李戈

河南黃河河務(wù)局工程建設(shè)中心 河南鄭州 450003

1 工程檔案資料管理的重要性

運(yùn)用科學(xué)、有效的工程檔案管理方法，能夠展現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的管理水平，還顯現(xiàn)出企業(yè)管理人員對(duì)內(nèi)部檔案管理的重視程度。另外，國(guó)家對(duì)工程檔案管理也作出了明確的要求。提出建筑施工過(guò)程中，對(duì)工程檔案必須嚴(yán)格管理，如果檔案資料管理不符合要求，則認(rèn)為工程質(zhì)量不合格，可見(jiàn)檔案資料管理在工程建設(shè)中的重要性。國(guó)家的嚴(yán)格要求，在一定程度上提高了施工單位對(duì)檔案資料管理的重視程度，從而保證在工程建設(shè)項(xiàng)目施工時(shí)，認(rèn)識(shí)到工程檔案資料管理的重要性與緊迫感[1]。

2 PDCA循環(huán)及其應(yīng)用范疇

PDCA循環(huán)又稱“戴明環(huán)”，屬管理學(xué)范疇。其包含四個(gè)部分及八個(gè)具體操作步驟，四個(gè)部分即：計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。這四個(gè)部分在操作層面上是周而往復(fù)的，子部分內(nèi)部又可利用PDCA循環(huán)把控，以此整個(gè)循環(huán)是一個(gè)有機(jī)邏輯組合體。作為一種起初應(yīng)用于質(zhì)量管理領(lǐng)域的管理模式，“戴明環(huán)”逐漸被實(shí)踐證明是一種可以促進(jìn)管理活動(dòng)有效進(jìn)行的合乎邏輯的工作程序，成為管理學(xué)中通用的模型，是全面質(zhì)量管理所遵循的科學(xué)程序。目前，PDCA循環(huán)應(yīng)用到了包括企業(yè)各項(xiàng)質(zhì)量管理、工程項(xiàng)目全過(guò)程管理、企業(yè)人力資源管理、行政管理等涉及質(zhì)量與過(guò)程管理的領(lǐng)域，應(yīng)用范圍較廣[2]。

3 水利工程檔案資料管理中存在的問(wèn)題與不足

3.1 水利工程檔案資料管理的信息化程度不高

目前，很多企業(yè)在工程檔案管理中導(dǎo)入了信息化管理技術(shù)，但是檔案管理工作中仍然沒(méi)有做到信息管理技術(shù)的有效應(yīng)用及實(shí)現(xiàn)全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些極為重要的檔案資料，目前還停留在紙質(zhì)管理模式中，紙質(zhì)檔案受到天氣等自然因素影響較大，在潮濕的環(huán)境中容易腐爛，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致無(wú)法修復(fù)，在一定程度上致使重要檔案信息的缺失。

3.2 對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠

當(dāng)前我國(guó)的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，一般時(shí)間比較長(zhǎng)，所以在正常情況下，重點(diǎn)工程項(xiàng)目都會(huì)分成多個(gè)標(biāo)段。在實(shí)際的工中，對(duì)于每個(gè)標(biāo)段，可能會(huì)出現(xiàn)分包的情形，這會(huì)導(dǎo)致參與工程項(xiàng)目建設(shè)的隊(duì)伍比較多，情況比較復(fù)雜，在施工人員方面，素質(zhì)上也有一定的差別。

3.3 水利工程建設(shè)檔案資料的后續(xù)利用價(jià)值較低

從目前形勢(shì)看，大部分施工企業(yè)沒(méi)有形成規(guī)范化的工程資料管理體系，導(dǎo)致整體工作步驟順序混亂，不能精準(zhǔn)有效地進(jìn)行收集整理工作。在此基礎(chǔ)上，由于相關(guān)工作人員管理意識(shí)不強(qiáng)，在資料整理過(guò)程中可能出現(xiàn)疏漏或錯(cuò)誤，致使資料缺乏真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性等，從而導(dǎo)致失去后期可利用或參考的價(jià)值，甚至由于參考數(shù)據(jù)的不規(guī)范，可能導(dǎo)致工程施工后期出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量事故，從而大大降低社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，以至于對(duì)施工環(huán)境和人員的生命財(cái)產(chǎn)安全構(gòu)成威脅[3]。

4 PDCA循環(huán)在工程檔案管理中運(yùn)用的意義

①為工程檔案管理提供了一個(gè)全新的研究視角。PDCA循環(huán)從項(xiàng)目管理的角度出發(fā)，將工程檔案視作一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目運(yùn)作管理，能夠更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貜募?xì)節(jié)入手去分析這一復(fù)雜的管理過(guò)程。②在操作層面為工程檔案管理提供了具體的方法。PDCA循環(huán)共4個(gè)階段，8個(gè)步驟，每個(gè)步驟都能夠?yàn)楣こ虣n案管理提供綱領(lǐng)性的指導(dǎo)方法，能在操作層面保障工程檔案質(zhì)量。PDCA循環(huán)是個(gè)不斷循環(huán)往復(fù)的過(guò)程，上一級(jí)的PDCA循環(huán)是下一級(jí)循環(huán)的根據(jù)，下一級(jí)的PDCA循環(huán)是上一級(jí)循環(huán)的貫徹落實(shí)和具體化，各個(gè)循環(huán)之間相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)[4]。

5 做好檔案管理工作的對(duì)策分析

5.1 項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要嚴(yán)把責(zé)任關(guān)

首先，應(yīng)當(dāng)明確項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)責(zé)任。對(duì)于重點(diǎn)工程進(jìn)行檔案管理，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用各種措施和辦法，將相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)將相關(guān)的責(zé)任，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度中，在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)通過(guò)有效途徑，對(duì)項(xiàng)目的責(zé)任人和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一定的培訓(xùn)，從而在思想和意識(shí)上，不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。其次，將檔案管理工作與工程建設(shè)同步。在重點(diǎn)工程建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作，納入責(zé)任制度和崗位考核中。同時(shí)，將經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度考核和崗位責(zé)任制度建設(shè)以及工程建設(shè)檔案管理與規(guī)劃設(shè)計(jì)和工程施工以及竣工同步。

5.2 檢查環(huán)節(jié)

檢查是工程檔案高質(zhì)量管理的重要保證。就文件本身來(lái)講，保證文件簽章手續(xù)的完備、簽字真實(shí)有效、文件頁(yè)無(wú)殘缺、附件齊全完整、編號(hào)書(shū)寫(xiě)規(guī)范、保證原件留存等；就文件流轉(zhuǎn)來(lái)講，保證文件流程準(zhǔn)確、合規(guī)，簽批人為文件真實(shí)負(fù)責(zé)人等；從整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)上看，核查全宗組卷邏輯順序是否合理，檔案管理方法是否符合相應(yīng)法規(guī)、規(guī)章制度；保證檔案保管環(huán)境如溫濕度、現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境等符合規(guī)定；對(duì)工程檢驗(yàn)批、分部分項(xiàng)工程、單位工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收把關(guān)；工程竣工驗(yàn)收前對(duì)項(xiàng)目竣工檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收等[5]。

6 結(jié)語(yǔ)

隨著行業(yè)發(fā)展速度越來(lái)越快，施工企業(yè)也面臨著較大的挑戰(zhàn)。工程檔案資料管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位，施工企業(yè)在管理過(guò)程中應(yīng)重視工程檔案管理工作，從企業(yè)自身實(shí)際出發(fā)，運(yùn)用科學(xué)的管理方式，構(gòu)建有效的管理體系，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，推動(dòng)了建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。