yè)務的高效實施提供支持,使得公文管理表現(xiàn)出顯著的時效性特征。如公文管理人員缺乏時間觀念,未及時完成閱辦等操作,導致書面文件操作與機關事業(yè)單位辦公業(yè)務脫節(jié),將對依法行政及公務活動的實施產(chǎn)生負面影響。基于此,機關事業(yè)單位應進一步推進公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型的技術優(yōu)勢,將復雜煩瑣的人工操作升級為自動操作,提高公文管理的時效性。

        其次是規(guī)范性。公文有特定的體式及規(guī)范的處理程序,公文管理人員在開展各項公文管理工作時,應遵循《黨政機關公文格式》(GB/T 9704-2012)等標準規(guī)范,規(guī)范公文的格式、類型、行文規(guī)則等操作,使得公文管理表現(xiàn)出顯著的規(guī)范性特征。在機關事業(yè)單位工作中,公文管理的規(guī)范性體現(xiàn)在公文管理章程、公文管理工作作風、公文管理流程銜接3個層面,分別從制度、氛圍和操作角度入手,約束公文管理行為,使公文管理符合規(guī)范要求。在此基礎上,機關事業(yè)單位在進行公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型時,需注重公文規(guī)范性,確保信息化公文管理符合標準規(guī)范。

        最后是安全性。公文是機關事業(yè)單位辦公業(yè)務形成的所有書面文件的統(tǒng)稱,涵蓋機關事業(yè)單位的涉密內(nèi)容,公文的安全管理有著較高要求,公文管理應表現(xiàn)出顯著的安全性特征。特別是在公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,公文管理的線上操作增多,為網(wǎng)絡攻擊提供可乘之機,加大了公文機密的泄露風險。為此,在公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中,機關事業(yè)單位應提高對公文安全管理的重視,做好公文的安全防護工作,切實保障機關事業(yè)單位的權(quán)益。

        (二)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性

        在《2020年聯(lián)合國電子政務調(diào)查報告》中,我國電子政務發(fā)展指數(shù)為0.794 8,排名進入全球前50位(第45位),雖然超過全球平均值,但與世界領先水平仍存在較大差距,仍需持續(xù)推進信息化建設工作。在機關事業(yè)單位工作中,需繼續(xù)加強公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,深化管理改革,提高工作效能。細化來說,機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要作用體現(xiàn)在以下三點。

        第一,組織工作要求。黨的十八大以來,我國頒布了多項電子政務有關政策文件,對機關事業(yè)單位的電子政務實施提供指導,要求機關事業(yè)單位做到無紙化辦公。為落實對機關事業(yè)單位工作的要求,機關事業(yè)單位應進一步開展公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,將信息技術引入公文管理的各個環(huán)節(jié),由計算機系統(tǒng)負責公文管理各個環(huán)節(jié)中的公文處理工作,在線上完成公文的運轉(zhuǎn)、傳遞、歸檔等工作,真正實現(xiàn)無紙化辦公。同時,在全面從嚴治黨要求下,機關事業(yè)單位應強化工作約束,而公文可體現(xiàn)機關事業(yè)單位干部的工作成效,數(shù)字化公文管理可為全面從嚴治黨的落實提供全面的參考資料,理應受到重視。

        第二,規(guī)范公文管理。在公文管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中,公文的形成、傳遞及歸檔過程均由公文管理系統(tǒng)負責,而公文管理系統(tǒng)會按照設定的標準程序和要求,進行公文處理,減少了人為操作的空間,避免出現(xiàn)篡改或遺漏等現(xiàn)象,使公文管理更為規(guī)范。同時,在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,公文管理系統(tǒng)可對公文進行備份處理,保障了公文的全面性,即使原始文件被損壞或丟失,也不會影響公文的正常使用,避免公文管理出現(xiàn)問題,造成嚴重損失。

        第三,提高管理質(zhì)效。公文管理內(nèi)容涵蓋公文的形成、流轉(zhuǎn)及歸檔等多個環(huán)節(jié),管理工作量大,且機關事業(yè)單位成立時間較長,形成的公文較多,工作人員的管理難度較高。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可對公文實施數(shù)字化處理,由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更換為電子文件,公文管理系統(tǒng)可按照規(guī)范程序?qū)嵤┫嚓P管理工作,人工操作的工作量大幅降低,可顯著提升公文管理效率。同時,電子文件可支持跨時間、跨空間的查詢與移動,便于機關事業(yè)單位的資源整合,提高公文管理質(zhì)量。

        二、機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略

        基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性,機關事業(yè)單位應結(jié)合自身工作特點,從各個層面加強和改進公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,為電子政務的順利轉(zhuǎn)型添磚加瓦。

        (一)健全公文管理制度

        在機關事業(yè)單位公文管理工作中,管理制度是重要的指導文件,為各項公文管理工作的依據(jù)。要想加強和改進機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,首先要健全公文管理制度,將公文管理信息化納入制度體系中,明確公文管理信息化的要求和實施要點,為公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深化推進提供指導。例如,在某機關事業(yè)單位的公文處理規(guī)章制度中,增加數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關的內(nèi)容:①除需要保密的公文外,單位的所有公文均需通過辦公自動化系統(tǒng)、單位內(nèi)網(wǎng)等方式進行公文公布處理;②要求實施公文處理信息化工作,除政策性公文外,以機關事業(yè)單位或辦公室名義向機關事業(yè)單位系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布的布置性公文或事務性公文,全部實行無紙化傳輸;③要求公文管理人員利用電子掃描設備對紙質(zhì)公文進行電子化處理,同時按照檔案管理要求保存紙質(zhì)公文。

        在數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關內(nèi)容的指導下,公文管理人員應嚴格按照制度要求,應用公文管理系統(tǒng)開展公文處理工作,這有助于數(shù)字化轉(zhuǎn)型作用的有效發(fā)揮。同時,機關事業(yè)單位可在人力資源管理制度中明確公文管理人員的信息化工作職責,將公文管理信息化實施成效與公文管理人員及辦公室績效相關聯(lián),提高公文管理人員對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重視程度,積極執(zhí)行制度內(nèi)容。在此基礎上,機關事業(yè)單位可圍繞公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,優(yōu)化調(diào)整公文管理人員的績效考核指標體系,通過績效考核指標體系,細化數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下公文管理的各項要求和注意事項,有助于公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的強化。

        以某機關事業(yè)單位為例,在公文管理績效考核工作中,增加數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關內(nèi)容。例如,在公文簽收方面,對電子公文簽收時間有明確要求,普通電子公文應在2日內(nèi)簽收,緊急電子公文應隨時簽收。如未滿足工作要求,則在績效考核中扣除相應分數(shù)。普通電子公文簽收延遲1次,扣除0.5分;緊急電子公文簽收延遲1次,扣除1分,扣完為止(該指標滿分為3分)。在學習培訓方面,要求公文管理人員積極參加培訓活動,根據(jù)活動參與情況給予扣分或加分處理,滿分為3分。對于積極探索公文處理新方法、新手段的公文管理人員,根據(jù)探索方法手段的可行性,給予加分處理,最多加5分。

        (二)加強管理平臺建設

        在機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中,公文管理平臺是關鍵技術的支撐工具,技術人員應根據(jù)機關事業(yè)單位公文管理需求,加強管理平臺建設,拓展公文管理系統(tǒng)功能,更好地為機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型服務。以某機關事業(yè)單位為例,在公文管理平臺建設中,圍繞公文管理各項工作內(nèi)容,提供電子簽名、電子印章等服務,滿足機關事業(yè)單位的無紙化辦公、零接觸辦公目標要求。為推進精細化管理,該機關事業(yè)單位的公文管理平臺功能包括:①發(fā)文管理,包括擬稿會稿、審核簽發(fā)、核稿編號、套紅蓋章、分發(fā)歸檔等,自動完成各項發(fā)文工作;②收文管理,包括簽收登記、審核分送、批辦傳閱、承辦催辦、跟蹤查詢等,公文管理人員可高效處理各項公文;③公文用印,包括用印公文、快速用印、防偽打印等,將印章進行電子化處理,擴大數(shù)字化轉(zhuǎn)型廣度與深度;④公文歸檔,包括自動歸檔、批量歸檔、借閱管理等,為公文的檔案管理提供便利;⑤公文交換,包括發(fā)送公文、接收公文、公文補發(fā)等,公文交換過程全記錄,避免漏發(fā)或重復發(fā)送等現(xiàn)象;⑥公文報表,包括類型統(tǒng)計、辦理統(tǒng)計、績效統(tǒng)計等,公文管理平臺可根據(jù)規(guī)范格式自動處理相關數(shù)據(jù),輸出報表。

        同時,技術人員在公文管理平臺中設置應用基礎、拓展功能與協(xié)同功能。應用基礎是指主題詞庫、模板庫、公文文號、公文類型及分級權(quán)限等,支持多種類型的標準公文樣式,公文管理人員可利用平臺實施自動套紅制作,有效整合數(shù)字化轉(zhuǎn)型與公文管理要求。拓展功能是指檔案集成、身份認證、印章集成等,為電子印章與電子簽名的實施提供支持。協(xié)同功能是指會議管理、日常管理、督辦管理等,為公文管理人員制訂工作計劃、協(xié)調(diào)工作內(nèi)容提供便利,有助于公文管理質(zhì)效的提升。另外,在公文管理平臺中,全程記錄辦文過程,包括辦文期間的修改痕跡,可顯著提升政務信息的安全性。

        (三)做好信息人才培養(yǎng)

        辦公室人員是開展公文管理的主體,機關事業(yè)單位應做好信息人才培養(yǎng)工作,提高辦公室人員的信息素養(yǎng),確保其高效開展公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,為公文管理質(zhì)效提升提供人員保障。以某機關事業(yè)單位為例,在信息人才培養(yǎng)中,從兩個層面開展培訓。其一,制度培訓。在機關事業(yè)單位根據(jù)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求調(diào)整工作制度后,組織辦公室人員進行公文管理制度學習,共同解讀數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下公文管理的新要求,明確公文管理信息化實施要點,使公文管理人員明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下機關事業(yè)單位公文運轉(zhuǎn)流程、規(guī)范格式等內(nèi)容,強化辦公室人員的信息意識及責任意識,調(diào)動其學習積極性。其二,操作培訓。在公文管理平臺投入使用后,組織公文管理人員開展操作培訓,培訓內(nèi)容包括管理平臺介紹、管理平臺操作指導、管理平臺實戰(zhàn)演練等,使公文管理人員明確管理平臺的各項公文管理功能,掌握功能操作方法要點,并通過實戰(zhàn)演練提升平臺操作水平,進而開展高效高質(zhì)的信息化公文管理工作。

        另外,機關事業(yè)單位在開展培訓活動的同時,可舉辦專項培訓會,強調(diào)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性,明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點在于嚴把政治關、政策關、格式關等,切實利用公文管理信息化平臺提高機關事業(yè)單位的公文辦理效率和管理質(zhì)量。指明各項培訓活動的要求,確保機關事業(yè)單位的各個相關科室及公文管理人員能夠開展高效學習,盡快掌握操作要領,將其用于崗位實踐,查缺補漏,保障公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的有效實施,逐步提升公文管理的信息化、數(shù)字化水平。強化公文管理培訓成果管理,根據(jù)崗位人員的公文管理成效,評估培訓效果與崗位成效,嚴格跟進問效,倒逼崗位人員積極參與培訓活動,提升公文管理成效。

        (四)強化網(wǎng)絡信息安全

        在互聯(lián)網(wǎng)時代,網(wǎng)絡信息安全是威脅電子政務的關鍵因素,機關事業(yè)單位在加強和改進公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作時,應提高對網(wǎng)絡信息安全的重視,對機關事業(yè)單位的各項公文實施規(guī)范管理,保障公文管理信息化的安全推進。結(jié)合上述機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案要點,網(wǎng)絡信息安全的落實可從以下三方面入手。

        第一,建設安全網(wǎng)絡。搭建公文傳輸專用網(wǎng)絡,與互聯(lián)網(wǎng)隔離,建立互聯(lián)網(wǎng)攻擊第一道防線,避免互聯(lián)網(wǎng)攻擊者直接攻擊公文傳輸網(wǎng)絡。設置管理平臺權(quán)限,技術人員應根據(jù)公文管理人員的崗位,設置不同平臺訪問權(quán)限等級,向不同權(quán)限的用戶開放不同功能和數(shù)據(jù)庫內(nèi)容,避免不法分子利用漏洞獲取或篡改機關事業(yè)單位的公文。

        第二,拓展管理平臺空間。考慮到機關事業(yè)單位公文的數(shù)量逐年增多,公文管理平臺空間應具有可擴展性,技術人員設置拓展功能,可以不斷增加平臺的存儲空間,必要時可打造云平臺,將公文存儲于管理云中,避免管理平臺因存儲過多文件而降低運行速度,進而崩潰,提高管理平臺使用可靠性。另外,公文管理人員的安全意識也會影響公文管理安全,機關事業(yè)單位應在制度中明確管理平臺安全使用要求,約束其工作行為,避免公文管理人員在無意識的情況下使用個人工具,導致公文管理平臺被電腦病毒侵入。

        第三,引進安全防護技術。技術人員在進行公文管理信息化平臺建設時,應一體推進網(wǎng)絡安全技術,如數(shù)據(jù)加密技術、安全認證技術、安全網(wǎng)關等,并設置系統(tǒng)管理員、安全保密管理員及安全審計管理員等用戶,對公文管理信息化平臺的安全使用進行全面管理,通過三類管理員的相互制約,保障網(wǎng)絡信息安全,避免惡意訪問或病毒攻擊。

        以某機關事業(yè)單位構(gòu)建的公文管理平臺為例,工作人員以該平臺為基礎開展各項公文管理工作,為提升公文管理安全性,平臺對帶有重要數(shù)據(jù)的公文實施對稱加密、信息摘要、電子簽名處理,利用相關技術增強公文的加密效果,避免機關事業(yè)單位的重要信息泄露。同時,為應對互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展帶來的多樣化攻擊手段,公文管理平臺應承載于專用網(wǎng)絡,引進多種安全認證方式,在公文流轉(zhuǎn)的過程中對使用人員進行認證,判斷平臺用戶的權(quán)限是否滿足對應公文的處理要求,提高公文處理的安全性,避免機關事業(yè)單位的重要數(shù)據(jù)被不法分子獲取。平臺可使用的認證方式包括USB Key認證、動態(tài)口令卡、CA認證等,針對不同類型的公文采用不同的認證方式,進一步提升公文加密效果。另外,對于機關事業(yè)單位的密級公文,公文管理平臺對公文設置二次密碼校驗功能,通過雙重密碼驗證保障公文的安全應用,提高公文管理水平。

        結(jié) 語

        綜上所述,機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型應更加精準有效落實組織工作要求,規(guī)范公文文件,提高公文管理質(zhì)效。機關事業(yè)單位應進一步健全公文管理制度,加強公文管理平臺建設,提升管理人員信息素養(yǎng),突出網(wǎng)絡信息安全,全面加強和改進公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,發(fā)揮轉(zhuǎn)型作用,實現(xiàn)全方位高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。

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