金美花

（和龍市房屋征收經(jīng)辦中心，延邊朝鮮族自治州 133500）

檔案管理信息化建設(shè)工作的開展有利于從根本上提高事業(yè)單位的檔案管理水平。檔案管理信息化建設(shè)工作是一個(gè)長期的過程，事業(yè)單位需要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，制定具有針對性的推進(jìn)措施，保證各項(xiàng)工作開展的有序性，注重從多方面入手來進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，在此基礎(chǔ)之上才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提高。雖然目前部分事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)取得了一定的成果，但是由于對此領(lǐng)域開展研究的時(shí)間較短，因此還有許多不夠完善的地方。不完善的管理制度、落后的管理思想以及管理人員的能力偏低等多個(gè)問題會嚴(yán)重阻礙檔案管理信息化建設(shè)的速度，事業(yè)單位需要對現(xiàn)存問題進(jìn)行有效解決。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的概述

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

在對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行理解的過程中，可以將其看作相關(guān)管理人員采用信息化技術(shù)將實(shí)體的文檔信息錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，使信息以數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)，并對其進(jìn)行保存和應(yīng)用。信息化技術(shù)的出現(xiàn)給人們的生活和工作提供了極大的便利，將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，不僅能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也更有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存，后續(xù)的信息查閱也會變得更加便捷。從當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況來看，雖然事業(yè)單位都在積極進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但是在建設(shè)過程中仍然存在一些問題。如何對現(xiàn)有的問題進(jìn)行解決，成為事業(yè)單位需要重點(diǎn)研究的內(nèi)容，只有對問題進(jìn)行解決才能從根本上提高檔案管理工作的水平。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.實(shí)現(xiàn)永久保存信息

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)需要朝著信息化的方向轉(zhuǎn)變，打破傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存。傳統(tǒng)的檔案信息一般都是紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案的保管過程中，很容易出現(xiàn)受潮發(fā)霉或者破損的情況，對檔案信息的完整性造成不利影響。建成信息化檔案管理模式能實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息會被直接儲存在計(jì)算機(jī)中，能有效避免檔案信息出現(xiàn)丟失或者損毀的情況，進(jìn)而真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久性保存。

2.提高信息查找的便捷度

檔案管理工作本身就是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，在傳統(tǒng)的管理過程中，由于都是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，因此會耗費(fèi)管理人員大量的時(shí)間和精力。后期在對相關(guān)信息進(jìn)行查閱時(shí)，也會比較煩瑣，需要經(jīng)過多個(gè)步驟才能完成，而且最終是否能夠查閱到相關(guān)信息也無法保證。進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)則能有效提高檔案信息查閱的速度，能夠減少許多不必要的中間環(huán)節(jié)，從根本上節(jié)約人力和物力，同時(shí)還不會影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。除此之外，在對檔案信息進(jìn)行信息化管理時(shí)，可以最大限度地減少外界因素對檔案信息的影響，檔案信息可以不受時(shí)間和空間的限制安全地被儲存在計(jì)算機(jī)中。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）缺乏信息化檔案管理理念

檔案管理本身就是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，想要提高檔案管理水平就必須采用具有針對性的管理措施。在新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念及管理方法已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的管理工作，事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要積極地進(jìn)行信息化建設(shè)，采用先進(jìn)的技術(shù)和理念對傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足及缺陷進(jìn)行彌補(bǔ)，在此基礎(chǔ)之上才能有效提高事業(yè)單位的檔案管理水平。從當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況來看，部分事業(yè)單位并沒有充分認(rèn)識到信息化檔案管理工作的積極意義，缺乏對信息化檔案管理的正確認(rèn)識，部分事業(yè)單位管理人員的思想過于保守，不懂得積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，沒有充分認(rèn)識到信息技術(shù)的優(yōu)勢，對系統(tǒng)和相關(guān)平臺還持有懷疑的態(tài)度。由于在思想意識方面存在問題，因此對檔案管理信息化建設(shè)造成了嚴(yán)重阻礙。

（二）缺乏信息技術(shù)及專業(yè)人才

檔案管理信息化建設(shè)工作需要先進(jìn)技術(shù)及專業(yè)人才的支持。如果缺乏先進(jìn)技術(shù)和專業(yè)人才的支持，將會導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的速度非常緩慢，甚至還可能出現(xiàn)無法推進(jìn)相關(guān)工作進(jìn)展的情況。從當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況來看，部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)能力偏低，在開展檔案管理工作時(shí)，對各項(xiàng)信息技術(shù)的操作及應(yīng)用并不熟悉，甚至還有工作人員嚴(yán)重缺乏責(zé)任心和責(zé)任感，對檔案管理工作持消極態(tài)度。除此之外，檔案管理信息化建設(shè)工作需要有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備作為支持，但是目前部分事業(yè)單位并沒有積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，仍然在使用已經(jīng)老化的設(shè)備，這會對檔案管理信息化建設(shè)工作造成嚴(yán)重影響。

（三）缺乏完善的檔案管理機(jī)制

各項(xiàng)工作的開展都需要有完善的制度作為支持，但是目前部分事業(yè)單位在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)缺乏完善的制度及體系，這就直接導(dǎo)致相關(guān)工作的開展顯得雜亂無章。雖然部分事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)初見成效，但是從總體來看仍然缺乏完善而全面的管理機(jī)制。也正是由于缺乏完善的機(jī)制，檔案管理信息化建設(shè)的速度較慢。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高檔案管理人員的綜合能力

想要不斷提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，必須從多方面入手。首先，需要注重對檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力進(jìn)行提高。檔案管理工作相較于其他工作來說，具有一定的煩瑣性，需要面對的數(shù)據(jù)信息眾多。因此，管理人員要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心和責(zé)任感，能夠?qū)Ω黜?xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)致的歸納和整理，這樣才能保證檔案信息的完整性。其次，需要定期開展專業(yè)的培訓(xùn)工作，針對在崗人員的實(shí)際工作能力制定具有針對性的培訓(xùn)方案，通過開展專題培訓(xùn)、線上授課的方式來向管理人員傳授專業(yè)技能。最后，需要注重教授工作人員相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，這樣才能保證工作人員更加高效地完成檔案管理工作，同時(shí)還能提高工作效率。

（二）積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備

檔案管理信息化建設(shè)工作的開展需要有先進(jìn)技術(shù)及專業(yè)設(shè)備的支持，這就需要事業(yè)單位建立專項(xiàng)資金來對先進(jìn)技術(shù)及專業(yè)設(shè)備進(jìn)行購進(jìn)。只有在完善的硬件及軟件的支持下，事業(yè)單位才能建立起龐大且穩(wěn)固的數(shù)字化檔案庫。為了保證檔案管理信息化建設(shè)的高效開展，事業(yè)單位需要積極組織工作人員對相關(guān)管理軟件進(jìn)行研發(fā)。事業(yè)單位需要提前購置專業(yè)的信息化設(shè)備，根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求選擇合適的信息技術(shù)及軟件，在此基礎(chǔ)之上有效提高檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)有效加快檔案管理信息化建設(shè)的速度。

（三）建立完善的檔案管理體系

完善的檔案管理體系和制度是保證檔案管理信息化建設(shè)工作有效開展的重要前提，事業(yè)單位需要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況來建立符合實(shí)際的檔案管理體系。針對現(xiàn)有的信息化建設(shè)情況制定完善的考核指標(biāo)，更好地對相關(guān)管理人員進(jìn)行考核，各項(xiàng)考核指標(biāo)的建立應(yīng)該直接與管理人員的業(yè)績相融合，這樣才能有效激發(fā)工作人員的工作積極性。除此之外，在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，需要對檔案信息及相關(guān)檢索功能進(jìn)行匯總，相關(guān)部門需要對檔案文件進(jìn)行數(shù)字化處理，有效實(shí)現(xiàn)平臺的優(yōu)化和完善。

（四）樹立正確的信息化檔案管理理念

目前，部分事業(yè)單位在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，之所以工作開展的速度較為緩慢，主要是因?yàn)橄嚓P(guān)單位的管理人員不重視檔案管理信息化建設(shè)工作。由于思想意識方面存在偏差，使得檔案管理信息化建設(shè)工作受到嚴(yán)重阻礙，部分工作人員并沒有充分認(rèn)識到信息化技術(shù)的便捷性和安全性，在開展工作時(shí)仍然沿用傳統(tǒng)的管理思維。面對上述問題，事業(yè)單位必須建立正確的檔案管理理念，只有在保證認(rèn)知正確的基礎(chǔ)之上，才能更加高效地開展后續(xù)工作。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要起好帶頭作用，積極進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和教育工作，通過采用新技術(shù)、新手段的方式來推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的有效開展。

（五）做好傳統(tǒng)管理與信息化管理的銜接工作

雖然目前許多事業(yè)單位都在積極進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)，但是仍然有部分單位還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，一些事業(yè)單位存在傳統(tǒng)檔案管理模式和信息化檔案管理模式并行的局面。針對這樣的問題，事業(yè)單位要做好傳統(tǒng)檔案管理工作與信息化檔案管理工作的銜接。根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況，制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)工作推進(jìn)方案，根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況有層次、有條理地開展各項(xiàng)銜接工作。在開展銜接工作時(shí)，可以采用多元化的手段，針對不同的應(yīng)用場景制定不同的管理方案，這樣更有利于進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)也能更好地將傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ健?/p>

結(jié) 語

綜上所述，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)需要朝著信息化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，打破原有的管理模式及管理理念，充分應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)來開展更加高效的檔案管理工作，注重提高管理人員的綜合素質(zhì)能力，建立完善的管理體系，建立專項(xiàng)資金購進(jìn)先進(jìn)設(shè)備及儀器，對檔案管理理念進(jìn)行優(yōu)化及創(chuàng)新，只有從多方面入手才能真正提高檔案管理水平，在此基礎(chǔ)之上推進(jìn)事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。