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        新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

        2021-11-23 11:41:28孫娟娟
        商品與質(zhì)量 2021年41期
        關(guān)鍵詞:管理系統(tǒng)事業(yè)單位管理工作

        孫娟娟

        通遼市科爾沁左翼中旗衛(wèi)生健康委員會人事股 內(nèi)蒙古通遼 029300

        新時期,信息技術(shù)發(fā)展速度較快,并且在社會各領(lǐng)域中得到了廣泛應用,為社會各領(lǐng)域發(fā)展帶來了機遇,同時也帶來一些挑戰(zhàn),只有應對這些挑戰(zhàn),合理應用信息技術(shù),才能夠促進社會經(jīng)濟進一步發(fā)展。當前一些事業(yè)單位在人事檔案管理中會應用信息技術(shù),保證順利開展人事檔案管理工作,明確開展人事檔案管理的目的,同時制定相應措施。在事業(yè)單位中檔案是非常重要的信息資源載體,在事業(yè)單位發(fā)展中能夠發(fā)揮重要作用,因此應注重人事單位干部及職工檔案管理的信息化建設(shè),解決其中遇到的問題,提升人事檔案管理信息化程度,為事業(yè)單位發(fā)展提供相應條件。

        1 新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

        人們在信息化時代能夠做到足不出戶,從互聯(lián)網(wǎng)上獲知各類信息資源。實現(xiàn)信息化的人事檔案管理指的是人事檔案管理中運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),管理和處置資源,便于有效查閱和使用人事檔案[1]。

        1.1 提升人事檔案管理效率

        在社會以及信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下,信息成為社會發(fā)展中最具價值的內(nèi)容,挖掘各類信息轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源價值符合當前時代要求,實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)能夠促進社會朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。人事檔案信息化管理能夠使靜態(tài)存放發(fā)展為動態(tài)管理,這可以將事業(yè)單位辦公水平提升,還可以全面轉(zhuǎn)變管理理念,將信息載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?,落實?shù)字化操作模式,以此將人事檔案管理繁瑣流程減少,通過網(wǎng)絡(luò)提升工作效率。

        1.2 共享人事信息資源

        在信息化時代和市場經(jīng)濟條件下信息資源已成為非常重要的戰(zhàn)略資源,將信息化關(guān)聯(lián)效應增強,通過應用不同信息交叉管理,可創(chuàng)造出商機。實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)可促進社會發(fā)展,將人事信息加密,加強人才建設(shè),事業(yè)單位間實現(xiàn)信息資源共享,與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比更加高效和簡單,能夠?qū)⑷瞬艃r值充分發(fā)揮出來,由此實現(xiàn)服務現(xiàn)代化建設(shè)。

        1.3 利于查閱人事檔案管理信息

        查閱紙質(zhì)檔案需要花費較多時間,而檔案管理實現(xiàn)信息化,將能夠改變這一現(xiàn)狀。利用計算機基層處理各種信息,可使復雜數(shù)據(jù)簡化,在數(shù)字化與電子化條件支持下,能夠更加便利的查閱檔案,無需花費大量時間查閱紙質(zhì)檔案。通過網(wǎng)絡(luò)檢索,可在短時間內(nèi)查閱信息,可將檔案使用價值充分發(fā)揮出來。

        1.4 檔案信息更加安全

        事業(yè)單位中檔案是非常重要的信息資源,單位的發(fā)展會受到人事檔案管理工作的影響,人事檔案信息具有不可估量的價值,若是企業(yè)有檔案信息泄露或者是丟失的問題出現(xiàn),那么將使其企業(yè)面臨一定的損失,嚴重損害企業(yè)利益。然而,在人事檔案管理信息化下,信息安全性將提升,并且保密程度增強。應用信息化管理手段,能夠快速的檢索和保存信息,檢查信息缺失情況。相較于原本的檔案信息管理形式,信息化管理模式保密性更強,實行有效的保密形式,避免丟失信息,保障企業(yè)利益。

        1.5 降低人員工作壓力

        傳統(tǒng)人事檔案管理工作以手工收集為主,工作人員面臨較大工作量,效率不僅難以提升,還會浪費人員精力與實踐。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),能夠有效應對這一問題。在收集數(shù)據(jù)方面,可運用快速整合模式,使檔案管理具備自動化以及網(wǎng)絡(luò)化特征,將其轉(zhuǎn)變?yōu)閮?yōu)勢。與此同時,在檔案錄入中,重復利用信息,避免資源浪費,將其價值充分發(fā)揮出去。降低人員工作壓力和工作強度,有效提升檔案管理效率。

        2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

        2.1 沒有足夠的信息化建設(shè)動力

        一些事業(yè)單位認為進行人事檔案管理信息化建設(shè)不僅浪費時間,還需要投入一定資金和資源,會縮減事業(yè)單位利益,從而沒有開展該工作,人事檔案管理中依舊采用人工管理模式,從而很難使人事檔案管理獲得良好工作效果,不符合事業(yè)單位發(fā)展要求,甚至會阻礙事業(yè)單位發(fā)展[2]。我國在多年以前就提倡信息化的人事檔案管理,但是一些事業(yè)單位受傳統(tǒng)思維影響沒有全面落實這一工作,導致當前難以明確使用人力資源的具體情況,人事信息具有滯后性,主觀因素會影響人事檔案管理工作,制約其發(fā)展腳步。

        2.2 需全面更新軟硬件設(shè)施

        建設(shè)和應用人事檔案的信息化管理系統(tǒng)需有先進、完備的硬件設(shè)施及軟件系統(tǒng)作為支撐,但是一些事業(yè)單位不重視軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入,特別是在選擇軟件上,和事業(yè)單位人事檔案管理存在差距,導致集團型事業(yè)單位的分公司只能管理內(nèi)部員工檔案信息,在人事檔案管理系統(tǒng)上存在功能缺陷,其也無法統(tǒng)籌管理員工信息。另外,一些事業(yè)單位會應用文書檔案管理系統(tǒng)進行人事信息管理,但是兩者間存在較大差異,很容易影響人事檔案管理工作的開展,降低事業(yè)單位管理與服務能力。

        2.3 全能型管理人才缺乏

        對于人事管理來說,沒有全能型、高素質(zhì)管理人才將會影響檔案信息化建設(shè)效率。當前檔案管理人才缺乏良好的管理意識,沒能掌握先進工作理念,沒有準確認識到檔案管理中信息技術(shù)的重要作用,因此工作中過于依賴原本檔案信息管理手段,不注重信息化管理平臺的建設(shè)。與此同時,對于其專業(yè)技能以及素養(yǎng)來說,管理人員沒有全面掌握專業(yè)技能,建設(shè)信息化管理平臺的能力較弱,使得事業(yè)單位建設(shè)人事檔案管理體系受到阻礙。

        2.4 現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施落后

        現(xiàn)階段事業(yè)單位健在建設(shè)信息化人事檔案上受到局限,這是因為事業(yè)單位內(nèi)部現(xiàn)代化設(shè)施不夠完善。由于事業(yè)單位投入資金有限,因此其計算機硬件上存在功能障礙,不利于對檔案管理系統(tǒng)功能進行完善。除此之外,事業(yè)單位在開發(fā)和創(chuàng)新軟件方面還存在不足之處,由于基礎(chǔ)設(shè)施較為落后,限制了人事檔案信息化發(fā)展,事業(yè)單位在新時期應制定相應策略,解決并優(yōu)化信息化建設(shè)中的問題。

        2.5 管理制度不完善

        因為事業(yè)單位原本的人事檔案管理缺失,使得管理工作較為混亂,并且人事檔案管理制度不完善。盡管有專門部門及人員開展管理工作,有制度規(guī)定,但是其采用的管理措施不夠合理,并且難以實行,人事檔案無法完整、準確的保存,對管理工作質(zhì)量會造成影響,并且也會使管理工作不具備時效性。人事檔案管理所屬權(quán)不夠清晰,導致上述問題出現(xiàn)。除此之外,人事檔案管理方面也不具備良好的制度與立法,加上管理制度程序過于僵化繁瑣,導致人事檔案管理工作開展非常麻煩,因此應在人事檔案管理制度中突出這些問題。在事業(yè)單位不斷改革的背景下,其制定了完整的管理制度與方案,但是在執(zhí)行方面難以達到良好效果。

        3 新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

        3.1 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

        構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫需將局域網(wǎng)作為基礎(chǔ),這就需要網(wǎng)絡(luò)服務部結(jié)合事業(yè)單位需求提供相應軟件,設(shè)置人事檔案管理系統(tǒng)訪問權(quán)限,并安排專業(yè)人員管理相關(guān)事宜。系統(tǒng)管理工作需要安全員和管理員共同開展,相互間需要加強監(jiān)督,網(wǎng)絡(luò)工程師負責管理工作日志,不應隨意修改工作日志內(nèi)容。這對于人事檔案管理來說具有許多好處,可提供干部信息,加強干部工資管理,完善構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫,提升干部人事工作和檔案管理效率,在事業(yè)單位人事決策上能夠提供參考[3]。

        3.2 加大信息化建設(shè)投入力度

        事業(yè)單位人事檔案管理進行信息化建設(shè)時,需有牢固思想基礎(chǔ)和物質(zhì)支撐,加大物質(zhì)投入力度,才可使檔案管理信息化建設(shè)順利落實。因此,事業(yè)單位應制定相應辦法,做好籌集資金工作,以此提升檔案管理的水平與質(zhì)量。此外,應重視事業(yè)單位實際發(fā)展情況,注重科研成果,提升經(jīng)濟增長點。深入挖掘事業(yè)單位中優(yōu)秀科技人才,使其參與到檔案管理的信息化建設(shè)中,推進信息化建設(shè)進程,同時減少資金的投入。

        3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)及能力

        事業(yè)單位開展人事檔案的信息化建設(shè)工作時,檔案人員素質(zhì)會決定信息化建設(shè)進程。這就需要事業(yè)單位有針對性的對檔案管理人員開展素質(zhì)教育和培訓,使其能夠掌握正確操作信息化管理系統(tǒng)的方式,使管理流程更加規(guī)范,確保提升人事檔案管理效率。除此之外,檔案管理人員應掌握計算機的圖像處理、信息分類、信息掃描及信息存儲等功能,定期檢查、備份人事檔案信息,防止出現(xiàn)檔案信息丟失、錯誤及泄露等問題,為共享檔案信息提供便利條件。除此之外,管理人員需學習關(guān)于人事檔案管理的法律法規(guī),實際開展人事檔案的信息化管理工作時,需要遵守管理規(guī)章制度,防止出現(xiàn)惡意泄露信息的問題。

        3.4 強化人事檔案管理信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全

        建設(shè)信息化管理平臺,為了使事業(yè)單位的人事檔案進一步發(fā)展,需要保證網(wǎng)絡(luò)安全,事業(yè)單位需要注重檢測和優(yōu)化管理平臺的運行環(huán)境安全性。單位中研發(fā)技術(shù)人員需要強化建設(shè)安全系統(tǒng)功能,在數(shù)據(jù)庫之中進行安全檢測軟件的安裝,檢測檔案管理中潛藏的風險因素,如果發(fā)現(xiàn)相應問題需要作出專業(yè)的操作處理,規(guī)避人事檔案信息化管理系統(tǒng)之中的安全風險。不僅如此,需要技術(shù)人員在數(shù)據(jù)庫之中設(shè)置病毒查殺系統(tǒng),定期清理數(shù)據(jù)庫垃圾信息,檢測系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的功能,保證信息化管理系統(tǒng)有著安全的運行環(huán)境,將系統(tǒng)運行效率提升,使人事檔案管理有著更好的質(zhì)量[4]。除此之外,對于不同部門的檢索人事檔案信息要求,合理設(shè)置類型不同的安全密鑰和數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限。

        3.5 開發(fā)和應用現(xiàn)代化管理軟件

        對人事檔案的信息化管理平臺進行建設(shè)時,事業(yè)單位需要對開發(fā)應用管理軟件加以重視,對數(shù)據(jù)庫軟件設(shè)施和硬件設(shè)施加以完善,將管理系統(tǒng)運行質(zhì)量和效率全面提高。事業(yè)單位應將資金投入力度加大,招聘創(chuàng)新型人才,基于此研發(fā)智能化、高科技的管理軟件,在測試系統(tǒng)功能安全以及運行速度后,結(jié)合內(nèi)部人事檔案管理相關(guān)要求,將管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能不斷完善,提升信息化管理平臺的運營效率,確保檔案信息管理質(zhì)量。

        3.6 完善構(gòu)建檔案管理制度

        事業(yè)單位原本人事檔案管理制度缺乏有效性與合理性,阻礙著管理工作水平的提升。為提升人事檔案管理的信息化水平,應注重其制度的有效性,完善構(gòu)建管理制度,使管理人員應用制度將人事檔案的管理水平提升。為增強檔案管理信息化的有效性,應明確管理人員的職責,使其在職責范圍內(nèi)將自身工作完成。首先應完善各項規(guī)章制度,并且嚴格遵守這些制度,例如完善《干部檔案管理制度》、《信息安全制度》、《信息報關(guān)保密制度》等制度規(guī)定,根據(jù)制度落實相關(guān)工作,避免出現(xiàn)檔案丟失等情況。另外,應完善人事檔案管理的信息化檢查制度,根據(jù)有關(guān)標準,開展人事檔案管理信息化檢查,公開通報檢查結(jié)果,并且應在單位重點工作中納入認識檔案管理信息化內(nèi)容,確定檔案管理信息化的目標、任務與措施,全面落實信息化建設(shè)工作。

        4 結(jié)語

        在事業(yè)單位管理工作中人事管理占據(jù)重要地位,人事檔案管理是人事管理重要組成部分,只有將人事檔案管理工作做好,才能夠為事業(yè)單位發(fā)展提供準確的人力資源信息。目前信息技術(shù)發(fā)展速度較快,人事檔案管理工作中應用信息技術(shù),實現(xiàn)檔案管理的信息化技術(shù)建設(shè),但是在實際建設(shè)中還有一些問題存在著,這將影響人事檔案管理價值及作用發(fā)揮,就需要事業(yè)單位相關(guān)管理人員掌握這些問題,并制定有效策略加以解決,實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),使事業(yè)單位人事檔案管理體系更加完善,保證事業(yè)單位在新時期市場中快速發(fā)展。

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