檔案不僅是對高校過往工作的有效記錄，而且也能夠為未來工作提供參考，其社會利用價值和收藏保存價值顯著。尤其是當(dāng)前高校工作繁雜多樣，在活動實施中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息類型增加，傳統(tǒng)檔案管理方式呈現(xiàn)出較大的局限性，導(dǎo)致對高校工作開展形成阻礙。尤其是紙質(zhì)檔案，不僅會占用較大的空間，而且容易出現(xiàn)丟失或者破壞等問題，嚴(yán)重威脅檔案的安全性和保密性。信息化建設(shè)是現(xiàn)代化高校發(fā)展的必然趨勢，在檔案管理中也應(yīng)該融合先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求。運用信息化手段開展檔案工作，能夠真正減輕人員負(fù)擔(dān)，從而在信息采集、保存和服務(wù)中提供便捷。因此，應(yīng)該從當(dāng)前高校檔案工作現(xiàn)狀入手，制定針對性信息化建設(shè)方案。

一、高校檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，尤其是隨著云計算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐漸普及應(yīng)用，數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出海量化的特征，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式逐步被淘汰。為了提高高校的綜合競爭水平，必須以信息化建設(shè)為主要方向，轉(zhuǎn)變檔案工作模式。在高校辦公自動化的實現(xiàn)過程中，應(yīng)該以檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，使得信息的收集整理、歸檔、編目等更加便捷，為信息資源的共享及利用創(chuàng)造條件。通過電子文件的收發(fā)增進(jìn)各部門的聯(lián)系與溝通，防止信息孤島效應(yīng)對工作產(chǎn)生的負(fù)面影響。信息化建設(shè)使得檔案工作更具開放性和動態(tài)性，消除了傳統(tǒng)模式下的封閉性和靜態(tài)性弊端，有利于服務(wù)領(lǐng)域的拓展與延伸，為使用者提供便捷。

二、高校檔案信息化建設(shè)問題

對于檔案信息化建設(shè)的重視程度較低，是限制工作有序開展的關(guān)鍵，往往會受到傳統(tǒng)工作理念的影響，檔案管理方法較為落后，嚴(yán)重影響工作效率的提高。在檔案信息化建設(shè)規(guī)劃方案的制定中存在形式化問題，無法實現(xiàn)對各項工作的有效指導(dǎo)，出現(xiàn)嚴(yán)重的資源浪費問題。在應(yīng)用計算機開展工作時，往往局限于數(shù)據(jù)的錄入和存儲，未能實現(xiàn)計算機技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度融合。在高校檔案信息化建設(shè)中的資金投入力度不足，也是影響工作開展的關(guān)鍵因素。信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容相對較多，其具有綜合性和系統(tǒng)性的特點，因此需要大量的資金投入。高校在軟硬件設(shè)備上的投入力度不足，無法為信息化管理提供可靠的基礎(chǔ)設(shè)施保障。部分工作人員不具備專業(yè)性，因此在檔案工作中缺乏專業(yè)知識與技能，導(dǎo)致管理水平和檔案利用效率受到影響。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)策略

（一）完善設(shè)施條件。高校管理人員應(yīng)該明確檔案工作的重要意義，提高自身認(rèn)識程度，發(fā)揮檔案管理在高校管理中的價值。基礎(chǔ)設(shè)施是開展信息化建設(shè)的關(guān)鍵，因此應(yīng)該加大投入力度，為應(yīng)對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的新挑戰(zhàn)做好準(zhǔn)備。隱蔽性和涉密性是高校檔案工作的基本特征，不僅僅具有信息檢索和材料報備的作用，而且能夠為高校決策提供依據(jù)。對于老化的設(shè)備進(jìn)行更換，引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)對信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)化，增強其使用功能與安全性。增進(jìn)各個部門之間的溝通交流，從而在全校范圍內(nèi)形成良好的工作風(fēng)氣。加強對檔案工作的有效宣傳，從而真正發(fā)掘檔案資源的價值，為信息化建設(shè)注入強勁的動力。提供充足的資金保障，用于高性能計算機、掃描儀等設(shè)備的購置，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的快速轉(zhuǎn)化，提供檔案管理的規(guī)范性與統(tǒng)一性。

（二）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，能夠?qū)Ω咝９ぷ髦挟a(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行實時獲取、存儲與整理，為檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提供保障，體現(xiàn)數(shù)據(jù)的價值。在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理方式問題較多，只有通過優(yōu)化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)才能達(dá)到科學(xué)管理的目的，實現(xiàn)各類檔案信息的對比分析，為日常工作提供可靠的參考依據(jù)。豐富管理系統(tǒng)的功能，包括了分類、元數(shù)據(jù)管理、檔案號設(shè)置、流程定制、統(tǒng)計和檢索等等。在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)該對不同類型的檔案進(jìn)行針對性管理，保障部分檔案的機密性，對相關(guān)模塊權(quán)限加以規(guī)定，防止出現(xiàn)信息丟失和泄露等問題，切實增強信息的安全性。以數(shù)字校園平臺為基礎(chǔ)對當(dāng)前數(shù)據(jù)庫加以優(yōu)化，實現(xiàn)對人員信息的統(tǒng)一管理，拓展在線瀏覽、身份管理和打印等功能。根據(jù)當(dāng)前工作情況對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行實時更新，保障檔案管理的動態(tài)化。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)，能夠真正簡化工作流程，提高檔案服務(wù)水平。

（三）優(yōu)化管理體系。一個運轉(zhuǎn)高效的管理體系，能夠確保檔案工作有條不紊地實施，從而對檔案的數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍加以拓展。在數(shù)據(jù)分析中應(yīng)該以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托，促進(jìn)管理工作效率的提高，避免在檔案工作中出現(xiàn)較大的盲目性。對檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)資料加以豐富，實現(xiàn)信息渠道的拓寬，為今后的應(yīng)用提供幫助。在檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中及時錄入相關(guān)信息，比如人事檔案中教職工的姓名、履歷和職稱等等。數(shù)據(jù)接口的設(shè)置也是管理體系構(gòu)建中的關(guān)鍵，能夠增進(jìn)考勤系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)在銜接，通過信息錄入與統(tǒng)一管理提高高校各項工作效率。加強對檔案資源的深度挖掘，明確各類信息數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)人員的決策提供可靠參考。

（四）加強網(wǎng)絡(luò)維護(hù)?；ヂ?lián)網(wǎng)具有一定的開放性特征，在檔案信息化建設(shè)中會受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅。因此，應(yīng)該加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全維護(hù)，確保高校檔案不會出現(xiàn)丟失和泄露等問題，避免造成巨大的損失。應(yīng)該加強相關(guān)法規(guī)建設(shè)，確保信息化管理指標(biāo)及規(guī)范的統(tǒng)一性，提高檔案信息的利用率，為高校的現(xiàn)代化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。對于重要的檔案數(shù)據(jù)信息，應(yīng)該進(jìn)行及時備份，在對重要信息進(jìn)行提取時借助于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，防止由于網(wǎng)絡(luò)攻擊或者病毒等導(dǎo)致信息被竊取。加強先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)的引進(jìn)，包括了防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)和身份識別技術(shù)等等，能夠?qū)崿F(xiàn)對各類網(wǎng)絡(luò)威脅的有效防御，保障檔案數(shù)據(jù)信息不被破壞。加強對網(wǎng)絡(luò)安全的宣傳教育，使工作人員能夠在工作中規(guī)范自己的操作行為，避免由于操作不當(dāng)引起的安全問題。

（五）健全管理制度。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，之前的檔案管理制度已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前工作要求，因此應(yīng)該不斷調(diào)整，實現(xiàn)對檔案管理工作的有效指導(dǎo)。制度是行動的基本保障，能夠確保各個環(huán)節(jié)都有章可循，提升管理工作效率的同時，可以增強工作的規(guī)范性。信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容較多，一個完善的制度體系是落實各項工作要求的關(guān)鍵。在制度建設(shè)中除了應(yīng)該遵循國家相關(guān)法律法規(guī)外，還應(yīng)該結(jié)合高校的實際發(fā)展情況和信息化建設(shè)現(xiàn)狀，對制度進(jìn)行不斷細(xì)化，增強制度的執(zhí)行效果。制定完善的獎懲制度，對于工作中表現(xiàn)優(yōu)異的職工進(jìn)行精神和物質(zhì)的雙重獎勵，為其他人員樹立良好的榜樣；而對于工作懈怠導(dǎo)致高校遭受損失的人員則應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)處罰，使其明確自身工作職責(zé)。加強對檔案信息化建設(shè)全過程的嚴(yán)格監(jiān)管，確保資金得到有效利用，防止在此過程中出現(xiàn)暗箱操作等行為，切實保障高校的利益。

（六）提高人員素養(yǎng)。檔案工作人員的能力與素養(yǎng)，是決定管理成效的直接因素，因此應(yīng)該受到高校的高度關(guān)注。部分工作人員對于檔案信息化建設(shè)的重視程度不高，在工作中難以運用先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備實施檔案管理，不利于高校的長遠(yuǎn)發(fā)展。為此，應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前檔案工作特點及人員需求，制定針對性的專業(yè)培訓(xùn)計劃，使其在專業(yè)知識與技能方面得到更新，確保各項工作高效化開展。對于大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機技術(shù)等進(jìn)行系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，促進(jìn)其職業(yè)素養(yǎng)的提高，能夠在信息化建設(shè)當(dāng)中貢獻(xiàn)自己的力量。加強對檔案工作人員的職業(yè)道德教育，確保在工作中嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度。增進(jìn)各部門人員的溝通交流，積極配合檔案信息的采集和整理等，凸顯檔案資源的利用價值。建立一個完善的人才招聘機制，通過高水平人才的引進(jìn)，為當(dāng)前工作隊伍注入充足的活力，改善人員結(jié)構(gòu)，加大信息化建設(shè)力度。

四、結(jié)語

高校檔案工作的信息化建設(shè)，是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然趨勢，同時能夠為辦公自動化的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案服務(wù)領(lǐng)域的拓展。但是，受重視程度低、投入力度小和工作人員能力不高等問題的限制，會對信息化建設(shè)進(jìn)程造成影響。為此，應(yīng)該通過完善設(shè)施條件、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、優(yōu)化管理體系、加強網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、健全管理制度和提高人員素養(yǎng)等途徑，逐步實現(xiàn)信息化檔案管理的常態(tài)化，為高校的未來發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。