胡慧梅

菏澤市東魚(yú)河流域工程管理處 山東菏澤 274009

檔案管理在以往的觀念是對(duì)檔案資料的收集，整理，保存，但如今檔案管理涉及到的不僅是這些內(nèi)容，還包含了對(duì)檔案信息的利用，發(fā)展事業(yè)單位，推動(dòng)事業(yè)單位的工作進(jìn)程。這便需要事業(yè)單位對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理的新形勢(shì)，新特點(diǎn)制定出更完善的管理方針。

1 事業(yè)單位中檔案管理現(xiàn)狀

時(shí)代不斷更迭，但在事業(yè)單位的檔案管理中，仍然使用著傳統(tǒng)的管理方法，紙質(zhì)文檔的保存遠(yuǎn)多于電子檔保存。紙質(zhì)檔案管理存在著許多不足，易丟失，易損壞，易遺忘，當(dāng)后期需要重新利用時(shí)，往往會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間在尋找相關(guān)資歷上，導(dǎo)致檔案管理效率低。由于事業(yè)單位對(duì)電子化檔案管理理念了解程度不深，增加了檔案管理人員的工作量。同時(shí)，事業(yè)單位關(guān)于檔案管理的制度不夠完善，因?yàn)闄n案的實(shí)際利用率不高，導(dǎo)致事業(yè)單位對(duì)檔案管理的管控程度降低，事業(yè)單位的高層人員不夠重視檔案管理工作，從而出現(xiàn)對(duì)檔案管理人員要求低的情況，甚至任何人都能成為檔案管理的工作人員。檔案管理人員對(duì)檔案知識(shí)了解程度低，只是遵循著工作要求完成工作。從而導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作始終處于被忽略的位置[1]。

2 事業(yè)單位中檔案管理創(chuàng)新具體方針

2.1 引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，提高檔案管理水平

在事業(yè)單位中檔案資料起著重要作用，對(duì)單位今后發(fā)展有著決定性作用，也利于對(duì)單位員工的管理與安排。因此，對(duì)檔案管理工作應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，打破傳統(tǒng)管理方式，進(jìn)行更加科學(xué)，先進(jìn)的管理方式。最根本的便是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，電子檔案比紙質(zhì)檔案更易于保存，無(wú)論是從占地面積還是從保存時(shí)長(zhǎng)來(lái)說(shuō)，都更加方便事業(yè)單位的管控。紙質(zhì)管理需要單位配置大面積的儲(chǔ)存室，按照時(shí)間順序進(jìn)行保管，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案資料只會(huì)越來(lái)越多，相應(yīng)的單位需要不斷增加儲(chǔ)存室的面積，但這樣會(huì)導(dǎo)致單位面積不足，檔案管理工作量越來(lái)越大。而引進(jìn)電子技術(shù)，將檔案資料一電子檔的形式進(jìn)行保存，可以有效解決單位面積問(wèn)題，電子檔案以硬盤(pán)為載體，根據(jù)硬盤(pán)內(nèi)存決定使用數(shù)量，但硬盤(pán)實(shí)際面積遠(yuǎn)小于紙質(zhì)檔案，所以即使是大量的檔案資料保存起來(lái)也無(wú)比方便。但在這種保存方式下，事業(yè)單位需加強(qiáng)對(duì)資料的保存能力，硬盤(pán)便于保存，但保存管理方面的難度并沒(méi)有降低。利用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，能夠有效，方便的解決事業(yè)單位在管理方面的問(wèn)題，提高檔案的管理水平。

2.2 增強(qiáng)檔案管理制度，在基礎(chǔ)上形成創(chuàng)新

事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中，常常把重點(diǎn)放在檔案保存上，當(dāng)有相關(guān)部門(mén)需要對(duì)檔案進(jìn)行查看和閱讀時(shí)，才會(huì)嚴(yán)格把控，而對(duì)檔案的收集過(guò)程往往沒(méi)有制度要求。在檔案的收集上，常有資料不全面，信息不完整的情況，正是因?yàn)閱挝粚?duì)檔案資料的收集過(guò)程制度不注意，導(dǎo)致檔案管理人員產(chǎn)生不重視的思想。檔案在單位后期利用方面有著重要作用，但常常在需要資料的時(shí)候找不到，或者完全無(wú)記錄的情況。因此，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理的管理制度進(jìn)行重審視，重制定，重完善。在檔案前期的收集過(guò)程中，需要專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行，對(duì)資料全方面的收集，安排相關(guān)人員參與收集階段。同時(shí)細(xì)化管理制度，從人員方面到檔案資料，并且在基本的制度管理上新增創(chuàng)新的理念。根據(jù)電子檔的新增技術(shù)增加對(duì)硬盤(pán)的管理措施，如：檔案管理人員需根據(jù)不同部門(mén)，不同事件進(jìn)行硬盤(pán)區(qū)分；檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)硬盤(pán)進(jìn)行查看和護(hù)理；檔案管理人員需對(duì)外借硬盤(pán)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管等。由此在增加檔案管理制度的同時(shí)，進(jìn)行新制度的施行[2]。

2.3 提高檔案管理人員管理水平

檔案工作包括著檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等八個(gè)方面。但大多數(shù)檔案管理人員對(duì)檔案管理的思想還停留在傳統(tǒng)的管理方式上，對(duì)新晉管理方法的了解甚少，導(dǎo)致檔案管理工作效率低，檔案管理人員能力不足。因此，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的要求應(yīng)該增強(qiáng)，篩選檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該著重考查其對(duì)檔案管理知識(shí)的掌握，對(duì)檔案管理的內(nèi)容了解程度。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的檔案培訓(xùn)，不讓檔案管理人員丟失學(xué)習(xí)的品質(zhì)，提升檔案管理人員對(duì)檔案知識(shí)的認(rèn)知。對(duì)于檔案電子化的轉(zhuǎn)變，檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)如何使用電子設(shè)備，擁有基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行收集，保存，利用。事業(yè)單位可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員的教學(xué)，讓檔案管理人員能夠熟練運(yùn)用電子設(shè)備。這同時(shí)也要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理更加上心，強(qiáng)化檔案管理重要性，時(shí)刻關(guān)注檔案管理部門(mén)的發(fā)展，尋找真正適合檔案工作管理的人才。同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)向管理人員強(qiáng)調(diào)檔案的保密性，告知其檔案的私密性，重要性。檔案關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展，不少檔案信息存在著商業(yè)機(jī)密，由于檔案管理人員缺乏保密的思想，容易無(wú)意識(shí)泄露相關(guān)資料[3-4]。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的保密理念，通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)等方式，增加檔案管理人員的管理水平，能夠很大程度上減輕工作壓力。

3 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)下，事業(yè)單位的檔案工作存在著困難與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)跟不上如今的時(shí)代步伐，無(wú)法適應(yīng)單位的發(fā)展前景。因此，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作上應(yīng)不斷創(chuàng)新與改革，轉(zhuǎn)變檔案管理人員傳統(tǒng)的管理理念。通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，完善檔案管理制度，提高檔案管理人員水平等方針進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，更加科學(xué)，方便的進(jìn)行檔案管理工作。