機關事業(yè)單位屬于政府部門建立的具有一定公益性質的單位，其宗旨是為社會服務?；谛碌陌l(fā)展形勢，機關事業(yè)單位的業(yè)務范圍不斷擴展，檔案管理工作不管是體量還是規(guī)模都在不斷加大，檔案管理實踐中的問題更加突出。因此，機關事業(yè)單位的檔案管理水平要想實現(xiàn)不斷提升，實現(xiàn)規(guī)范化、標準化是必然的發(fā)展趨勢，只有規(guī)范化、標準化的發(fā)展，才能促進機關事業(yè)單位檔案資料價值實現(xiàn)最大化。

一、機關事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作的順利開展是機關事業(yè)單位各項業(yè)務順利開展的基礎，也是機關事業(yè)單位實現(xiàn)人才深入挖掘的有效途徑，以檔案資料實現(xiàn)人才挖掘能積極促進職工工作積極性的提升。檔案資料在機關事業(yè)單位工作實踐中的應用，可以為全面了解職工業(yè)務能力提供依據(jù)，還可以檔案資料來實現(xiàn)對職工工作實踐的良好評價，并結合評價對職工崗位進行合理調整，進而實現(xiàn)機關事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化配置。在此基礎上，單位職工工作熱情得以提升，單位工作效率能實現(xiàn)全面提升。機關事業(yè)單位檔案管理內容的不斷豐富，使得傳統(tǒng)檔案管理模式不再適用，在此形勢下，需要合理引入信息技術，利用先進的信息技術手段來實現(xiàn)檔案管理效率的全面提升，最大程度緩解職工工作強度，促進檔案管理工作環(huán)境的改善。此外，信息化手段的應用是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的有效途徑。

二、提升公文制發(fā)質量，奠定標準化、規(guī)范化基礎

機關事業(yè)單位各部門公文轉化是形成機關事業(yè)單位檔案資料的主要來源，公文制發(fā)質量對歸檔檔案資料質量有直接決定作用，同時也關系著檔案管理后期的規(guī)范化和標準化。因此，機關事業(yè)單位在公文制發(fā)時需要對規(guī)范化、標準化問題給予高度重視，這樣才能為后期檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化奠定堅實基礎。首先，在公文制發(fā)中必須要保障用紙質量，保證資料幅面尺寸實現(xiàn)規(guī)范、統(tǒng)一，并達到國家相關標準的要求；其次，需針對制發(fā)公文簽發(fā)手續(xù)情況進行嚴格檢查，對簽發(fā)審批權限、公文標題是否滿足標準要求進行核實，對主送及抄送單位是否準確進行核實，對落款是否與公文保持一致進行核實，對公文制發(fā)日期進行核實；再次，制發(fā)公文必須保障字跡清晰牢固，針對草擬公文、記錄、報表等各類公文制發(fā)過程中需保障使用筆種、墨水、紙張不褪色，以此來實現(xiàn)字跡清晰，為檔案資料長期保存奠定基礎；最后，各類制發(fā)公文必須要符合相關規(guī)范要求，要嚴格按照公文擬制格式要求進行，不能在制發(fā)公文中出現(xiàn)不規(guī)范字或者簡稱濫用問題，以此為后期實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化、標準化奠定基礎，為實現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化、信息化檢索提供必要條件。

三、提升文書質量，促進檔案管理規(guī)范化、標準化

機關事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設中，規(guī)范化、標準化檔案管理是非常重要的中間環(huán)節(jié)，從當前機關事業(yè)單位檔案管理實踐可以看出，雖然從工作任務角度看檔案工作與文書處理存在較大差別，且都具有較強的獨立性，但是文書和檔案本身屬于一個有機的整體，文書是檔案建立的基礎，檔案則是文書的最終歸宿。在文書工作開展過程中，合理考慮后期檔案管理實際需求，那么后期的檔案工作就可以為文書工作提供良好服務，同時也能提出相應的業(yè)務開展要求。在此基礎上，能對檔案工作的發(fā)展形成積極推動作用，反之，兩者業(yè)務一旦出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，必然會對文書檔案質量產生較大影響。因此，在文書及檔案工作實踐中，要不斷強化系統(tǒng)性思維，文書處理過程中要構建起規(guī)范化、標準化工作流程，以此來實現(xiàn)對業(yè)務的有效指導，從文書處理角度來實現(xiàn)檔案管理入口關的嚴格把握，為機關事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)標準化、規(guī)范化做好基礎性工作。

四、以完善的制度保障檔案管理規(guī)范化、標準化

在我國社會體制不斷改革深化的過程中，機關事業(yè)單位對檔案管理工作的規(guī)范化和標準化管理給予高度重視。為進一步促進機關事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、標準化進程，需要從以下幾個方面著手。首先，機關事業(yè)單位要從單位內部成立檔案管理領導小組及檔案資料鑒定小組，機關單位負責人要對檔案管理工作直接負責，對兼職和全職檔案管理人員職責進行明確，同時加大檔案管理的網絡化發(fā)展；其次，針對機關事業(yè)單位的檔案管理工作，要構建完善的規(guī)章制度，并全面推行崗位責任制度，針對檔案管理工作開展中的規(guī)范化、標準化、檔案技術等各項內容構建相應的考核辦法，同時在事業(yè)單位的責任考核制度中納入檔案收集業(yè)務，以此對事業(yè)單位檔案收集工作形成積極促進作用，實現(xiàn)機關事業(yè)單位檔案資料從傳統(tǒng)分散管理到集中管理的過渡。近年來，機關事業(yè)單位為了適應時代發(fā)展及社會體制的改革，在工作形式和內容方面都在不斷實現(xiàn)創(chuàng)新，工作范圍也在不斷實現(xiàn)擴充和延伸，在此過程中產生了大量極具價值的檔案資料。針對這部分檔案資料，要以標準化、規(guī)范化檔案管理要求進行詳細分類、編號，并形成檔案資料大綱。在檔案資料分類過程中，要以統(tǒng)一管理為基準，結合實際工作內容對檔案資料分類、標號業(yè)務開展中遇到的問題進行有效解決，對檔案管理的規(guī)范化、標準化發(fā)展形成積極促進作用。

五、立卷歸檔體現(xiàn)“以我為主”原則

機關事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標準化發(fā)展過程中，公文的重復性以及無序的立卷組合是面臨的最大難題之一。而檔案管理工作的規(guī)范化、標準化發(fā)展最終目的是實現(xiàn)檔案資料價值的最大化，實現(xiàn)案卷的完整化，促進檔案信息檢索的便捷化。該目標的實現(xiàn)過程中“以我為主”是核心所在，在檔案管理的立卷歸檔過程中，“以我為主”是基本原則，也就是說，在針對本單位歸檔工作的過程中，要以本單位文件為主，這一原則是推動檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的重要基準。在實際檔案管理實踐中，要注重以下幾個問題的把握：首先，要針對文件立卷歸檔的時效性進行合理把握，立卷歸檔必須要以完成現(xiàn)行文件階段任務為標準，對沒有完成任務的情況，堅決杜絕立卷歸檔，以此來避免檔案管理中出現(xiàn)混亂現(xiàn)象；其次，針對檔案管理的立卷歸檔工作實現(xiàn)明確分工。以“以我為主”的基本原則對立卷歸檔工作進行指導，并盡快明確工作重點，歸檔中要對文件和資料進行明確區(qū)分，從內容、形式、作用等幾個方面存在相似之處的文件資料要重點進行區(qū)分，具體問題具體分析，以此避免在檔案管理中出現(xiàn)重復和冗余的問題，全面提升檔案資料的利用效率；最后，基于“以我為主”的基本原則下，還需要針對卷宗的完整性進行有效維護。歸檔工作開展過程中不僅要對工作重點進行全面掌握，同時還需要理清工作的順序和主次，從入口端嚴格把握卷宗，合理篩除不應歸檔的文件，同時也要盡可能避免出現(xiàn)文件散失的問題。在立卷過程中，需要將同類型文件材料之間的內在聯(lián)系歸納到統(tǒng)一卷內，這樣才能將統(tǒng)一問題的處理過程進行清晰反映，使得檔案價值實現(xiàn)最大化，讓立卷歸檔后的檔案資料在保證完整性的前提下，不會體現(xiàn)出龐雜的問題，這樣才能實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化發(fā)展。

六、提升案卷質量是檔案規(guī)范化、標準化的保障

檔案材料收集的完整性會直接影響檔案資料的價值，而檔案的規(guī)范化、標準化同時會受到立卷以及案卷裝訂質量的影響。鑒于此，需要從以下幾個方面入手來提升檔案資料的規(guī)范化和標準化：第一，要對立卷方法給予重視，以此來為檔案標準化實現(xiàn)便捷分類檢索提供支撐；第二，要對案卷裝訂質量給予重視，以此來促進檔案資料實現(xiàn)規(guī)范化管理；第三，要保證檔案文件的分類清晰、資料齊全完整，互相之間保持聯(lián)系；第四，要明確文件提名，便于后期查找；第五，要保證卷內文件實現(xiàn)條理、清晰排列，要明確保管期限，并實現(xiàn)檔案保密登記的清晰劃分，及時針對破損文件進行修補，保持案卷裝訂整齊。

七、以信息化開發(fā)促進檔案管理的規(guī)范化、標準化

在當今社會發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中，信息技術實現(xiàn)了廣泛滲透，檔案管理也在信息資源的推動下逐漸向著網絡化方向發(fā)展，檔案管理的最終目的是為檔案使用者提供服務，提升檔案資料的社會利用率，檔案信息化能夠將檔案資料的價值充分發(fā)揮出來。在現(xiàn)代機關事業(yè)單位的檔案管理工作實踐中，應該充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，促進檔案信息與新技術接軌，針對檔案信息進行二次、三次開發(fā)，利用計算機技術構建高效、便捷的檔案信息檢索體系，為使用者提供更加系統(tǒng)、準確的檔案信息服務，這樣才能滿足社會群體、專業(yè)人員對檔案信息的多元化需求。

八、結語

綜上所述，機關事業(yè)單位的檔案管理工作是機關事業(yè)單位發(fā)展中不可或缺的一個核心環(huán)節(jié)，檔案資料的規(guī)范化、標準化發(fā)展是新時代對檔案管理工作提出的新要求，也是促進機關事業(yè)單位檔案信息價值最大化的關鍵。在機關事業(yè)單位的檔案管理實踐中，要從文書源頭實現(xiàn)檔案的規(guī)范化，提升文書、立卷歸檔等各個環(huán)節(jié)的管理質量，并借助信息技術力量構建起完善、高效、便捷的檢索體系，這樣才能實現(xiàn)機關事業(yè)單位檔案信息價值的最大化。