孫娟娟

通遼市科爾沁左翼中旗衛(wèi)生健康委員會人事股 內(nèi)蒙古通遼 029300

新時期，信息技術發(fā)展速度較快，并且在社會各領域中得到了廣泛應用，為社會各領域發(fā)展帶來了機遇，同時也帶來一些挑戰(zhàn)，只有應對這些挑戰(zhàn)，合理應用信息技術，才能夠促進社會經(jīng)濟進一步發(fā)展。當前一些事業(yè)單位在人事檔案管理中會應用信息技術，保證順利開展人事檔案管理工作，明確開展人事檔案管理的目的，同時制定相應措施。在事業(yè)單位中檔案是非常重要的信息資源載體，在事業(yè)單位發(fā)展中能夠發(fā)揮重要作用，因此應注重人事單位干部及職工檔案管理的信息化建設，解決其中遇到的問題，提升人事檔案管理信息化程度，為事業(yè)單位發(fā)展提供相應條件。

1 新時期人事檔案管理信息化建設的意義

人們在信息化時代能夠做到足不出戶，從互聯(lián)網(wǎng)上獲知各類信息資源。實現(xiàn)信息化的人事檔案管理指的是人事檔案管理中運用計算機網(wǎng)絡技術，管理和處置資源，便于有效查閱和使用人事檔案[1]。

1.1 提升人事檔案管理效率

在社會以及信息技術快速發(fā)展的背景下，信息成為社會發(fā)展中最具價值的內(nèi)容，挖掘各類信息轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源價值符合當前時代要求，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設能夠促進社會朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。人事檔案信息化管理能夠使靜態(tài)存放發(fā)展為動態(tài)管理，這可以將事業(yè)單位辦公水平提升，還可以全面轉(zhuǎn)變管理理念，將信息載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?，落實?shù)字化操作模式，以此將人事檔案管理繁瑣流程減少，通過網(wǎng)絡提升工作效率。

1.2 共享人事信息資源

在信息化時代和市場經(jīng)濟條件下信息資源已成為非常重要的戰(zhàn)略資源，將信息化關聯(lián)效應增強，通過應用不同信息交叉管理，可創(chuàng)造出商機。實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設可促進社會發(fā)展，將人事信息加密，加強人才建設，事業(yè)單位間實現(xiàn)信息資源共享，與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比更加高效和簡單，能夠?qū)⑷瞬艃r值充分發(fā)揮出來，由此實現(xiàn)服務現(xiàn)代化建設。

1.3 利于查閱人事檔案管理信息

查閱紙質(zhì)檔案需要花費較多時間，而檔案管理實現(xiàn)信息化，將能夠改變這一現(xiàn)狀。利用計算機基層處理各種信息，可使復雜數(shù)據(jù)簡化，在數(shù)字化與電子化條件支持下，能夠更加便利的查閱檔案，無需花費大量時間查閱紙質(zhì)檔案。通過網(wǎng)絡檢索，可在短時間內(nèi)查閱信息，可將檔案使用價值充分發(fā)揮出來。

1.4 檔案信息更加安全

事業(yè)單位中檔案是非常重要的信息資源，單位的發(fā)展會受到人事檔案管理工作的影響，人事檔案信息具有不可估量的價值，若是企業(yè)有檔案信息泄露或者是丟失的問題出現(xiàn)，那么將使其企業(yè)面臨一定的損失，嚴重損害企業(yè)利益。然而，在人事檔案管理信息化下，信息安全性將提升，并且保密程度增強。應用信息化管理手段，能夠快速的檢索和保存信息，檢查信息缺失情況。相較于原本的檔案信息管理形式，信息化管理模式保密性更強，實行有效的保密形式，避免丟失信息，保障企業(yè)利益。

1.5 降低人員工作壓力

傳統(tǒng)人事檔案管理工作以手工收集為主，工作人員面臨較大工作量，效率不僅難以提升，還會浪費人員精力與實踐。實現(xiàn)檔案管理信息化建設，能夠有效應對這一問題。在收集數(shù)據(jù)方面，可運用快速整合模式，使檔案管理具備自動化以及網(wǎng)絡化特征，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閮?yōu)勢。與此同時，在檔案錄入中，重復利用信息，避免資源浪費，將其價值充分發(fā)揮出去。降低人員工作壓力和工作強度，有效提升檔案管理效率。

2 人事檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 沒有足夠的信息化建設動力

一些事業(yè)單位認為進行人事檔案管理信息化建設不僅浪費時間，還需要投入一定資金和資源，會縮減事業(yè)單位利益，從而沒有開展該工作，人事檔案管理中依舊采用人工管理模式，從而很難使人事檔案管理獲得良好工作效果，不符合事業(yè)單位發(fā)展要求，甚至會阻礙事業(yè)單位發(fā)展[2]。我國在多年以前就提倡信息化的人事檔案管理，但是一些事業(yè)單位受傳統(tǒng)思維影響沒有全面落實這一工作，導致當前難以明確使用人力資源的具體情況，人事信息具有滯后性，主觀因素會影響人事檔案管理工作，制約其發(fā)展腳步。

2.2 需全面更新軟硬件設施

建設和應用人事檔案的信息化管理系統(tǒng)需有先進、完備的硬件設施及軟件系統(tǒng)作為支撐，但是一些事業(yè)單位不重視軟硬件設施設備的投入，特別是在選擇軟件上，和事業(yè)單位人事檔案管理存在差距，導致集團型事業(yè)單位的分公司只能管理內(nèi)部員工檔案信息，在人事檔案管理系統(tǒng)上存在功能缺陷，其也無法統(tǒng)籌管理員工信息。另外，一些事業(yè)單位會應用文書檔案管理系統(tǒng)進行人事信息管理，但是兩者間存在較大差異，很容易影響人事檔案管理工作的開展，降低事業(yè)單位管理與服務能力。

2.3 全能型管理人才缺乏

對于人事管理來說，沒有全能型、高素質(zhì)管理人才將會影響檔案信息化建設效率。當前檔案管理人才缺乏良好的管理意識，沒能掌握先進工作理念，沒有準確認識到檔案管理中信息技術的重要作用，因此工作中過于依賴原本檔案信息管理手段，不注重信息化管理平臺的建設。與此同時，對于其專業(yè)技能以及素養(yǎng)來說，管理人員沒有全面掌握專業(yè)技能，建設信息化管理平臺的能力較弱，使得事業(yè)單位建設人事檔案管理體系受到阻礙。

2.4 現(xiàn)代化基礎設施落后

現(xiàn)階段事業(yè)單位健在建設信息化人事檔案上受到局限，這是因為事業(yè)單位內(nèi)部現(xiàn)代化設施不夠完善。由于事業(yè)單位投入資金有限，因此其計算機硬件上存在功能障礙，不利于對檔案管理系統(tǒng)功能進行完善。除此之外，事業(yè)單位在開發(fā)和創(chuàng)新軟件方面還存在不足之處，由于基礎設施較為落后，限制了人事檔案信息化發(fā)展，事業(yè)單位在新時期應制定相應策略，解決并優(yōu)化信息化建設中的問題。

2.5 管理制度不完善

因為事業(yè)單位原本的人事檔案管理缺失，使得管理工作較為混亂，并且人事檔案管理制度不完善。盡管有專門部門及人員開展管理工作，有制度規(guī)定，但是其采用的管理措施不夠合理，并且難以實行，人事檔案無法完整、準確的保存，對管理工作質(zhì)量會造成影響，并且也會使管理工作不具備時效性。人事檔案管理所屬權不夠清晰，導致上述問題出現(xiàn)。除此之外，人事檔案管理方面也不具備良好的制度與立法，加上管理制度程序過于僵化繁瑣，導致人事檔案管理工作開展非常麻煩，因此應在人事檔案管理制度中突出這些問題。在事業(yè)單位不斷改革的背景下，其制定了完整的管理制度與方案，但是在執(zhí)行方面難以達到良好效果。

3 新時期人事檔案管理信息化建設的策略

3.1 建設檔案信息數(shù)據(jù)庫

構建檔案信息數(shù)據(jù)庫需將局域網(wǎng)作為基礎，這就需要網(wǎng)絡服務部結(jié)合事業(yè)單位需求提供相應軟件，設置人事檔案管理系統(tǒng)訪問權限，并安排專業(yè)人員管理相關事宜。系統(tǒng)管理工作需要安全員和管理員共同開展，相互間需要加強監(jiān)督，網(wǎng)絡工程師負責管理工作日志，不應隨意修改工作日志內(nèi)容。這對于人事檔案管理來說具有許多好處，可提供干部信息，加強干部工資管理，完善構建信息數(shù)據(jù)庫，提升干部人事工作和檔案管理效率，在事業(yè)單位人事決策上能夠提供參考[3]。

3.2 加大信息化建設投入力度

事業(yè)單位人事檔案管理進行信息化建設時，需有牢固思想基礎和物質(zhì)支撐，加大物質(zhì)投入力度，才可使檔案管理信息化建設順利落實。因此，事業(yè)單位應制定相應辦法，做好籌集資金工作，以此提升檔案管理的水平與質(zhì)量。此外，應重視事業(yè)單位實際發(fā)展情況，注重科研成果，提升經(jīng)濟增長點。深入挖掘事業(yè)單位中優(yōu)秀科技人才，使其參與到檔案管理的信息化建設中，推進信息化建設進程，同時減少資金的投入。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)及能力

事業(yè)單位開展人事檔案的信息化建設工作時，檔案人員素質(zhì)會決定信息化建設進程。這就需要事業(yè)單位有針對性的對檔案管理人員開展素質(zhì)教育和培訓，使其能夠掌握正確操作信息化管理系統(tǒng)的方式，使管理流程更加規(guī)范，確保提升人事檔案管理效率。除此之外，檔案管理人員應掌握計算機的圖像處理、信息分類、信息掃描及信息存儲等功能，定期檢查、備份人事檔案信息，防止出現(xiàn)檔案信息丟失、錯誤及泄露等問題，為共享檔案信息提供便利條件。除此之外，管理人員需學習關于人事檔案管理的法律法規(guī)，實際開展人事檔案的信息化管理工作時，需要遵守管理規(guī)章制度，防止出現(xiàn)惡意泄露信息的問題。

3.4 強化人事檔案管理信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全

建設信息化管理平臺，為了使事業(yè)單位的人事檔案進一步發(fā)展，需要保證網(wǎng)絡安全，事業(yè)單位需要注重檢測和優(yōu)化管理平臺的運行環(huán)境安全性。單位中研發(fā)技術人員需要強化建設安全系統(tǒng)功能，在數(shù)據(jù)庫之中進行安全檢測軟件的安裝，檢測檔案管理中潛藏的風險因素，如果發(fā)現(xiàn)相應問題需要作出專業(yè)的操作處理，規(guī)避人事檔案信息化管理系統(tǒng)之中的安全風險。不僅如此，需要技術人員在數(shù)據(jù)庫之中設置病毒查殺系統(tǒng)，定期清理數(shù)據(jù)庫垃圾信息，檢測系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構的功能，保證信息化管理系統(tǒng)有著安全的運行環(huán)境，將系統(tǒng)運行效率提升，使人事檔案管理有著更好的質(zhì)量[4]。除此之外，對于不同部門的檢索人事檔案信息要求，合理設置類型不同的安全密鑰和數(shù)據(jù)庫訪問權限。

3.5 開發(fā)和應用現(xiàn)代化管理軟件

對人事檔案的信息化管理平臺進行建設時，事業(yè)單位需要對開發(fā)應用管理軟件加以重視，對數(shù)據(jù)庫軟件設施和硬件設施加以完善，將管理系統(tǒng)運行質(zhì)量和效率全面提高。事業(yè)單位應將資金投入力度加大，招聘創(chuàng)新型人才，基于此研發(fā)智能化、高科技的管理軟件，在測試系統(tǒng)功能安全以及運行速度后，結(jié)合內(nèi)部人事檔案管理相關要求，將管理系統(tǒng)結(jié)構與功能不斷完善，提升信息化管理平臺的運營效率，確保檔案信息管理質(zhì)量。

3.6 完善構建檔案管理制度

事業(yè)單位原本人事檔案管理制度缺乏有效性與合理性，阻礙著管理工作水平的提升。為提升人事檔案管理的信息化水平，應注重其制度的有效性，完善構建管理制度，使管理人員應用制度將人事檔案的管理水平提升。為增強檔案管理信息化的有效性，應明確管理人員的職責，使其在職責范圍內(nèi)將自身工作完成。首先應完善各項規(guī)章制度，并且嚴格遵守這些制度，例如完善《干部檔案管理制度》、《信息安全制度》、《信息報關保密制度》等制度規(guī)定，根據(jù)制度落實相關工作，避免出現(xiàn)檔案丟失等情況。另外，應完善人事檔案管理的信息化檢查制度，根據(jù)有關標準，開展人事檔案管理信息化檢查，公開通報檢查結(jié)果，并且應在單位重點工作中納入認識檔案管理信息化內(nèi)容，確定檔案管理信息化的目標、任務與措施，全面落實信息化建設工作。

4 結(jié)語

在事業(yè)單位管理工作中人事管理占據(jù)重要地位，人事檔案管理是人事管理重要組成部分，只有將人事檔案管理工作做好，才能夠為事業(yè)單位發(fā)展提供準確的人力資源信息。目前信息技術發(fā)展速度較快，人事檔案管理工作中應用信息技術，實現(xiàn)檔案管理的信息化技術建設，但是在實際建設中還有一些問題存在著，這將影響人事檔案管理價值及作用發(fā)揮，就需要事業(yè)單位相關管理人員掌握這些問題，并制定有效策略加以解決，實現(xiàn)檔案管理信息化建設，使事業(yè)單位人事檔案管理體系更加完善，保證事業(yè)單位在新時期市場中快速發(fā)展。