文/湖南省衡陽市衡南縣文旅廣體局 羅梁

在所有的管理工作中，檔案管理是一項比較復雜而瑣碎的工作。一般來說，企業(yè)每天的工作中都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)、文檔、圖表、收據(jù)等，這些都屬于辦公室檔案的收集與管理的內(nèi)容。這些資料都是在企業(yè)的實際生產(chǎn)活動中自然產(chǎn)生出來的信息資源，是未經(jīng)過任何加工和潤色的原始資料，往往代表了一個企業(yè)真實的運行狀態(tài)。因此，對這些資料進行有效地收集、分析和總結，能夠覺察到該單位隱藏在數(shù)據(jù)背后的真實運行狀況以及未來的發(fā)展方向。基于此，我們不難看出，檔案的收集和管理工作，對于企業(yè)生存和發(fā)展的重要意義。

一、建立辦公室檔案的重要性

（一）有利于保護重要資料。企業(yè)需要存檔的往往是相對重要的資料，所以，辦公室檔案的建立是一項需要慎重并且保密性極強的工作。檔案管理人員應當以前瞻性的眼光，正確看待自己的本職工作，通過科學合理地對檔案進行分析與管理，為企業(yè)各項資源的合理分配提供準確的信息支持。在對檔案的管理過程中，要努力加強自己的專業(yè)技能和職業(yè)道德，做好機密檔案的保護工作，以便于切實發(fā)揮出檔案資料在管理決策方面應有的作用，為省市各級企業(yè)、事業(yè)單位的安全運營與穩(wěn)定發(fā)展提供堅實的依據(jù)。

（二）為企業(yè)發(fā)展提供可靠參考。在企業(yè)日常的生產(chǎn)活動過程中，任何一項管理工作從開始到結束都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息。檔案管理人員需要對這些隨機產(chǎn)生的信息進行篩選、收集、整合，進行分類存儲并長期妥善保管。這樣在企業(yè)日后開展類似活動時，可以從檔案庫中查閱到具體的數(shù)據(jù)，并以此為基礎，與當前的活動預案進行對比，從而作出正確決策。

二、辦公室資料分類建檔的具體要求

企業(yè)的日常管理工作通常比較龐雜，每日所產(chǎn)生的信息類型也各有不同。所以，對檔案進行分類管理，是一種非常實用的管理手段。首先，要建立一套完整的管理體系，再按照體系標準來分門別類地建設辦公室檔案。其次，檔案管理人員要充分了解自己的工作性質，在建檔的過程中要恪守崗位職責，保護檔案資料的安全和完整。

（一）根據(jù)不同部門進行檔案分類。檔案管理員要根據(jù)不同部門、不同任務和不同職責來對需要存檔的資料進行細致分類，科學挑選重要檔案資料并合理進行存儲與管理。如果單位原有的工作人員發(fā)生了崗位變動，檔案管理部門應該在第一時間對舊的檔案信息進行更新，并做好備注，重新歸檔。

（二）根據(jù)資料的機密程度進行檔案分類。根據(jù)信息資料的重要程度，管理員可以把資料分成機密、重要、普通三個等級，分別進行歸檔管理。在建檔和存檔的過程中，管理員不得私自進行內(nèi)容的修改與刪減，應該對紙質或音視頻資料的原件進行歸檔保存。在建立檔案的過程中，如果發(fā)現(xiàn)有不完整的資料，必須及時把資料補全。遇到字跡潦草或者紙質材料模糊不清的情況，要先復制原始資料，然后再將復印件和資料原件一同存儲，以確保檔案資料的完整性。同時要按照規(guī)范標準正確使用檔案資料用紙，同時嚴格按照規(guī)定格式填寫檔案資料，以保證檔案能夠按照規(guī)范標準進行裝訂、保存。

（三）根據(jù)資料完整程度進行分類管理。如果在一個檔案卷宗中包含有多個分支文件，管理員要先分析分支文件的獨有價值，并且同時進行關聯(lián)與整合，以方便日后查閱。另外，當需要存檔的資料破損時，要先對破損部位進行修補，以保持資料紙張的完整性，如果紙張比較大，也可以折疊保存。

三、檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理員工作責任心不強。由于部分企業(yè)管理者對檔案管理工作的重視程度不夠，往往將其等同于文書抄寫、保存等簡單的工作，沒有意識到檔案管理工作對于企業(yè)未來發(fā)展的重要意義，從而導致當前的檔案管理員對自身工作的重要性認識不足，對工作沒有熱情，不能夠全心全意投入，缺乏對工作的責任心，效率低下，致使檔案管理工作的開展與企業(yè)的發(fā)展需求不能夠達到完全一致。

（二）檔案管理員專業(yè)能力不足。目前，我國缺乏專業(yè)的辦公室檔案管理人才，企業(yè)內(nèi)部對于現(xiàn)有的管理人員崗前培訓考核不夠嚴格，有些單位甚至沒有經(jīng)過專業(yè)培訓就安排管理員直接上崗，致使其對檔案管理工作缺乏深入的了解，專業(yè)知識根本達不到崗位的實際需求，不能夠正確進行檔案的分類管理操作，從而導致管理效率低下。除此之外，目前還有相當一部分企業(yè)對檔案管理部門的界限劃定模糊不清，沒有專職的管理人員，對資料的歸檔工作往往不夠細致，存儲的信息完整度和精準度都不夠高。在這些企業(yè)里面，檔案部門就像一個存放文件的倉庫，管理人員往往也是形同虛設，并沒有實際的管理權限。

（三）檔案管理設施不夠完善。由于資金分配不夠合理，目前我市多數(shù)單位的檔案室設施不夠完備，這無疑會給資料保存工作帶來極大阻礙。為此，各市級單位應該加強對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案室建設的投資力度，為檔案管理提供一個良好的工作環(huán)境。

四、分類管理的應用策略

（一）科學建立分類管理體系。分類管理，顧名思義，就是將產(chǎn)生的檔案資料按照項目的不同進行分類存放。這就要求檔案管理人員首先能夠了解企業(yè)生產(chǎn)活動進行的全部過程。只有親自去參與調查了解，才能夠有效地收集資料和及時更新檔案內(nèi)容。因此，管理員在項目開始之前，就應該著手進行資料的搜集工作；在整個項目進行的過程中，再源源不斷地對原有資料進行更新和完善；最后將所有信息資料整理成文件并且分類進行歸檔存儲。同時對重要資料要做好備份并妥善保存，以方便日后企業(yè)管理層需要參考數(shù)據(jù)時能夠隨時進行調閱。

（二）根據(jù)資料內(nèi)容劃分檔案類別。一般來說，我市目前對于檔案的分類都是依據(jù)管理內(nèi)容來進行劃分，再依據(jù)劃分的種類，分別對不同的資料進行整合。對于資料存儲日期的設置，要根據(jù)其內(nèi)容的重要程度來確定。一般的工作總結、工作計劃等普通類型的文件，其保存期多數(shù)為十年。而其他資料則可根據(jù)企業(yè)的自身需求來選擇延長或者是縮短期限。對于已經(jīng)到了保存期限的文件，應該集中進行銷毀處理，以保證文件內(nèi)容不會意外泄露。

（三）制定健全的檔案管理制度。眾所周知，一個企業(yè)的檔案是其生產(chǎn)過程和經(jīng)營活動的表現(xiàn)，這些資料往往能夠反映出企業(yè)內(nèi)部的核心建構、工作流程以及工作方法。同時也有企業(yè)的財務收支、進貨和銷售渠道、產(chǎn)品營銷策略及發(fā)展方向等商業(yè)機密。這些資料一旦泄露，將會對企業(yè)經(jīng)濟造成不可估量的損害。為此，我市各企事業(yè)單位一定要從思想上真正重視起來，要加強對檔案管理人員的思想政治教育工作，使他們明白自身工作的重要意義和職責所在。要建立健全一套完善的檔案管理制度，并設置執(zhí)行監(jiān)督部門，對制度執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控。要保證檔案管理人員能夠認真履行職責，恪守規(guī)章制度，對于檔案資料進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉、蟲蛀、破損等問題，要及時進行妥善處理。對于資料的出入手續(xù)要嚴格按照制度標準執(zhí)行，絕不徇私舞弊。對于資料借閱人員的借閱權限要認真檢查核對，對于上級領導超越權限的要求要勇于拒絕，以確保歸檔文件的安全性和完整性。

五、結語

綜上所述，分類管理是提高檔案資料收集效率與保存效果的一種有效手段。在具體的管理過程中，檔案管理者需要結合本單位的實際情況，對工作中的各項具體環(huán)節(jié)進行科學處理。要以嚴謹細致的工作態(tài)度把檔案管理工作做好、做細、做精。要真正發(fā)揮出檔案管理在企業(yè)運行中的重要作用，進而促進企業(yè)的長遠發(fā)展。