文/南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 胡元敏

隨著國(guó)家對(duì)高等職業(yè)教育的重視和投入，全國(guó)高職院校的辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大、水平不斷提高，高等職業(yè)教育得到了長(zhǎng)足的進(jìn)步與發(fā)展。在發(fā)展的過(guò)程中，教學(xué)管理在保障高校教學(xué)工作順利開(kāi)展的過(guò)程中扮演的角色越來(lái)越突出，教學(xué)秘書(shū)作為二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理人員則發(fā)揮了承上啟下、上傳下達(dá)的重要作用。但是，目前看來(lái)，教學(xué)秘書(shū)崗位作用不僅沒(méi)有得到很好地發(fā)揮，反而存在著一定的局限性，導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院內(nèi)的管理也不盡人意。

一、教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀分析

教學(xué)秘書(shū)工作兼具“管理性”和“服務(wù)性”，既是上層管理觀念和方法的執(zhí)行者，又是下層對(duì)象的服務(wù)者。但是，目前在很多高校的實(shí)際工作過(guò)程中，他們的管理性與服務(wù)性并沒(méi)有得到很好發(fā)揮。經(jīng)過(guò)多年高職教育的發(fā)展，教學(xué)秘書(shū)的專人管理和專項(xiàng)管理有了一定的進(jìn)步，但仍缺乏一定的管理機(jī)制和晉升機(jī)制。此外，很多高職院校沒(méi)有設(shè)立專職教學(xué)秘書(shū)崗位，而是由專任教師進(jìn)行兼職，不利于教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的穩(wěn)定性和積極性。

（一）工作細(xì)致龐雜、效率較低。眾所周知，高職院校的教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容眾多，不僅包括具體的教學(xué)管理事務(wù)性工作，如教材征訂、考試事務(wù)、教學(xué)資料收集、課表的編排與發(fā)放、各類重修補(bǔ)考的通知報(bào)名與成績(jī)錄入等，還包括向領(lǐng)導(dǎo)和師生傳達(dá)教務(wù)處下達(dá)的任務(wù)。就南鐵院來(lái)說(shuō)，每個(gè)二級(jí)學(xué)院僅設(shè)置了1名教學(xué)秘書(shū)來(lái)面對(duì)繁雜瑣碎的工作。截至2020年12月31日，南鐵院全校在校生已超過(guò)11000人，其中機(jī)車車輛學(xué)院和通信信號(hào)學(xué)院學(xué)生人數(shù)均在2000人以上，教學(xué)秘書(shū)與學(xué)生數(shù)的比例達(dá)到了1∶2000，這顯然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足工作的需要，造成了部分學(xué)院教學(xué)秘書(shū)人員缺乏的窘迫境況。而在大量的工作內(nèi)容和壓力下，教學(xué)秘書(shū)難免會(huì)產(chǎn)生心理壓力和職業(yè)倦怠，稍有差池可能會(huì)給工作帶來(lái)不良影響，嚴(yán)重時(shí)甚至造成教學(xué)事故。

（二）職位重視度較低。教學(xué)秘書(shū)作為高?；鶎庸芾砉ぷ魅藛T，本應(yīng)配合教學(xué)院長(zhǎng)承擔(dān)著二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理責(zé)任，做好日常教學(xué)管理工作，但許多領(lǐng)導(dǎo)及專任教師卻認(rèn)為教學(xué)秘書(shū)的工作可有可無(wú)，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)的職位重視度較低，從而進(jìn)一步弱化了教學(xué)秘書(shū)對(duì)于自身崗位重要性的信念感和認(rèn)同感。此外，由于教學(xué)秘書(shū)平時(shí)的工作冗雜，缺乏創(chuàng)新性，始終是年復(fù)一年、日復(fù)一日地做著相同的工作內(nèi)容，使得工作積極性嚴(yán)重下降。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)常常拿著較低的工資，從物質(zhì)和精神上都難以支撐其個(gè)人發(fā)展，不利于二級(jí)學(xué)院甚至學(xué)校的教學(xué)管理工作。

（三）參與科研機(jī)會(huì)較少、晉升難度大。在高職院校中，教學(xué)秘書(shū)屬于學(xué)校的管理崗，這就大大減少了教學(xué)秘書(shū)參與科研和教研的機(jī)會(huì)。學(xué)校雖然出臺(tái)了相關(guān)科研和教研獎(jiǎng)勵(lì)政策，但政策大幅度傾向于專任教師，加上近年來(lái)輔導(dǎo)員也有國(guó)家政策文件的支持，而教學(xué)秘書(shū)只能在繁雜的教學(xué)工作中抽空申報(bào)經(jīng)費(fèi)較少、研究性較低的人文類項(xiàng)目，與專業(yè)教師相比參與科研和教改機(jī)會(huì)少之又少，導(dǎo)致發(fā)展空間不足。同時(shí)在南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院里，由于教學(xué)秘書(shū)和其他行政崗位一樣都屬于管理崗，但又不能夠完全按照學(xué)校其他管理崗的條件評(píng)定職稱，因此晉升難度也較高，久而久之，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)工作積極性嚴(yán)重下滑，職業(yè)發(fā)展前景不明朗、職業(yè)目標(biāo)不清晰。

（四）人員流動(dòng)性大，缺少專人負(fù)責(zé)。在很多高職院校中，仍沒(méi)有設(shè)立專職教學(xué)秘書(shū)崗位，多由教學(xué)崗位教師兼職，而專任教師由于需要備課、參加比賽和搞科研等一系列工作，常常無(wú)法高效兼職教學(xué)秘書(shū)的工作，同時(shí)很多專任教師不愿意接手教學(xué)秘書(shū)的工作，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)人員流動(dòng)性較大。而每次新教師在接手教學(xué)秘書(shū)的工作后，由于與前任教學(xué)秘書(shū)和教務(wù)處、質(zhì)控處等部門缺乏有效溝通，經(jīng)常需要自己重新去摸索教學(xué)管理工作，工作效率和工作積極性大幅下降。南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2019年開(kāi)始正式招聘專職的教學(xué)秘書(shū)，雖然一定程度上緩解了人員流動(dòng)性大的問(wèn)題，但由于南鐵院在招聘時(shí)沒(méi)有設(shè)定具體專業(yè)的要求，且大部分教學(xué)秘書(shū)在上崗前沒(méi)有在教育部門工作過(guò)，缺乏一定的教學(xué)管理知識(shí)儲(chǔ)備。因此很多教學(xué)秘書(shū)在初到崗位時(shí)很難快速有效地接手工作，從而影響了學(xué)校內(nèi)部管理的有效運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。

二、改進(jìn)教學(xué)秘書(shū)工作的策略

如果教學(xué)秘書(shū)工作的困境和難題無(wú)法得到及時(shí)有效解決，將會(huì)嚴(yán)重影響高校管理工作的正常運(yùn)行和人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，需要從以下幾個(gè)方面來(lái)對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作進(jìn)行改進(jìn)和提高：

（一）引入激勵(lì)機(jī)制，完善晉升渠道。由于長(zhǎng)期重復(fù)的工作內(nèi)容和工作方法，高校教學(xué)秘書(shū)常常缺乏一定的工作積極性和創(chuàng)造性。因此，高校可以建立一套從日常工作到年終考核的科學(xué)有效、可量化的激勵(lì)機(jī)制，以具體的指標(biāo)和行為來(lái)量化教學(xué)秘書(shū)的晉升和發(fā)展，不僅要有內(nèi)部的部門激勵(lì)，更要有外部的物質(zhì)激勵(lì)。通過(guò)可量化的積分法，在年終總結(jié)時(shí)衡量不同學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作的好壞情況，在教學(xué)秘書(shū)能夠又快又好地完成二級(jí)學(xué)院和學(xué)校工作時(shí)給予加分，并在晉升時(shí)盡量給予優(yōu)先權(quán)，提高工作的積極性、激勵(lì)工作熱情、鼓勵(lì)更好地發(fā)展；而相反，當(dāng)教學(xué)秘書(shū)在工作中發(fā)生一定的偏差和教學(xué)事故時(shí)，需要在年終考核時(shí)給予一定的懲罰，并可以通過(guò)取消科研基金申報(bào)或者減少一定的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)來(lái)鞭策和激勵(lì)教學(xué)秘書(shū)工作。

（二）加大培訓(xùn)力度，提高職業(yè)素質(zhì)。目前，由于高校大部分教學(xué)秘書(shū)缺乏一定的管理知識(shí)以及二級(jí)學(xué)院的專業(yè)知識(shí)，專業(yè)貼合度較低，導(dǎo)致工作不能夠快速有效地完成。對(duì)此，高?；蛘呤〖?jí)教育部門應(yīng)加大培訓(xùn)力度，提高教學(xué)秘書(shū)業(yè)務(wù)能力，如可以通過(guò)寒暑假的時(shí)間組織公文寫(xiě)作、優(yōu)秀教學(xué)管理分享會(huì)等培訓(xùn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，輔助教學(xué)院長(zhǎng)制定出符合本學(xué)院現(xiàn)狀的行之有效的解決對(duì)策。同時(shí)更要響應(yīng)習(xí)近平總書(shū)記對(duì)于高校每一位教師的諄諄教誨，“高校立身之本在于立德樹(shù)人，要堅(jiān)持把立德樹(shù)人作為中心環(huán)節(jié)，把思想政治工作貫穿于教學(xué)全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)全方位育人”，以此來(lái)提高每位教學(xué)秘書(shū)的工作能力和思想政治素質(zhì)。此外，也應(yīng)該積極鼓勵(lì)教學(xué)秘書(shū)利用業(yè)余時(shí)間自學(xué)與工作相關(guān)的知識(shí)，提高認(rèn)知能力和管理水平。

（三）利用信息化建設(shè)，提高工作價(jià)值。教學(xué)秘書(shū)將自我大量的時(shí)間與精力放在平日的教學(xué)管理工作中，常常無(wú)法就工作的持續(xù)開(kāi)展與創(chuàng)新進(jìn)行總結(jié)，更忽視了通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)高效地開(kāi)展工作。高職院校應(yīng)充分利用ERP等校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓教學(xué)中的一些工作實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，向政府系統(tǒng)看齊，實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”的良好信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時(shí)，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該主動(dòng)關(guān)心教學(xué)秘書(shū)的工作、學(xué)習(xí)和生活，充分肯定教學(xué)秘書(shū)的工作崗位價(jià)值，適時(shí)地對(duì)教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行心理調(diào)適，緩解其工作倦怠感，并幫助教學(xué)秘書(shū)找準(zhǔn)自己的角色定位。作為高校教學(xué)管理中的重要橋梁，教學(xué)秘書(shū)一定要建立為師生服務(wù)的理念，以大局為重，踏實(shí)做好手頭上的每一項(xiàng)工作。

（四）增加部分管理人員數(shù)量，減輕其工作壓力。教學(xué)秘書(shū)由于繁雜瑣碎的工作較多，導(dǎo)致工作壓力較大，學(xué)院可以通過(guò)增加部分管理人員數(shù)量的方式，比如在教學(xué)工作忙碌期分派一些簡(jiǎn)單任務(wù)給新入職的教師，在緩解教學(xué)秘書(shū)工作壓力的同時(shí)，也能夠讓新入職的教師了解學(xué)院的教學(xué)管理流程，更多地接觸到其他同事，也有利于以后的工作開(kāi)展。此外，通過(guò)招募學(xué)生勤工儉學(xué)的方式，來(lái)緩解基層管理人員少、工作強(qiáng)度大的壓力，保障教學(xué)管理工作的有效開(kāi)展。

三、結(jié)語(yǔ)

最后，教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中扮演著不可忽視的重要角色，作為教學(xué)秘書(shū)，也應(yīng)該調(diào)整自身心態(tài)、積極進(jìn)取、增強(qiáng)個(gè)人能力。高校應(yīng)積極強(qiáng)化教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的發(fā)展和培養(yǎng)工作，提高他們的工作和專業(yè)能力，充分發(fā)揮他們的橋梁和紐帶的作用。而就南鐵院來(lái)說(shuō)，雖然其教學(xué)秘書(shū)的管理及發(fā)展仍存在著許多制約，但學(xué)校通過(guò)有效的整改與落實(shí)，在發(fā)展的過(guò)程中不斷摸索，從而建立了一定的激勵(lì)制度，增強(qiáng)了教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，保障了南鐵院的教學(xué)管理質(zhì)量，促進(jìn)了學(xué)校教學(xué)管理整體向科學(xué)化、有序化和現(xiàn)代化的良好轉(zhuǎn)變。