鄧松樹

（福建省龍巖市連城縣人民政府辦公室，龍巖 366200）

前 言

公文是指機關事業(yè)單位實施行政業(yè)務、公共服務等職能時形成或應用的資料，與機關事業(yè)單位的管理效能、服務效能息息相關。公文管理是指對公文形成、辦理、歸檔等公文處理過程進行管理，實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型可使用計算機系統(tǒng)完成相關操作，規(guī)避人為因素的影響，能夠顯著提升公文管理質(zhì)效，節(jié)約辦公成本，應受到機關事業(yè)單位的廣泛重視。

一、機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性

（一）機關事業(yè)單位的公文管理特點

在機關事業(yè)單位開展辦公業(yè)務的過程中，會產(chǎn)生大量公文。公文是機關事業(yè)單位開展辦公業(yè)務的關鍵資料，公文管理是業(yè)務管理的重要內(nèi)容?；跈C關事業(yè)單位的特殊性，公文有明確的格式要求，往往涉及機關事業(yè)單位的多個部門，且部分內(nèi)容涵蓋機關事業(yè)單位的涉密事項，對公文的形成、流轉(zhuǎn)和存儲等管理環(huán)節(jié)提出較高要求。在此基礎上，機關事業(yè)單位的公文管理工作相對復雜，難度較高。在電子政務發(fā)展過程中，公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是不容忽視的重點和難點問題，出現(xiàn)該現(xiàn)象的原因在于公文管理的如下特征。

首先是時效性。公文是機關事業(yè)單位辦公業(yè)務相關的書面文件，應在規(guī)定時間內(nèi)進行傳閱與辦理，為辦公業(yè)務的高效實施提供支持，使得公文管理表現(xiàn)出顯著的時效性特征。如公文管理人員缺乏時間觀念，未及時完成閱辦等操作，導致書面文件操作與機關事業(yè)單位辦公業(yè)務脫節(jié)，將對依法行政及公務活動的實施產(chǎn)生負面影響。基于此，機關事業(yè)單位應進一步推進公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型的技術優(yōu)勢，將復雜煩瑣的人工操作升級為自動操作，提高公文管理的時效性。

其次是規(guī)范性。公文有特定的體式及規(guī)范的處理程序，公文管理人員在開展各項公文管理工作時，應遵循《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）等標準規(guī)范，規(guī)范公文的格式、類型、行文規(guī)則等操作，使得公文管理表現(xiàn)出顯著的規(guī)范性特征。在機關事業(yè)單位工作中，公文管理的規(guī)范性體現(xiàn)在公文管理章程、公文管理工作作風、公文管理流程銜接3個層面，分別從制度、氛圍和操作角度入手，約束公文管理行為，使公文管理符合規(guī)范要求。在此基礎上，機關事業(yè)單位在進行公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型時，需注重公文規(guī)范性，確保信息化公文管理符合標準規(guī)范。

最后是安全性。公文是機關事業(yè)單位辦公業(yè)務形成的所有書面文件的統(tǒng)稱，涵蓋機關事業(yè)單位的涉密內(nèi)容，公文的安全管理有著較高要求，公文管理應表現(xiàn)出顯著的安全性特征。特別是在公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，公文管理的線上操作增多，為網(wǎng)絡攻擊提供可乘之機，加大了公文機密的泄露風險。為此，在公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，機關事業(yè)單位應提高對公文安全管理的重視，做好公文的安全防護工作，切實保障機關事業(yè)單位的權(quán)益。

（二）公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性

在《2020年聯(lián)合國電子政務調(diào)查報告》中，我國電子政務發(fā)展指數(shù)為0.794 8，排名進入全球前50位（第45位），雖然超過全球平均值，但與世界領先水平仍存在較大差距，仍需持續(xù)推進信息化建設工作。在機關事業(yè)單位工作中，需繼續(xù)加強公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，深化管理改革，提高工作效能。細化來說，機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要作用體現(xiàn)在以下三點。

第一，組織工作要求。黨的十八大以來，我國頒布了多項電子政務有關政策文件，對機關事業(yè)單位的電子政務實施提供指導，要求機關事業(yè)單位做到無紙化辦公。為落實對機關事業(yè)單位工作的要求，機關事業(yè)單位應進一步開展公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，將信息技術引入公文管理的各個環(huán)節(jié)，由計算機系統(tǒng)負責公文管理各個環(huán)節(jié)中的公文處理工作，在線上完成公文的運轉(zhuǎn)、傳遞、歸檔等工作，真正實現(xiàn)無紙化辦公。同時，在全面從嚴治黨要求下，機關事業(yè)單位應強化工作約束，而公文可體現(xiàn)機關事業(yè)單位干部的工作成效，數(shù)字化公文管理可為全面從嚴治黨的落實提供全面的參考資料，理應受到重視。

第二，規(guī)范公文管理。在公文管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，公文的形成、傳遞及歸檔過程均由公文管理系統(tǒng)負責，而公文管理系統(tǒng)會按照設定的標準程序和要求，進行公文處理，減少了人為操作的空間，避免出現(xiàn)篡改或遺漏等現(xiàn)象，使公文管理更為規(guī)范。同時，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，公文管理系統(tǒng)可對公文進行備份處理，保障了公文的全面性，即使原始文件被損壞或丟失，也不會影響公文的正常使用，避免公文管理出現(xiàn)問題，造成嚴重損失。

第三，提高管理質(zhì)效。公文管理內(nèi)容涵蓋公文的形成、流轉(zhuǎn)及歸檔等多個環(huán)節(jié)，管理工作量大，且機關事業(yè)單位成立時間較長，形成的公文較多，工作人員的管理難度較高。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可對公文實施數(shù)字化處理，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更換為電子文件，公文管理系統(tǒng)可按照規(guī)范程序?qū)嵤┫嚓P管理工作，人工操作的工作量大幅降低，可顯著提升公文管理效率。同時，電子文件可支持跨時間、跨空間的查詢與移動，便于機關事業(yè)單位的資源整合，提高公文管理質(zhì)量。

二、機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略

基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性，機關事業(yè)單位應結(jié)合自身工作特點，從各個層面加強和改進公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為電子政務的順利轉(zhuǎn)型添磚加瓦。

（一）健全公文管理制度

在機關事業(yè)單位公文管理工作中，管理制度是重要的指導文件，為各項公文管理工作的依據(jù)。要想加強和改進機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，首先要健全公文管理制度，將公文管理信息化納入制度體系中，明確公文管理信息化的要求和實施要點，為公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深化推進提供指導。例如，在某機關事業(yè)單位的公文處理規(guī)章制度中，增加數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關的內(nèi)容：①除需要保密的公文外，單位的所有公文均需通過辦公自動化系統(tǒng)、單位內(nèi)網(wǎng)等方式進行公文公布處理；②要求實施公文處理信息化工作，除政策性公文外，以機關事業(yè)單位或辦公室名義向機關事業(yè)單位系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布的布置性公文或事務性公文，全部實行無紙化傳輸；③要求公文管理人員利用電子掃描設備對紙質(zhì)公文進行電子化處理，同時按照檔案管理要求保存紙質(zhì)公文。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關內(nèi)容的指導下，公文管理人員應嚴格按照制度要求，應用公文管理系統(tǒng)開展公文處理工作，這有助于數(shù)字化轉(zhuǎn)型作用的有效發(fā)揮。同時，機關事業(yè)單位可在人力資源管理制度中明確公文管理人員的信息化工作職責，將公文管理信息化實施成效與公文管理人員及辦公室績效相關聯(lián)，提高公文管理人員對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重視程度，積極執(zhí)行制度內(nèi)容。在此基礎上，機關事業(yè)單位可圍繞公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，優(yōu)化調(diào)整公文管理人員的績效考核指標體系，通過績效考核指標體系，細化數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下公文管理的各項要求和注意事項，有助于公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的強化。

以某機關事業(yè)單位為例，在公文管理績效考核工作中，增加數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關內(nèi)容。例如，在公文簽收方面，對電子公文簽收時間有明確要求，普通電子公文應在2日內(nèi)簽收，緊急電子公文應隨時簽收。如未滿足工作要求，則在績效考核中扣除相應分數(shù)。普通電子公文簽收延遲1次，扣除0.5分；緊急電子公文簽收延遲1次，扣除1分，扣完為止（該指標滿分為3分）。在學習培訓方面，要求公文管理人員積極參加培訓活動，根據(jù)活動參與情況給予扣分或加分處理，滿分為3分。對于積極探索公文處理新方法、新手段的公文管理人員，根據(jù)探索方法手段的可行性，給予加分處理，最多加5分。

（二）加強管理平臺建設

在機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，公文管理平臺是關鍵技術的支撐工具，技術人員應根據(jù)機關事業(yè)單位公文管理需求，加強管理平臺建設，拓展公文管理系統(tǒng)功能，更好地為機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型服務。以某機關事業(yè)單位為例，在公文管理平臺建設中，圍繞公文管理各項工作內(nèi)容，提供電子簽名、電子印章等服務，滿足機關事業(yè)單位的無紙化辦公、零接觸辦公目標要求。為推進精細化管理，該機關事業(yè)單位的公文管理平臺功能包括：①發(fā)文管理，包括擬稿會稿、審核簽發(fā)、核稿編號、套紅蓋章、分發(fā)歸檔等，自動完成各項發(fā)文工作；②收文管理，包括簽收登記、審核分送、批辦傳閱、承辦催辦、跟蹤查詢等，公文管理人員可高效處理各項公文；③公文用印，包括用印公文、快速用印、防偽打印等，將印章進行電子化處理，擴大數(shù)字化轉(zhuǎn)型廣度與深度；④公文歸檔，包括自動歸檔、批量歸檔、借閱管理等，為公文的檔案管理提供便利；⑤公文交換，包括發(fā)送公文、接收公文、公文補發(fā)等，公文交換過程全記錄，避免漏發(fā)或重復發(fā)送等現(xiàn)象；⑥公文報表，包括類型統(tǒng)計、辦理統(tǒng)計、績效統(tǒng)計等，公文管理平臺可根據(jù)規(guī)范格式自動處理相關數(shù)據(jù)，輸出報表。

同時，技術人員在公文管理平臺中設置應用基礎、拓展功能與協(xié)同功能。應用基礎是指主題詞庫、模板庫、公文文號、公文類型及分級權(quán)限等，支持多種類型的標準公文樣式，公文管理人員可利用平臺實施自動套紅制作，有效整合數(shù)字化轉(zhuǎn)型與公文管理要求。拓展功能是指檔案集成、身份認證、印章集成等，為電子印章與電子簽名的實施提供支持。協(xié)同功能是指會議管理、日常管理、督辦管理等，為公文管理人員制訂工作計劃、協(xié)調(diào)工作內(nèi)容提供便利，有助于公文管理質(zhì)效的提升。另外，在公文管理平臺中，全程記錄辦文過程，包括辦文期間的修改痕跡，可顯著提升政務信息的安全性。

（三）做好信息人才培養(yǎng)

辦公室人員是開展公文管理的主體，機關事業(yè)單位應做好信息人才培養(yǎng)工作，提高辦公室人員的信息素養(yǎng)，確保其高效開展公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，為公文管理質(zhì)效提升提供人員保障。以某機關事業(yè)單位為例，在信息人才培養(yǎng)中，從兩個層面開展培訓。其一，制度培訓。在機關事業(yè)單位根據(jù)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求調(diào)整工作制度后，組織辦公室人員進行公文管理制度學習，共同解讀數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下公文管理的新要求，明確公文管理信息化實施要點，使公文管理人員明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下機關事業(yè)單位公文運轉(zhuǎn)流程、規(guī)范格式等內(nèi)容，強化辦公室人員的信息意識及責任意識，調(diào)動其學習積極性。其二，操作培訓。在公文管理平臺投入使用后，組織公文管理人員開展操作培訓，培訓內(nèi)容包括管理平臺介紹、管理平臺操作指導、管理平臺實戰(zhàn)演練等，使公文管理人員明確管理平臺的各項公文管理功能，掌握功能操作方法要點，并通過實戰(zhàn)演練提升平臺操作水平，進而開展高效高質(zhì)的信息化公文管理工作。

另外，機關事業(yè)單位在開展培訓活動的同時，可舉辦專項培訓會，強調(diào)公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性，明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點在于嚴把政治關、政策關、格式關等，切實利用公文管理信息化平臺提高機關事業(yè)單位的公文辦理效率和管理質(zhì)量。指明各項培訓活動的要求，確保機關事業(yè)單位的各個相關科室及公文管理人員能夠開展高效學習，盡快掌握操作要領，將其用于崗位實踐，查缺補漏，保障公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的有效實施，逐步提升公文管理的信息化、數(shù)字化水平。強化公文管理培訓成果管理，根據(jù)崗位人員的公文管理成效，評估培訓效果與崗位成效，嚴格跟進問效，倒逼崗位人員積極參與培訓活動，提升公文管理成效。

（四）強化網(wǎng)絡信息安全

在互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡信息安全是威脅電子政務的關鍵因素，機關事業(yè)單位在加強和改進公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作時，應提高對網(wǎng)絡信息安全的重視，對機關事業(yè)單位的各項公文實施規(guī)范管理，保障公文管理信息化的安全推進。結(jié)合上述機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案要點，網(wǎng)絡信息安全的落實可從以下三方面入手。

第一，建設安全網(wǎng)絡。搭建公文傳輸專用網(wǎng)絡，與互聯(lián)網(wǎng)隔離，建立互聯(lián)網(wǎng)攻擊第一道防線，避免互聯(lián)網(wǎng)攻擊者直接攻擊公文傳輸網(wǎng)絡。設置管理平臺權(quán)限，技術人員應根據(jù)公文管理人員的崗位，設置不同平臺訪問權(quán)限等級，向不同權(quán)限的用戶開放不同功能和數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，避免不法分子利用漏洞獲取或篡改機關事業(yè)單位的公文。

第二，拓展管理平臺空間。考慮到機關事業(yè)單位公文的數(shù)量逐年增多，公文管理平臺空間應具有可擴展性，技術人員設置拓展功能，可以不斷增加平臺的存儲空間，必要時可打造云平臺，將公文存儲于管理云中，避免管理平臺因存儲過多文件而降低運行速度，進而崩潰，提高管理平臺使用可靠性。另外，公文管理人員的安全意識也會影響公文管理安全，機關事業(yè)單位應在制度中明確管理平臺安全使用要求，約束其工作行為，避免公文管理人員在無意識的情況下使用個人工具，導致公文管理平臺被電腦病毒侵入。

第三，引進安全防護技術。技術人員在進行公文管理信息化平臺建設時，應一體推進網(wǎng)絡安全技術，如數(shù)據(jù)加密技術、安全認證技術、安全網(wǎng)關等，并設置系統(tǒng)管理員、安全保密管理員及安全審計管理員等用戶，對公文管理信息化平臺的安全使用進行全面管理，通過三類管理員的相互制約，保障網(wǎng)絡信息安全，避免惡意訪問或病毒攻擊。

以某機關事業(yè)單位構(gòu)建的公文管理平臺為例，工作人員以該平臺為基礎開展各項公文管理工作，為提升公文管理安全性，平臺對帶有重要數(shù)據(jù)的公文實施對稱加密、信息摘要、電子簽名處理，利用相關技術增強公文的加密效果，避免機關事業(yè)單位的重要信息泄露。同時，為應對互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展帶來的多樣化攻擊手段，公文管理平臺應承載于專用網(wǎng)絡，引進多種安全認證方式，在公文流轉(zhuǎn)的過程中對使用人員進行認證，判斷平臺用戶的權(quán)限是否滿足對應公文的處理要求，提高公文處理的安全性，避免機關事業(yè)單位的重要數(shù)據(jù)被不法分子獲取。平臺可使用的認證方式包括USB Key認證、動態(tài)口令卡、CA認證等，針對不同類型的公文采用不同的認證方式，進一步提升公文加密效果。另外，對于機關事業(yè)單位的密級公文，公文管理平臺對公文設置二次密碼校驗功能，通過雙重密碼驗證保障公文的安全應用，提高公文管理水平。

結(jié) 語

綜上所述，機關事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型應更加精準有效落實組織工作要求，規(guī)范公文文件，提高公文管理質(zhì)效。機關事業(yè)單位應進一步健全公文管理制度，加強公文管理平臺建設，提升管理人員信息素養(yǎng)，突出網(wǎng)絡信息安全，全面加強和改進公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，發(fā)揮轉(zhuǎn)型作用，實現(xiàn)全方位高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。