在檔案數(shù)字化背景下，筆者所在的致公黨福建省委檔案室也加入了數(shù)字化的大軍，并于2019年完成首批數(shù)字化檔案移交進(jìn)館工作。本文以致公黨福建省委檔案室數(shù)字化工作為例，結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作提出一些設(shè)想。

一、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作基本情況

致公黨福建省委檔案室成立于1992年，在福建省檔案局的直接指導(dǎo)和我委機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，機(jī)關(guān)的檔案工作逐步走向正軌，被省檔案局評(píng)為“省一級(jí)檔案室”。隨著檔案自動(dòng)化管理程度的提高以及2000年國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布，機(jī)關(guān)檔案開(kāi)始了立卷改革，從早期以“卷”為單位整理文件，改為以“件”為單位來(lái)整理文件，強(qiáng)調(diào)了檔案管理的“精細(xì)化”和“深加工”，推動(dòng)了檔案信息化工作的進(jìn)程。自2001年起，我委開(kāi)始改卷立件，建立了檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)檔案資料目錄按“件”進(jìn)行電子化錄入，開(kāi)始實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料收集、整理和利用的一體化管理。近年來(lái)，隨著國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》以及《機(jī)關(guān)檔案管理新規(guī)》的相繼頒布，機(jī)關(guān)檔案迎來(lái)了數(shù)字化改革。按照福建省檔案局《關(guān)于開(kāi)展依法接收和依法移交檔案執(zhí)法檢查的通知》精神，我委機(jī)關(guān)檔案室于2018年正式啟動(dòng)了檔案數(shù)字化工作，對(duì)1986年至2007年永久文書(shū)檔案卷內(nèi)文件進(jìn)行逐項(xiàng)掃描，實(shí)現(xiàn)檔案目錄、副本數(shù)字化。據(jù)統(tǒng)計(jì)，此次數(shù)字化工作，共對(duì)庫(kù)存卷宗150卷，歸檔文件1568件進(jìn)行逐項(xiàng)掃描，掃描數(shù)字化副本共計(jì)31505個(gè)畫(huà)幅，生成PDF格式文件3993個(gè)，創(chuàng)建卷內(nèi)目錄150條，卷內(nèi)文件目錄2425條，歸檔文件目錄1568條，數(shù)字化率達(dá)100%，并于2019年底順利完成了我委首批數(shù)字化檔案移交進(jìn)館工作。

二、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作的運(yùn)行和管理

檔案數(shù)字化主要采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，通過(guò)數(shù)據(jù)壓縮、掃描等技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為可存儲(chǔ)在各類(lèi)電子載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。為了節(jié)約人力、物力，提高工作效率，目前，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化大多采用檔案業(yè)務(wù)外包，形成一種內(nèi)外分工合作、統(tǒng)籌監(jiān)管的模式。我委檔案室在實(shí)踐中，做到如下幾點(diǎn)：一要做好外包服務(wù)機(jī)構(gòu)資質(zhì)的審查。我委檔案室先后到各兄弟單位去學(xué)習(xí)取經(jīng)，通過(guò)所在的檔案協(xié)作組多次召開(kāi)會(huì)議，對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察評(píng)估，同時(shí)邀請(qǐng)省檔案局領(lǐng)導(dǎo)共同為檔案數(shù)字化工作出謀獻(xiàn)策，最終我委檔案室采用政府采購(gòu)的方式，確定了具有豐富經(jīng)驗(yàn)和實(shí)力且具備國(guó)家秘密載體復(fù)制資質(zhì)的數(shù)字化加工公司承擔(dān)該項(xiàng)目，并審定了服務(wù)合同和保密協(xié)議。二要確保數(shù)字化加工過(guò)程中檔案實(shí)體安全。為了保證檔案實(shí)體的安全，我委為數(shù)字化加工提供獨(dú)立、可封閉的辦公場(chǎng)所，并配備滿(mǎn)足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備。在檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，檔案人員經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查，定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，嚴(yán)禁外包人員把檔案實(shí)體資料帶離加工現(xiàn)場(chǎng)，做好場(chǎng)所安全設(shè)施及檔案出庫(kù)、入庫(kù)的檢查工作，防止檔案實(shí)體受損、丟失，以最大限度保護(hù)檔案實(shí)體安全。三要加強(qiáng)檔案信息安全管理。我們對(duì)檔案數(shù)字化加工用的計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤(pán)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無(wú)法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，逐一進(jìn)行檢查、登記，用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)與網(wǎng)絡(luò)物理隔離，嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，并封閉電腦USB接口和光驅(qū)接口；數(shù)字化加工完成后，檔案室對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫(xiě)移交驗(yàn)收單，同時(shí)對(duì)加工所用設(shè)備硬盤(pán)等載體進(jìn)行逐一清點(diǎn)，回收數(shù)據(jù)硬盤(pán)等載體，避免數(shù)據(jù)可能外泄的風(fēng)險(xiǎn)。

三、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作在實(shí)踐中存在的問(wèn)題

隨著檔案數(shù)字化加工手段的不斷專(zhuān)業(yè)化，業(yè)務(wù)外包已經(jīng)成為各級(jí)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作的重要方式和組成部分。由于檔案數(shù)字化工作工期較長(zhǎng)，短則一兩個(gè)月，長(zhǎng)則一兩年，且涉及環(huán)節(jié)較多，因此在安全管理和服務(wù)質(zhì)量上等方面也容易出現(xiàn)問(wèn)題。

（一）檔案外包機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量難以把控。一是外包機(jī)構(gòu)缺乏統(tǒng)一的制度規(guī)范和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前國(guó)家在這方面尚未出臺(tái)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及制度，也沒(méi)有相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理，處于分散經(jīng)營(yíng)，比如成立外包機(jī)構(gòu)需要哪些人員構(gòu)成，需要哪些指標(biāo)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，容易造成外包人員素質(zhì)參差不齊，因此在服務(wù)方面容易出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。二是檔案數(shù)字化作為專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，外包后的數(shù)字化質(zhì)量由外包公司控制，檔案部門(mén)主要在驗(yàn)收階段對(duì)質(zhì)量進(jìn)行檢查，由于技術(shù)不夠強(qiáng)且數(shù)量較大，一般不可能一一校驗(yàn)，只能抽樣檢查，很難做到外包質(zhì)量的全面驗(yàn)收。

（二）檔案數(shù)字化加工過(guò)程中泄密風(fēng)險(xiǎn)較大。首先，數(shù)字化外包范圍難以準(zhǔn)確劃定，比如數(shù)字化過(guò)程中，需要檔案密級(jí)與公開(kāi)與否等問(wèn)題，當(dāng)前還沒(méi)有詳細(xì)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，劃定方面存在隨意性。其次，在數(shù)字化過(guò)程中所涉及的整理、編錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、校對(duì)、還原入庫(kù)等各項(xiàng)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都可能引發(fā)檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案的復(fù)制也是造成檔案信息泄密的主要原因。

（三）檔案數(shù)字化成果管理程度不高。當(dāng)前，檔案數(shù)字化成果僅僅滿(mǎn)足了檔案文件即時(shí)查詢(xún)、即時(shí)打印的功能，不能將檔案變成數(shù)字化信息資源進(jìn)行共享，使得數(shù)字化成果利用率較低。首先，軟硬件設(shè)施未達(dá)要求。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理對(duì)計(jì)算機(jī)等軟硬件有著嚴(yán)格要求。許多機(jī)關(guān)檔案室所用的檔案管理軟件，只能實(shí)現(xiàn)基本的編目和檢索功能，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)文件目錄與數(shù)字化副本的掛接和共享，在查閱數(shù)字化檔案時(shí)，仍需在電腦硬盤(pán)上調(diào)取。同時(shí)，檔案管理軟件系統(tǒng)的滯后，也給日常檔案管理造成不便。其次，管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。目前有的機(jī)關(guān)沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案員，或者雖然有專(zhuān)職的檔案員，卻不懂信息技術(shù)，或者懂技術(shù)的卻不懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如何加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理面臨的一大問(wèn)題。

四、做好機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作的建議

（一）做好數(shù)字化工作的前期調(diào)研，有效規(guī)避外包后存在的潛在問(wèn)題。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及檔案的整理、保管、鑒定、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，需要認(rèn)真做好前期的調(diào)研和準(zhǔn)備工作，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。首先，要針對(duì)本單位的檔案現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查。要對(duì)現(xiàn)存檔案的庫(kù)房管理現(xiàn)狀、檔案數(shù)量以及檔案實(shí)體的完整性和規(guī)范性進(jìn)行調(diào)查，如外觀是否破損，分類(lèi)編號(hào)是否準(zhǔn)確，是否需要重新拆裝、更換封皮等，從而界定本單位外包服務(wù)的范圍以及估算加工過(guò)程中所需要的運(yùn)作資金和成本。其次，要認(rèn)真審核外包服務(wù)公司的背景情況。要對(duì)外包公司的背景、保密、檔案整理年檢等資質(zhì)進(jìn)行審核，對(duì)是否存在泄密等違法違約行為、安全事故等不良記錄等進(jìn)行調(diào)查了解，優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)；同時(shí)，主動(dòng)向檔案局等指導(dǎo)部門(mén)了解外包規(guī)范及移交進(jìn)館要求，保證數(shù)字化外包工作能達(dá)到預(yù)期效果。最后，要認(rèn)真審查外包合同。要明確雙方的義務(wù)和責(zé)任，針對(duì)外包項(xiàng)目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以及違約處理等做出清楚的要求，并和外包公司簽署保密協(xié)定，從而保證數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的順利進(jìn)行以及檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的安全。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中的監(jiān)督管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。安全管理是檔案數(shù)字化工作的生命線(xiàn)。首先，要做好涉密文件的保密。對(duì)于涉密檔案的掃描、存儲(chǔ)、授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)，要正確處理好公開(kāi)與保密之間的關(guān)系，在數(shù)字化加工前要做好涉密文件的抽密和解密工作，將涉密文件抽出單獨(dú)編制目錄，其中已經(jīng)解密的文件目錄調(diào)整放入非密文件目錄中，并蓋解密章后進(jìn)行掃描。其次，要建立規(guī)范化的安全管理措施。如，數(shù)字化加工場(chǎng)所選擇單位實(shí)地加工的模式，確保資料信息的安全，并對(duì)加工場(chǎng)所配備視頻監(jiān)控及門(mén)禁系統(tǒng)，無(wú)關(guān)人員不得入內(nèi)，定期檢查檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)門(mén)窗、電器等設(shè)施的安全，嚴(yán)禁外包人員把檔案實(shí)體資料帶出加工現(xiàn)場(chǎng)，確保數(shù)字化過(guò)程中實(shí)體檔案的妥善安全。同時(shí)，用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)要與網(wǎng)絡(luò)物理隔離，嚴(yán)禁交叉使用，并采用技術(shù)或物理手段對(duì)計(jì)算機(jī)的USB接口等外接接口實(shí)施禁用；數(shù)字化完成后，要對(duì)加工設(shè)備進(jìn)行檢查，凡存有信息的，進(jìn)行硬盤(pán)轉(zhuǎn)移或做清除信息的安全處理，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，建立一支既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。在當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)檔案管理人員開(kāi)展計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)，提高檔案管理人員信息化管理水平，從而在實(shí)際工作中能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件，有效防范網(wǎng)絡(luò)安全。同時(shí)檔案管理人員要全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理和有關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，將信息技術(shù)與檔案管理工作有效結(jié)合起來(lái)，提高檔案信息的正確性和完整性，為檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的全面提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的建設(shè)和管理，建立統(tǒng)一、高效、可共享的數(shù)據(jù)平臺(tái)。將檔案變成數(shù)字化信息資源進(jìn)行共享，發(fā)揮檔案的利用率，是檔案數(shù)字化工作的根本目的。要充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)軟件的開(kāi)發(fā)和利用。如把本單位的檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)集中到同一后臺(tái)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)管理的形式，實(shí)現(xiàn)前端系統(tǒng)與后臺(tái)數(shù)據(jù)的聯(lián)接，提供檔案線(xiàn)上著錄、檢索利用和統(tǒng)計(jì)等功能；在系統(tǒng)安全方面可以提供多重身份認(rèn)證、用戶(hù)權(quán)限等分類(lèi)管理手段；數(shù)據(jù)安全方面則提供數(shù)據(jù)備份和應(yīng)急恢復(fù)等方法。此外，要跟進(jìn)檔案管理軟件的更新升級(jí)，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，更加便捷，從而真正達(dá)到數(shù)字化管理的目的。