郭桂芳

中核四0四有限公司 甘肅嘉峪關(guān) 735112

設(shè)計(jì)檔案是指在建設(shè)項(xiàng)目處于設(shè)計(jì)階段所產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的工程設(shè)計(jì)圖紙、文字、表格等文件材料，它可以真實(shí)地反映出建設(shè)項(xiàng)目所采取的建設(shè)工藝，體現(xiàn)行業(yè)所達(dá)到的科技水平，而且對(duì)項(xiàng)目竣工后的運(yùn)營(yíng)維護(hù)具有重要的指導(dǎo)意義，因此做好設(shè)計(jì)檔案整理工作對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)而言都是至關(guān)重要的工作。在進(jìn)行項(xiàng)目管理過(guò)程中，采取多種措施對(duì)設(shè)計(jì)檔案整理進(jìn)度、文件質(zhì)量、收集成本等工作的有效把控實(shí)現(xiàn)重大項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案資料高標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。

1 對(duì)設(shè)計(jì)檔案整理進(jìn)度的管理

方案設(shè)計(jì)是建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)始，設(shè)計(jì)方案的質(zhì)量決定了項(xiàng)目施工的質(zhì)量安全能否得到保證[1]。一般重大項(xiàng)目涉及建設(shè)工藝繁多，在前期設(shè)計(jì)工作上需要投入大量的精力，因此如何做好設(shè)計(jì)檔案整理工作是急需解決的問(wèn)題。

1.1 制定整理計(jì)劃

合理的進(jìn)度計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目建設(shè)有著關(guān)鍵性的作用，而產(chǎn)生的設(shè)計(jì)圖紙、相關(guān)文字材料也隨之多了起來(lái)，文檔人員要在兼顧日常工作的前提下開(kāi)展整理工作，整個(gè)項(xiàng)目的持續(xù)時(shí)間勢(shì)必較長(zhǎng)，因此制定整理計(jì)劃尤為重要[2]。第一，根據(jù)設(shè)計(jì)單位劃分總體計(jì)劃。一般重大項(xiàng)目建設(shè)難度較大，工程量巨大，所涉及的設(shè)計(jì)單位較多，而各設(shè)計(jì)單位文件數(shù)量以及文件規(guī)格都不盡相同，在制定整理計(jì)劃時(shí)，要根據(jù)各單位實(shí)際情況劃分總體的整理進(jìn)度，并將文件數(shù)量較多的單位安排在整理工作的前期階段。第二，需要根據(jù)工作人員劃分具體計(jì)劃，各設(shè)計(jì)單位的整理計(jì)劃以月為周期進(jìn)行整理，每月的整理計(jì)劃再進(jìn)行細(xì)化分解，形成工作組，每個(gè)工作組承接一定量的整理任務(wù)，壓實(shí)責(zé)任，這樣便于再出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)追溯具體責(zé)任。

1.2 控制項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

通過(guò)抓取項(xiàng)目完成節(jié)點(diǎn)，來(lái)有效控制檔案整理的工作節(jié)點(diǎn)，建設(shè)項(xiàng)目每一階段工程節(jié)點(diǎn)的完成都是檔案整理的關(guān)鍵時(shí)期。利用分段式計(jì)劃來(lái)達(dá)到檔案整理整體進(jìn)度的可控性，在工程設(shè)計(jì)節(jié)點(diǎn)到來(lái)之前，若整理進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度存在較大偏差，則能夠采取必要措施，及時(shí)調(diào)整。

1.3 實(shí)施動(dòng)態(tài)控制

項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于受多種因素干擾，造成實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度有偏差，因此，要?jiǎng)討B(tài)控制，及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，使計(jì)劃具備執(zhí)行性。

2 對(duì)設(shè)計(jì)檔案質(zhì)量的管理

檔案資料的質(zhì)量管理貫穿于整理工作的準(zhǔn)備階段、整理過(guò)程和整理結(jié)束后三個(gè)階段，而準(zhǔn)備階段與對(duì)檔案進(jìn)行整理這兩個(gè)階段是檔案質(zhì)量管理的重要階段。

2.1 準(zhǔn)備階段的質(zhì)量管理

準(zhǔn)備階段的質(zhì)量管理包括對(duì)整理質(zhì)量的管理和文件質(zhì)量的管理。整理質(zhì)量主要依靠工作人員的工作水平，而文件質(zhì)量主要依靠前端管理。工作人員的工作水平對(duì)整理質(zhì)量有著最為直接的影響，而這可以通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)來(lái)進(jìn)行改善，對(duì)檔案整理工作人員實(shí)施整理組卷培訓(xùn)，明確檔案整理要點(diǎn)，熟悉組卷流程和方法，為后續(xù)檔案整理工作做好鋪墊，提升整理質(zhì)量。文件前段控制，作為重大建設(shè)項(xiàng)目，在簽訂設(shè)計(jì)合同時(shí)，業(yè)主應(yīng)明確向中標(biāo)單位提出項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求以及違約責(zé)任。若設(shè)計(jì)文件不符合要求則需在項(xiàng)目結(jié)算時(shí)扣除一定比例的款項(xiàng)。另外，要加強(qiáng)業(yè)主檢查，在檢查中如發(fā)現(xiàn)文件存在缺失，格式不符合規(guī)定要及時(shí)退回設(shè)計(jì)單位進(jìn)行整改。最后，做好問(wèn)題記錄，當(dāng)文件再次提交時(shí)，有針對(duì)性的進(jìn)行復(fù)查。

2.2 檔案整理過(guò)程中的質(zhì)量管理

在進(jìn)行設(shè)計(jì)檔案整理工作時(shí)，要形成跟蹤檢查的工作習(xí)慣，通過(guò)整理人員自檢，組長(zhǎng)匯總檢查和項(xiàng)目協(xié)調(diào)人抽樣檢查的方式保證歸檔文件的質(zhì)量。整理人員在自檢時(shí)主要側(cè)重于檔案文件屬性是否正確，紙質(zhì)文件與電子檔案內(nèi)容是否一致、簽章是否完備。組長(zhǎng)匯總檢查主要側(cè)重于電子檔案是否完整。項(xiàng)目協(xié)調(diào)人主要側(cè)重于抽樣檔案的屬性，包括檔案案卷的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性等方面。在檔號(hào)編制時(shí)是要保證其具備連續(xù)性與唯一性，重大建設(shè)項(xiàng)目一般建設(shè)周期較長(zhǎng)，產(chǎn)生的資料要較一般項(xiàng)目多出許多，為了便于檔案管理，需要對(duì)已使用的檔號(hào)及時(shí)記錄，并建立臺(tái)賬目錄，避免一組編號(hào)重復(fù)使用的情況出現(xiàn)。正式移交的檔案資料如有編號(hào)修改也應(yīng)及時(shí)更新記錄。

2.3 整理工作后的質(zhì)量管理

首先是做好檔案接受檢查工作，在檔案整理完畢后，分批次移交檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即退回整理人員進(jìn)行整改。直至確認(rèn)無(wú)誤后在進(jìn)行接收。在這對(duì)共性問(wèn)題編寫經(jīng)驗(yàn)反饋，并組織整理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，避免在以后工作中再次出現(xiàn)。

3 對(duì)設(shè)計(jì)檔案整理工作成本的管理

成本管理就是對(duì)設(shè)計(jì)檔案的全過(guò)程管理中所使用的各種資源的調(diào)節(jié)和控制，保證項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性。

3.1 人力成本管理

在項(xiàng)目開(kāi)始前，需要對(duì)國(guó)內(nèi)主要市場(chǎng)的檔案整理計(jì)價(jià)情況進(jìn)行調(diào)研，掌握市場(chǎng)行情，而國(guó)內(nèi)市場(chǎng)自主整理費(fèi)用要遠(yuǎn)低于項(xiàng)目外包整理，因此，從建設(shè)單位自身利益出發(fā)，自主整理檔案資料可以節(jié)省資金成本也可以對(duì)項(xiàng)目檔案的安全性與保密性起到一定的積極作用。

3.2 物質(zhì)成本管理

所謂物質(zhì)成本就是在整理檔案工程中所使用的辦公用品的物料，在整理過(guò)程中，盡可能要求使用文件原件進(jìn)行歸檔，減少打印件，這樣不僅可以節(jié)省物料的使用避免浪費(fèi)，也符合了檔案原始性的要求。

3.3 時(shí)間成本管理

時(shí)間成本管理在于對(duì)檔案資料的嚴(yán)格審查，提高移交工作效率，避免因返工造成的時(shí)間上的浪費(fèi)。嚴(yán)格遵從整理員自查，組長(zhǎng)匯總檢查和項(xiàng)目協(xié)調(diào)人抽樣檢查的檢查方式，將問(wèn)題處理在前期階段，避免移交后出現(xiàn)錯(cuò)誤導(dǎo)致返工。

4 結(jié)語(yǔ)

設(shè)計(jì)文件整理歸檔是文檔項(xiàng)目管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)。在文件整理過(guò)程中，運(yùn)用項(xiàng)目控制的基本理論，把握控制的依據(jù)，按照控制的步驟，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本和安全進(jìn)行控制，有利于項(xiàng)目有序進(jìn)展，也保障了歸檔文件的質(zhì)量，最終推動(dòng)整理工作順利完成。