文/吉林省梨樹縣公用事業(yè)管理中心 趙威

事業(yè)單位對(duì)推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展、穩(wěn)定社會(huì)秩序都有著極為重要的影響。社會(huì)在不斷進(jìn)步的同時(shí)，各部門的工作量逐年增加，事業(yè)單位工作類型多，工作內(nèi)容繁雜，并且涉及大量的資料信息數(shù)據(jù)需要處理。面對(duì)大量的工作，對(duì)相關(guān)工作人員提出了更高的要求。為了高效合理地劃分與歸類各種信息數(shù)據(jù)，必須積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展，對(duì)于事業(yè)單位而言，既是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位作為綜合性部門，在日常管理過(guò)程中，工作內(nèi)容繁多，且類型復(fù)雜，其中檔案管理工作便是極為關(guān)鍵的部分，其與事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理以及日常業(yè)務(wù)的有序開展密切相關(guān)。首先，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在快速發(fā)展與普及之前，事業(yè)單位檔案管理工作模式相對(duì)單一化，通常會(huì)以紙質(zhì)材料為載體記錄和保存相關(guān)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，但是由于紙質(zhì)材料自身的特性，在保存過(guò)程中存在一定的劣勢(shì)和不足。紙張容易受到環(huán)境條件的影響，一旦受潮便會(huì)慢慢腐爛和褪色，字跡變得模糊，且紙張容易受損，這樣便會(huì)增加工作人員的管理難度。其次，紙質(zhì)材料相對(duì)脆弱，比較容易受到人為因素的破壞和影響，如果受損，修復(fù)難度非常大。而對(duì)于珍貴的檔案信息資料，一旦損毀，將會(huì)造成無(wú)法估量的損失。所以，檔案信息化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，通過(guò)現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，將檔案信息存儲(chǔ)和備份到計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發(fā)生。最后，檔案管理工作涉及大量的內(nèi)容，且繁雜多樣化，傳統(tǒng)紙質(zhì)材料保存方式，后期如果經(jīng)常反復(fù)的查看和翻閱，這樣便很容易會(huì)造成紙張破損，或者丟失。紙質(zhì)檔案需要大量的紙質(zhì)材料，管理工作量大，如果檔案信息數(shù)據(jù)太多，分類自然也更加繁瑣，查找過(guò)程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而將信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)平臺(tái)當(dāng)中，并對(duì)其進(jìn)行備份和歸類保存，在需要時(shí)，便可通過(guò)檢索功能快速查找到相關(guān)信息數(shù)據(jù)和檔案資料，以便工作人員使用。這樣也能夠大幅度提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，同時(shí)也能夠有效提高事業(yè)單位的整體服務(wù)水平，樹立良好的部門形象，為事業(yè)單位的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）管理機(jī)制不完善。事業(yè)單位作為綜合性部門，涉及的工作內(nèi)容復(fù)雜多樣化，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，因此，檔案管理工作至關(guān)重要，屬于系統(tǒng)性的工作。當(dāng)前部分事業(yè)單位由于對(duì)信息化建設(shè)缺乏認(rèn)知和了解，并未配備一些軟硬件設(shè)備，信息化檔案管理水平較低，信息化建設(shè)工作無(wú)法高效有序開展。以上問(wèn)題很大一部分原因是由于事業(yè)單位方面未結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的管理機(jī)制。另外，管理手段和方法比較落后，造成事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作步履維艱，無(wú)法全面有效開展。

（二）信息化管理水平不高。當(dāng)前，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)逐漸認(rèn)識(shí)到了檔案信息化建設(shè)的重要性及作用，但是由于多方面因素的影響，對(duì)信息技術(shù)實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中，依然存在諸多問(wèn)題，如缺乏完善的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，特別是對(duì)于部分原始資料信息的歸檔保存，缺乏科學(xué)合理的操作指導(dǎo)。此外，部分單位在建立檔案管理信息系統(tǒng)與平臺(tái)之后，檔案檢索流程并未得到簡(jiǎn)化，使得檔案檢索依然比較復(fù)雜，檔案信息資料也無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，從而導(dǎo)致管理效率低下。

（三）相關(guān)工作人員的信息技術(shù)能力不足。當(dāng)前，大部分檔案管理工作人員的專業(yè)信息技術(shù)能力比較欠缺，檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于工作人員的專業(yè)能力要求也比較高，只有這樣才能夠更好地投入實(shí)際工作當(dāng)中，保障信息化建設(shè)工作穩(wěn)步有序開展。就目前現(xiàn)狀來(lái)看，部分地區(qū)事業(yè)單位檔案管理工作人員專業(yè)能力比較欠缺，綜合素質(zhì)水平較低。再者，經(jīng)費(fèi)投入有限，也未對(duì)相關(guān)管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，造成管理工作人員的信息技術(shù)能力與綜合業(yè)務(wù)能力不足，也對(duì)工作效率與質(zhì)量造成了極大的影響。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

（一）積極創(chuàng)新管理理念。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到了人們生活的方方面面，為人們帶來(lái)了極大的便捷，與此同時(shí)，也改變了人們的生活方式。事業(yè)單位作為我國(guó)政府部門的重要組成部分，與社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展密切相關(guān)。因此，相關(guān)部門及管理人員必須高度重視檔案信息化建設(shè)工作，積極創(chuàng)新與更新管理理念，可從以下方面入手：首先，要全面貫徹“互聯(lián)網(wǎng)+”理念與發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)定期培訓(xùn)，不斷提升管理工作人員的信息技術(shù)操作能力與熟悉度，優(yōu)化操作流程。要讓工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)，全面掌握當(dāng)前新形勢(shì)下檔案管理工作核心要點(diǎn)，不斷創(chuàng)新與優(yōu)化當(dāng)前現(xiàn)有的管理模式，努力突破傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的局限與不足，充分運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行全面有效整合。其次，相關(guān)管理工作人員應(yīng)當(dāng)起到表率作用，積極借鑒和學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)手段，可通過(guò)講座、會(huì)議、培訓(xùn)等方式，不斷提升工作人員的重視程度，并學(xué)會(huì)積極適應(yīng)新的發(fā)展潮流，迎接全新的挑戰(zhàn)，營(yíng)造良好的信息化管理氛圍。

（二）加大信息化建設(shè)投入力度。檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)便是各項(xiàng)技術(shù)設(shè)備，而軟硬件設(shè)備的建設(shè)與完善需要投入相應(yīng)的資金來(lái)逐步完善。事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)和提升自身信息化管理水平，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要意義，不斷加大資金投入力度。需要注意的是，信息技術(shù)更新與發(fā)展的速度不斷加快，所以，投入過(guò)程中也應(yīng)當(dāng)把握好分寸，避免頻繁更換設(shè)備，從而導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)過(guò)高、資源消耗過(guò)度。對(duì)于需要的設(shè)備，如掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等，要加強(qiáng)采購(gòu)管理，并且在購(gòu)置后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)合理利用，從而不斷提升設(shè)備的利用效率，避免出現(xiàn)設(shè)備閑置以及操作不當(dāng)?shù)那闆r。還應(yīng)當(dāng)加大網(wǎng)絡(luò)安全管理，安裝殺毒軟件，避免病毒、木馬等入侵系統(tǒng)，造成檔案遺失或者損壞的情況，從而導(dǎo)致無(wú)法挽回的損失。另外，對(duì)于資金與技術(shù)的投入也應(yīng)當(dāng)納入管理制度與規(guī)定當(dāng)中，要對(duì)現(xiàn)有資金進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，從而有效避免資金浪費(fèi)的問(wèn)題。事業(yè)單位也可以充分運(yùn)用云端服務(wù)器設(shè)備，這樣也可以有效節(jié)省硬件設(shè)備的投入成本，或者是建立智能化操作系統(tǒng)，從而進(jìn)一步提升管理效率與質(zhì)量。

（三）加大工作人員培養(yǎng)力度。首先，不管是現(xiàn)有工作人員還是新員工，都應(yīng)當(dāng)注重其信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，可結(jié)合實(shí)際情況，定期開展培訓(xùn)，培訓(xùn)要保障靈活，不僅要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，還應(yīng)當(dāng)注重技巧的提升。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在為人們帶來(lái)便捷的同時(shí)，但其并非萬(wàn)能。工作人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，要讓其意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)并非絕對(duì)安全，信息存儲(chǔ)也可能會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)加大安全管控力度，尤其是涉密信息數(shù)據(jù)，一定要切實(shí)做好保密管理工作。其次，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)每個(gè)員工的綜合考量，明確工作細(xì)則，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，也能夠及時(shí)有效處理。事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)逐步建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)好的員工應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，相反，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，從而保障檔案信息化管理工作穩(wěn)步有序開展。

（四）規(guī)范信息化檔案標(biāo)準(zhǔn)。在檔案信息化建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，通過(guò)制定科學(xué)合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案管理工作嚴(yán)格按照規(guī)定要求有序開展。首先，事業(yè)單位方面要針對(duì)自身實(shí)際情況，制定科學(xué)完善的檔案收集與管理機(jī)制，優(yōu)化信息化工作流程，保障檔案管理人員能夠嚴(yán)格按照規(guī)定制度流程有序開展相關(guān)工作。其次，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、格式以及內(nèi)容等應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的規(guī)定，從而最大程度上保障檔案數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性與科學(xué)性。還需要合理設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，避免出現(xiàn)隨意設(shè)置與訪問(wèn)的狀況，從而保障檔案資料的安全性與可靠性。

四、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)逐漸被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，事業(yè)單位作為政府部門極為重要的組成部分，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。相關(guān)工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題，積極采用先進(jìn)的技術(shù)手段，從而保障檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步有序開展，也為建設(shè)和諧社會(huì)奠定良好的基礎(chǔ)。