文/重慶市江津區(qū)中心醫(yī)院 伍娟

科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過(guò)程中形成的，是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，也是科研管理工作不可或缺的重要內(nèi)容之一，科研檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化直接影響醫(yī)院科研工作的成效。筆者在一家三級(jí)甲等綜合醫(yī)院從事科研管理工作多年，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際工作，對(duì)科研檔案管理工作進(jìn)行以下思考。

一、醫(yī)院科研檔案管理存在的問(wèn)題

（一）科研檔案意識(shí)薄弱。醫(yī)務(wù)人員對(duì)科研檔案認(rèn)識(shí)的深度是決定能否做好科研檔案管理工作的重要前提，然而在現(xiàn)實(shí)工作中，多數(shù)醫(yī)院中無(wú)論是管理者還是研究者，對(duì)科研檔案的管理都缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。1.就研究者而言。一方面，醫(yī)務(wù)人員開(kāi)展科學(xué)研究的動(dòng)力源于職稱晉升，而職稱晉升所需要的支撐材料也僅限于立項(xiàng)文件、研究任務(wù)書(shū)、結(jié)題證書(shū)和論文等，不要求提供研究過(guò)程中的原始數(shù)據(jù)等資料，因此，醫(yī)務(wù)人員對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)就局限于立項(xiàng)文件、任務(wù)書(shū)、結(jié)題證書(shū)等帶有項(xiàng)目來(lái)源單位公章的資料；另一方面，原始數(shù)據(jù)是研究者自己努力的成果記錄，里面包含了巨大的利用價(jià)值，研究者擔(dān)心原始數(shù)據(jù)上交到管理部門后存在被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，因而不愿意上交管理部門。最后，由于醫(yī)院大多項(xiàng)目是臨床研究，且多為回顧性研究，主要收集患者日常診療產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)多能從醫(yī)院LIS、PACS等系統(tǒng)中提取，因此，部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就在系統(tǒng)中進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，沒(méi)有將此部分?jǐn)?shù)據(jù)作為原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集記錄，同時(shí)，研究者自發(fā)的臨床研究，保存內(nèi)容僅有發(fā)表論文、專利等成果，無(wú)詳細(xì)的研究方案、原始記錄等資料。2.就管理者而言。一方面，管理者對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)不夠，在進(jìn)行科研檔案歸檔時(shí)，依據(jù)的也多為醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)中相關(guān)條款的規(guī)定進(jìn)行歸檔，忽視了對(duì)原始數(shù)據(jù)等資料的收集；另一方面，由于收集研究過(guò)程中產(chǎn)生的資料收集難度大，醫(yī)院也沒(méi)有對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行考評(píng)，因此，管理者就有了懈怠思想。

（二）無(wú)完善的科研檔案管理制度。目前，多數(shù)醫(yī)院都制定了科研管理制度，但對(duì)科研檔案的形成和歸檔沒(méi)有明確要求，對(duì)各級(jí)各類科研檔案工作人員的職責(zé)也沒(méi)有明確的規(guī)定，或者制定的科研檔案制度可行性不大。因此，科研檔案管理隨意性大，歸檔內(nèi)容也根據(jù)管理人員個(gè)人理解進(jìn)行收集歸檔，如此收集的檔案，利用價(jià)值將受到很大影響。

（三）軟硬件配置不到位。1.人員配置方面。多數(shù)醫(yī)院科研檔案管理人員是由科研管理人員兼職進(jìn)行管理，沒(méi)有專職的檔案專業(yè)人員。由于科研管理工作繁雜，兼職人員自然就容易忽視檔案工作。另外，兼職人員缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，平時(shí)接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少，管理質(zhì)量自然就不高。專門針對(duì)科研檔案管理方面的培訓(xùn)少，或有相關(guān)培訓(xùn)，但費(fèi)用高，這就限制了兼職科研檔案管理人員接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。還有，多數(shù)醫(yī)院對(duì)外出參加培訓(xùn)有規(guī)定，如規(guī)定初級(jí)職稱人員不得到市外參加學(xué)習(xí)，然而，多數(shù)兼職檔案管理員都是初級(jí)甚至是沒(méi)有職稱的臨時(shí)聘用人員，這類人員接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)就更少甚至沒(méi)有。2.硬件設(shè)施方面。醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)一般是能直接創(chuàng)造效益的工作，然而，科研檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，領(lǐng)導(dǎo)在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和重點(diǎn)工作安排時(shí)就容易忽視該項(xiàng)工作。就算管理部門呼吁增加科研檔案場(chǎng)地，科研檔案管理工具也會(huì)因?yàn)獒t(yī)院用房緊張而被拒絕，從而導(dǎo)致檔案場(chǎng)地、檔案工具配備不足。目前大多數(shù)醫(yī)院在進(jìn)行擴(kuò)建，行政辦公用房有富余，但醫(yī)院科研檔案室依然普遍存在場(chǎng)所小、設(shè)備不全、缺少信息化管理系統(tǒng)等問(wèn)題，這就嚴(yán)重影響到歸檔質(zhì)量與效率。

（四）科研檔案利用率低?？蒲袡n案的價(jià)值之一在于利用，缺乏深度開(kāi)發(fā)的檔案資源將降低其存在的重要性。由于科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和管理人員缺乏對(duì)科研檔案重要性的認(rèn)識(shí)，使得科研檔案的利用僅僅在于科研人員職稱晉升、申報(bào)成果獎(jiǎng)勵(lì)等方面，檔案資源的其他巨大潛在信息沒(méi)有得到充分利用。另外，目前收集的科研檔案范圍小、資料不全，收集的檔案利用價(jià)值和質(zhì)量不高也在很大程度上影響了檔案的利用。再者，檔案管理方式落后，缺乏先進(jìn)的信息系統(tǒng)，有的醫(yī)院仍然使用人工檔案管理方式，檔案保存方式不利于查找，使得檔案的借閱流程復(fù)雜。

二、對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)政策宣傳，提高檔案意識(shí)。首先，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)科研檔案的重視，加強(qiáng)醫(yī)院在科研檔案方面的頂層設(shè)計(jì)，將科研檔案納入科研績(jī)效考核。同時(shí)將科研檔案管理質(zhì)量納入科研檔案管理人員年度考評(píng)。其次，管理部門通過(guò)舉辦專題講座、微信群、OA辦公系統(tǒng)等多渠道宣傳《科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》，讓各級(jí)人員認(rèn)識(shí)到科研檔案的重要性和自身的權(quán)利和義務(wù)。再次，加強(qiáng)檔案保密意識(shí)的宣傳，讓檔案擁有者放心將所有檔案移交到醫(yī)院科研檔案室。最后，讓科研檔案管理人員認(rèn)識(shí)到科研檔案的重要性，在收集檔案的過(guò)程中要不怕困難，深入臨床，了解項(xiàng)目負(fù)責(zé)人科研項(xiàng)目的進(jìn)展、記錄等情況，同時(shí)宣傳科研檔案工作的重要性，提高項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其團(tuán)隊(duì)對(duì)科研檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

（二）制定管理制度，規(guī)范管理。規(guī)范醫(yī)院科研檔案管理的前提是制定切實(shí)可行的管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。首先，醫(yī)院科研檔案管理部門根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，完善科研檔案方面的規(guī)章制度，明確檔案形成和歸檔的具體要求，明確各類人員在科研檔案中的具體職責(zé)，將科研檔案管理工作與科學(xué)研究活動(dòng)同步進(jìn)行，明確科研工作各階段歸檔內(nèi)容。完善科研檔案監(jiān)督管理制度，對(duì)檔案內(nèi)容實(shí)行跟蹤管理。其次，制定獎(jiǎng)懲制度，對(duì)在科研檔案收集、整理、上交和歸檔工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人和集體給予獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)在年終評(píng)優(yōu)、職稱晉升方面對(duì)在科研檔案管理工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人予以傾斜。對(duì)在科研檔案管理工作中表現(xiàn)差，無(wú)理由不配合科研檔案管理工作的，取消其年度各項(xiàng)評(píng)優(yōu)資格。

（三）完善軟硬件配置。人員方面通過(guò)“內(nèi)培養(yǎng)，外引進(jìn)”的方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。一方面，除了關(guān)注上級(jí)檔案部門舉辦的檔案專業(yè)培訓(xùn)班，將檔案管理人員送出去學(xué)習(xí)外，還需要關(guān)注與科研檔案有關(guān)的非政府部門舉辦的培訓(xùn)班。就科研檔案管理人員給予培訓(xùn)例外的原則，允許其不受外出培訓(xùn)制度的規(guī)定，到市內(nèi)外參加科研檔案管理相關(guān)培訓(xùn)。在院內(nèi)組織科研檔案集中培訓(xùn)，管理部門先將科研檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行整理，然后請(qǐng)科研檔案管理做得好的單位管理人員來(lái)院進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)。另外，安排單位科研檔案管理人員到其他單位參觀學(xué)習(xí)，借鑒其他單位的管理方式和經(jīng)驗(yàn)；另一方面，積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，做到“專人專事”，這樣不僅可以提高檔案管理工作的規(guī)范性和專業(yè)性，還可以作為培訓(xùn)教師，對(duì)檔案工作進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳，起到一舉兩得的效果。

硬件方面，領(lǐng)導(dǎo)層面要改變對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到科研檔案對(duì)促進(jìn)醫(yī)院科研工作的重要性，認(rèn)識(shí)到科研檔案要想實(shí)現(xiàn)高效管理，信息化系統(tǒng)的引進(jìn)是關(guān)鍵。加大硬件設(shè)施的投入，為科研檔案提供充足的場(chǎng)地、配置先進(jìn)的管理工具，引進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)。在引進(jìn)信息系統(tǒng)時(shí)，也要注意信息系統(tǒng)的安全性，保障檔案資料的安全。

（四）提高科研檔案的利用率。首先，加強(qiáng)科研檔案價(jià)值的宣傳，提高醫(yī)務(wù)人員對(duì)科研檔案利用價(jià)值的認(rèn)識(shí)。其次，建立科研檔案查詢利用平臺(tái)，簡(jiǎn)化科研檔案查詢借閱流程，提供便捷的檢索和利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的充分利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。但由于科研檔案具有一定的保密性，平臺(tái)的建立需在保密性方面進(jìn)行設(shè)定，保障科研檔案的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，醫(yī)院科研檔案管理是科研管理的重要組成部分和科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院管理的重要組成部分。雖然科研檔案是醫(yī)院檔案管理工作中一個(gè)容易被忽視的工作，但作為醫(yī)院科研檔案管理體系中的每一位成員，都應(yīng)該重視科研檔案的管理，重視科研檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，積極完善科研檔案管理制度，使完整、規(guī)范的科研檔案更好地為醫(yī)院科研工作發(fā)展提供決策依據(jù)。